Home-theater-designers
Mail Merge สามารถช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของคุณ ดังนั้นให้เรียนรู้กระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบด้วยคู่มือนี้
เกือบทุกคนที่คุ้นเคยกับชุดโปรแกรม Office เคยได้ยินเกี่ยวกับ Mail Merge แต่หลายคนไม่ทราบว่ากระบวนการนี้ดำเนินการอย่างไร ง่ายกว่าที่คุณคิด ตราบใดที่คุณมีความชัดเจนในการตั้งค่าเอกสารของคุณล่วงหน้า และผสานเข้ากับ Word
เมื่อคุณพร้อมแล้ว คุณจะใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อสร้างทุกอย่างจาก บัตรดัชนีที่กำหนดเอง ไปทางไปรษณีย์ ณ ที่ทำงานของคุณ Mail Merge เป็นเพียงครั้งแรกที่น่ากลัว และคุณสามารถพิสูจน์ได้ด้วยตัวคุณเองโดยทำตามขั้นตอนนี้
เราได้ใช้ Office 2016 ใหม่สำหรับคู่มือนี้ แต่กระบวนการนี้ใช้กับ Microsoft Word และ Excel เวอร์ชันเก่า
วิธีการตั้งค่าเอกสารต้นทาง
Mail Merge ทำงานโดยการเติมฟิลด์ที่ระบุในเอกสารด้วยข้อมูลจากแหล่งอื่น โดยทั่วไปจะเป็นฐานข้อมูลหรือสเปรดชีต . ขั้นตอนแรกสู่ความสำเร็จของ Mail Merge คือการตั้งค่าเอกสารต้นทาง และทำให้แน่ใจว่ามีการจัดรูปแบบในลักษณะที่ Word สามารถเข้าใจได้
เนื่องจากเป็นการใช้เทคนิคนี้โดยทั่วไป ตัวอย่างของเราจะเน้นไปที่การวางชื่อและที่อยู่ในการส่งไปรษณีย์ทั่วไป ฟิลด์ที่เราจะรวมไว้ได้แก่ ชื่อ บริษัท ที่อยู่ เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ — แต่ข้อมูลเฉพาะเหล่านี้ไม่จำเป็น ตราบใดที่คุณทำตามขั้นตอนที่ครอบคลุม
การใช้ Excel
หากคุณกำลังใช้ Excel เพื่อสร้างเอกสารต้นฉบับของคุณ คุณเพียงแค่ต้องสร้างตารางข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่อาจรวมอยู่ในจดหมายเวียนนี้ หรือการส่งจดหมายในอนาคต
แนวคิดพื้นฐานในที่นี้คือการแบ่งข้อมูลต่างๆ ของคุณออกเป็นคอลัมน์แยกกัน และให้ส่วนหัวที่เหมาะสมแก่แต่ละส่วน ทำให้ง่ายต่อการเลือกและเลือกจากรายละเอียดเหล่านั้นในภายหลัง ทำให้สามารถใช้เอกสารต้นฉบับเดียวกันเพื่อสร้างอะไรก็ได้ตั้งแต่ป้าย ID ไปจนถึงป้ายที่อยู่
จากนั้นเลือกข้อมูลทั้งหมดของคุณ (รวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์) ไปที่ สูตร แท็บและเลือก กำหนดชื่อ .
ระบบจะถามชื่อชุดข้อมูลของคุณ ดังนั้นโปรดเลือกสิ่งที่เหมาะสม หากคุณมีแนวโน้มว่าจะดูแลโครงการ Mail Merge หลายโครงการสำหรับการส่งจดหมายที่แตกต่างกัน ก็ควรที่จะเพิ่มสิ่งที่เป็นที่รู้จักเพื่อสร้างความแตกต่างให้มากขึ้น เมื่อเสร็จแล้ว ให้บันทึกงานของคุณและปิดสเปรดชีต
การใช้ Word
คุณยังสามารถใช้ไฟล์ Word เป็นเอกสารต้นทางของคุณได้ แต่ต้องใช้ความพยายามอีกเล็กน้อย คุณจะต้อง จัดโต๊ะให้เป็นระเบียบ ดังนั้นมุ่งหน้าไปที่ แทรก แท็บ ค้นหา โต๊ะ ส่วนและคลิกดรอปดาวน์ กำหนดขนาดของตารางที่จำเป็นสำหรับโครงการของคุณ แล้วเริ่มกรอกข้อมูลของคุณลงในตาราง
วิธีทำโครมไม่ใช้แรมมาก
ไม่ต้องกังวลกับการจัดรูปแบบมากเกินไป เนื่องจากเอกสารนี้มีจุดประสงค์เพื่อใช้เป็นไฟล์ต้นฉบับสำหรับ Mail Merge ของคุณเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ความถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณอยู่ในคอลัมน์ที่ถูกต้องและตั้งชื่ออย่างถูกต้อง เมื่อเสร็จแล้ว ให้บันทึกเอกสารและปิดชั่วคราว
การเริ่มต้นจดหมายเวียนของคุณ
เปิด Word และสร้างเอกสารใหม่ มุ่งหน้าสู่ การส่งจดหมาย แท็บและคลิก เริ่มจดหมายเวียน แบบเลื่อนลงเพื่อเลือกโครงการที่คุณต้องการ
กระบวนการนี้อาจแตกต่างออกไปเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการจะทำ ถ้าฉันกำลังทำฉลากหรือสิ่งอื่นที่อาจพิมพ์บนกระดาษที่ไม่ได้มาตรฐาน ฉันจะถูกนำเสนอด้วยหน้าจออื่นที่อนุญาตให้ฉันกำหนดตัวเลือกการพิมพ์เพิ่มเติมบางอย่างได้
วิธีเข้าถึงไฟล์โทรศัพท์บนพีซี
ในกรณีนี้ ให้เลือก ค่าเริ่มต้น ถาด เว้นแต่คุณจะมีเหตุผลที่จะทำอย่างอื่น แล้วเลือกหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมเพื่อให้ Word สามารถใช้แม่แบบที่ถูกต้องได้
การนำเข้าข้อมูลต้นทาง
ด้วยการวางรากฐานเหล่านี้ เราสามารถเริ่มนำเข้าข้อมูลที่เราป้อนลงในเอกสารต้นทางเมื่อเริ่มต้นกระบวนการ มุ่งหน้าสู่ การส่งจดหมาย แท็บอีกครั้ง คลิกที่ เลือกผู้รับ แล้วเลือก ใช้รายการที่มีอยู่ .
นำทางไปยังเอกสารต้นทางของคุณ ไม่ว่าจะสร้างใน Word หรือ Excel — ชุดโปรแกรม Office ของ Microsoft จะทำงานร่วมกันอย่างดีในสถานการณ์ส่วนใหญ่ หากคุณกำลังใช้สเปรดชีต คุณจะถูกขอให้ยืนยันว่าคุณกำลังเลือกตารางใด และคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่อง ข้อมูลแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ ถูกทำเครื่องหมาย ตอนนี้มุ่งหน้าไปที่ เขียนและแทรกฟิลด์ ส่วนของ การส่งจดหมาย แท็บและคลิกที่ บล็อกที่อยู่ (หรืออะไรก็ตามที่เหมาะสมกับโครงการของคุณ)
ที่นี่ คุณจะสามารถปรับแต่งฟิลด์ต่างๆ ที่โอนจากเอกสารต้นทางไปยังการส่งจดหมายที่สรุปผลได้ที่นี่ สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติมในขั้นตอนนี้ เราอาจเพิ่มชื่อ กลาง และนามสกุลของผู้รับเป็นแต่ละคอลัมน์ ซึ่งจะขยายรายการตัวเลือกที่มีใน ใส่ชื่อผู้รับในรูปแบบนี้ สนาม. อย่างไรก็ตาม นี่เป็นทางเลือกอย่างเคร่งครัด
เครื่องมือช่องที่อยู่เหมาะสำหรับทุกคนที่ต้องการความรวดเร็วผ่าน Mail Merge แต่ถ้าคุณต้องการกำหนด ว่าเอกสารของคุณถูกจัดวางอย่างไร , พิจารณาใช้ the แทรกฟิลด์ผสาน ตัวเลือกภายใต้ เขียนและแทรกฟิลด์ ส่วนที่จะวางแต่ละฟิลด์ด้วยมือ เมื่อคุณแทรกฟิลด์ลงในเอกสารแล้ว คุณสามารถใช้ ดูตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อดูว่าจะพิมพ์อย่างไรเมื่อบรรจุแล้ว
ถึงเวลาแล้วที่จะปรับแต่งการจัดรูปแบบที่คุณอาจต้องดำเนินการ เปลี่ยนฟอนต์ ปรับลักษณะการใส่แต่ละฟิลด์บนหน้า และความสวยงามที่คุณต้องการเพิ่ม เมื่อเสร็จแล้ว ให้ไปที่แท็บการส่งจดหมายอีกครั้งแล้วคลิก เสร็จสิ้นและผสาน ภายใต้ เสร็จสิ้น ส่วน. เอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณควรพร้อมและรอให้คุณพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์
สำหรับบางสิ่งที่ง่ายกว่านี้ ให้ลองดูผู้ผลิตฉลากที่ดีที่สุดที่คุณสามารถซื้อได้
แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 5 เคล็ดลับในการเพิ่มพลังให้เครื่อง VirtualBox Linux ของคุณเบื่อกับประสิทธิภาพที่ย่ำแย่ของเวอร์ชวลแมชชีนหรือไม่? นี่คือสิ่งที่คุณควรทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ VirtualBox ของคุณ
อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง- ผลผลิต
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- จดหมายเวียน
- Microsoft Office 2016
นักเขียนชาวอังกฤษในปัจจุบันอาศัยอยู่ในสหรัฐอเมริกา ค้นหาฉันบน Twitter ผ่าน @radjonze
เพิ่มเติมจาก Brad Jonesสมัครรับจดหมายข่าวของเรา
เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!
คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก