ใช้เคล็ดลับ 'ทำสำเนา' เมื่อแชร์เอกสาร Google Drive

การทำสำเนาเอกสารในบัญชี Google ไดรฟ์ของคุณเป็นเรื่องง่าย แต่ถ้าคุณต้องการให้ผู้ทำงานร่วมกันทำสำเนา Google Doc โดยอัตโนมัติเมื่อได้รับลิงก์สำหรับแชร์

วิธีแก้จอดำมรณะ

ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้ซึ่งใช้การปรับแต่งเล็กน้อยกับ URL ที่แชร์

---

---

ยูทิลิตี้ของการแฮ็ก Google Drive ที่เรียบร้อยนี้ไม่ชัดเจนนักจากชื่อ แต่ลองใช้ดูสักครั้งแล้วคุณจะเห็นประโยชน์ทันทีเมื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นบน Google ไดรฟ์

วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ในขณะที่ให้พื้นที่แก่ผู้อื่นในการแก้ไขสำเนาของเอกสารในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของตนเอง

มันจะช่วยให้พวกเขาเดินทางไป ไฟล์ > ทำสำเนา สั่งการและแชร์สำเนา Google Doc ตามปกติ นี่คือวิธีการทำงาน

แบ่งปันสำเนาของ Google เอกสารโดยอัตโนมัติ

กรณีทั่วไปคือ Google เอกสารที่ผู้ตอบแต่ละคนต้องกรอกเป็นรายบุคคล ผู้ทำงานร่วมกันสามารถป้อนรายละเอียดในสำเนาเอกสารของตนเองโดยไม่ทำให้ต้นฉบับเสียหาย

คุณจะไม่ต้องขอให้พวกเขาทำสำเนา เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้และระบบจะทำสำเนาให้โดยอัตโนมัติ

---

---

แฮ็คนี้ใช้ได้กับ Google เอกสาร, Google ชีต และ Google สไลด์

1. เปิดเอกสาร Google ไดรฟ์ที่คุณต้องการแชร์
2. คลิกที่สีน้ำเงิน แบ่งปัน ปุ่มที่ด้านบนขวาของเอกสาร
3. ใน แบ่งปันกับผู้คนและกลุ่ม กล่องโต้ตอบ คลิกที่ใดก็ได้บน รับลิงค์ กล่องตามที่ระบุโดยพรอมต์
4. หยิบลิงค์เอกสารด้วยการคลิกที่ คัดลอกลิงค์ . คุณสามารถส่งลิงก์นี้ให้ใครก็ได้ทางอีเมลหรือสื่ออื่นๆ จากนั้นจึงดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขเอกสารได้ คุณสามารถตั้งค่าการเข้าถึงได้โดยเลือกระหว่าง ผู้ชม , ความคิดเห็น , หรือ บรรณาธิการ ด้วยการคลิกที่ลูกศรชี้ลงเล็ก ๆ ทางด้านขวา
5. คัดลอกและวางลิงก์ที่แชร์ในอีเมล ตอนนี้ ให้ลบทุกอย่างหลังเครื่องหมายทับในลิงก์แล้วแทรก 'คัดลอก' แก้ไขส่วนเล็กๆ นี้ของทั้งลิงก์เท่านั้น หากคุณทำการแก้ไขอื่นๆ การแก้ไขนั้นจะแสดงเป็นหน้าข้อผิดพลาดสำหรับผู้รับของคุณ นี่คือลักษณะของลิงก์ใหม่ในขณะนี้:
6. ส่งอีเมลและงานของคุณเสร็จสิ้น เมื่อผู้รับคลิกลิงก์ ระบบจะนำผู้รับไปยังหน้าจอ Google ไดรฟ์เพื่อแจ้งให้ทำสำเนาเอกสารของคุณ

เมื่อพวกเขาคลิก ทำสำเนา สำเนาของเอกสารในเครื่องจะถูกบันทึกไว้ใน Google ไดรฟ์ นอกจากนี้ยังได้รับสำเนาโดยไม่มีความคิดเห็นหากมีในต้นฉบับ หากคุณต้องการส่งไฟล์พร้อมความคิดเห็น โปรดอ่านเคล็ดลับถัดไปด้านล่าง

---

---

เคล็ดลับ Google URL อื่นๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อแชร์เอกสาร Google

มีรูปแบบอื่นๆ อีกสองสามรูปแบบที่คุณสามารถบังคับบนลิงก์ที่แบ่งปันได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้ผู้ทำงานร่วมกันทำอะไรกับมัน มาดูการปรับแต่ง URL ทั้งสี่นี้กัน

1. แบ่งปันสำเนา Google เอกสารที่มีความคิดเห็น

ในบางครั้ง คุณต้องการให้ความคิดเห็นของคุณส่งต่อไปยังสำเนาเพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถใช้ความคิดเห็นนั้นในเวอร์ชันของตนได้ คุณสามารถทำได้สองวิธี:

• แทนที่ |_+_| กับ |_+_| ใน URL ของไฟล์
• แทนที่ |_+_| กับ |_+_| เพื่อหลีกเลี่ยงการคัดลอกความคิดเห็นที่ได้รับการแก้ไขแล้ว

2. แบ่งปันสำเนา Google เอกสารเป็นตัวอย่าง

โหมดแสดงตัวอย่างจะแตกต่างจากตัวเลือกมุมมอง เนื่องจากจะแสดงเอกสารในอินเทอร์เฟซที่ไม่กระจัดกระจายโดยไม่มีแถบเมนูและปุ่ม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแชร์ชีตหรือสไลด์กับบุคคลภายนอกทีมที่ทำงานร่วมกันได้

ใช้โหมดแสดงตัวอย่างโดยแทนที่

/edit

ใน URL ไฟล์ Google Drive ด้วย

/copy?copyComments=true

.

โปรดทราบว่าลิงก์ดูตัวอย่างจะลบเมนู ดังนั้นผู้รับจะไม่สามารถใช้ . ได้ ไฟล์ > ทำสำเนา ตัวเลือกในการเพิ่มสำเนาไปยัง Google Drive ของตนเอง

ในการข้ามข้อจำกัดนั้น ผู้รับสามารถไปที่แถบที่อยู่ในเบราว์เซอร์และแทนที่

/edit

กับ

includeResolvedCommentsOnCopy=false

อีกครั้งเพื่อทำสำเนาสำหรับไดรฟ์ของตนเอง

3. แชร์เอกสาร Google เป็นเทมเพลต

คุณสามารถแชร์เอกสาร Google เป็นเทมเพลตได้ ผู้รับจะได้รับสำเนาเอกสารของคุณโดยไม่เกะกะ ลบด้วยเมนู Google ไดรฟ์ พวกเขายังสามารถทำสำเนาของเอกสารสำหรับไดรฟ์ของพวกเขาได้ด้วยการคลิกที่สีน้ำเงิน ใช้เทมเพลต ปุ่มอี

แทนที่

สตรีมภาพยนตร์ฟรีโดยไม่ต้องสมัคร

/edit

กับ

/preview

วิธีนี้จะรวมตัวเลือกแสดงตัวอย่างกับตัวเลือก 'สร้างสำเนา'

4. แบ่งปันสำเนา Google เอกสารเป็นลิงค์ดาวน์โหลดโดยตรง

ลิงค์ดาวน์โหลดโดยตรงใช้งานได้ตามที่บอก สมาชิกในทีมของคุณเพียงแค่คลิกลิงก์และไฟล์จะถูกดาวน์โหลดไปยังเดสก์ท็อปของพวกเขา

แทนที่

/preview

กับ

/edit

เพิ่มรูปแบบไฟล์ (เช่น PDF หรือ CSV) ที่ควรบันทึกเป็นเอกสาร และลิงก์ดาวน์โหลดของคุณก็พร้อมใช้งาน ตัวเลือก PDF หรือ CSV นั้นเหมาะสมที่สุดเพราะเป็นรูปแบบสากล และผู้รับไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Google เพื่อเปิดและดูไฟล์

นอกจากนี้ ผู้รับยังได้รับไฟล์พร้อมพิมพ์ที่สามารถส่งไปยังเครื่องพิมพ์ได้ทันที ใช้งานได้กับ Google เอกสารและ Google ชีต แต่ไม่ใช่ Google สไลด์

คอยดูการตั้งค่าการแชร์ของ Google Drive

Google ไดรฟ์สร้างขึ้นจากการทำงานร่วมกัน แต่ก็เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะ ติดตามว่าคุณกำลังแชร์ไฟล์กับใคร . มันง่ายที่จะสูญเสียการติดตามเมื่อคุณทำงานในทีมขนาดใหญ่

ตัวอย่างข้างต้นแสดงให้เห็นว่าง่ายต่อการปรับแต่ง URL ที่แชร์และเข้าถึงไฟล์หากสิทธิ์การแชร์ของคุณไม่ได้ตั้งค่าไว้โดยคำนึงถึงความปลอดภัย ใช้เวลาใน จัดการไฟล์ที่แชร์ของคุณใน Google Drive และคุณจะไม่ต้องกังวลว่าไฟล์จะตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่ประสงค์ดี

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 12 ไซต์วิดีโอที่ดีกว่า YouTube

ต่อไปนี้คือไซต์วิดีโอทางเลือกสำหรับ YouTube พวกเขาแต่ละคนมีโพรงที่แตกต่างกัน แต่ควรเพิ่มที่คั่นหน้าของคุณ

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• ผลผลิต
• Google Docs
• เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
• Google ไดรฟ์
• การจัดเก็บเมฆ
• Google ชีต

เกี่ยวกับผู้เขียน สายกัต บาสุ(ตีพิมพ์บทความ 1542)

Saikat Basu เป็นรองบรรณาธิการด้านอินเทอร์เน็ต, Windows และ Productivity หลังจากขจัดสิ่งสกปรกจาก MBA และอาชีพการตลาดมายาวนานกว่า 10 ปี ตอนนี้เขากระตือรือร้นที่จะช่วยคนอื่นๆ พัฒนาทักษะการเล่าเรื่องของพวกเขา เขามองหาเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford ที่หายไปและเกลียดภาพหน้าจอที่ไม่ดี แต่แนวคิดเกี่ยวกับการถ่ายภาพ Photoshop และ Productivity จะช่วยปลอบประโลมจิตใจของเขา

เพิ่มเติมจาก Saikat Basu

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก