Google เอกสารคืออะไร? วิธีใช้งานอย่างมืออาชีพ

Google เอกสารคืออะไร? วิธีใช้งานอย่างมืออาชีพ

Google เอกสารเป็นส่วนประกอบโปรแกรมประมวลผลคำของชุดสำนักงานออนไลน์ของ Google เป็นทางเลือกฟรีสำหรับ Microsoft Word นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติมากกว่าที่คุณคิด





ในบทความนี้ เราจะตอบคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Google เอกสาร



Google เอกสารคืออะไร?

Google Docs คือโปรแกรมประมวลผลคำที่ทำงานบนเบราว์เซอร์ของ Google คุณสามารถสร้าง แก้ไข และแบ่งปันเอกสารออนไลน์และเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต มีแม้กระทั่งแอพมือถือสำหรับ Android และ iOS





สิ่งที่ทำให้ Google Docs แตกต่างจากคู่แข่งหลักของเดสก์ท็อปอย่าง Microsoft Word คือคุณลักษณะการทำงานร่วมกัน Google Docs เป็นหนึ่งในโปรแกรมประมวลผลคำแรกที่นำเสนอการแก้ไขเอกสารออนไลน์ที่ใช้ร่วมกัน

Google ทำให้การแชร์เอกสารข้ามแพลตฟอร์มเป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์จากหน้าต่างเบราว์เซอร์ ผู้ทำงานร่วมกันไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Google เพื่อดูหรือแก้ไขเอกสาร Google ที่คุณแชร์ด้วย



นอกจากนี้, ส่วนเสริมของ Google เอกสาร ให้คุณขยายการทำงานและเพิ่มคุณสมบัติที่ขาดหายไป

วิธีใช้ Google เอกสาร

คุณสามารถใช้ Google เอกสารได้เหมือนกับที่คุณใช้เอกสาร Word สร้างเอกสารใหม่ ใช้เทมเพลต Google เอกสาร แชร์เอกสารกับทีมของคุณและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เราจะแสดงข้อมูลพื้นฐานให้คุณเห็นที่นี่



วิธีสร้าง Google Doc

หากต้องการสร้าง Google Doc ใหม่ ให้ไปที่ docs.google.com และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ของคุณ เมื่อคุณอยู่ในหน้าเริ่มต้นของ Google เอกสาร คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่เปล่าหรือเลือกเทมเพลต

คุณสามารถไปที่ ไฟล์ > ใหม่ > เอกสาร หรือ ไฟล์ > ใหม่ > จากแม่แบบ เพื่อทำเช่นเดียวกันจากภายใน Google เอกสารที่มีอยู่



จากเมนูไฟล์ คุณยังสามารถ เปลี่ยนเอกสารหลายๆ ด้าน รวมทั้งการวางแนวหน้า .

วิธีบันทึก Google Doc

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรมสำนักงานออนไลน์ของ Google คุณจะไม่ต้องจดจำว่าต้องบันทึกเอกสาร เนื่องจาก Google จะบันทึกลงใน Google ไดรฟ์ของคุณโดยอัตโนมัติ ดังนั้น คุณจะไม่พบปุ่มบันทึก

ที่กล่าวว่าจาก ไฟล์ เมนูคุณสามารถ ทำสำเนา , อีเมล , หรือ ดาวน์โหลด Google เอกสารของคุณ

วิธีดาวน์โหลด Google เอกสาร

Google จัดเก็บเอกสารของคุณบน Google Drive หากต้องการดาวน์โหลด Google Doc ลงในคอมพิวเตอร์แทน ให้ไปที่ ไฟล์ > ดาวน์โหลด และเลือกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการ

วิธีส่งอีเมล Google Doc

หากคุณต้องการดาวน์โหลดเอกสารเพราะต้องการส่งอีเมล คุณสามารถทำได้โดยตรงจากเอกสาร ไปที่ ไฟล์ > อีเมล > ส่งอีเมลไฟล์นี้ / ส่งอีเมลถึงผู้ทำงานร่วมกัน เลือกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการแนบ และกรอกรายละเอียดอีเมลมาตรฐาน

วิธีแชร์ Google Doc

อย่างไรก็ตาม แทนที่จะส่งอีเมลเอกสาร เราขอแนะนำให้แชร์เอกสาร นั่นเป็นเพราะการแชร์ทำให้ทุกคนสามารถดูและทำงานในเอกสารเวอร์ชันเดียวกันได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะหลีกเลี่ยงการสร้างสำเนาที่ขัดแย้งกันหรือทำซ้ำงานของคุณ ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ผู้รับไม่ ไม่ ต้องมีบัญชี Google เพื่อดูหรือแก้ไขเอกสาร

หากต้องการแชร์ Google Doc จากภายในเอกสาร ให้คลิก แบ่งปัน ปุ่มที่ด้านบนขวา ตอนนี้คุณมีหลายทางเลือก:

คุณสามารถป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้รับที่ต้องการ โปรดทราบว่าระดับการเข้าถึงเริ่มต้นด้วยวิธีนี้คือ บรรณาธิการ . คลิกไอคอนปากกาทางด้านขวาเพื่อเปลี่ยนเป็น ผู้ชม หรือ ความคิดเห็น .

แทนที่จะแชร์เอกสารกับบุคคล คุณสามารถแชร์กับกลุ่มผ่านลิงก์ผ่านทาง รับลิงค์ เมนู. โดยค่าเริ่มต้น Google เอกสารส่วนตัวของคุณจะถูกแชร์กับ ใครก็ได้ .

หากบัญชี Google ของคุณเป็นขององค์กร (ที่นี่: MakeUseOf.com) บัญชีนั้นจะถูกแชร์ภายในองค์กรนั้น คลิก เปลี่ยน หรือ ร่วมกับ... เพื่อปรับการตั้งค่าเหล่านั้นและให้สิทธิ์การเข้าถึงของผู้ดู ผู้แสดงความคิดเห็น หรือผู้แก้ไขลิงก์แก่ผู้ใช้

เสร็จแล้วคลิก คัดลอกลิงค์ ที่ด้านล่างขวา ลิงก์จะถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดของคุณ

ถ้าคุณต้องการ แบ่งปันสำเนา Google Doc . ของคุณ กับผู้ทำงานร่วมกันหลายคนเพราะคุณไม่ต้องการให้พวกเขาแก้ไขเอกสารต้นฉบับ คุณสามารถใช้สิ่งนี้ได้ ลอกเลียนแบบ เพื่อช่วยตัวเองทำงานบางอย่าง

วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสาร

เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสารของคุณบ่อยๆ หรือเมื่อคุณแบ่งปันกับผู้อื่น คุณจะต้องติดตามการเปลี่ยนแปลง

ประวัติเวอร์ชัน

โดเมนและช่วงของฟังก์ชันเครื่องคิดเลข

Google เอกสารดำเนินการโดยอัตโนมัติโดยการติดตามประวัติเวอร์ชันของเอกสารของคุณ ไปที่ ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ดูประวัติเวอร์ชัน เพื่อขยายเมนูที่แสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ Google ติดตามสำหรับเอกสารของคุณ

คุณจะเห็นว่ามีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด ใครเป็นคนทำ และพวกเขาทั้งหมดจะถูกเน้นในเอกสาร

คุณยังสามารถ ตั้งชื่อเวอร์ชันปัจจุบัน เพื่อย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงที่ทำในภายหลังได้อย่างง่ายดาย ไปที่ ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ตั้งชื่อเวอร์ชันปัจจุบัน ป้อนชื่อแล้วคลิก บันทึก .

หรือไปที่เมนูประวัติเวอร์ชันและคลิกที่วันที่หรือชื่อของเวอร์ชันเพื่อเปลี่ยนชื่อ ในเมนูประวัติเวอร์ชัน คุณสามารถเปิดใช้งานการตั้งค่าเป็น แสดงเฉพาะรุ่นที่มีชื่อ (ดูภาพหน้าจอด้านบน)

ประวัติเวอร์ชันเป็นรูปแบบพื้นฐานของการติดตามการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถกู้คืนเวอร์ชันของเอกสารได้โดยการเลือกและคลิก กู้คืนเวอร์ชันนี้ ปุ่ม. สิ่งที่คุณทำไม่ได้คือยอมรับหรือยกเลิกการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการในแต่ละเวอร์ชัน หากเป็นฟังก์ชันที่คุณต้องการ คุณต้องใช้คุณลักษณะอื่น: โหมด

โหมดแนะนำ

Google เอกสารรองรับโหมดต่างๆ สามโหมด: กำลังแก้ไข , แนะนำ , และ กำลังดู . การแก้ไขเป็นโหมดเริ่มต้น หากต้องการเปลี่ยนเป็นโหมดอื่น ให้ไปที่ ดู > โหมด หรือคลิกไอคอนปากกาที่ด้านขวาสุดของเมนูเครื่องมือ ในการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ ให้ใช้ แนะนำ .

เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงในโหมดการแนะนำ คุณจะเห็นความคิดเห็นที่ด้านขวาของเอกสารพร้อมตัวเลือกในการยอมรับหรือปฏิเสธคำแนะนำ คุณยังสามารถเขียนตอบกลับเพื่อหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง

การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำในโหมดนี้จะถูกติดตามทีละเวอร์ชันภายใต้เวอร์ชันเอกสารที่เกี่ยวข้องในประวัติเวอร์ชัน ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีตัวเลือกในการตรวจสอบและกู้คืนการเปลี่ยนแปลงที่ถูกปฏิเสธ แม้ว่าคุณจะต้องกู้คืนเวอร์ชันของเอกสารนั้น ซึ่งหมายความว่าการเปลี่ยนแปลงต่อไปนี้ทั้งหมดจะหายไป

เคล็ดลับ : ในการบังคับให้ผู้ทำงานร่วมกันของคุณใช้โหมดคำแนะนำ ให้ตั้งค่าการเข้าถึงของพวกเขาเป็น สามารถแสดงความคิดเห็น เมื่อแชร์เอกสาร

วิธีพิมพ์จาก Google เอกสาร

การพิมพ์จาก Google เอกสารทำงานเหมือนกับการพิมพ์เอกสารอื่นๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณ หากต้องการพิมพ์เอกสาร Google ให้เปิดเอกสารแล้วไปที่ ไฟล์ > พิมพ์ หรือกด Ctrl + P แป้นพิมพ์ลัดหรือคลิกไอคอนพิมพ์ในเมนูเครื่องมือ

การดำเนินการเหล่านี้แต่ละรายการจะเปิดเมนูการพิมพ์ของคุณ จากที่นี่ เลือกเครื่องพิมพ์และการตั้งค่าของคุณ แล้วพิมพ์ตามปกติ

วิธีแก้ไข Google เอกสารออฟไลน์

หากต้องการแก้ไข Google เอกสารแบบออฟไลน์ คุณต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขพื้นฐานบางประการ ขั้นแรก คุณต้องออนไลน์ในขณะที่ตั้งค่าการเข้าถึงแบบออฟไลน์ คุณต้องใช้ Google Chrome นอกโหมดไม่ระบุตัวตน ติดตั้งและเปิดใช้งาน Google Docs ออฟไลน์ ส่วนขยายของ Chrome และมีพื้นที่เก็บข้อมูลเพียงพอสำหรับบันทึกไฟล์ของคุณ

เมื่อเสร็จแล้วให้มุ่งหน้าไปที่ docs.google.com , คลิกเมนูแฮมเบอร์เกอร์ที่ด้านบนซ้าย ไปที่ การตั้งค่า และตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลื่อนถัดจาก ออฟไลน์ อยู่ใน บน ตำแหน่ง (ดูภาพหน้าจอด้านล่าง)

ตอนนี้ เอกสารทุกฉบับที่คุณเริ่มทำงานจะพร้อมใช้งานแบบออฟไลน์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ อย่างน้อยก็ชั่วคราว ไอคอนคลาวด์ถัดจากชื่อเอกสารระบุว่าเอกสารของคุณพร้อมใช้งานแบบออฟไลน์หรือไม่

เมื่อการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณลดลง คุณจะเห็นระบบคลาวด์ที่ขีดฆ่าและข้อความว่า 'ทำงานแบบออฟไลน์' การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำจะถูกซิงค์เมื่อคุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง

เมื่อเปิดใช้งานส่วนขยาย Google Docs Offline คุณสามารถตรวจสอบรายการเอกสารทั้งหมดของคุณภายใต้ docs.google.com แม้ในขณะออฟไลน์ เอกสารทั้งหมดที่ใช้งานได้แบบออฟไลน์อย่างถาวรจะมีไอคอนเครื่องหมายถูก คลิกเมนูสามจุดเพื่อควบคุม พร้อมใช้งานออฟไลน์ ตัวเลือก.

ส่วนขยาย Google Docs Offline จะแคชเอกสารทั้งหมดที่คุณเปิดไว้ด้วย หากคุณสูญเสียการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารที่ไม่สามารถใช้ออฟไลน์ได้อย่างชัดเจน

ของมือสองขายใกล้ฉัน

ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถทำให้เอกสารใช้งานแบบออฟไลน์ได้อย่างถาวร แม้ว่าคุณจะไม่ได้ออนไลน์ ในขณะเดียวกัน เอกสารเหล่านั้นที่ไม่ได้แคชและไม่พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์จะถูกปิดเสียง

ในการสำรองและซิงค์ไฟล์ Google เอกสารกับคอมพิวเตอร์หรือมือถือของคุณ คุณสามารถใช้ เครื่องมือสำรองและซิงค์ข้อมูลของ Google ไดรฟ์ .

Google Docs อยู่ภายใต้การควบคุมของคุณ

ตอนนี้คุณรู้พื้นฐานของการใช้ Google Docs แล้ว ต่อไปก็ถึงเวลาค้นพบ วิธีที่เรียบร้อยในการสร้างเอกสาร Google ที่สวยงาม . จากนั้นคุณสามารถไปยังการสำรวจคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับเอกสารทางธุรกิจและ พิมพ์ด้วยเสียงใน Google เอกสาร .

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล วิธีตรวจสอบจำนวนคำใน Google Docs

เรียนรู้วิธีดูจำนวนคำสำหรับทั้งเอกสารหรือข้อความที่เลือกใน Google เอกสาร

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • อินเทอร์เน็ต
  • ผลผลิต
  • Google Docs
  • เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
  • โปรแกรมประมวลผลคำ
  • คำถามที่พบบ่อย
  • ห้องชุดสำนักงาน
เกี่ยวกับผู้เขียน ทีน่า ซีเบอร์(ตีพิมพ์บทความ 831 บทความ)

ขณะสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาเอก Tina เริ่มเขียนเกี่ยวกับเทคโนโลยีเพื่อผู้บริโภคในปี 2549 และไม่เคยหยุดนิ่ง ตอนนี้ยังเป็นบรรณาธิการและ SEO อีกด้วย คุณสามารถหาเธอได้ที่ ทวิตเตอร์ หรือเดินป่าตามเส้นทางใกล้เคียง

เพิ่มเติมจาก Tina Sieber

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก