Home-theater-designers
การแชร์เอกสารบน Google Drive ไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่อีกต่อไป และมันก็ดีขึ้นเมื่อการทำงานทางไกลกระทบทุกมุมโลก นับเป็นข่าวดีสำหรับเรา เนื่องจากโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันของ Google ไดรฟ์แบบธรรมดาเปิดโอกาสให้มีแนวคิดการทำงานร่วมกันมากมายในโดเมนที่หลากหลาย
คุณยังคงชินกับมันอยู่หรือเปล่า? เคล็ดลับ 10 ข้อเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดการไฟล์ที่แชร์ได้ดียิ่งขึ้นตั้งแต่วันนี้
พื้นฐานของการแชร์ Google ไดรฟ์
คุณสามารถแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ใดก็ได้ แต่คุณต้องให้ความสนใจกับคนที่คุณแบ่งปันด้วยและระดับการอนุญาตการแบ่งปันที่คุณอนุญาตบน Google ไดรฟ์
วิดีโอสองนาทีสรุปกระบวนการ
ในฐานะเจ้าของ คุณสามารถให้สิทธิ์ความเป็นเจ้าของไฟล์แก่ผู้อื่นโดยสมบูรณ์ หรือสิทธิ์ในการดูและแก้ไขในระดับหนึ่ง
- แก้ไขได้: สเปรดชีตการทำงานร่วมกันที่คุณกำลังทำงานกับทีมของคุณ
- สามารถแสดงความคิดเห็น: ร่างหนังสือที่คุณกำลังเขียน คนอื่นสามารถดูและเพิ่มความคิดเห็นในไฟล์ได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ โฟลเดอร์ไม่มีความคิดเห็น
- สามารถดู: คำเชิญปาร์ตี้วันหยุดสุดสัปดาห์ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นด้วยการนำเสนอ
นี่คือแผนภูมิที่เปรียบเทียบการเข้าถึงของผู้ดู ผู้แสดงความคิดเห็น ผู้แก้ไข หรือเจ้าของ:
แหล่งที่มา: ฝ่ายสนับสนุนของ Google
1. จะปิดการใช้งานการคัดลอก ดาวน์โหลด และพิมพ์ไฟล์ที่แชร์ได้อย่างไร
คุณสามารถไม่อนุญาตให้ดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกไฟล์ที่แชร์ คุณลักษณะการจัดการสิทธิ์ในข้อมูลขั้นสูงจะลบตัวเลือกเหล่านี้ออกจากเมนูของโปรแกรมแสดง นี่เป็นอีกชั้นหนึ่งของการควบคุมเอกสารของคุณ
เปิด Google ไดรฟ์ เลือกไฟล์ที่แชร์แล้วคลิก แบ่งปัน ไอคอนที่ด้านบนขวา
บน แบ่งปันกับผู้คนและกลุ่ม กล่องโต้ตอบ เพิ่มชื่อผู้ทำงานร่วมกัน กำหนดระดับการอนุญาตของผู้ทำงานร่วมกันจากดรอปดาวน์ถัดจากฟิลด์ชื่อ สิทธิ์การแชร์ของ Google ไดรฟ์คือ บรรณาธิการ , ผู้ชม , ความคิดเห็น .
การส่งการแจ้งเตือนและข้อความส่วนตัวเป็นทางเลือก ตอนนี้ คุณอาจต้องการปิดใช้งานการดาวน์โหลด การพิมพ์ หรือสำเนาของไฟล์ที่แชร์ คลิกไอคอนรูปเฟืองเพื่อแสดงการอนุญาตเพิ่มเติมอีกสองสิทธิ์ที่คุณสามารถยกเลิกการเลือกเพื่อเพิ่มความเป็นส่วนตัวของเอกสารของคุณ
กลับมาที่กล่องโต้ตอบก่อนหน้าด้วยการคลิกที่ลูกศร แล้วส่งไฟล์ไปยังผู้ทำงานร่วมกันของคุณ
ผู้ชมจะเห็น ปิดการใช้งานตัวเลือกการส่งออก การแจ้งเตือนที่ด้านบนของเมนูไฟล์และแก้ไข ตัวเลือกทำสำเนา พิมพ์ และดาวน์โหลดจะเป็นสีเทาสำหรับเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอเฉพาะ
โปรดทราบว่าผู้ที่มีสิทธิ์ 'แก้ไข' จะยังสามารถดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกไฟล์ของคุณได้ แม้ว่าจะเปิดการตั้งค่านี้ไว้ก็ตาม
2. แชร์โฟลเดอร์กับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ของ Google
เพื่อนและเพื่อนร่วมงานของคุณไม่ต้องการบัญชี Google เพื่อดูโฟลเดอร์หรือเอกสารของ Google ไดรฟ์ คุณสามารถส่งคำเชิญไปยังที่อยู่อีเมลของพวกเขา หรือใช้ลิงก์ที่แชร์ได้
ผู้ใช้บัญชีที่ไม่ใช่ Google และผู้ทำงานร่วมกันสามารถดูไฟล์ได้โดยไม่คำนึงถึงการอนุญาตที่คุณตั้งไว้
การแชร์ผ่านลิงก์สาธารณะถือเป็นความเสี่ยงด้านความปลอดภัยสำหรับเอกสารที่มีความละเอียดอ่อน เนื่องจากทุกคนที่มีลิงก์จะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ ดังนั้นให้ใช้ในแชทสาธารณะ อีเมล หรือโซเชียลมีเดียเฉพาะเมื่อทุกคนสามารถดูเอกสารได้
3. ดาวน์โหลดโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์ที่แชร์
Google ไดรฟ์ให้คุณดาวน์โหลดเนื้อหาทั้งหมดของโฟลเดอร์ที่แชร์เป็นไฟล์ ZIP ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการบันทึกสำเนาของเอกสารที่ใช้ร่วมกันในเครื่อง โครงสร้างโฟลเดอร์ที่มีโฟลเดอร์ย่อยจะถูกเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวร
หน้ายิ้ม $ หมายถึงอะไร
ไปที่ แบ่งปันกับฉัน บน Google ไดรฟ์ของคุณ คลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือก ดาวน์โหลด .
คุณยังสามารถใช้ ไอคอนสามจุด ในแถบเครื่องมือเพื่อดาวน์โหลดโฟลเดอร์
หากคุณดาวน์โหลด Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์ ระบบจะดาวน์โหลดเป็นเอกสาร Office ไฟล์อื่นๆ ทั้งหมดจะดาวน์โหลดในรูปแบบดั้งเดิม
4. โอนความเป็นเจ้าของไฟล์ให้คนอื่น
มีหลายสาเหตุในการโอนความเป็นเจ้าของเอกสารให้กับบุคคลอื่น อาจมีคนอื่นเข้าครอบครองโครงการ อาจมีใครบางคนไล่คุณออก ที่ที่ดีไปกว่านั้น คุณกำลังจะไปพักผ่อนและต้องการมอบความรับผิดชอบสำหรับเอกสารที่แชร์ กระบวนการในการ 'ส่งมอบ' เอกสารและโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์แบบดิจิทัลนั้นทำได้ง่าย
เปิด Google ไดรฟ์ เลือกโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่แชร์ในเอกสาร ชีต หรือสไลด์ แล้วคลิก แบ่งปัน ไอคอนที่ด้านบนขวา เมื่อเจ้าของสันนิษฐานว่าไม่มีสิทธิ์แชร์…เชิญโดยพิมพ์ที่อยู่อีเมลในช่อง 'แชร์กับบุคคลและกลุ่ม' แล้ว บันทึก .
วิธีทำโฟลว์ชาร์ตใน excel
คลิกเมนูแบบเลื่อนลงถัดจากชื่อของบุคคลที่คุณต้องการเป็นเจ้าของไฟล์หรือโฟลเดอร์ เลือก ทำให้เจ้าของ .
บทบาทของคุณจะถูกเปลี่ยนจากเจ้าของเป็นผู้แก้ไขหลังจากที่คุณโอนความเป็นเจ้าของ ป๊อปอัปข้อความจะแจ้งเตือนคุณว่า 'เจ้าของใหม่จะได้รับแจ้งและสามารถลบคุณได้ คุณอาจสูญเสียความสามารถในการเปลี่ยนการตั้งค่าการแชร์'
หมายเหตุ: คุณไม่สามารถโอนความเป็นเจ้าของไฟล์ที่ซิงค์หรืออัปโหลด (เช่น PDF หรือไฟล์รูปภาพ)
5. จะขอเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ได้อย่างไร?
เมื่อคุณพยายามเข้าถึงไฟล์ผ่านลิงก์ที่แชร์ คุณอาจเห็นข้อความว่า 'คุณต้องเข้าถึง'
บางครั้ง เจ้าของจะแชร์ลิงก์ก่อนที่จะตั้งค่าการอนุญาต นอกจากนี้ คุณอาจต้องการเปิดไฟล์ด้วย Google ID อื่น ง่ายต่อการร้องขอการเข้าถึงด้วยคลิกเดียว
บนเดสก์ท็อป:
- เปิดลิงก์ไปยังไฟล์
- คลิกขอการเข้าถึง
บนโทรศัพท์มือถือ:
ด้วยแอปไดรฟ์สำหรับ Android หรือ iOS คุณสามารถขอเข้าถึงได้ด้วยการแตะเพียงครั้งเดียวเมื่อข้อความ 'ไม่สามารถเข้าถึงเอกสาร' ปรากฏขึ้น การขออนุญาตจะส่งอีเมลถึงเจ้าของจากภายในแอป เจ้าของไฟล์จะได้รับการแจ้งเตือนทันทีบน Android และ iOS
ดาวน์โหลด: Google ไดรฟ์สำหรับ Android | ios (ฟรี)
6. ค้นหาผู้ทำงานร่วมกัน
การแชร์เอกสารกับสมาชิก 10 คนเป็นเรื่องง่าย แชร์กับ 50 สายสำหรับการวางแผนเพิ่มเติม การจัดการไฟล์ที่แชร์ยังหมายถึงการติดตามว่าผู้ทำงานร่วมกันคนใดกำลังทำงานกับเอกสารใด
ไปที่ ดูรายละเอียด (คลิกที่ไอคอน 'ฉัน' บนแถบเครื่องมือ) เรียกดู กิจกรรม เพื่อดูไฟล์ที่คุณแชร์ได้อย่างรวดเร็ว
คลิกที่ แบ่งปันกับฉัน ที่แถบด้านข้างทางซ้ายของ Google Drive คุณจะได้รับรายการเอกสารทั้งหมดที่คุณแชร์การเข้าถึง
ใช้ Google Drive Search และตัวกรองขั้นสูง ประโยชน์ด้านประสิทธิภาพการทำงานจะไม่แปลกใจสำหรับผู้ที่คุ้นเคยกับตัวกรองของ Gmail
ใช้ช่องค้นหาที่ด้านบนของ Google Drive การค้นหาของ Google ไดรฟ์ยังค้นหาเนื้อหาของเอกสารด้วยคำที่คุณต้องการให้ค้นหา
คุณสามารถค้นหา 100 หน้าแรกของเอกสารข้อความหรือ PDF แบบข้อความที่คุณอัปโหลด คุณยังสามารถค้นหาข้อความที่พบใน 10 หน้าแรกของไฟล์ PDF รูปภาพใดๆ ก็ได้ แทนที่จะต้องค้นดูโฟลเดอร์ต่างๆ ให้ใช้คุณลักษณะอันทรงพลังนี้เพื่อเข้าถึงไฟล์อย่างรวดเร็ว
ขณะอยู่ใน Google Drive ให้กด ปุ่มสแลชไปข้างหน้า เพื่อวางเคอร์เซอร์ของคุณในช่องค้นหา คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงเล็ก ๆ ในช่องค้นหาเพื่อแสดงตัวกรองการค้นหาพื้นฐาน การเรียนรู้พารามิเตอร์แบบแมนนวลสองสามตัวสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้
ตัวอย่างเช่น หากต้องการค้นหาเอกสารที่คุณแชร์กับบุคคลอื่น ให้ใช้ |_+_|
ความช่วยเหลือของ Google มีรายการทั้งหมดภายใต้ส่วน 'การค้นหาขั้นสูงใน Google ไดรฟ์'
7. ลดความซับซ้อนของการแบ่งปันโดยการสร้าง Contact Groups
ด้วยผู้ติดต่อทางอีเมล คุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่าสิทธิ์ของเอกสารแต่ละรายการสำหรับสมาชิกในทีมของคุณ คุณสามารถสร้างป้ายกำกับที่เป็นกลุ่มรายชื่อติดต่อในกลุ่มอีเมลที่ต้องการได้
เข้าสู่ระบบ Google Contacts . ที่แถบด้านข้างทางซ้าย ให้คลิก สร้างป้ายกำกับ .
ตั้งชื่อที่สื่อความหมายตามโครงการของทีม หรืออย่างอื่นที่จำง่าย คุณสามารถ ป้ายชื่อตามสิทธิ์ เพื่อให้ง่ายต่อการจดจำ ผู้ติดต่อทุกคนสามารถเป็นส่วนหนึ่งของป้ายกำกับได้หลายป้าย
ตัวอย่างเช่น: Project.view หรือ Project.edit
ป้อนป้ายกำกับในช่องการตั้งค่าการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์
8. ดูจำนวนการดูเอกสารที่แชร์
Google จะเก็บประวัติเวอร์ชันไว้ แต่ไม่มีวิธีดูว่ามีการดูเอกสารที่แชร์กี่ครั้ง ฉันได้คำตอบสำหรับคำถามนี้จากคนแก่ แลกเปลี่ยนกอง อภิปรายผล.
ส่งลิงค์เอกสารของคุณไปที่ http://goo.gl บริการย่อ URL และแบ่งปัน URL นั้นเท่านั้น บริการนี้ให้ข้อมูลว่ามีการคลิกลิงก์กี่ครั้ง ซึ่งใกล้เคียงที่สุดเท่าที่คุณจะทราบได้ในปัจจุบันว่ามีการเข้าถึงเอกสารของคุณกี่ครั้ง
Google ได้ปิดการสนับสนุนตัวย่อ URL ของตัวเองแล้ว คุณสามารถใช้ได้ Bitly แทนที่. ซึ่งมีประโยชน์ในกรณีที่คุณอาจต้องการแชร์เอกสารแบบสาธารณะและตรวจสอบคำตอบ โปรดทราบว่าเอกสารและไฟล์สาธารณะจะแสดงในผลการค้นหา
แนวคิดบางประการสำหรับการแบ่งปันแบบสาธารณะ:
- อัปโหลดและแบ่งปัน eBook
- ทดสอบการตอบสนองเบื้องต้นต่อผลิตภัณฑ์สร้างสรรค์
- เผยแพร่การนำเสนอสไลด์สำหรับการดูแบบสาธารณะ (เช่น SlideShare)
- ค้นหาเนื้อหาด้านการศึกษาที่เปิดกว้าง
เคล็ดลับ: คุณสามารถใช้ Google Site Search อย่างง่ายเพื่อค้นหาเอกสารสาธารณะ เช่น. คีย์เวิร์ด site:drive.google.com
9. แบ่งปันกับ Slack
หากคุณยังไม่ได้ทำงานกับ Slack ก็ถึงเวลาแนะนำให้ทีมของคุณรู้จัก มีหลายวิธีที่จะทำให้บริการโปรดของคุณทำงานกับ Slack ได้ การรวม Google Drive เป็นหนึ่งในสิ่งที่ได้รับความนิยม
Slack ให้คุณนำเข้าไฟล์ Google Drive และแชร์ผ่าน Slack ไฟล์ Google ไดรฟ์ที่นำเข้าทั้งหมดจะได้รับการจัดทำดัชนีโดย Slack เพื่อให้ค้นหาและอ้างอิงได้ง่าย ไฟล์จะไม่ถูกจัดเก็บใน Slack แต่จะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ Google Drive ของคุณ หย่อนทำหน้าที่เป็นท่อร้อยสาย
ตัวอย่างเล็กๆ: วางลิงก์ไปยังเอกสาร Google ในห้องสนทนา Slack Slack แสดงตัวอย่างเนื้อหาจากไฟล์ด้านล่างลิงก์เมื่อรวมเข้าด้วยกัน สิ่งนี้มีประโยชน์มากกว่าการแชร์ลิงก์ที่มองไม่เห็น
ศูนย์ช่วยเหลือ Slack แสดงวิธีเชื่อมต่อ Google Drive กับ Slack ด้วยวิธีง่ายๆ สองวิธี
10. แชร์ Google เอกสารจาก Microsoft Office
Google Drive กับ Microsoft Word อาจเป็นการแข่งขันประจำวันของห้องชุดสำนักงานสองห้อง แต่ในที่สุดโรงไฟฟ้าทั้งสองก็เล่นได้ดี คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint ไปยัง Google ไดรฟ์และทำงานบนระบบคลาวด์ได้เช่นเดียวกับที่คุณทำในไฟล์ที่แชร์ของ Google ไดรฟ์อื่นๆ
การอัปเดตทั้งหมดจะถูกบันทึกลงในไฟล์ในรูปแบบดั้งเดิม เอกสาร Office ที่จัดเก็บไว้ในไดรฟ์นั้นยังมีการควบคุมเวอร์ชันอีกด้วย คุณสามารถติดตามไฟล์ Office เวอร์ชันก่อนหน้าหรือย้อนกลับเป็นเวอร์ชันที่เก่ากว่าได้
วิธีถ่ายภาพนิ่งจากวิดีโอ
หากคุณต้องการใช้เครื่องมือเฉพาะของ Google ไดรฟ์ เช่น ส่วนเสริมหรือคำแปล ให้แปลงไฟล์ Microsoft เป็น Google Document มิฉะนั้น คุณไม่จำเป็นต้องกังวลกับการเปลี่ยนรูปแบบหนึ่งเป็นรูปแบบอื่น
การแชร์ไฟล์บน Google Drive เป็นเรื่องง่าย
มันยังง่ายกว่า มีอีกนิดหน่อย การตั้งค่า Google ไดรฟ์ที่คุณเปลี่ยนได้ เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานของคุณราบรื่นขึ้น ใช้เวลากับคุณลักษณะการทำงานร่วมกันของ Google ไดรฟ์ เนื่องจากการทำงานร่วมกันเป็นทีมขึ้นอยู่กับคุณลักษณะนี้
ในฐานะสะพานความร่วมมือ Google ไดรฟ์ควรเป็นส่วนหนึ่งของการตั้งค่าการทำงานระยะไกลของคุณในโฮมออฟฟิศหรือที่อื่นใดในโลก
เครดิตรูปภาพ: ตัวต่อจิ๊กซอว์ โดย Rido ผ่าน Shutterstock
แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 6 ทางเลือกที่ได้ยิน: แอพหนังสือเสียงฟรีหรือราคาถูกที่ดีที่สุดหากคุณไม่ต้องการจ่ายค่าหนังสือเสียง นี่คือแอพดีๆ ที่ให้คุณฟังได้ฟรีและถูกกฎหมาย
อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง- ผลผลิต
- Google Docs
- เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
- การจัดการไฟล์
- การแชร์ไฟล์
- Google ไดรฟ์
- การจัดเก็บเมฆ
Saikat Basu เป็นรองบรรณาธิการด้านอินเทอร์เน็ต, Windows และ Productivity หลังจากขจัดสิ่งสกปรกจาก MBA และอาชีพการตลาดมายาวนานกว่า 10 ปี ตอนนี้เขากระตือรือร้นที่จะช่วยคนอื่นๆ พัฒนาทักษะการเล่าเรื่องของพวกเขา เขามองหาเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford ที่หายไปและเกลียดภาพหน้าจอที่ไม่ดี แต่แนวคิดเกี่ยวกับการถ่ายภาพ Photoshop และ Productivity จะช่วยปลอบประโลมจิตใจของเขา
เพิ่มเติมจาก Saikat Basuสมัครรับจดหมายข่าวของเรา
เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!
คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก