วิธีตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ใน Microsoft Word

วิธีตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ใน Microsoft Word

Microsoft Word มาพร้อมกับตัวตรวจตัวสะกดและตัวตรวจสอบไวยากรณ์ นอกจากนี้ยังมีการสนับสนุนพจนานุกรมที่แข็งแกร่ง





เนื่องจากขณะนี้เราผลิตเนื้อหาจำนวนมากในรูปแบบดิจิทัล เครื่องมือจึงมีประโยชน์ คุณมีแนวโน้มที่จะสะกดผิดเมื่อใช้แป้นพิมพ์มากกว่าปากกา



เครื่องมือทำงานโดยอัตโนมัติเกือบตลอดเวลา แต่มีหลายวิธีในการปรับแต่ง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้การแก้ไขอัตโนมัติเพื่อเพิ่มความเร็วในการพิมพ์ของคุณ และเมนูพจนานุกรมก็เต็มไปด้วยคุณสมบัติอันชาญฉลาดและตัวเลือกที่ซ่อนอยู่





ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีใช้ตัวตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ จากนั้นดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ฟีเจอร์พจนานุกรม

วิธีการตรวจการสะกดและไวยากรณ์

Microsoft Word มีหลายวิธีในการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ในเอกสารของคุณ มาดูกันดีกว่า



การตรวจสอบการสะกดในบรรทัด

ตามค่าเริ่มต้น Word จะใช้การตรวจสอบการสะกดในบรรทัด คำที่คุณสะกดผิดจะปรากฏโดยมีเส้นสีแดงด้านล่าง ในการแก้ไขข้อผิดพลาด ให้คลิกขวาที่คำนั้นแล้วเลือกคำที่คุณต้องการพิมพ์จากเมนูป๊อปอัป

แน่นอนว่า Word ไม่รู้จักทุกคำที่มีอยู่ โดยเฉพาะชื่อของสิ่งต่างๆ



หากต้องการให้ Word ละเว้น 'การสะกดผิด' ที่ถูกต้อง ให้คลิก ละเว้นทั้งหมด . ถ้าจะใช้คำเยอะๆ คลิก เพิ่มในพจนานุกรม และ Word จะจดจำคำนั้นในอนาคต

การตรวจสอบไวยากรณ์ในบรรทัด

การตรวจสอบไวยากรณ์ทำงานในลักษณะเดียวกัน แต่ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์จะถูกทำเครื่องหมายด้วยเส้นสีน้ำเงิน ในการจัดการการตั้งค่าสำหรับการตรวจตัวสะกดและไวยากรณ์ ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษร .



การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ด้วยตนเอง

หากต้องการตรวจสอบทั้งเอกสาร ให้คลิกที่ ทบทวน แท็บแล้วกด การสะกดและไวยากรณ์ ปุ่ม. หรือคุณสามารถกดแป้นพิมพ์ลัด F7 .

Word จะผ่านข้อผิดพลาดของคุณทีละรายการและอนุญาตให้คุณแก้ไขได้ การใช้วิธีนี้จะเร็วกว่าการค้นหาแต่ละข้อผิดพลาดบนหน้าจอด้วยตนเอง ดังนั้นควรปรับใช้เมื่อคุณทำงานกับเอกสารที่ยาวกว่า

หากต้องการ 'ไม่สนใจ' คำที่คุณละเว้นในเอกสารปัจจุบัน ซึ่งจะทำให้ Word ตั้งค่าสถานะเป็นคำที่สะกดผิดอีกครั้ง ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษร และคลิกที่ ตรวจสอบเอกสารอีกครั้ง .

เปลี่ยนภาษาของคุณ

คุณอาจต้องการเรียกใช้การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ในภาษาอื่น เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกที่ ทบทวน แท็บ เลือก ภาษา ปุ่มและคลิกที่ ตั้งค่าภาษาพิสูจน์อักษร .

ภาษาที่คุณติดตั้งจะมีไอคอนเล็กๆ ทางด้านซ้ายของชื่อ แสดงว่าคุณสามารถเปลี่ยนไปใช้ภาษาเหล่านั้นได้ทันที

คุณยังสามารถตั้งค่าภาษาเป็นภาษาเริ่มต้นสำหรับเอกสารในอนาคตได้จากที่นี่

ปิดการใช้งานตัวตรวจสอบการสะกด

คุณอาจต้องการปิดใช้งานการตรวจตัวสะกดทั้งหมดเมื่อทำงานกับเอกสารที่มีคำจำนวนมากที่แอปไม่เข้าใจ

หากต้องการปิดการตรวจตัวสะกด ให้คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษร . เลื่อนลงไปที่ เมื่อแก้ไขการสะกดและไวยากรณ์ใน Word ส่วนและยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก ตรวจสอบ สะกดตามที่คุณพิมพ์ .

มันจะป้องกันไม่ให้เส้นสีแดงและสีน้ำเงินที่น่ารำคาญปรากฏขึ้นทั่วเอกสารของคุณในขณะที่คุณกำลังทำงาน แต่ Word จะตรวจสอบการสะกดเมื่อคุณคลิกที่ การสะกดและไวยากรณ์ ปุ่ม.

อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถปิดใช้งานตัวตรวจการสะกดและ/หรือตัวตรวจสอบไวยากรณ์ทั้งหมดสำหรับเอกสารที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ กลับไป ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษร เลื่อนลงไปที่ด้านล่างของหน้าต่าง และทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก ซ่อนการสะกดผิดในเอกสารนี้เท่านั้น และ ซ่อนข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ในเอกสารนี้เท่านั้น ตามความจำเป็น.

วิธีสลับบัญชีบน facebook

สุดท้ายนี้ คุณสามารถควบคุมการตรวจตัวสะกดในแต่ละย่อหน้าได้ เลือกข้อความแล้วคลิกปุ่ม ตั้งค่าภาษาพิสูจน์อักษร ปุ่มด้านล่าง รีวิว > ภาษา . ใช้ตัวเลือกในกล่องโต้ตอบเพื่อปิดใช้งานการตรวจตัวสะกดสำหรับข้อความที่เลือก

แก้ไขอัตโนมัติ

คุณลักษณะการแก้ไขอัตโนมัติสามารถแทนที่คำที่คุณพิมพ์ด้วยคำที่สะกดถูกต้องโดยอัตโนมัติ เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น โดยแทนที่การสะกดผิดทั่วไปเช่น 'realyl' ด้วย 'จริงๆ' คุณสามารถปิดใช้งานการแก้ไขอัตโนมัติหรือจัดการรายการคำที่แก้ไขโดยอัตโนมัติและเพิ่มคำของคุณเองได้

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณพิมพ์ได้เร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณมักจะพิมพ์ประโยคเช่น 'สวัสดี ฉันชื่อ Bob Smith' คุณสามารถสร้างกฎการแก้ไขอัตโนมัติที่ขยาย 'hmbs' เป็น 'สวัสดี ฉันชื่อ Bob Smith ' เมื่อคุณพิมพ์ นี้เรียกว่าการขยายข้อความ

ในการจัดการแก้ไขอัตโนมัติ ให้คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษร > ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ .

PowerPoint, Excel และแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ

PowerPoint ยังใช้การตรวจสอบการสะกดในบรรทัดและทุกอย่างทำงานเหมือนกัน อย่างไรก็ตาม Microsoft Excel ซึ่งมักใช้กับข้อมูลประเภทอื่นๆ จะไม่แจ้งข้อผิดพลาดให้คุณทราบโดยอัตโนมัติ

ใน Excel คุณจะต้องเรียกใช้การสะกดด้วยตนเองโดยไปที่ รีวิว > การสะกดคำ บนริบบิ้น

การเป็นผู้ใช้พจนานุกรมที่มีประสิทธิภาพ

จนถึงตอนนี้ เราได้ดูเฉพาะวิธีการเพิ่มคำลงในพจนานุกรมที่กำหนดเอง (โปรดย้อนกลับไปที่ส่วน 'การตรวจสอบการสะกดในบรรทัด' หากคุณไม่แน่ใจ) แต่พจนานุกรมนั้นมีประโยชน์มากกว่าการเป็นแคตตาล็อกของการสะกดคำที่ผิดปกติอย่างมาก

หากคุณเป็นผู้ใช้พจนานุกรม มันสามารถยกระดับเครื่องมือตรวจสอบการสะกดของคุณไปอีกระดับ และคุณไม่จำเป็นต้องใช้ Cortana ด้วยซ้ำ

มาดูคุณสมบัติที่น่าตื่นเต้นที่สุดของพจนานุกรมกัน

ลบคำออกจากพจนานุกรมที่กำหนดเองของคุณ

เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลที่จะใช้เวลาทำความสะอาดพจนานุกรมที่กำหนดเองเป็นครั้งคราว บางทีคุณอาจเพิ่มคำสองสามคำโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือมีคำที่กำหนดเองจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป

หากต้องการลบคำออกจากพจนานุกรมที่กำหนดเอง ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษร และคลิกที่ พจนานุกรมที่กำหนดเอง ใน เมื่อแก้ไขการสะกดในโปรแกรม Microsoft Office ส่วน.

เน้นพจนานุกรมที่คุณต้องการลบคำและคลิก แก้ไข . ต่อไป เลือก แก้ไขคำ ไฮไลต์คำที่คุณต้องการลบ แล้วคลิก ลบ . หากต้องการล้างพจนานุกรมทั้งหมด ให้คลิกที่ ลบทั้งหมด .

พจนานุกรมที่กำหนดเองสองชุด

เมื่อคุณนำทางไปยัง ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษร > พจนานุกรมที่กำหนดเอง คุณจะเห็นพจนานุกรมที่กำหนดเองสองพจนานุกรม: CUSTOM.dic และ RoamingCustom.dic .

หลังบันทึกคำลงในคลาวด์ หมายความว่าพจนานุกรมของคุณมีอยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นๆ ที่คุณลงชื่อเข้าใช้ คำใน CUSTOM.dic มีเฉพาะในเครื่องของคุณเท่านั้น

คุณสามารถเรียกใช้เซิร์ฟเวอร์ minecraft บนราสเบอร์รี่ pi . ได้ไหม

การเพิ่มพจนานุกรมใหม่

โดยทั่วไป มีเหตุผลสองประการที่คุณต้องการเพิ่มพจนานุกรมที่กำหนดเองใหม่ คุณอาจต้องการเขียนในภาษาอื่น หรือต้องเพิ่มคำศัพท์เฉพาะทางยาวๆ (เช่น คำศัพท์ทางการแพทย์)

หากคุณต้องการเพิ่มพจนานุกรมสำหรับภาษาอื่นๆ ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ภาษา . ใน เพิ่มภาษาการแก้ไขเพิ่มเติม เมนูแบบเลื่อนลง เลือกภาษาที่คุณต้องการ เมื่อภาษาปรากฏขึ้นในกล่องด้านบน ให้คลิกที่ ไม่ได้ติดตั้ง เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ที่เกี่ยวข้อง

หากต้องการเพิ่มพจนานุกรมของบริษัทอื่น ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษร > พจนานุกรมที่กำหนดเอง และคลิกที่ เพิ่ม . ในหน้าต่างใหม่ ให้ชี้ Word ไปที่ไฟล์ DIC ที่คุณต้องการเพิ่ม

หากต้องการลบพจนานุกรม ให้ไฮไลต์ชื่อแล้วคลิก ลบ .

ละเว้นพจนานุกรมที่กำหนดเอง

หากคุณมีพจนานุกรมแบบกำหนดเองจำนวนมากติดตั้งอยู่ อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการให้ตัวตรวจการสะกดละเว้น

ง่ายที่จะบังคับให้ Word ละเว้นพจนานุกรมที่กำหนดเองของคุณ และใช้เฉพาะพจนานุกรมหลักในการแก้ไขเท่านั้น ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษร และทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก แนะนำจากพจนานุกรมหลักเท่านั้น .

ไม่รวมคำจากพจนานุกรม

หนึ่งในความหายนะที่ใหญ่ที่สุดของตัวตรวจสอบการสะกดคือการที่พวกเขาไม่สามารถระบุการพิมพ์ผิดได้บ่อยครั้งหากคำใหม่ยังอยู่ในพจนานุกรม

ตัวอย่างเช่น คุณพิมพ์คำว่า 'หลัง' แทนที่จะพิมพ์ 'ภายหลัง' หรือ 'ฟ้อง' โดยไม่ตั้งใจกี่ครั้ง แทนที่จะ 'ใช้' Word จะไม่ดึงความสนใจของคุณไปที่ข้อผิดพลาดเพราะคำว่า 'หลัง' และ 'การฟ้องร้อง' เป็นคำจริงทั้งคู่

หากคุณพบว่าตัวเองทำข้อผิดพลาดแบบเดียวกันเป็นประจำ คุณสามารถแยกคำที่ไม่ถูกต้องออกจากพจนานุกรมได้ มันบังคับให้ Word ทำเครื่องหมายว่าไม่ถูกต้องเสมอ

หากต้องการยกเว้นคำ ให้ไปที่ C:Users[ชื่อผู้ใช้]AppDataRoamingMicrosoftUProof . โฟลเดอร์นี้มีรายการยกเว้นสำหรับทุกพจนานุกรมที่คุณได้ติดตั้งไว้

ค้นหาไฟล์ที่สอดคล้องกับพจนานุกรมที่คุณต้องการยกเว้นคำนั้น คลิกขวาที่ไฟล์แล้วไปที่ เปิดด้วย > Notepad .

ในไฟล์แผ่นจดบันทึก ให้พิมพ์คำที่คุณต้องการยกเว้น ใส่ทุกคำในบรรทัดใหม่และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใส่เครื่องหมายอะพอสทรอฟีหรือเครื่องหมายวรรคตอนอื่นๆ เมื่อคุณพร้อม ให้ไปที่ ไฟล์ > บันทึก .

แบ่งปันเคล็ดลับการตรวจตัวสะกดและพจนานุกรมของคุณ

ในบทความนี้ เราได้อธิบายคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดของโปรแกรมตรวจตัวสะกดของ Microsoft Word แล้วจึงแนะนำให้คุณรู้จักกับวิธีที่ดีที่สุดบางประการในการใช้คุณลักษณะพจนานุกรมของแอป

จำไว้ว่าคุณไม่ควรดูตัวตรวจการสะกดและพจนานุกรมแยกกัน ทั้งสองเป็นส่วนสำคัญของความสามารถในการพิสูจน์อักษรของ Word อย่างใดอย่างหนึ่งจะไม่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยที่อื่น

ตอนนี้มันจบลงแล้วสำหรับคุณ เราต้องการให้คุณแบ่งปันเคล็ดลับที่คุณชื่นชอบเกี่ยวกับเครื่องตรวจตัวสะกดและพจนานุกรม คุณรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติที่ซ่อนอยู่หรือไม่?

เขียนโดย Chris Hoffman

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล Canon กับ Nikon: กล้องยี่ห้อไหนดีกว่ากัน?

Canon และ Nikon เป็นสองชื่อที่ใหญ่ที่สุดในอุตสาหกรรมกล้อง แต่แบรนด์ใดที่มีกล้องและเลนส์รุ่นต่างๆ ที่ดีกว่ากัน?

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • ผลผลิต
  • โปรแกรมแก้ไขข้อความ
  • เอกสารดิจิทัล
  • เครื่องตรวจการสะกด
  • Microsoft Word
  • Microsoft Office 2016
  • เคล็ดลับ Microsoft Office
เกี่ยวกับผู้เขียน แดน ไพรซ์(ตีพิมพ์บทความ 1578)

Dan เข้าร่วม MakeUseOf ในปี 2014 และดำรงตำแหน่ง Partnerships Director ตั้งแต่เดือนกรกฎาคม 2020 โปรดติดต่อเขาเพื่อสอบถามเกี่ยวกับเนื้อหาที่ได้รับการสนับสนุน ข้อตกลงพันธมิตร โปรโมชั่น และรูปแบบอื่นๆ ของการเป็นหุ้นส่วน คุณสามารถพบเขาได้ที่งาน CES ในลาสเวกัสทุกปี และทักทายเขาถ้าคุณจะไป ก่อนที่จะมีอาชีพเขียน เขาเป็นที่ปรึกษาทางการเงิน

เพิ่มเติมจากแดน ไพรซ์

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก