8 วิธีที่น่าแปลกใจที่คุณสามารถนำเข้าข้อมูลไปยัง Microsoft Word

8 วิธีที่น่าแปลกใจที่คุณสามารถนำเข้าข้อมูลไปยัง Microsoft Word

Microsoft Word เป็นโปรแกรมมาตรฐานโดยพฤตินัยสำหรับเอกสาร Microsoft Office ตั้งแต่เอกสารวิจัยไปจนถึง รายงานอย่างมืออาชีพ . แต่บางครั้งคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องอ้างอิง อาจเป็นใน Microsoft Excel อาจเป็น PDF อาจเป็นเอกสาร Word อื่น การรู้วิธีนำเข้าข้อมูลนั้นสามารถประหยัดเวลาได้มาก





ในบทความนี้ เราจะครอบคลุมถึงแปดวิธีในการนำเข้าข้อมูลไปยังเอกสาร Microsoft Word ของคุณ บางอย่างจะมีประโยชน์สำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นรายงาน อื่น ๆ จะดีสำหรับแบบฟอร์มจดหมายและโครงการที่คล้ายคลึงกัน และอื่น ๆ จะช่วยประหยัดเวลาในบางสถานการณ์เมื่อคุณต้องการบางสิ่งบางอย่าง ไม่ธรรมดา .





วิธีทำให้พื้นหลังของรูปภาพโปร่งใส

เนื่องจาก Microsoft Excel เป็นทรัพยากรที่หลากหลายที่สุดในการนำเข้าข้อมูล เราจึงจะเริ่มต้นจากที่นั่น





นำเข้าตารางจาก Microsoft Excel

การจัดรูปแบบตารางใน Microsoft Word แย่มาก นั่นเป็นเหตุผลที่ Microsoft Excel มีอยู่ใช่มั้ย? โชคดีที่ Microsoft มองการณ์ไกลที่จะให้คุณรวมตารางจาก Excel ลงในเอกสาร Word ของคุณได้โดยตรง คุณจึงสามารถจัดรูปแบบทั้งหมดใน Excel ได้ ซึ่งจะง่ายกว่ามาก

ในการเริ่มต้น เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอกใน Microsoft Excel กด แก้ไข > คัดลอก และกลับไปที่ Microsoft Word



ไปที่ แก้ไข > วางแบบพิเศษ... (หรือคลิกขวาแล้วเลือก แปะพิเศษ... ) และเลือก วางลิงก์ ในแถบด้านข้างด้านซ้าย ใน เนื่องจาก... เมนู เลือก วัตถุแผ่นงาน Microsoft Excel แล้วกด ตกลง .

ตอนนี้คุณจะเห็นเซลล์ที่คุณเลือกในเอกสาร Microsoft Word และเพราะคุณเลือก วางลิงก์ แทน แปะ เซลล์เหล่านั้นจะอัปเดตทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีต Microsoft Excel





หากคุณเลือก แปะ แทน วางลิงก์ เซลล์ของคุณจะไม่อัปเดตเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีต มีข้อได้เปรียบในการทำงานไม่ว่าจะมีแผ่นงาน Excel อยู่หรือไม่ ดังนั้น หากคุณไม่ต้องการการอัปเดต — หากคุณกำลังพิมพ์ หรือคุณจะส่งอีเมลไฟล์ให้บุคคลอื่นและจำเป็นต้องแสดงข้อมูลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการใช้ แปะ .

นำเข้าเซลล์เดียวจาก Microsoft Excel

คุณยังสามารถใช้วิธีเดียวกับด้านบนสำหรับแต่ละเซลล์:





ในกรณีนี้แทนที่จะเลือก วัตถุแผ่นงาน Microsoft Excel , ฉันเลือก ข้อความที่ไม่ได้จัดรูปแบบ ; นี่คือเหตุผลที่ตัวเลขมาในรูปแบบเดียวกับส่วนที่เหลือของเอกสาร Microsoft Word มันยังคงอัปเดตในลักษณะเดียวกัน แต่คุณไม่จำเป็นต้องจัดการกับการพยายามทำให้กล่องข้อความอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง

คุณสามารถใช้กลยุทธ์เดียวกันนี้กับทั้งตาราง ถ้าคุณต้องการให้การจัดรูปแบบสอดคล้องกับเอกสาร Word ของคุณด้วย หากไม่ได้ผล หรือคุณต้องการพฤติกรรมที่ซับซ้อนกว่านี้จากเซลล์เดียว คุณสามารถลองใช้ Visual Basic เพื่อรวมข้อมูล Excel ลงในเอกสาร Word ของคุณได้

นำเข้ากราฟหรือแผนภูมิจาก Microsoft Excel

เช่นเดียวกับการนำเข้าตาราง การนำเข้ากราฟหรือแผนภูมิจาก Microsoft Excel ไปยัง Word จะสะดวกมาก เพื่อให้อัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีต Excel ซึ่งอาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องสร้างรายงานปกติที่มีกราฟ โชคดีที่ Microsoft ทำให้กระบวนการนี้ง่ายมาก เพียงแค่คัดลอกและวางกราฟจาก Microsoft Excel ลงใน Word

คุณยังสามารถคลิกและลากกราฟจาก Microsoft Excel ไปยัง Word เพื่อฝังลงในไฟล์ได้ ไม่ว่าคุณจะไปที่ใด แผนภูมิจะอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนแปลงสเปรดชีตต้นฉบับ

จดหมายเวียนจาก Microsoft Excel

จดหมายเวียนช่วยให้คุณสร้างตัวอักษร ป้ายชื่อ ซองจดหมาย หรืออะไรก็ได้ใน Microsoft Word จำนวนมากโดยใช้ข้อมูลจาก Excel บทความของแบรดเรื่อง วิธีจดหมายเวียนด้วย Microsoft Excel และ Word ครอบคลุมหัวข้อโดยละเอียดมากกว่าที่ฉันเคยทำได้ แต่เวอร์ชันสั้นคือคุณจะใช้ เครื่องมือ > Mail Merge Manager เพื่อเลือกแหล่งข้อมูลของคุณและสร้างเทมเพลตใน Microsoft Word

หากคุณใช้ Microsoft Office เวอร์ชันเก่า บทแนะนำเกี่ยวกับจดหมายเวียนโดยใช้ Office 2007 อาจใช้งานได้ และคุณยังสามารถใช้ จดหมายเวียนสำหรับการส่งอีเมลจำนวนมากใน Outlook . อาจใช้เวลาสักครู่กว่าจะคุ้นเคยกับการใช้จดหมายเวียน แต่เมื่อได้รับแล้ว มันจะเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากที่สุดในคลังแสง Office ของคุณ

การนำเข้าไฟล์ PDF

คำเตือนสั้นๆ: เมื่อคุณนำเข้า PDF ไปยัง Microsoft Word โดยทั่วไปแล้วจะเป็นไฟล์รูปภาพ ไม่ใช่ข้อความ หากคุณต้องการเลือกหรือแก้ไขข้อความ คุณจะต้องคัดลอกและวางจากไฟล์ PDF อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการเพียงแค่ฝัง PDF ในเอกสาร Microsoft Word ของคุณ ให้กด แทรก > วัตถุ จากนั้นเลือก จากไฟล์... และเลือก PDF ของคุณ

คุณจะลงเอยด้วย PDF ที่ฝังดังนี้:

ไม่เหมาะสำหรับ PDF แบบข้อความ แต่ถ้ามีรูปภาพอยู่ในไฟล์ ก็จะง่ายกว่าการคัดลอกและวางหรือค้นหาวิธีเปลี่ยน PDF เป็นไฟล์รูปภาพเพื่อแทรกลงในเอกสาร Microsoft Word

นำเข้าข้อความจากเอกสาร Word อื่นโดยอัตโนมัติ

หากคุณต้องการพิมพ์สิ่งเดียวกันเป็นประจำ คุณอาจประหยัดเวลาได้โดยใส่ลงในเอกสาร Microsoft Word และอ้างอิงจากเอกสารอื่น

สมมติว่าคุณมีจดหมายแบบฟอร์มจำนวนมากที่คุณต้องส่งซึ่งทั้งหมดต้องมีชื่อของคุณและบริษัทที่คุณทำงานด้วย แต่นายจ้างของคุณมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เป็นประจำ คุณไม่ต้องการเปลี่ยนแปลงจดหมายทุกฉบับเมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับสัญญาใหม่ คุณจึงสามารถเก็บการลงชื่อออกจากเอกสารไว้ในเอกสารฉบับเดียวและให้ฉบับอื่นๆ อัปเดตทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลง

การดูตัวอย่างจะช่วยให้ชัดเจนยิ่งขึ้น นี่คือเอกสาร 'ข้อความที่อัปเดตได้' ที่ฉันบันทึกไว้:

ฉันต้องการรวมสิ่งเหล่านี้ — การลงชื่อออก ข้อมูลการติดต่อ และใบเสนอราคา — ในแต่ละจดหมาย ในการทำเช่นนี้ ฉันจะสร้างบุ๊กมาร์กแต่ละรายการ ในการสร้างบุ๊กมาร์ก ให้ไฮไลต์ข้อความที่คุณต้องการลิงก์ในเอกสารอื่น จากนั้นคลิก แทรก > คั่นหน้า .

พิมพ์ชื่อบุ๊กมาร์กแล้วคลิก เพิ่ม .

ตอนนี้ ให้บันทึกไฟล์และจดบันทึกเส้นทางแบบเต็มไปยังตำแหน่งที่บันทึก หากต้องการแทรกข้อความที่บันทึกไว้ ให้ไปที่เอกสาร Microsoft Word อื่นแล้วกด แทรก > ฟิลด์ . เลือก รวมข้อความ จาก ชื่อสนาม เมนู.

ตอนนี้ ในกล่องข้อความด้านล่างเมนู ให้พิมพ์ 'INCLUDETEXT '[path to the file]' [ชื่อบุ๊กมาร์ก]' เมื่อฉันพิมพ์มันดูเหมือนว่า:

รวม 'Macintosh HD: ผู้ใช้:dralbright:Documents:updateable-text.docx' signoff

(หากคุณใช้ Windows คุณจะต้องใช้สัญกรณ์มาตรฐานสำหรับพาธซึ่งขึ้นต้นด้วย 'C:\' โปรดทราบว่าคุณต้องใส่แบ็กสแลชสองอันระหว่างแต่ละส่วนแทนหนึ่งส่วน) ตอนนี้ ให้กด ตกลง แล้วคุณจะเห็นข้อความแทรกอยู่ในเอกสารของคุณ

node.js javascript ฝั่งเซิร์ฟเวอร์คืออะไร

บางครั้งคุณจะพิมพ์ผิด และคุณจะได้รับข้อผิดพลาดเช่นนี้

หากต้องการแก้ไข ให้คลิกขวาที่ใดก็ได้บนข้อผิดพลาดแล้วเลือก สลับรหัสฟิลด์ — สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเห็นและแก้ไขรหัสจากภายในเอกสาร คุณสามารถใช้สิ่งนี้กับฟิลด์ที่ทำงานได้อย่างถูกต้องหากคุณต้องการเปลี่ยนแปลง

จากที่นี่ คุณจะแก้ไขตามต้องการได้ ในตัวอย่างนี้ มีเครื่องหมายเท่ากับพิเศษที่จุดเริ่มต้นของโค้ด

หลังจากลบเครื่องหมายเท่ากับ ฟิลด์จะทำงานอย่างถูกต้อง

หากต้องการเปลี่ยนแปลงเอกสารทั้งหมดที่คุณเชื่อมโยงกับบุ๊กมาร์ก ให้กลับไปที่ไฟล์ข้อความทั่วไป และทำการเปลี่ยนแปลง ที่นี่ ฉันได้แทนที่คำพูดของ Groucho Marx ด้วยประโยคจาก Oscar Wilde

ในเอกสารอื่นๆ ของคุณ ให้คลิกขวาที่ช่องที่อัปเดตแล้วเลือก อัพเดทสนาม .

และเมื่อมีแล้ว ฟิลด์จะอัปเดตด้วยข้อมูลใหม่

นี้อาจดูเหมือนเป็นงานมาก แต่ถ้าคุณต้องพิมพ์สิ่งเดียวกันเป็นประจำ จะช่วยประหยัดเวลาได้มากในระยะยาว ต้องใช้เวลาในการตั้งค่าในส่วนหน้า แต่คุณจะเห็นความสะดวกของระบบนี้ทันที อย่าลืมตรวจสอบการทำงานอัตโนมัติของ Office ที่มีประโยชน์อื่นๆ ด้วย IFTTT เพื่อประหยัดเวลาด้วย

นำเข้าข้อความจากไฟล์ข้อความหรือเอกสาร Microsoft Word

หากคุณต้องการรับข้อความจากไฟล์ข้อความหรือเอกสาร Word แต่ไม่ต้องการเปิด ให้เลือกทุกอย่าง คัดลอก กลับไปที่เอกสารของคุณ และวาง (อาจใช้เวลานานหากคุณมี หน้าข้อความ) คุณสามารถนำเข้าได้โดยตรง แค่ตี แทรก > ไฟล์ แล้วเลือกไฟล์ข้อความหรือเอกสาร Word ที่คุณต้องการนำเข้าข้อความ

หลังจากที่คุณเลือกไฟล์แล้ว (คุณอาจต้องเปลี่ยนไฟล์ เปิดใช้งาน เลื่อนลงไปที่ เอกสารที่อ่านได้ทั้งหมด ) คุณจะเห็นข้อความเต็มในเอกสาร Microsoft Word

นำเข้าข้อความจากหน้าเว็บ

หากคุณต้องการเก็บสำเนาของหน้าเว็บที่อัปเดตในเอกสาร Microsoft Word คุณก็สามารถทำได้เช่นกัน! สมมติว่าฉันต้องการไฟล์ข้อความออนไลน์ที่มี เรื่องของสองเมือง ในเอกสารของฉัน ฉันจะใช้ฟิลด์ INCLUDETEXT เดียวกัน แต่แทนที่จะใช้พาธในเครื่อง ฉันจะใช้ URL:

การอัปเดตฟิลด์จะนำหนังสือทั้งเล่มมาไว้ในเอกสารของฉัน

คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุดด้วยเว็บไซต์ที่มีข้อความจำนวนมาก คุณสามารถดูว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อฉันพยายามใช้ INCLUDETEXT เพื่อนำเข้าหน้าแรกของ MakeUseof:

หากคุณต้องการนำเข้าข้อความที่อัปเดตจากเว็บไซต์ลงในเอกสารของคุณ วิธีนี้คุ้มค่าที่จะลองเล่นดู คุณอาจต้องทดลองสักหน่อย แต่อาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก

ทำอะไร คุณ นำเข้า Microsoft Word?

เราได้ครอบคลุมถึงแปดสิ่งที่แตกต่างกันที่คุณสามารถนำเข้าได้ ลงใน Microsoft Word ที่นี่ — แต่อาจมีตัวเลือกมากกว่านี้ คุณนำเข้าอะไรใน Microsoft Word? แบ่งปันสิ่งที่มีประโยชน์มากที่สุดที่คุณสามารถนำเข้าได้ เพื่อให้เราทุกคนสามารถช่วยเหลือซึ่งกันและกันโดยประหยัดเวลาด้วยการเป็นผู้เชี่ยวชาญ Word !

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 5 เคล็ดลับในการเพิ่มพลังให้เครื่อง VirtualBox Linux ของคุณ

เบื่อกับประสิทธิภาพที่ย่ำแย่ของเวอร์ชวลแมชชีนหรือไม่? นี่คือสิ่งที่คุณควรทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ VirtualBox ของคุณ

อ่านต่อไป
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • ผลผลิต
  • Microsoft Word
  • เคล็ดลับ Microsoft Office
เกี่ยวกับผู้เขียน แล้วออลไบรท์(506 บทความที่ตีพิมพ์)

Dann เป็นที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์เนื้อหาและการตลาดที่ช่วยให้บริษัทต่างๆ สร้างความต้องการและโอกาสในการขาย เขายังบล็อกเกี่ยวกับกลยุทธ์และการตลาดเนื้อหาที่ dannalbright.com

เพิ่มเติมจาก Dann Albright

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก