วิธีสร้างรายงานและเอกสารระดับมืออาชีพใน Microsoft Word

คู่มือนี้สามารถดาวน์โหลดได้ฟรีในรูปแบบ PDF ดาวน์โหลดไฟล์นี้เลย . อย่าลังเลที่จะคัดลอกและแบ่งปันสิ่งนี้กับเพื่อนและครอบครัวของคุณ

หาก Microsoft Office เป็นประเทศหนึ่ง ก็คงจะเป็นประเทศที่มีประชากรมากเป็นอันดับสามของโลก 1.2 พันล้านคน การใช้แอพชุดเดียวเป็นเรื่องที่เหลือเชื่อ และพวกเขา 'พูด' 107 ภาษา!

แต่ตอนนี้ คุณและฉันกำลังพูดภาษาอังกฤษ และเราจะพูดถึงเครื่องมือที่ได้รับความนิยมมากที่สุดใน Microsoft Office คลังแสง -- Microsoft Word 2016 .

---

---

ไม่สามารถฟอร์แมต micro sd card ได้ windows ไม่สามารถฟอร์แมตให้สมบูรณ์ได้

ตัวแก้ไขเอกสารนี้ใช้สำหรับเขียนเอกสารต่างๆ ตั้งแต่การสมัครง่ายๆ ไปจนถึงประวัติย่อที่จำเป็น จากรายการถังธรรมดาไปจนถึงบันทึกช่วยจำของสำนักงาน เราคิดว่าเราสามารถทำงานกับ Word ได้ แต่เมื่อเรานั่งลงเพื่อเขียนรายงานที่จริงจังอย่างมืออาชีพ เราก็ค้นพบข้อเท็จจริงที่สำคัญ

การเขียนรายงานอย่างมืออาชีพต้องการชุดทักษะที่แตกต่างกัน

ถามตัวเองแบบนี้สิ -- คุณสามารถก้าวกระโดดจากเอกสารฉบับเดียวเป็นรายงานที่มีความยาวได้หรือไม่? คุณรู้จักคุณลักษณะทั้งหมดของ Microsoft Word ที่จะช่วยจัดการโครงการเอกสารขนาดใหญ่นี้หรือไม่ คุณสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ได้หรือไม่?

คุณอาจเป็นนักเรียน เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก หรือพนักงานออฟฟิศ...คุณจะต้องสร้างรายงานหรือเอกสารที่จัดรูปแบบอย่างมืออาชีพ คู่มือ MakeUseOf นี้จะช่วยให้คุณอัปเดตเทคนิคและทำให้แนวทางการออกแบบของคุณคมชัดขึ้น

ในคู่มือนี้:

การเขียนรายงาน - บทนำ | รายการตรวจสอบรายงาน

---

---

เครื่องมือ Microsoft Word ที่มีประโยชน์ - วางแบบพิเศษ | นักวิจัย | ตรึงบางส่วนของเอกสารของคุณ

ทำงานเกี่ยวกับเค้าโครงและการออกแบบ - บทนำ | หน้าปก | สารบัญ | ส่วนหัวและส่วนท้าย | เลขหน้า | การจัดรูปแบบตัวอักษร | การจัดรูปแบบย่อหน้า | ตัวแบ่งหน้า | สไตล์และธีม | คำบรรยาย | อะไหล่ด่วน | เส้นขอบหน้า

---

---

ข้อมูลอ้างอิงและความร่วมมือ - ดัชนี | บรรณานุกรม | การอ้างอิงโยง | ความคิดเห็น

จบรายงานของคุณ - ลายเซ็น | ลายน้ำ | อ่านเท่านั้น | พิมพ์เป็น PDF

ขั้นตอนต่อไป - บทสรุป

การเขียนรายงาน

การเขียนรายงานเกี่ยวข้องกับการวิจัยและเผยแพร่ผลการวิเคราะห์นั้น ในโลกของมืออาชีพ 'รูปลักษณ์' หรือรูปลักษณ์ของสิ่งที่คุณเผยแพร่เป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ผลลัพธ์สุดท้ายที่น่าพึงพอใจอาจทำลายชื่อเสียงของคุณและยกระดับแบรนด์ส่วนบุคคลของคุณ

ขั้นตอนด้านล่างนี้จะช่วยเหลือคุณผ่านฟีเจอร์ของผู้เชี่ยวชาญใน Microsoft Word 2016 ใช้เวลามากกับแผน เริ่มต้นด้วยแนวทางเหล่านี้...

ขั้นตอนที่ 1: ตัดสินใจวัตถุประสงค์

ก่อนที่คุณจะเริ่มรายงาน คุณต้องรู้ก่อนว่าทำไมคุณถึงเขียนรายงานนี้ รายงานมีหลายประเภท แต่มีไว้เพื่อแจ้งหรือชักชวน อาจใช้เพื่ออธิบายกระบวนการทางเทคนิค แบ่งปันข้อมูลพื้นฐาน หรือแสดงความคืบหน้าในโครงการ

ถามตัวเอง - อะไร และ ทำไม . วิธีนี้จะช่วยคุณกลั่นกรองจุดประสงค์ให้เหลือเพียงประเด็นหลักเพียงประเด็นเดียว และยึดมั่นในสิ่งนั้น แทนที่จะท่องไปในรายละเอียดที่ไม่จำเป็น

ขั้นตอนที่ 2: ระบุผู้ชมของคุณ

การพิจารณาที่สำคัญอันดับสองคือการประเมินผู้ชมของคุณ พวกเขาจะสามารถเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังพูดถึงได้หรือไม่? มีผู้อ่านหลายระดับที่จะอ่านรายงานหรือไม่? ความรู้ของผู้อ่านในเรื่องนั้นจะมีผลอย่างมากต่อข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้

ตัดสินใจเลือกผู้ชมหลักแล้วเขียนรายงานในระดับเทคนิคที่เพียงพอ ผู้ชมรองสามารถได้รับการสนับสนุนด้วยข้อมูลเพิ่มเติมที่ส่วนท้ายของรายงาน

ขั้นตอนที่ 3: รู้จักหัวข้อของคุณ

คุณต้องรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร ดังนั้น ค้นคว้าหัวข้อและรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อพิสูจน์ประเด็นของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ข้อสรุปตามข้อเท็จจริงและไม่ใช่ความคิดเห็นส่วนตัว ข้อมูลต้องถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และอ้างอิงได้ดี

ใช้แหล่งข้อมูลที่หลากหลาย เช่น วารสาร บทความในหนังสือพิมพ์ หนังสือ เว็บไซต์ โบรชัวร์ ข้อมูลดิบ รายงานประจำปี และสุนทรพจน์ เพื่อช่วยสนับสนุนประเด็นของคุณ อย่ายึดติดกับวิกิพีเดีย

ขั้นตอนที่ 4: ร่างรายงาน

คุณได้ทำการวิจัย มีข้อมูลมากมายที่รอการพิมพ์และพิมพ์ แต่เดี๋ยวก่อน! อย่าจมน้ำตายก่อนที่คุณจะลงน้ำ เตรียมโครงร่างสุดท้ายของรายงานซึ่งจะเป็นแผนผังของจุดอ้างอิงเพื่อช่วยคุณนำทางตั้งแต่ต้นจนจบ เค้าร่างเป็นพิมพ์เขียว มันจะทำให้คุณเห็นวิวมุมสูงของที่ดินและยังแสดงตำแหน่งที่คุณต้องการกรอกรายละเอียด

โครงสร้างของรายงานแนวคิดสามารถรวมองค์ประกอบต่อไปนี้:

• หน้าชื่อเรื่อง
• บทสรุปผู้บริหาร
• สารบัญ
• บทนำ
• เนื้อหาของรายงาน
• บทสรุป
• คำแนะนำ
• ภาคผนวก
• บรรณานุกรมและการอ้างอิง

ไมโครซอฟต์เวิร์ด โครงร่างเอกสาร เป็นคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพที่สามารถช่วยคุณจัดระเบียบเอกสารได้ ก่อนที่คุณจะเริ่มกรอกข้อมูลลงในงานวิจัย ใช้ประโยชน์จาก เทมเพลตการระดมความคิดและการทำแผนที่ความคิด ด้วย.

ขั้นตอนที่ 5: เขียน แก้ไข พิสูจน์อักษร และเสร็จสิ้น

เมื่อคุณจัดโครงสร้างรายงานแล้ว ก็ถึงเวลากรอกเนื้อหาในส่วนหัว โดยส่วนตัวแล้วฉันคิดว่าเป็นการดีที่สุดที่จะจัดการกับส่วนเล็กๆ ของแต่ละส่วน จากนั้นจึงรวมข้อมูลเข้าด้วยกัน คุณสามารถทำได้หากต้องการ หรือทำแต่ละส่วนให้เสร็จเมื่อคุณลงโครงสร้างรายงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเน้นที่การนำเสนอความคิดของคุณและใช้หลักฐานสนับสนุนมากกว่าการสะกดคำและไวยากรณ์ก่อน ร่างข้อโต้แย้งของคุณและเขียนประโยคสองสามประโยคที่แสดงแนวคิดหลักของคุณ หากคุณพบสิ่งที่ควรค่าแก่การอ้างอิง

เมื่อข้อความส่วนใหญ่ของคุณถูกเขียนแล้ว ก็ถึงเวลาอ่านและตรวจดูให้แน่ใจว่าข้อความไหลออกมาดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ชี้แนะความเข้าใจของผู้อ่านด้วยคำที่ใช้เปลี่ยน เช่น 'ข้อมูลนี้แสดง…', 'ในคำอื่น…', 'ในทำนองเดียวกัน…' และเน้นประเด็นที่เกี่ยวข้องและสำคัญ

สุดท้าย ใช้เวลาในการพิสูจน์อักษร ตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำ และตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและโฟลว์เชิงตรรกะอีกครั้ง ทางที่ดีควรเว้นอย่างน้อยหนึ่งวันเพื่อตรวจสอบและพิสูจน์อักษรงานของคุณ อย่าพยายามแก้ไขทันทีหลังจากที่คุณคิดว่าคุณทำเสร็จแล้ว เนื่องจากคุณมักจะพลาดอ่านสิ่งที่คุณเขียน นอนหลับพักผ่อนและตรวจทานในวันรุ่งขึ้น

รายการตรวจสอบรายงาน

ก่อนที่คุณจะไปส่งหรือยื่นรายงานที่คุณทำงานอย่างหนัก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำสิ่งต่อไปนี้แล้ว:

• เสร็จสิ้นหน้าชื่อเรื่องด้วยชื่อเรื่อง ชื่อของคุณ วันที่ รายงานสำหรับใคร และคำอธิบายที่เป็นไปได้ว่ารายงานนั้นเกี่ยวกับอะไร
• หน้าเนื้อหามีหัวเรื่องที่เหมาะสมและหมายเลขหน้าถูกต้อง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบทนำครอบคลุมประเด็นสำคัญ ขอบเขตของรายงาน และวัตถุประสงค์ที่ต้องการบรรลุ
• คุณได้เพิ่มคำอธิบายภาพเหนือตารางและใต้ภาพ/กราฟ
• เนื้อหาของรายงานนำเสนอข้อมูลอย่างชัดเจน มีเหตุมีผล ตรงประเด็น ตรงประเด็นหรือไม่?
• บทสรุประบุผลลัพธ์ ย้ำแนวคิดหลัก และไม่มีข้อมูลใหม่หรือไม่?
• หัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยระบุไว้อย่างชัดเจนหรือไม่?
• ใบเสนอราคามีความเกี่ยวข้อง เป็นปัจจุบัน และอ้างอิงอย่างถูกต้องหรือไม่
• คุณเคยใช้ตัวแบ่งหน้าตามความเหมาะสมหรือไม่?

ตอนนี้ มาเริ่มใช้งาน Microsoft Word และแนะนำคุณผ่านฟีเจอร์ต่างๆ ที่จะช่วยรวบรวมร่างรายงานของคุณและนำเสนอเป็นเอกสารระดับมืออาชีพ

ฟีเจอร์ Microsoft Word ที่เป็นประโยชน์สำหรับการเขียนรายงาน

ใช้สิ่งเหล่านี้เป็นเคล็ดลับขนาดพอดีคำและฝึกฝนทีละอย่าง

Microsoft Word เป็นปืนครกขนาดใหญ่ที่มีน็อตและสลักเกลียวมากมาย มาเน้นที่ชุดทักษะหลักและเครื่องมือที่คุณต้องใช้ในการวางแผน จัดเตรียม และนำเสนอรายงานระดับมืออาชีพ คุณลักษณะของ Microsoft Word ที่เราจะกล่าวถึงด้านล่างนี้เป็นปุ่มลัดสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่จะช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้น

เคล็ดลับ: ใช้ผู้ช่วย 'บอกฉัน' ของ Microsoft Word 2016 เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติใหม่ในชุด Office

มาเริ่มกันที่เครื่องมือเบื้องต้น 3 อย่าง...

ใช้วางแบบพิเศษ

สำหรับพวกเราส่วนใหญ่ เมื่อเราต้องการคัดลอกข้อความหรือรูปภาพลงใน Word ทางลัด CTRL+V ก็ใช้ได้ดี แต่บางครั้ง เราอาจต้องการวางข้อมูลที่คัดลอกไว้ในรูปแบบอื่น เช่น ข้อมูล Excel เป็นรูปภาพ กับ วางแบบพิเศษ คำสั่งที่คุณสามารถละทิ้งหรือระบุรูปแบบเมื่อคุณวางรูปภาพ ข้อมูลการนำเสนอ ตาราง หรือวัตถุจากโปรแกรมอื่นลงใน Word

คุณจะใช้ตารางและแผนภูมิ Excel ได้มากในเอกสารระดับมืออาชีพ

หากคุณเพียงแค่คัดลอกสิ่งที่คุณต้องการแล้วคลิกวาง คุณจะสังเกตเห็นว่าข้อมูลดังกล่าวจะแทรกข้อมูลเป็นตาราง แต่ถ้าเป็นพื้นที่ขนาดใหญ่ของเซลล์ที่คุณต้องการวาง และคุณไม่ต้องการแก้ไข คุณอาจต้องการวางเป็นรูปภาพ โดยมีตัวเลือกเพิ่มเติมในการแก้ไข

ใน ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล: เลือกและไฮไลต์เซลล์ที่คุณต้องการคัดลอก > กด CTRL+C

ใน ไมโครซอฟต์เวิร์ด: ไปที่ หน้าแรก > วาง > วางแบบพิเศษ . เลือก วางแบบพิเศษ และจากกล่องโต้ตอบเลือก วัตถุแผ่นงาน Microsoft Office Excel .

คุณสามารถปรับขนาดข้อมูลเหมือนที่เคยเป็นรูปภาพ และหากคุณดับเบิลคลิก คุณจะสามารถแก้ไขค่าได้ คุณสามารถเปลี่ยนตารางหรือแผนภูมิและออกแบบใหม่ได้ และถ้าคุณอัปเดตข้อมูลในแผนภูมิหรือตารางใน Excel คุณจะสามารถรีเฟรชแผนภูมิใน Word ได้โดยอัตโนมัติ

ลองคลิกขวาที่เมนูบริบทด้วย เมนูวางแบบพิเศษปรากฏขึ้น:

มีมากขึ้น ตัวเลือกในการนำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Word . NS การสนับสนุน Microsoft Office หน้ายังอธิบายในรายละเอียด

ใช้นักวิจัย

ใช่ มี Google และ Wikipedia แต่การเปลี่ยนจาก Word เป็นเบราว์เซอร์ของคุณอย่างต่อเนื่องสามารถขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ Office 2016 นำการบูรณาการการวิจัยอันทรงพลังมาสู่งานหนักหน่วงนี้ ผู้วิจัยไม่เพียงแต่ช่วยคุณค้นหาเนื้อหาจากภายใน Microsoft Word เท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณเพิ่มการอ้างอิงได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย ใช้ Bing Knowledge Graph เพื่อค้นหาเนื้อหาที่เหมาะสมเพื่อสนับสนุนเอกสารของคุณ

ไปที่ Ribbon > แท็บอ้างอิง และ c เลือก นักวิจัย . บานหน้าต่างจะเปิดขึ้นทางด้านขวาพร้อมตัวเลือกการค้นหา

พิมพ์คำสำคัญสำหรับหัวข้อที่ต้องการค้นหาแล้วกด Enter

บานหน้าต่างผลลัพธ์แสดงรายการของแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้ในเอกสารของคุณ เลือกหัวข้อที่จะสำรวจในรายละเอียด

เพิ่มหัวข้อลงในเอกสาร Microsoft Word ด้วยการคลิกเครื่องหมายบวกที่มุมขวาบน คุณยังสามารถคลิกเครื่องหมายบวกบนผลลัพธ์ใดๆ เพื่ออ้างอิงแหล่งที่มาในเอกสารการวิจัยของคุณ แหล่งอ้างอิงช่วยให้คุณสนับสนุนการวิจัยของคุณด้วยแหล่งข้อมูลทางเว็บและหนังสือ

ดังที่เราจะได้เห็นในภายหลัง บรรณานุกรมที่มีคำอธิบายประกอบเป็นส่วนที่ยากที่สุดของเอกสาร ผู้วิจัยคือผู้ช่วยอัจฉริยะที่ก้าวเข้ามา

ตรึงส่วนหนึ่งของเอกสาร Word ของคุณ

สมมติว่ารายงานอย่างมืออาชีพของคุณจะใช้เวลานานและซับซ้อน คุณสามารถแบ่งหน้าต่าง Word ออกเป็นสองบานหน้าต่าง เพื่อให้คุณสามารถดูสองส่วนที่แตกต่างกันของเอกสารได้พร้อมกัน เป็นการประหยัดเวลาอันมีค่าเมื่อคุณต้องการคัดลอกและวางส่วนต่างๆ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง หรืออ้างถึงส่วนหนึ่งของเอกสารในขณะที่ทำงานในที่อื่น

ไปที่ Ribbon > แท็บมุมมอง > Split .

หากต้องการลบการแบ่งให้คลิกที่ ลบ Split ในแท็บเดียวกัน

กลุ่ม Windows มีตัวเลือกมากมายให้คุณเปลี่ยนวิธีการทำงานกับเอกสารตั้งแต่สองเอกสารขึ้นไป คุณสมบัติมีความชัดเจนในตัวเอง

หากต้องการเลื่อนเอกสารทั้งสองพร้อมกัน ให้คลิก การเลื่อนแบบซิงโครนัส ในกลุ่มหน้าต่างบนแท็บมุมมอง นอกจากนี้คุณยังสามารถคลิกที่ ดูเคียงข้างกัน เพื่อวางเอกสารสองส่วนติดกัน

เคล็ดลับ: ใช้ Split View เพื่อแสดงเลย์เอาต์ที่แตกต่างกันสองแบบ – ตัวอย่างเช่น Print และ Outline ตั้งค่าการแยก จากนั้น คลิกในบานหน้าต่างที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง จากนั้นเลือกเค้าโครงอื่นบนแท็บ มุมมอง

ทำงานเกี่ยวกับเค้าโครงและการออกแบบ

การนำเสนอรายงานเป็นสิ่งที่ดึงดูดให้ผู้อื่นอ่านรายงานตั้งแต่แรก และด้วยเหตุนี้จึงเป็นเรื่องสำคัญที่รายงานของคุณต้องนำเสนออย่างดี หากคุณมีตัวเลือกให้อ่านรายงานสี่ฉบับ คุณจะเลือกอะไร

1. รายงานที่เขียนด้วยลายมือ
2. เอกสารที่พิมพ์เป็นขาวดำ
3. รายงานที่พิมพ์บนกระดาษ A4 ธรรมดาเป็นสี
4. รายงานที่พิมพ์เป็นสีพร้อมหน้าชื่อเรื่องที่สะดุดตา ขอบเรียบและเนียน?

คุณจะรับรายงานฉบับที่สี่เพราะรายงานจะดึงคุณเข้าหารายงานด้วยรูปลักษณ์เพียงอย่างเดียว

หน้าปกไม่ใช่เหตุผลเดียว รายงานที่ออกแบบมาอย่างดีนั้นอ่านง่ายกว่า นอกจากนี้ยังสแกนได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณไม่มีเวลาอ่าน นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องใช้เวลากับส่วนหัวและส่วนท้าย รวมถึงสไตล์และธีมที่แตกต่างกัน กล่าวโดยย่อ – การจัดรูปแบบของทุกองค์ประกอบในรายงาน

การจัดรูปแบบอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ แต่ก็เป็นการออกกำลังกายที่สนุกที่จะออกกำลังกายกล้ามเนื้อที่สร้างสรรค์ทั้งหมดของคุณ ประเด็นสำคัญคือทักษะที่คุณสามารถนำไปใช้กับอะไรก็ได้ใน Microsoft Office ในอนาคต และคุณจะประหยัดเวลาด้วยเคล็ดลับการทำงานทั้งหมดที่ได้เรียนรู้ที่นี่

Microsoft Word 2016 มีคุณสมบัติมากมาย นี่เป็นเพียงบางส่วนที่การออกแบบรายงานของคุณโดดเด่นกว่าที่อื่นและมีความเป็นมืออาชีพ เรามาแบ่งทักษะการจัดวางและการออกแบบกัน

ส่วนนี้จะครอบคลุมคุณลักษณะเหล่านี้ทีละขั้นตอน:

• เริ่มต้นด้วยหน้าปก
• ทำสารบัญ
• สร้างส่วนหัวและส่วนท้ายของคุณ
• เพิ่มเลขหน้า

(จัดรูปแบบเนื้อหา)

• เลือกแบบอักษรที่เหมาะสม
• จัดรูปแบบย่อหน้า
• ตัวแบ่งหน้าควบคุม
• ใช้สไตล์และธีม
• คำบรรยาย
• ใช้อะไหล่ด่วน
• ตกแต่งด้วยเส้นขอบหน้า

1. เริ่มต้นด้วยหน้าปก

หน้าแรกเป็นจุดแรกที่ติดต่อกับผู้อ่านของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสของคุณที่จะสร้างความประทับใจ อย่าปล่อยให้การขาดทักษะทางศิลปะของคุณเป็นข้อแก้ตัวเพราะ Word ทำงานด้วยแกลเลอรีหน้าชื่อเรื่องที่สร้างขึ้นมา สิ่งที่คุณต้องทำคือแต่งงานกับหัวข้อของรายงาน

Microsoft Word 2016 ให้คุณ เทมเพลตที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้า 16 แบบ และอีกสามรายการบน Office.com

ไปที่ แทรก > กลุ่มเพจ > หน้าปก .

ใบปะหน้าจะปรากฏที่จุดเริ่มต้นของเอกสารโดยค่าเริ่มต้น

เนื่องจากมีเพียง 16 เทมเพลต 'อย่างเป็นทางการ' ที่นำเสนอ คุณอาจพบว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ของคุณมีใบปะหน้าเหมือนกัน ดังนั้น ทำไมไม่ปรับแต่งมัน และทำให้เป็นเอกลักษณ์มากขึ้นอีกหน่อย

คุณสามารถ ออกแบบหน้าชื่อ (หรือหน้าปก) ใน Microsoft Word ที่สามารถเป็นต้นฉบับในกองได้ บันทึกเป็นเทมเพลตหรือเปลี่ยนการออกแบบได้ทันที

2. สร้างสารบัญ

ผู้อ่านทั่วไปสแกน ผู้อ่านที่ดีสแกนก่อนแล้วจึงเจาะลึก สารบัญมีจุดอ้างอิงที่ช่วยทั้งคู่ เมื่อเป็นเอกสารที่ยาวและซับซ้อน คุณไม่ลองตรวจสอบการจัดวางที่ดินก่อนไปยังส่วนที่คุณสนใจดูก่อนดีกว่าไหม

พิจารณาสารบัญ (TOC) ถ้าเอกสารของคุณมีความยาวมากกว่า 10 หน้า ก่อนอื่นคุณควรแน่ใจว่าคุณไม่จำเป็นต้อง จัดเรียงหน้าในเอกสารของคุณใหม่ ก่อนสร้าง TOC

ใน Microsoft Word คุณไม่จำเป็นต้องเขียน TOC ทั้งหมดด้วยมือ มีอา เครื่องมืออัตโนมัติสารบัญ ภายใต้ อ้างอิง แท็บที่ใช้โครงร่างของคุณและออกแบบให้กับคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถอัปเดตข้อมูลได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง

นอกจากนี้ยังมีเทมเพลตที่คุณสามารถดาวน์โหลดและปรับให้เข้ากับลักษณะของเนื้อหาได้ ตัวอย่างเช่น TOC สำหรับวิทยานิพนธ์จะดูแตกต่างจากรายงานประจำปีของบริษัท

เรามีบทช่วยสอนที่สมบูรณ์เกี่ยวกับ วิธีสร้างหน้าสารบัญใน Word .

สาระสำคัญของมันคือ:

สร้างเค้าร่างและใช้สไตล์หัวเรื่องเพื่อจัดระเบียบลำดับชั้น ใช้เครื่องมือ TOC อัตโนมัติกับสไตล์ส่วนหัว Word 2016 ค้นหาหัวเรื่องเหล่านั้นแล้วแทรกสารบัญลงในเอกสารของคุณ จากนั้น คุณสามารถอัปเดต TOC ของคุณโดยอัตโนมัติ หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารของคุณ

สำหรับการควบคุมแบบลงมือปฏิบัติเพิ่มเติม คุณยังสามารถใช้ปุ่ม คู่มือสารบัญ สไตล์. Word จะแทรกข้อความตัวแทน และคุณต้องแทรกและจัดรูปแบบเนื้อหาแต่ละรายการในรายการ

3. สร้างส่วนหัวและส่วนท้ายของคุณ

ส่วนหัวและส่วนท้ายมีความสำคัญในรายงาน เนื่องจากจุดประสงค์หลักคือการให้ข้อมูลเกี่ยวกับรายงานในทุกหน้า เป็นพื้นที่แสดงผลทั่วไปสำหรับหมายเลขหน้า ส่วนหัวของเอกสารควรมีชื่อเรื่องของรายงาน และอาจเป็นชื่อผู้ที่สร้างรายงาน ชื่อเรื่องของส่วนปัจจุบันมีประโยชน์

ส่วนท้ายควรมีหมายเลขหน้า วันที่พิมพ์ และข้อมูลการบริหารอื่นๆ ที่จำเป็น โปรดทราบว่าบาง คู่มือสไตล์มีแนวทางพิเศษสำหรับส่วนหัวและส่วนท้าย .

เริ่มต้นด้วยส่วนหัวในเอกสารของคุณและทำให้มีลักษณะเฉพาะ

เลือก แทรก แล้วเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง หัวข้อ หรือ ส่วนท้าย จากกลุ่ม แกลเลอรีในตัวจะแสดงตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถเลือกได้

พื้นที่หัวกระดาษและท้ายกระดาษจะถูกแทรกลงในเอกสารของคุณด้วยข้อความตัวแทนหรือตาราง NS เครื่องมือส่วนหัวและส่วนท้าย เปิดบน Ribbon สำหรับงานจัดรูปแบบอื่นๆ เช่น วันที่ เวลา หรือรูปภาพ

ป้อนข้อความแล้วเลือก ปิดส่วนหัวและส่วนท้าย .

คุณสามารถเริ่มต้นด้วยส่วนหัวและส่วนท้ายที่ว่างเปล่า หากคุณมีทักษะด้านการออกแบบ ให้ใช้ปุ่ม เครื่องมือส่วนหัวและส่วนท้าย เพื่อออกแบบของคุณเอง ควบคุมพื้นที่ส่วนหัวและส่วนท้ายให้เชี่ยวชาญ หากคุณต้องการสร้างหัวจดหมายแบบกำหนดเองสำหรับองค์กรของคุณ คุณสามารถใช้องค์ประกอบของตราสินค้า เช่น โลโก้บริษัทหรือองค์กรที่ด้านบน และเชิงอรรถที่จัดรูปแบบเรียบร้อยที่ด้านล่าง

มาลองใช้และแก้ไขหนึ่งในส่วนหัว inbuilt กัน ฉันเลือก ผู้ชาย จากแกลเลอรี่

รูปลักษณ์สุดท้ายใช้เวลาสองนาทีในการรวบรวมเอฟเฟกต์ข้อความธรรมดาและไอคอนที่มาจากแกลเลอรีไอคอนของ Microsoft Office

ส่วนหัวและส่วนท้ายอยู่ในตำแหน่ง แต่คุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณอยู่ที่ไหนในเอกสาร? ใส่เลขหน้าเป็นป้ายบอกทางที่สำคัญต่อไป

4. เพิ่มเลขหน้า

หมายเลขหน้าจะดูดีที่สุดในส่วนท้าย (ต่างจากในส่วนหัวดังในภาพด้านบน) คุณสามารถเพิ่มหมายเลขหน้าพื้นฐานจาก แทรก > หมายเลขหน้า ปุ่มบนริบบิ้น คุณยังสามารถเพิ่มได้จาก ออกแบบ แท็บที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเพิ่มส่วนหัวและส่วนท้าย

คุณสามารถควบคุมหมายเลขหน้าได้มากมาย เลือกจากรูปแบบตัวเลขที่หลากหลายและปรับแต่งตามความต้องการของคุณ ในกรณีนี้ เรากำลังเพิ่มตัวเลขที่ส่วนท้าย แต่คุณสามารถใส่ไว้ที่ด้านบนสุดหรือแม้แต่ที่ระยะขอบ ในตัวอย่างนี้ ฉันได้วางหมายเลขหน้าไว้ที่ด้านล่างซ้าย แต่ฉันต้องการเปลี่ยนรูปลักษณ์เริ่มต้นและรูปแบบ

ตัวอย่างเช่น: การใช้ 'หน้า X ของ XXX' ทำให้เป็นตัวบ่งชี้ที่ดีขึ้นในเอกสารขนาดยาว

เลือกหมายเลขหน้า ไปที่ แทรก > อะไหล่ด่วน . จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือก สนาม . คุณยังสามารถเข้าถึงกล่องโต้ตอบฟิลด์ได้จากแท็บการออกแบบส่วนหัวและส่วนท้าย

เลือก NumPages จากรายชื่อสนามยาว จากช่องด้านขวา คุณสามารถเลือกรูปแบบเฉพาะได้ ฉันเลือกปกติ 1, 2, 3 คลิก ตกลง และจำนวนหน้าจะปรากฏขึ้น ตอนนี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มข้อความของคุณ เช่น หน้า X ของ XXX และเปลี่ยนรูปลักษณ์ของตัวเลขด้วยเครื่องมือจัดรูปแบบข้อความปกติที่มีให้ในแท็บหน้าแรก

ตอนนี้ดูเหมือนว่านี้:

ออกแบบรูปลักษณ์ของหมายเลขหน้าในเอกสารของคุณและ Word จะอัปเดตข้อมูลที่เหลือทั้งหมดโดยอัตโนมัติ หมายเลขหน้าเป็นองค์ประกอบทั่วไปในส่วนท้าย แต่สามารถเก็บข้อมูลอื่นๆ เช่น ส่วนหัวได้ จากตัวเลือกในกลุ่ม แทรก คุณสามารถเพิ่มวันที่และเวลา ข้อมูลเอกสาร รูปภาพ และอื่นๆ ลงในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของคุณได้

ต่อไป เรากำลังมุ่งสู่การจัดรูปแบบเนื้อหา

การวาดภาพรายงานระดับมืออาชีพของคุณมาพร้อมกับ 'การตกแต่ง' ที่คุณใช้กับเนื้อหา การจัดรูปแบบยังเป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับเอกสารที่ไหลลื่นได้ดี ดังนั้น คุณต้องทุ่มเทอย่างมากในการเลือกแบบอักษร พื้นที่ของย่อหน้า และสีที่เหมาะสม

ไม่ต้องกังวล แม้แต่ผู้ที่มีปัญหาด้านศิลปะก็จะพบว่าส่วนนี้ง่ายเพราะ Microsoft Word มาพร้อมกับธีมเริ่มต้นและรูปแบบภาพ เริ่มจากองค์ประกอบพื้นฐานที่สุดของเอกสารกันก่อน

5. เลือกและจัดรูปแบบแบบอักษรที่เหมาะสม

ของคุณ การเลือกแบบอักษรในรายงาน Word แบบมืออาชีพ ไม่เพียงแต่กำหนดความโดดเด่นของข้อความ แต่ยังกำหนดวิธีการพิมพ์ด้วย คุณต้องการทั้งสองอย่างเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สูงสุด

คุณสามารถใช้แบบอักษร (เช่น รูปลักษณ์ของแบบอักษร) กับทั้งเอกสารหรือเฉพาะบางส่วนของเอกสาร ตัวเลือกแบบอักษรทั้งหมดมีอยู่ในแท็บหน้าแรก ไปที่ หน้าแรก > แบบอักษร .

แบบอักษรเริ่มต้นใน Microsoft Word 2016 คือ Calibri มองให้ไกลกว่านั้นเพราะคุณมีคนอื่นให้เลือกมากมาย หากคุณเลือก Times New Roman คุณอาจถือว่าขี้เกียจ ถ้าคุณเลือก Windings ก็… ฉันไม่คิดว่าฉันต้องอธิบายเรื่องนั้น ดังนั้น อย่าลืมเลือกแบบอักษรที่อ่านง่ายและเหมาะกับรายงาน เพื่อความปลอดภัย ให้เลือกจากตัวเลือกเหล่านี้ แบบอักษร Google ที่ดูเป็นมืออาชีพ ; พวกเขาสามารถใช้ได้ฟรี

เคล็ดลับ: Baskerville และ Georgia เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับ Times New Roman . ที่ใช้มากเกินไป

ลองจับคู่แบบอักษรที่แตกต่างกันสำหรับข้อความเนื้อหาและหัวเรื่อง (และหัวเรื่องย่อย) หลายเว็บไซต์เช่น FontJoy และ ประเภทWolf จะช่วยคุณทดลองจับคู่แบบอักษร คุณสามารถ ดาวน์โหลดและใช้แบบอักษรที่กำหนดเอง ด้วย. แต่จำหลักทั่วไป -- อย่าใช้แบบอักษรที่แตกต่างกันมากกว่าสามแบบในเอกสาร

สำหรับพิซซ่าที่พิเศษกว่านี้ ลอง a วางหมวกเพื่อเพิ่มข้อความของคุณ .

6. จัดรูปแบบย่อหน้า

ถ้าคุณต้องการให้บรรทัดของคุณเว้นระยะเป็นสองเท่าหรือเว้นระยะเดียว คุณต้องเปลี่ยนรูปแบบของย่อหน้า การเปลี่ยนระยะห่างทำให้คุณสามารถอ่านเอกสารได้ง่ายขึ้นหรือให้ความรู้สึกว่ายาวขึ้นและคุณได้ทุ่มเทกับมันมากขึ้น

หากต้องการเปลี่ยนย่อหน้าสำหรับทั้งเอกสาร เป็นการดีที่สุดที่คุณจะเลือกแต่ละบล็อกของข้อความ มิฉะนั้น หากคุณใช้ส่วนหัวในรายงาน ส่วนหัวก็จะเปลี่ยนไปเช่นกัน อีกทางเลือกหนึ่งที่ดีกว่าคือถ้าคุณปรับแต่งสไตล์เฉพาะที่คุณใช้เพื่อจัดรูปแบบย่อหน้า

โดยไปที่ บ้าน > สไตล์ . คลิกขวาที่สไตล์ที่คุณต้องการเปลี่ยนและเลือก แก้ไข . คลิกที่ รูปแบบ > ย่อหน้า ซึ่งอยู่ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ ตอนนี้ เปลี่ยนระยะห่าง การเยื้อง และการจัดตำแหน่งสำหรับย่อหน้า คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

เมื่อคุณต้องการเปลี่ยนส่วนเล็ก ๆ ของเอกสาร ให้เลือกสิ่งที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง คลิกขวาที่ข้อความที่ไฮไลต์แล้วเลือก ย่อหน้า . กล่องโต้ตอบเดียวกับด้านบนจะปรากฏขึ้น

7. ตัวแบ่งหน้าควบคุม

ตัวแบ่งหน้า -- ตามชื่อ -- แบ่งกลุ่มข้อความต่อเนื่องออกเป็นสองหน้า ตัวแบ่งหน้าเป็นองค์ประกอบโครงสร้างที่สำคัญสำหรับเอกสารขนาดยาว Word จะแทรกตัวแบ่งหน้าที่ส่วนท้ายของหน้าโดยอัตโนมัติ แต่ในเอกสารขนาดยาว คุณสามารถวางตัวแบ่งหน้าในตำแหน่งที่คุณต้องการได้

หากต้องการแทรกตัวแบ่งหน้าด้วยตนเอง ให้คลิก แทรก > ตัวแบ่งหน้า (แป้นพิมพ์ลัด: CTRL + Enter)

ตัวแบ่งหน้าจะมีลักษณะเช่นนี้เมื่อคุณคลิกที่ แสดงซ่อน คำสั่งใน กลุ่มย่อหน้า .

แต่ถ้าคุณต้องการรวมกลุ่มของบรรทัดในหน้าหรือคอลัมน์และไม่ให้แยกจากกันเนื่องจากตัวแบ่งหน้า เค้าโครงอยู่ในการควบคุมของคุณ คลิกลูกศรเล็ก ๆ ที่คุณเห็นที่ด้านล่างขวาของกลุ่มย่อหน้า

ใน ช่องย่อหน้า คลิก ตัวแบ่งบรรทัดและหน้า เลือกจากสี่ตัวเลือกการแบ่งหน้าเหล่านี้:

• แม่หม้าย/เด็กกำพร้า ควบคุมวางย่อหน้าอย่างน้อยสองบรรทัดที่ด้านบนหรือด้านล่างของหน้า
• ต่อไปด้วย ป้องกันการแบ่งระหว่างย่อหน้าที่คุณต้องการอยู่ด้วยกัน
• เก็บสายไว้ด้วยกัน ป้องกันการแบ่งหน้าในช่วงกลางของย่อหน้า
• หน้าแตกมาก่อน เพิ่มตัวแบ่งหน้าก่อนย่อหน้าเฉพาะ

เราได้แสดงด้วย วิธีลบตัวแบ่งหน้า เมื่อจำเป็น.

8. ใช้สไตล์และธีม

สไตล์และธีมอาจเป็นสองคุณลักษณะที่ไม่ค่อยได้ใช้งานใน Microsoft Word แต่ฉันคิดว่าคุณควรใช้มันทุกโอกาสเพื่อประหยัดเวลาได้มาก

แต่อะไรคือความแตกต่างระหว่างธีมและสไตล์? Microsoft พูดว่า:

ธีมเป็นวิธีที่รวดเร็วในการเปลี่ยนสีและแบบอักษรโดยรวม หากคุณต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบข้อความอย่างรวดเร็ว สไตล์ของ Word เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

ดังนั้น เมื่อธีมควบคุมลักษณะทั่วไปด้วยสี เอฟเฟกต์ และฟอนต์ ให้เริ่มด้วยธีมที่ดีสำหรับเอกสารของคุณก่อน แล้ว ให้ใช้ Styles เพื่อเจาะลึกเฉพาะส่วนที่คุณต้องการเปลี่ยนรูปลักษณ์

สำหรับ ธีม: ไปที่ ออกแบบ แท็บ เลือกธีมจากแกลเลอรี คุณสามารถดูตัวอย่างว่าการผสมสีเป็นอย่างไร

สำหรับ รูปแบบ: เลือกส่วนของข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยน ไปที่ สไตล์ กลุ่มบน บ้าน แท็บ คุณสามารถดูตัวอย่างสิ่งที่พวกเขาดูเหมือน เลือกสไตล์ที่เหมาะกับเนื้อหาของคุณ ตัวอย่างเช่น เลือกรูปแบบหัวเรื่องสำหรับหัวเรื่องในเอกสารของคุณ หรือรูปแบบเฉพาะสำหรับคำพูดใดๆ คุณยังสามารถแก้ไขสไตล์ที่มีอยู่และสร้างสไตล์ใหม่ตั้งแต่ต้น

9. คำบรรยาย

รูปภาพ แผนภูมิ หรือภาพประกอบทุกภาพต้องมีคำอธิบายภาพเพื่ออธิบายอย่างชัดเจน เป็นข้อความบรรทัดเดียว มักจะอยู่ใต้กราฟิก คำบรรยายยังเป็นข้อมูลอ้างอิงที่สำคัญเมื่อคุณต้องการกล่าวถึงในที่อื่น เอกสารจำนวนมากละเว้นรายละเอียดเล็กๆ นี้

ง่ายต่อการเพิ่มคำอธิบายภาพ คลิกขวาที่ภาพประกอบที่คุณต้องการเพิ่มคำอธิบายภาพ เลือก เพิ่มคำบรรยาย .

ในกล่องโต้ตอบ ให้เพิ่มข้อความคำอธิบายภาพและกำหนดค่าตัวเลือกที่เหลือ คำบรรยายสามารถอ้างอิงได้โดยอัตโนมัติใน Word

10. ใช้อะไหล่ด่วน

เอกสารระดับมืออาชีพสามารถทำซ้ำได้ นี่คือเหตุผลที่คุณควรเริ่มใช้ Quick Parts สำหรับเนื้อหาสำเร็จรูปที่คุณนำกลับมาใช้ใหม่ตลอดเวลา ตัวอย่างเช่น สมมติว่ามีเงื่อนไขสัญญาที่คุณรวมไว้ในเอกสารทุกฉบับ หรือข้อมูลเบื้องต้นบางอย่าง แทนที่จะคัดลอกและวางซ้ำๆ ให้บันทึกเป็น Quick Parts แล้วนำกลับมาใช้ใหม่ครั้งแล้วครั้งเล่า

อะไหล่ด่วนยังเป็นประเภทของ การสร้างบล็อก . คุณสามารถดูแกลเลอรีของบล็อกเนื้อหาที่ใช้ซ้ำได้ทั้งหมดใน ตัวจัดระเบียบ Building Block .

บันทึกและนำ Quick Parts ของคุณกลับมาใช้ใหม่ได้ในสองขั้นตอน:

1. เลือกวลี ประโยค หรือส่วนอื่นๆ ของเอกสารที่คุณต้องการบันทึกลงในแกลเลอรี
2. ไปที่ แทรก > กลุ่มข้อความ > อะไหล่ด่วน > บันทึกส่วนที่เลือกไปยังแกลเลอรีส่วนด่วน . เปลี่ยนชื่อและเพิ่มคำอธิบายหากคุณต้องการ คลิก ตกลง .

คุณสามารถใช้ตัวอย่างเนื้อหาที่บันทึกไว้ซ้ำได้ง่ายๆ เช่นเดียวกัน

วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกส่วนที่เลือกจากแกลเลอรีอะไหล่ด่วน ไปที่ แทรก > กลุ่มข้อความ > อะไหล่ด่วน . จากนั้นคลิกประโยค วลี หรือการเลือกอื่นๆ ที่บันทึกไว้ที่คุณต้องการใช้ซ้ำ

คุณจะสังเกตเห็นอีกสามหมวดหมู่ในเมนูอะไหล่ด่วน

ข้อความอัตโนมัติ: Word 2016 ยังคงเก่า ข้อความอัตโนมัติ ลักษณะเฉพาะ. มันทำงานเหมือนกับ Quick Parts สำหรับบล็อกข้อความที่คุณใช้อย่างมาก ตัวอย่าง: บันทึกย่อที่คุณต้องการใช้กับทุกเอกสาร

คุณสมบัติเอกสาร: ชุดของคุณสมบัติคงที่ที่คุณสามารถรวมไว้กับทุกเอกสาร ตัวอย่าง: ชื่อบริษัทหรือผู้แต่ง

ฟิลด์: องค์ประกอบเหล่านี้เป็นองค์ประกอบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ ตัวอย่าง: วันที่ เวลา เลขหน้า ฯลฯ

โปรดจำไว้ว่า บางครั้งรายการคุณสมบัติเอกสารอาจมีข้อมูลที่คุณไม่ต้องการแบ่งปันกับทุกคนในบางครั้ง ดังนั้น จับตาดูฟิลด์เหล่านี้อย่างใกล้ชิด และลบข้อมูลส่วนบุคคลที่ซ่อนอยู่เมื่อจำเป็น

11. ตกแต่งด้วยเส้นขอบหน้า

เส้นขอบของหน้าดูดีไม่เพียงแต่ในใบปลิวและคำเชิญเท่านั้น หากทำถูกต้อง พวกเขาสามารถเพิ่มความมีระดับให้กับเอกสารได้ สไตล์เส้นและความกว้างและเส้นขอบศิลปะที่หลากหลายมีให้ใช้งานจากเมนูออกแบบบน Ribbon

ไปที่ ออกแบบ > เส้นขอบของหน้า

ใน เส้นขอบและการแรเงา กล่องใช้ เส้นขอบหน้า แท็บเพื่อออกแบบเส้นขอบของคุณ

การตั้งค่าสามารถอธิบายตนเองได้ ลองใช้เงาหรือสามมิติด้วยสีที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มเส้นขอบที่ละเอียดอ่อนแต่สง่างาม รูปแบบศิลปะที่มีเส้นขอบของภาพตัดปะอาจดูหรูหราเกินไปสำหรับเอกสารระดับมืออาชีพ

ใช้ปุ่มมุมทั้งสี่ใน ดูตัวอย่าง หน้าต่างเพื่อเลือกด้านข้างของหน้าเพื่อวาดเส้นขอบ คลิกปุ่มเหล่านี้เพื่อลบหรือเพิ่มเส้นขอบตามที่คุณต้องการ

วางเคอร์เซอร์ไว้ที่หน้าแรกของเอกสาร ถ้าคุณต้องการใส่เส้นขอบรอบเฉพาะหน้าแรก คุณยังสามารถใส่เส้นขอบรอบ ๆ บางหน้าในส่วนได้อีกด้วย วางเคอร์เซอร์ในส่วน — ในหน้าแรกของส่วนนั้นหรือในหน้าถัดไป

ข้อมูลอ้างอิงและความร่วมมือ

รายงาน Word อาจดูเหมือนเป็นงานบ้านที่ไม่สามารถจัดการได้ มันเหมือนกับการจัดกองหญ้าแห้งจำนวนล้านกองให้เป็นกองเล็กๆ ที่เรียบร้อย แนวคิดคือการรู้อย่างแม่นยำว่าสแต็กใดมีพินที่คุณต้องการ คุณลักษณะเหล่านี้มีขึ้นเพื่อให้ง่ายขึ้น

1. สร้างดัชนี

เมื่อเขียนเอกสารขนาดใหญ่ เช่น รายงานที่มีข้อมูลจำนวนมาก หน้าเนื้อหาอาจไม่เพียงพอ หนึ่ง ดัชนี ควรปรากฏที่ส่วนท้ายของเอกสาร โดยมีหมายเลขหน้าถึงคำสำคัญและข้อมูลในรายงาน สร้างดัชนีเพื่อช่วยให้ผู้อ่านอ้างอิงข้อมูลที่ถูกต้องด้วยหมายเลขหน้าเท่านั้น

สร้างดัชนีถ้าเอกสารของคุณมีมากกว่า 20 หน้า Microsoft Word 2016 จะไม่ปล่อยให้กระบวนการครอบงำคุณ โดยทั่วไปมีสองส่วน:

• เลือกคำหรือข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในดัชนี
• วางดัชนีในตำแหน่งที่ถูกต้องในเอกสารของคุณ

คุณสามารถเลื่อนดูเอกสารที่เสร็จแล้วและทำเครื่องหมายคำหรือวลีที่คุณต้องการรวมไว้ในดัชนีหรือทำเครื่องหมายตามที่คุณทำ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ให้เลือกข้อความที่คุณต้องการใช้เป็นรายการดัชนี หรือคลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกรายการ

1. คลิก อ้างอิง > ทำเครื่องหมายรายการ .

2. แก้ไขข้อความใน ทำเครื่องหมายรายการดัชนี กล่องโต้ตอบ คุณยังสามารถเพิ่มรายการย่อยซึ่งจะกำหนดคำหลักที่คุณใช้ในดัชนีเพิ่มเติม คุณสามารถเพิ่มหลายระดับและแต่ละระดับจะปรากฏภายใต้รายการหลัก

3. ต่ำกว่า ตัวเลือก คุณยังสามารถสร้างการอ้างอิงโยงไปยังรายการหลักอื่นได้ ผู้อ่านสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่ออ้างอิงข้อมูลที่เกี่ยวข้องในที่อื่นในเอกสารเดียวกันได้

4. ใช้รูปแบบหมายเลขหน้าเพื่อกำหนดลักษณะที่ปรากฏของหมายเลขหน้าในดัชนี

ถ่ายโอนไฟล์จาก mac ไปยัง android

5. คลิก เครื่องหมาย เพื่อทำเครื่องหมายรายการดัชนี หากต้องการทำเครื่องหมายข้อความนี้ทุกที่ที่ปรากฏในเอกสาร ให้คลิก มาร์คทั้งหมด .

6. ทำซ้ำขั้นตอนสำหรับคำและวลีทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในดัชนี

ตอนนี้คุณได้สร้างดัชนีของคุณแล้ว แทรกในตำแหน่งที่ถูกต้องที่ส่วนท้ายของเอกสาร

1. คลิกบนหน้าที่คุณต้องการแทรกดัชนี

2. คลิก ข้อมูลอ้างอิง > แทรกดัชนี .

3. The ดัชนี กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ที่นี่คุณสามารถเลือกจัดรูปแบบรายการข้อความ หมายเลขหน้า แท็บ และอักขระนำ

4. เลือกลักษณะที่ปรากฏจากรูปแบบต่างๆ ในรายการ และตรวจสอบหน้าต่างแสดงตัวอย่างทางด้านขวา โปรดจำไว้ว่า หน้าต่างแสดงตัวอย่างไม่แสดงดัชนีที่แท้จริง มันเป็นเพียง 'การจำลอง' ว่ามันจะเป็นอย่างไร

5. คลิก ตกลง . ดัชนีของคุณพร้อมแล้ว

บางครั้ง คุณอาจต้องเพิ่มรายการเพิ่มเติมในดัชนีหลังจากที่คุณแทรกลงในหน้าแล้ว ทำเครื่องหมายรายการและไปที่ ข้อมูลอ้างอิง > อัปเดตดัชนี เพื่อรวมการกล่าวถึงใหม่

นอกจากนี้ ให้เพิ่มหัวเรื่องสำหรับดัชนีเนื่องจาก Word ไม่ได้ทำโดยอัตโนมัติ

2. การสร้างบรรณานุกรม

เอกสารของคุณใกล้เสร็จแล้ว ตอนนี้ คุณต้องให้เครดิตผลงานวิจัยและแนวคิดอื่นๆ ทั้งหมดที่คุณอ้างอิงในเอกสารของคุณ ถึงเวลาสำหรับบรรณานุกรม

รายงานของบริษัทอาจไม่ต้องการบรรณานุกรม แต่เอกสารทางวิชาการยังไม่เสร็จหากไม่มี บรรณานุกรมเป็นหนึ่งในงานที่ต้องใช้ความอุตสาหะที่สุดในรายงานทางวิชาการ คุณต้องมีการอ้างอิงทั้งหมดของคุณก่อนที่จะนั่งลงเพื่อจัดกรอบบรรณานุกรม ตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบการอ้างอิง (โดยทั่วไปคือ MLA อะไร , หรือ สไตล์ชิคาโก ) ตามแนวทางของเรื่องของคุณ

อย่าลังเลที่จะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือสร้างการอ้างอิงและบรรณานุกรมของบุคคลที่สามเพื่อสร้างส่วนนี้

แต่ Microsoft Word 2016 มีชุดเครื่องมือที่สมบูรณ์เพื่อทำให้กระบวนการนี้ไม่เจ็บปวดที่สุด ไปที่จุดในเอกสารที่คุณต้องการวางบรรณานุกรม จะเป็นการดีถ้าคุณมีการอ้างอิงอย่างน้อยหนึ่งรายการ แต่ถึงแม้ว่าคุณจะไม่มี Word 2016 ก็ให้คุณใช้ตัวยึดตำแหน่งและกรอกข้อมูลในแหล่งข้อมูลได้ในภายหลัง

คลิก เอกสารอ้างอิง > บรรณานุกรม .

Word นำเสนอรูปแบบบรรณานุกรมสองสามแบบที่แตกต่างกันเฉพาะในชื่อหัวเรื่องเท่านั้น เลือกรูปแบบที่เหมาะสมแล้วแทรกการอ้างอิงจากปุ่มใน กลุ่มอ้างอิงและบรรณานุกรม .

เครื่องมือบรรณานุกรมมีไม่กี่ขั้นตอน เพื่อความกระชับฉันจะนำคุณไปสู่ความยอดเยี่ยม หน้าวิธีใช้ Microsoft Office ซึ่งเป็นคำแนะนำทีละขั้นตอน

เอกสารวิชาการบางฉบับจะขอให้คุณ สร้างบรรณานุกรมที่มีคำอธิบายประกอบ . เป็นบรรณานุกรมเวอร์ชันที่มีเนื้อหาครบถ้วนมากขึ้น โดยมีรายการอ้างอิงวารสาร หนังสือ บทความ และเอกสารอื่นๆ ตามด้วยย่อหน้าสั้นๆ ย่อหน้าเป็นคำอธิบายของแหล่งที่มาและวิธีการสนับสนุนบทความของคุณ

3. การอ้างอิงโยง

คุณสามารถใช้การอ้างอิงโยงเพื่อช่วยให้ผู้อ่านสามารถนำทางผ่านเอกสารขนาดยาวได้ ที่จุดใดก็ได้ในเอกสาร คุณสามารถบอกให้ผู้อ่านย้อนกลับไปที่หัวเรื่อง หมายเลขหน้า รูปภาพ แผนภูมิ เชิงอรรถ อ้างอิงท้ายเรื่อง และย่อหน้า ลิงค์อ้างอิงโยงเป็นวิธีที่เรียบร้อยในการเชื่อมต่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน ผู้อ่านเพียงแค่ต้องคลิกที่ลิงค์เพื่อไปยังส่วนย่อยของข้อมูลนั้น

นี่คือวิธีที่คุณเริ่มต้น:

1. เลือกสถานที่สำหรับการอ้างอิงโยงและพิมพ์ข้อความที่บอกผู้อ่านเกี่ยวกับเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น: 'ดูแผนภูมิ 3 สำหรับแนวโน้มในอนาคต'

2. ไปที่ แทรก > ตัวอ้างอิงโยง .

3. ใน ประเภทอ้างอิง ให้คลิกรายการดรอปดาวน์เพื่อเลือกสิ่งที่คุณต้องการเชื่อมโยง

4. ตัวเลือกใน ใส่การอ้างอิงถึง เมนูแบบเลื่อนลงจะเปลี่ยนไปตามที่คุณเลือกด้านบน

5. ใน ซึ่ง ผ่านตัวเลือกต่างๆ และบอก Word ถึงข้อมูลที่แน่นอนที่จะลิงก์ไป

6. ตรวจสอบ แทรกเป็นกล่องไฮเปอร์ลิงก์ เพื่อสร้างไฮเปอร์ลิงก์สำหรับข้อมูลอ้างอิง

7. คลิกที่ แทรก เพื่อรวมการอ้างอิงโยงในเอกสาร

จำได้ไหมว่าเราพูดถึงคำอธิบายภาพของเรา? คุณสามารถสร้างการอ้างอิงโยงกับสมการ ตัวเลข กราฟ และตารางได้หากคุณใช้คำอธิบายภาพด้านล่าง

Word ไม่สามารถสร้างการอ้างอิงโยงสำหรับสิ่งที่ไม่มีอยู่ได้ Word จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับข้อผิดพลาดเหล่านี้และอัปเดตการอ้างอิงโยงโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนหมายเลขหน้าหรือข้อความของรายการที่อ้างอิง

4. การใช้ความคิดเห็น

รายงานอย่างมืออาชีพอาจเป็นงานเดี่ยวหรือคุณสามารถขอความช่วยเหลือจากทีมเพื่อเตรียมร่างฉบับแรกได้ คนถ่อมตัว ความคิดเห็น เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ใช้งานน้อยที่สุดของเอกสาร Word จะแสดงเป็นบอลลูนสีสี่เหลี่ยมที่ระยะขอบหรือในบานหน้าต่างการตรวจทาน

คุณสามารถใช้ความคิดเห็นเป็น 'ติดหนึบ' หรือบันทึกย่อของตนเองได้ ทิ้งโน้ตเล็กๆ ไว้ให้ตัวคุณเองที่ระยะขอบขณะที่คุณเขียน แก้ไข และแก้ไขวิธีการของคุณผ่านรายงานหรือต้นฉบับ มีความคิดสร้างสรรค์ – เพิ่มลิงก์เพิ่มเติมไปยังแหล่งข้อมูลอื่นๆ ใช้สำหรับคำแนะนำและคำแนะนำ ลิงก์ไปยังส่วนต่างๆ ของเอกสาร หรือตั้งค่าลิงก์คำติชมสำหรับผู้อ่านของคุณ และเมื่อเสร็จแล้ว คุณก็สามารถทำได้ง่ายๆ ลบความคิดเห็นทั้งหมดใน Word .

Microsoft Word 2016 เป็นเครื่องมือเขียนการทำงานร่วมกันที่ได้รับการปรับปรุง ความคิดเห็นมีบทบาทสำคัญในการสื่อสารความคิดเห็นในทีม นี่คือวิธีการทำงานของระบบแสดงความคิดเห็น...

1. เน้นข้อความที่คุณต้องการเพิ่มความคิดเห็นหรือคลิกที่ส่วนท้ายของบล็อกข้อความ

2. ไปที่ แทรก > ความคิดเห็น . พิมพ์ความคิดเห็นของคุณในช่อง ความคิดเห็นจะปรากฏในพื้นที่มาร์กอัปทางด้านขวา มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์มักจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการดูความคิดเห็นควบคู่ไปกับข้อความ

3. ไปที่ ทบทวน และดูตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับความคิดเห็น แท็บนี้ยังแสดงการควบคุมทั้งหมดสำหรับ ติดตามการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็น ในเอกสารความร่วมมือ ใช้ตัวเลือกมาร์กอัปเพื่อแสดงหรือซ่อนความคิดเห็น ตัวอย่างเช่น: ไม่มีมาร์กอัป จะซ่อนความคิดเห็นและพื้นที่มาร์กอัปทางด้านขวา

สรุปรายงานของคุณ

เมื่อรายงานจำนวนมากของคุณเสร็จสมบูรณ์และบันทึกไว้ ก็ถึงเวลาสรุปรายงานของคุณ เมื่อฉันพูดว่าเสร็จสิ้น ฉันไม่ได้หมายถึงการพิสูจน์อักษร ก็ควรทำเช่นกัน ตอนนี้ คุณต้องใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยเพื่อปกป้องรายงานจากการเปลี่ยนแปลงและการลอกเลียนแบบโดยไม่ได้รับอนุญาต

มาตรการรักษาความปลอดภัยเหล่านี้จะช่วยเพิ่มระดับความถูกต้องให้กับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณก่อนที่คุณจะแชร์

ส่วนนี้จะครอบคลุม:

• ลายเซ็น
• ใส่ลายน้ำ
• ทำให้เอกสาร 'อ่านอย่างเดียว'
• รหัสผ่านป้องกันเอกสารของคุณ
• พิมพ์เอกสารของคุณเป็น PDF

1. ลายเซ็น

คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นข้อความเพื่อความเป็นส่วนตัวในรายงาน แต่ลายเซ็นข้อความธรรมดาไม่จำเป็นต้องมีการตรวจสอบสิทธิ์ใดๆ ลายเซ็นดิจิทัลเป็นวิธีที่ดีกว่าในการปกป้องเอกสารของคุณจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ลายเซ็นดิจิทัลเป็นการยืนยันว่าเอกสารนั้นมาจากผู้ลงนามและไม่ได้ถูกดัดแปลงแต่อย่างใด

มาสร้างบรรทัดลายเซ็นใน Microsoft Word 2016

ในเอกสาร วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการสร้างบรรทัดลายเซ็น

1. ไปที่ แทรก > ข้อความ กลุ่ม > ซิกเนเจอร์ไลน์ และคลิก Microsoft Office Signature Line .

2. ดิ การตั้งค่าลายเซ็น กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น กรอกข้อมูลในช่องตามที่ระบุ หากคุณกำลังส่งเอกสารให้บุคคลอื่นเพื่อลงนาม ให้เพิ่มคำแนะนำสำหรับผู้ลงนามในช่องที่สงวนไว้สำหรับเอกสารนั้น ( คำแนะนำสำหรับผู้ลงนาม ). ผู้ลงนามยังสามารถเพิ่มให้วัตถุประสงค์ในการลงนามได้หาก อนุญาตให้ผู้ลงนามเพิ่มความคิดเห็นในกล่องโต้ตอบลงชื่อ ถูกตรวจสอบ

3. คลิกที่ ตกลง และเอกสารจะแสดงตัวยึดสำหรับลายเซ็น

ป้อนลายเซ็น:

เมื่อต้องการเซ็นเอกสารด้วยลายเซ็นดิจิทัล ให้ไปที่บรรทัดลายเซ็นแล้วคลิกขวา

คุณจะได้รับแจ้งให้ลงชื่อด้วยรหัสดิจิทัล หากคุณไม่มี Microsoft จะแจ้งให้คุณซื้อจากคู่ค้าบริการลายเซ็น

หากคุณไม่มีรหัสดิจิทัล คุณสามารถ แทรกการแสดงข้อความของบรรทัดลายเซ็น . คุณสามารถใช้ลายเซ็นที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือรูปภาพที่ไม่ต้องการการตรวจสอบสิทธิ์

2. ใส่ลายน้ำ

ลายน้ำ Microsoft Word เป็นตัวบ่งชี้สถานะ 'ปลอม' แต่ยังมีประโยชน์สำหรับสถานะของเอกสาร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ลายน้ำที่ระบุว่า 'ฉบับร่าง' เพื่อแยกความแตกต่างจากเวอร์ชันสุดท้ายของเอกสาร หรือใช้ลายน้ำเพื่อแนะนำเอกสารว่า 'มีลิขสิทธิ์' หรือ 'ลับ'

เครื่องหมาย 'ฉบับร่าง' เป็นเครื่องหมายที่พบบ่อยที่สุด แต่ Microsoft Word มีลายน้ำอื่นๆ ให้คุณเลือกมากมาย

1. ไปที่ ออกแบบ > พื้นหลังของหน้า แล้วเลือก ลายน้ำ . ปุ่มลายน้ำจะเปิดใช้งานในมุมมองพิมพ์เท่านั้น

2. คุณสามารถเลือกรูปภาพหรือลายน้ำข้อความจากแกลเลอรี มีทั้งแบบแนวนอนและแนวทแยง กล่องโต้ตอบให้ตัวเลือกการปรับแต่งทั้งหมดสำหรับรูปลักษณ์สุดท้ายของลายน้ำ ลองใช้แบบอักษร เลย์เอาต์ ขนาด และสีต่างๆ

3. คุณสามารถพิมพ์ข้อความของคุณเองในช่อง Text เพื่อสร้างลายน้ำที่กำหนดเอง

4. เลือก ตกลง เพื่อใช้ลายน้ำกับเอกสารของคุณ Word นำลายน้ำไปใช้กับทุกหน้าโดยอัตโนมัติ ยกเว้นหน้าชื่อเรื่อง

3. ทำเอกสาร 'อ่านอย่างเดียว'

ผู้อ่านไม่จำเป็นต้องแก้ไขรายงานอย่างมืออาชีพโดยธรรมชาติ การแปลงเอกสารเป็น PDF เป็นวิธีหนึ่ง แต่คุณยังสามารถใช้ข้อจำกัดเพิ่มเติมอีกสองสามข้อใน Microsoft Word และป้องกันการดัดแปลงหรือละเว้นใดๆ โดยไม่ตั้งใจ

มีสามวิธีในการปกป้องเอกสาร

ขั้นแรก -- ทำให้เอกสารของคุณ 'อ่านอย่างเดียว'

เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณสามารถอ่านหรือคัดลอกได้เท่านั้น จะไม่ป้องกันใครจากการคัดลอกไฟล์และเปลี่ยนแปลงการคัดลอก

1. ไปที่ ไฟล์ แทป > ข้อมูล > ปกป้องเอกสาร > ทำเครื่องหมายเป็นครั้งสุดท้าย

2. เมื่อผู้อ่านเปิดเอกสาร แถบด้านบนจะแจ้งให้ผู้อ่านถือว่าเอกสารนี้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว แต่พวกเขาสามารถคลิกที่ 'แก้ไขต่อไป' เพื่อเปิดเอกสารในโหมดแก้ไข

ประการที่สอง -- รหัสผ่านป้องกันเอกสารของคุณ

ปกป้องเอกสารของคุณจากการแก้ไขที่ไม่ต้องการด้วยอุปสรรครหัสผ่าน

1. ต่ำกว่า ปกป้องเอกสาร , เลือก เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน . พิมพ์รหัสผ่านแล้วคลิก ตกลง .

2. ใน ยืนยันรหัสผ่าน พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้ง จากนั้นคลิก ตกลง . เอกสารจะเปิดขึ้นโดยให้ผู้อ่านป้อนรหัสผ่าน

Microsoft ใช้ AES (Advanced Encryption Standard), ความยาวคีย์ 128 บิต, SHA1 (อัลกอริธึมการแฮชการเข้ารหัสซึ่งสร้างคีย์ 160 บิตที่แทบจะไม่ซ้ำใครเพื่อแทนที่ข้อความธรรมดา) และ CBC (บล็อกเชนการเข้ารหัสลับ) เพื่อให้แฮ็กเกอร์เป็นอย่างดี -สมควรปวดหัว

สาม -- จำกัดการแก้ไข

คุณลักษณะการควบคุมนี้ช่วยให้คุณในฐานะผู้เขียนตัดสินใจว่าส่วนใดของเอกสารที่ผู้อื่นสามารถแก้ไขได้และส่วนใดจะถูกล็อค คิดว่าเป็นคนโกหกที่ยอมให้ VIP เข้ามาแต่ไม่อย่างนั้นก็ขวางประตูคนทั่วไป

1. ไปที่ ทบทวน > จำกัดการแก้ไข .

2. ต่ำกว่า แก้ไขข้อ จำกัด , ตรวจสอบ อนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร และตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการพูดว่า ไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว) .

ไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว) เป็นประเภทข้อจำกัดเริ่มต้น สำหรับระดับข้อจำกัดอื่นสำหรับเอกสาร ให้คลิกเมนูและเลือกจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ความคิดเห็น หรือการกรอกแบบฟอร์ม

3. หากต้องการปลดปล่อยบางส่วนจากการปิดกั้นการแก้ไข ให้เลือกส่วนเพื่อแก้ไขโดยไม่มีข้อจำกัด หากต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งพื้นที่ ให้คลิก CTRL ขณะเลือกพื้นที่โดยใช้เมาส์

4. คุณสามารถตรวจสอบ ทุกคน ภายใต้ข้อยกเว้น (ไม่บังคับ) ในแผงจำกัดการแก้ไข หรือคลิก ผู้ใช้มากขึ้น … และอนุญาตให้เฉพาะผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่จะแก้ไขส่วนต่างๆ ได้ พื้นที่ที่อนุญาตจะถูกทำเครื่องหมายด้วยวงเล็บเหลี่ยม

5. คลิก ใช่ เริ่มบังคับใช้การคุ้มครอง .

ตอนนี้พิมพ์รหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันในกล่องที่เปิดขึ้น คุณต้องพิมพ์อีกครั้งเพื่อยืนยัน

รหัสผ่านเป็นตัวเลือก แต่มันทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีใครสามารถคลิกได้ หยุดการป้องกัน และแก้ไขเอกสาร หากคุณยังหวาดระแวง ให้เข้ารหัสเอกสาร Microsoft Word ของคุณตามที่เราทำในขั้นตอนที่สองข้างต้น

4. พิมพ์รายงานของคุณเป็น PDF

Portable Document Format มาพร้อมกับข้อดีมากมาย อย่างน้อยก็คือความเข้ากันได้ข้ามแพลตฟอร์มในคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง เอกสารของคุณพร้อมแล้ว และตอนนี้คุณต้องแชร์หรือส่งผ่านเพื่อพิมพ์ รายงานจากผู้เชี่ยวชาญจำนวนมาก เช่น เอกสารทางกฎหมาย จำเป็นต้องคงรูปแบบไว้ตามที่ตั้งใจไว้

บันทึกหรือแปลงสำเนาเป็น PDF Microsoft Word 2016 ไม่ต้องการโปรแกรมเสริมของบริษัทอื่น

ไปที่ ไฟล์ > ส่งออก > สร้าง PDF/XPS .

โปรดจำไว้ว่า เอกสาร Word ของคุณอาจมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งคุณไม่ต้องการให้รวมอยู่ใน PDF ลบออกก่อนที่คุณจะเผยแพร่เป็น PDF ใน เผยแพร่เป็น PDF หรือ XPS หน้าต่างเลือก ตัวเลือก . จากนั้นเลือก เอกสาร และชัดเจน คุณสมบัติเอกสาร . ตั้งค่าตัวเลือกอื่น ๆ ที่คุณต้องการและเลือก ตกลง .

เรียกดูตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์และคลิกที่ เผยแพร่ .

ขั้นตอนต่อไป...

คุณอยู่ใกล้เส้นชัย รายงานพร้อมที่จะส่งมอบให้กับผู้อ่านของคุณ แต่ยังมีงานสุดท้ายเหลืออยู่

เปลี่ยนหน้าและตรวจสอบ (อีกครั้ง) ว่ารายงานของคุณอ่านง่าย เข้าหามันด้วยสายตาของผู้อ่าน คุณได้จัดระเบียบความคิดและเขียนโน้มน้าวใจหรือไม่? ข้อมูลไหลได้ดีกับแผนภูมิและภาพประกอบหรือไม่? พวกเขาสามารถอ่านและหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วหรือไม่? ข้อความอ่านได้หรือไม่? ใช้คะแนนความสามารถในการอ่านเพื่อวัดระดับความสามารถในการอ่านเอกสารของคุณเป็นขั้นตอนสุดท้าย

คุณอาจสังเกตเห็นว่าเราไม่ได้ครอบคลุมบางแง่มุมของ Microsoft Word ตัวอย่างเช่น ตาราง Microsoft Word เป็นเครื่องมือสำคัญในการแสดงข้อมูล หรือ พลังของรายการ ในการจัดการข้อมูล

Microsoft Word มีอายุมากกว่าหนึ่งในสี่ของศตวรรษ และเต็มไปด้วยคุณสมบัติเพียงเล็กน้อย ที่ MakeUseOf เราได้ครอบคลุมทุกซอกทุกมุมของสัตว์ร้ายตัวนี้ ดังนั้น ใช้ทรัพยากรของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์นี้ได้ฟรี แต่ละ ฟีเจอร์ใหม่ของ Microsoft Word เรียนรู้จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น

ทำให้รายงานของคุณเปล่งประกาย

ดังที่ผู้เขียน นาธาเนียล ฮอว์ธอร์น กล่าวว่า

อ่านง่ายเขียนยาก

สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับการเขียนรายงานอย่างมืออาชีพด้วยหรือไม่ เพราะถ้าเลือกได้คงไม่มีใครอยากอ่านหรอก การเขียนรายงานธุรกิจและใช้ในการสื่อสารเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน Microsoft Word เป็นเพียงเครื่องมือ – เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องมีส่วนร่วม

สำหรับทางเลือกอื่น โปรดดูที่ โปรแกรมประมวลผลคำออนไลน์ที่ดีที่สุด . และหากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเขียนแบบมืออาชีพ โปรดดูที่ วิธีการขอโทษในอีเมลและหมายถึงมัน .

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนรายงานทางธุรกิจอย่างมืออาชีพมีอะไรบ้าง บอกเราในความคิดเห็น

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล การอัพเกรดเป็น Windows 11 คุ้มค่าหรือไม่?

Windows ได้รับการออกแบบใหม่ แต่นั่นเพียงพอที่จะโน้มน้าวให้คุณเปลี่ยนจาก Windows 10 เป็น Windows 11 หรือไม่

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• ผลผลิต
• Microsoft Word
• Longform
• คู่มือแบบยาว

เกี่ยวกับผู้เขียน สายคัต บาสุ(ตีพิมพ์บทความ 1542)

Saikat Basu เป็นรองบรรณาธิการด้านอินเทอร์เน็ต, Windows และ Productivity หลังจากขจัดสิ่งสกปรกจาก MBA และอาชีพการตลาดมายาวนานกว่า 10 ปี ตอนนี้เขากระตือรือร้นที่จะช่วยคนอื่นๆ พัฒนาทักษะการเล่าเรื่องของพวกเขา เขามองหาเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford ที่หายไปและเกลียดภาพหน้าจอที่ไม่ดี แต่แนวคิดเกี่ยวกับการถ่ายภาพ Photoshop และ Productivity จะช่วยปลอบประโลมจิตใจของเขา

เพิ่มเติมจาก Saikat Basu

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก