วิธีขอโทษและกล่าวขอโทษในอีเมล: วิธีที่เป็นมืออาชีพ

ทุกคนทำผิดพลาดในบางครั้ง พยายามอย่างที่เราทำได้ ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ เมื่อคุณทำผิดที่ทำร้ายคนอื่น เป็นการเหมาะสมที่จะขอโทษ

แม้ว่าคุณจะต้องขอโทษต่อหน้าบ่อยครั้ง แต่บางครั้งคุณอาจต้องการหรือต้องบอกว่าคุณขอโทษทางอีเมล มาดูวิธีการขอโทษอย่างมืออาชีพในอีเมลเพื่อช่วยให้คุณรับมือกับสถานการณ์นี้ให้ดีที่สุด

---

---

ส่วนประกอบสามประการของอีเมลขอโทษที่เหมาะสม

เครดิตรูปภาพ: sandphin / Flickr

แม้ว่าจะไม่มีรูปแบบสากล แต่มาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปสำหรับการขอโทษประกอบด้วยสามส่วน:

1. รับทราบ ว่าคุณทำอะไรผิด
2. รู้สึกผิด เพื่อการกระทำและความเป็นอยู่ของคุณ ความเห็นอกเห็นใจ เพื่อทำความเข้าใจว่าพวกเขาทำร้ายคนอื่นอย่างไร
3. การชดใช้ค่าเสียหาย ที่คุณทำให้สถานการณ์ถูกต้อง

เราจะพิจารณาแต่ละองค์ประกอบทั้งสามนี้ในขณะที่เราอธิบายวิธีการกล่าวขอโทษในอีเมล

วิธีเปิดอีเมลขอโทษ

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างคำขอโทษที่แท้จริง คุณต้องพูดกับคนที่คุณเขียนถึง สิ่งนี้จะแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับบุคคลนั้น

สมมติว่าคุณทำผิดพลาดในสถานการณ์ที่เป็นมืออาชีพ และคุณจำเป็นต้องส่งอีเมลขอโทษไปยังเจ้านายของคุณ ตัวอย่างเช่น เราจะบอกว่าคุณทำงานที่สำคัญไม่เสร็จตรงเวลา ซึ่งทำให้โครงการของคนอื่นล่าช้า

---

---

ที่เกี่ยวข้อง: หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้เพื่อการสื่อสารทางอีเมลและข้อความที่ดีขึ้น

ในกรณีนี้ คำทักทายที่เหมาะสมคือ 'Dear [Name]' หากคุณขอโทษเพื่อน คำว่า 'สวัสดี [ชื่อ]' หรือ 'สวัสดี [ชื่อ]' จะเหมาะกว่า

---

---

อย่าลืมหัวเรื่องของอีเมลขอโทษด้วย หลังจากที่คุณทำผิดต่อใครบางคน พวกเขาอาจไม่ยินดีที่เห็นอีเมลจากคุณมาถึง

การใส่บางสิ่งเช่น 'โปรดยอมรับคำขอโทษของฉัน' หรือ 'ฉันขอโทษอย่างจริงใจ' ในหัวเรื่องเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นว่าข้อความของคุณมีไว้เพื่ออะไร อย่าพยายามใช้คำย่อของอีเมล ทำให้มันตรงไปตรงมาเพื่อให้พวกเขารู้ว่าข้อความของคุณมีอะไรบ้าง

ยอมรับความผิดพลาดของคุณ

เครดิตภาพ: stevanovicigor/ ฝากรูปถ่าย

เมื่อคุณทำพิธีเปิดเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาสำหรับส่วนสำคัญของคำขอโทษ ที่นี่คุณต้องระบุปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน เป็นเจ้าของสิ่งที่คุณทำ อย่าพยายามเบี่ยงเบนความผิดของคนอื่นหรือหาข้อแก้ตัวในสิ่งที่เกิดขึ้น

นี่คือตัวอย่างของ สิ่งที่ไม่ควรทำ ในอีเมลขอโทษของคุณ:

แม้ว่าฉันจะรู้ว่าฉันพลาดกำหนดเวลาที่สำคัญ แต่ก็ไม่ใช่ความผิดของฉันจริงๆ ฉันกำลังทำงานกับพอลในโครงการนี้ และเขาเสียเวลามากเกินไปกับการถามคำถามที่ไม่เกี่ยวข้องมากมายกับฉัน คอมพิวเตอร์ของฉันก็ค้างตลอดทั้งสัปดาห์และฝ่ายไอทีก็ยังดูไม่ได้ ทั้งหมดนี้ไม่ใช่เพราะฉัน

อุณหภูมิของซีพียูร้อนเกินไปหรือไม่?

แม้ว่าที่กล่าวมาทั้งหมดจะเป็นเรื่องจริง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเป็นการขอโทษที่ดี ส่วนนี้ต้องรับทราบความรับผิดชอบของคุณในความผิดพลาด

สิ่งนี้ดีกว่ามาก:

ฉันรู้ว่าฉันพลาดกำหนดเวลาที่สำคัญ โครงการนี้มีความสำคัญต่อแผนกของเรามาก และคุณไว้วางใจให้ฉันทำให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด ฉันรู้ว่าความล้มเหลวในการดำเนินการตามกำหนดเวลาทำให้โครงการเสร็จสิ้นล่าช้า สิ่งนี้สะท้อนให้เห็นว่าทีมของเราไม่ดี และฉันขอโทษสำหรับสิ่งนั้น

ที่นี่คุณได้อธิบายอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณทำผิด โดยไม่พยายามมองข้ามหรือเบี่ยงเบนความสนใจ นี่เป็นส่วนหนึ่งของการขอโทษที่มักจะพลาดไปในวันนี้

แสดงความสำนึกผิดในสิ่งที่คุณทำ

เมื่อคุณได้ระบุข้อผิดพลาดของคุณอย่างชัดเจนแล้ว คุณต้องแสดงความเสียใจกับสิ่งที่เกิดขึ้น จำไว้ว่าสิ่งที่คุณทำอย่างน้อยที่สุด ทำให้เกิดความเจ็บปวด ความคับข้องใจ และอารมณ์ด้านลบอื่นๆ แก่อีกฝ่าย ในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ อาจทำให้พวกเขาเสียเวลา เสียเงิน หรือมีปัญหากับหัวหน้างาน

ทำให้ชัดเจนว่าคุณรู้สึกสำนึกผิดเกี่ยวกับสถานการณ์ พยายามทำตัวให้เข้ากับพวกเขาและเข้าใจว่าการกระทำของคุณทำให้พวกเขารู้สึกอย่างไร อย่าเสนอคำอธิบายสำหรับพฤติกรรมของคุณที่นี่ หรือพูดว่าคุณ 'ขอโทษที่พวกเขารู้สึกแบบนั้น' เกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำ

จุดประสงค์ของการขอโทษคือการซ่อมแซมความสัมพันธ์ที่แตกหัก ไม่ใช่เพื่อพิสูจน์ว่าคุณพูดถูกมาตลอด

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีการใส่กรอบคำขอโทษในส่วนนี้:

ฉันต้องการขอโทษจากใจจริงที่ไม่ได้ปฏิบัติตามภาระผูกพันและทำงานที่คุณมอบหมายให้ฉันตรงเวลา ไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับความล้มเหลวนี้ ฉันไม่ชอบที่จะรู้ว่าฉันทำให้ทีมผิดหวัง และรู้สึกแย่ที่สิ่งนี้ทำให้คุณลำบากใจเมื่อต้องพบกับลูกค้า

การแสดงความเห็นอกเห็นใจทำให้คำขอโทษของคุณเป็นจริง ช่วยให้คุณลืมมุมมองของคุณไปชั่วขณะและมองดูสิ่งที่คนอื่นกำลังเผชิญอยู่

วิธีดูโทรทัศน์บนคอมพิวเตอร์ของฉัน

ทำผิดพลาดให้ถูกต้อง

คำพูดมีความสำคัญ แต่การกระทำมีน้ำหนักมากกว่า เพื่อแสดงว่าคุณหมายความตามที่พูด สิ่งสำคัญคือต้องชดใช้ การดำเนินการจะทำให้สถานการณ์ถูกต้อง (ถ้าเป็นไปได้) หรือแสดงให้เห็นว่าคุณจะพยายามอย่างเต็มที่ที่จะไม่ทำผิดพลาดแบบเดิมอีก

ต่อด้วยตัวอย่างการไม่ครบกำหนดส่ง บางสิ่งเช่นนี้อาจใช้เป็นส่วนหนึ่งของการชดใช้ค่าเสียหายของอีเมลขอโทษ:

ในอนาคต ฉันจะพูดคุยกับคุณล่วงหน้าอย่างดีเพื่อหลีกเลี่ยงการพลาดกำหนดเวลา หากกังวลว่าจะไม่สามารถทำงานให้เสร็จตามเวลาที่กำหนดได้ ฉันจะตระหนักให้มากขึ้นว่าโครงการสำคัญๆ ต่างๆ ต้องใช้เวลาเท่าไร และยินดีที่จะใช้เวลาเพิ่มนอกสำนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะเสร็จลุล่วง สิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก

ในบางสถานการณ์ คุณอาจไม่รู้ว่าจะเสนออะไรเพื่อชดเชยพฤติกรรมของคุณ หากเป็นกรณีนี้ คุณสามารถถามว่า 'ฉันจะทำอย่างไรเพื่อให้สิ่งนี้ถูกต้อง'

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการแสดงว่าคุณจะดำเนินการต่างไปจากเดิมอย่างไรในอนาคตเพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาเดิมเกิดขึ้นอีก

วิธีปิดอีเมลขอโทษ

ตอนนี้คุณเพียงแค่ต้องปิดข้อความ สิ่งนี้ค่อนข้างง่าย แต่ให้แน่ใจว่าคุณรักษาน้ำเสียงที่เหมาะสม คุณควรขอบคุณผู้รับที่อ่านข้อความขอโทษของคุณและขอให้พวกเขาหายดี

อ่านเพิ่มเติม: วิธีที่ดีที่สุดในการสิ้นสุดอีเมลอย่างมืออาชีพ

อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะเชิญพวกเขามาพูดคุยถึงสิ่งที่คุณพูดต่อไป นี่แสดงว่าคุณจริงใจและเปิดรับบทสนทนาเพิ่มเติม

นี่เป็นวิธีหนึ่งในการปิดอีเมลขอโทษจากมืออาชีพของคุณ:

ขอบคุณสำหรับการอ่านนี้ หากมีสิ่งใดที่คุณต้องการพูดคุยเพิ่มเติม โปรดติดต่อฉันเพื่อให้เราสามารถดำเนินการได้

ขอแสดงความนับถือ [ชื่อของคุณ]

วิธีดูว่าใครสมัครเป็นสมาชิกคุณ

หากคุณไม่ต้องการใช้ 'ขอแสดงความนับถือ' การปิดอย่างเป็นทางการอื่นๆ เช่น 'ขอแสดงความนับถือ' ก็ใช้ได้เช่นกัน คุณไม่จำเป็นต้องพูดว่า 'ขอโทษ' หรืออะไรทำนองนั้น เนื่องจากคุณใช้อีเมลทั้งหมดเพื่อขอโทษอย่างเหมาะสม

อีเมลเป็นสื่อที่เหมาะสมสำหรับการขอโทษหรือไม่?

เราได้อธิบายวิธีการขอโทษอย่างมืออาชีพในอีเมลแล้ว แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนข้อความ คุณควรพิจารณาว่าอีเมลเป็นสื่อกลางที่เหมาะสมสำหรับคำขอโทษหรือไม่

อีเมลมีประโยชน์อย่างแน่นอนเมื่อพูดถึงการขอโทษ เนื่องจากไม่มีเวลาจำกัด คุณจึงสามารถเขียนความคิดได้ชัดเจนและตรงไปตรงมา หากมีการขอโทษอย่างรวดเร็ว การส่งอีเมลจะช่วยให้คุณสามารถติดต่อพวกเขาได้ในเวลาอันสั้น หากไม่มีตัวเลือกการพบปะด้วยตนเอง และไม่เหมือนการขอโทษต่อหน้า คุณไม่จำเป็นต้องโต้ตอบและโต้ตอบกับสิ่งที่อีกฝ่ายพูดทันที

แต่ก็ไม่ใช่ทั้งหมดที่ดี อีเมลมีความเป็นส่วนตัวน้อยกว่าการขอโทษต่อหน้า (หรือทางโทรศัพท์) ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของบริษัทของคุณ การส่งอีเมลอาจดูเหมือนขี้ขลาดหากการปรากฏตัวต่อหน้าเป็นไปได้ อย่าซ่อนตัวอยู่หลังหน้าจอเมื่อคุณต้องการขอโทษในบางสิ่ง

อีเมลขอโทษเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด

การขอโทษอย่างเหมาะสมเป็นทักษะชีวิตที่มีค่า ไม่ใช่ทุกคนที่รู้ว่าต้องทำอย่างไร และการขอโทษที่ไม่ดีอาจทำให้อีกฝ่ายรู้สึกหงุดหงิดยิ่งกว่าเดิม ใช้คำแนะนำพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการกล่าวขอโทษในอีเมล แล้วคุณจะพบกับความสัมพันธ์ที่ได้รับการซ่อมแซม

จำไว้ว่าเป้าหมายสูงสุดของการขอโทษคือการสร้างความไว้วางใจที่พังทลายขึ้นใหม่ คุณทำอะไรผิดพลาด และสามขั้นตอนหลักข้างต้นคือวิธีที่คุณเป็นเจ้าของและแก้ไข อย่าขอโทษเกี่ยวกับตัวคุณ

เครดิตภาพ: nito/ Shutterstock

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 5 วิธีในการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพที่ช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม

เป็นทักษะที่จะรู้วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพที่ช่วยประหยัดเวลาและได้รับการตอบกลับ ให้เทมเพลตอีเมลเหล่านี้ช่วยคุณได้

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• ผลผลิต
• เคล็ดลับการเขียน
• เคล็ดลับอีเมล
• มารยาทออนไลน์
• งานทางไกล
• เครือข่ายมืออาชีพ

เกี่ยวกับผู้เขียน Ben Stegner(เผยแพร่บทความ 1735 บทความ)

เบ็นเป็นรองบรรณาธิการและผู้จัดการการเริ่มต้นใช้งานที่ MakeUseOf เขาลาออกจากงานไอทีเพื่อเขียนงานเต็มเวลาในปี 2559 และไม่เคยหันหลังกลับ เขาสอนเกี่ยวกับเทคโนโลยี คำแนะนำวิดีโอเกม และอื่นๆ ในฐานะนักเขียนมืออาชีพมากว่าเจ็ดปี

เพิ่มเติมจาก Ben Stegner

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก