เทียบกับ Excel การเข้าถึง - สเปรดชีตสามารถแทนที่ฐานข้อมูลได้หรือไม่

เทียบกับ Excel การเข้าถึง - สเปรดชีตสามารถแทนที่ฐานข้อมูลได้หรือไม่

หรือควรใช้ทั้งคู่? Microsoft Access และ Excel มีทั้งการกรองข้อมูล การเปรียบเทียบ และการสืบค้น แต่โปรแกรมใดที่เหมาะกับความต้องการในการทำงานของคุณ และคุณจะได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากทั้งสองโลกได้อย่างไร





ทำความเข้าใจว่าเครื่องมือแต่ละอย่างมีไว้เพื่ออะไร

ตารางข้างต้นควรให้โครงร่างการเปรียบเทียบที่สำคัญระหว่างการใช้ Microsoft Access หรือ Excel สำหรับความต้องการข้อมูลของคุณ ในโลกอุดมคติ เราทุกคนใช้ Microsoft Excel และ Access สลับกันได้ อันหนึ่งสำหรับการคำนวณทางคณิตศาสตร์ขั้นสูงและการเปรียบเทียบทางสถิติ อีกอันหนึ่งสำหรับความสามารถในการจัดระเบียบและแสดงแพข้อมูลในลักษณะที่มีโครงสร้าง



คำถามสำคัญก่อนการตัดสินใจของคุณ

คุณควรถามตัวเองด้วยคำถามสำคัญเหล่านี้ก่อนที่จะเริ่มใช้งานซอฟต์แวร์ชิ้นหนึ่งกับอีกซอฟต์แวร์หนึ่ง:





  • คุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลของคุณอย่างไร?
    • ซ้ำ? ซ้ำซ้อน?
    • การติดตามการดำเนินการ / การจัดการเหตุการณ์?
  • คุณกำลังจัดเก็บและจัดการ หรือจัดเก็บและวิเคราะห์หรือไม่?
  • คุณมีข้อมูลมากแค่ไหน?
    • ข้อความ?
    • ตัวเลข?
  • คุณต้องการการจัดรูปแบบสำหรับผลลัพธ์ที่แชร์ได้หรือไม่

Excel ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล

Excel เชี่ยวชาญด้านข้อมูลตัวเลข พื้นที่เก็บข้อมูล และการวิเคราะห์เรียงสับเปลี่ยนมากมายที่คุณอาจต้องใช้เพื่อค้นหารูปแบบ แนวโน้ม หรือการเรียกชื่อที่ผิดในข้อมูลของคุณ เส้นโค้งการเรียนรู้สำหรับ Excel นั้นค่อนข้างสั้น ซึ่งอาจดูน่ากลัวอย่างยิ่งในการเริ่มต้น แต่คุณจะสามารถดัดตารางเดือยได้อย่างรวดเร็วเพื่อการใช้งานของคุณเองในเวลาไม่นาน

วิธีถ่ายโอนไอน้ำบันทึกระหว่างคอมพิวเตอร์

เวอร์ชั่นล่าสุดมาแล้ว อัดแน่นไปด้วยเทมเพลต ทางลัดที่มีประโยชน์และ GUI ที่เป็นมิตรมาก แต่มีข้อควรพิจารณาที่ต้องทำ Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมเมื่อใช้สเปรดชีตครั้งละสองสามแผ่น แต่เมื่อคุณเริ่มขยายขนาดฐานข้อมูลของคุณ เช่น ด้วยชุดข้อมูลของรัฐบาล Excel จะเริ่มส่งเสียงดังเอี๊ยด



การรักษาสเปรดชีต Excel ขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลนับพัน หากไม่มีรายการนับหมื่นจะกลายเป็นเรื่องยากขึ้นเรื่อยๆ และเมื่อข้อมูลของคุณพัฒนาขึ้น ความจำเป็นในการอัปเดตสูตรของคุณ ช่วงสรุปและมาโครอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่ปรากฏในข้อมูลของคุณ

ทรัพยากร Excel

ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูล บทช่วยสอน และเทมเพลตออนไลน์ที่ยอดเยี่ยมบางส่วนเพื่อให้คุณได้เปรียบเมื่อคุ้นเคยกับ Excel:



  • เรียนรู้ Excel โดยไม่ต้องเสียเงิน - รายการอ้างอิงสำหรับบทช่วยสอน Excel ครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณต้องการผ่านลิงก์ใดลิงก์หนึ่ง
  • เทมเพลตสำหรับ Excel - the Microsoft Office เก็บสำหรับเทมเพลต Excel Excel 2013 มีรายการเพิ่มเติมเมื่อคุณเปิดซอฟต์แวร์ - ให้เรียกดูตัวเลือกเพิ่มเติม!
  • Chandoo.org - ข้อมูลฟรีมากมายครอบคลุมทุกระดับการเรียนรู้
  • MrExcel - คล้ายกับ Chandoo มีวิดีโอและบทช่วยสอนแบบลงมือปฏิบัตินับพันรายการ
  • ยูทูบ: Howcast Tech - ชุดข้อมูลเบื้องต้นที่ยอดเยี่ยม ย้ายไปยังเครื่องมือ Excel ระดับกลาง

Chandoo, MrExcel และซีรีส์ YouTube จาก Howcast Tech นั้นดีมาก โดยแต่ละรายการมีบทช่วยสอนที่โดดเด่นซึ่งครอบคลุมเครื่องมือแทบทุกอย่างที่คุณอาจพบใน Excel แหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้เริ่มต้นที่อ่อนน้อมถ่อมตนจนถึงนักปราชญ์ Excel ในหมู่พวกเรา

เข้าถึง Excels ที่การจัดการข้อมูล

Microsoft Access เป็นสัตว์ร้ายที่แตกต่างจาก Excel เล็กน้อย ที่ Microsoft Excel ให้ความสำคัญกับลำดับข้อมูลที่เป็นตัวเลข ซึ่งอาจใช้ครั้งเดียวได้ Access จะมอบโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่สามารถเรียกคืนและอ้างอิงได้จากหลายที่ ฉันจะยอมจำนน เส้นโค้งการเรียนรู้สำหรับการเข้าถึง เป็นปัญหาในสถานที่ต่างๆ แต่เมื่อคุณได้เรียนรู้พื้นฐานของซอฟต์แวร์แล้ว คุณจะพบว่าทักษะเหล่านั้นใช้แทนกันได้กับซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลเกือบทุกชนิด



บางทีความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดเพียงอย่างเดียวระหว่าง Microsoft Access และ Excel คือวิธีการเก็บบันทึก ระเบียน Microsoft Access สามารถแก้ไขได้ตลอดเวลา ภาพด้านบนแสดง Microsoft Access (บนสุด) และ Excel (ล่างสุด) เพื่อเปรียบเทียบ หมายเหตุ เมื่อใช้ Microsoft Access แต่ละระเบียนจะได้รับหมายเลข ID เฉพาะ - คอลัมน์แรก - เพื่อให้คุณสามารถเรียงลำดับ กรอง และสืบค้นฐานข้อมูลทั้งหมดของคุณ และฐานข้อมูลของคุณก็เป็นเช่นนั้น – ที่เก็บข้อมูลดิจิทัล การเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม การปรับเปลี่ยน การเอาออก การกรองและการสอบถามจะไม่มีผลกระทบต่อเรกคอร์ดที่มีอยู่ หรือสูตร ช่วงสรุป ตาราง และการรายงานที่คุณได้ตั้งค่าไว้แล้ว เมื่อใช้ชุดข้อมูลขนาดใหญ่ใน Excel มีความเป็นไปได้ที่การทำงานใดๆ ที่กล่าวมาข้างต้นอาจเสียหายได้ บางสิ่งบางอย่าง ที่ไหนสักแห่ง

ก้าวไกลกว่า Excel หนึ่งก้าว

Microsoft Access ก้าวไปไกลกว่า Excel ในแง่ของการจัดเก็บข้อมูลบริสุทธิ์ โดยมีเครื่องมือภายในเฉพาะเพื่อรับรองคุณภาพของข้อมูล:

  • ใช้รายการค้นหาและกฎการตรวจสอบสำหรับแต่ละเขตข้อมูลที่ระดับตาราง
  • แบบฟอร์มสามารถเพิ่มกฎเพิ่มเติมลงในตาราง Access ของคุณในระหว่างการป้อนข้อมูล
    • ตอบสนองต่อการเลือกของผู้ใช้และเหตุการณ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
  • ความสมบูรณ์ของข้อมูลอ้างอิงระหว่างตารางที่ Microsoft Access รักษาอย่างสม่ำเสมอ - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณสมเหตุสมผลเกือบตลอดเวลา

การรวมฐานข้อมูลขนาดมหึมานั้นค่อนข้างง่ายใน Microsoft Access เช่นกัน การสอบถามและการกรองสามารถเกิดขึ้นได้โดยไม่คำนึงถึงโหมดการจัดเก็บของคุณ ด้วย Microsoft Access ที่มอบโซลูชันการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ แต่ไม่มีตารางสาระสำคัญ!

Microsoft Access Resources

คล้ายกับข้อเสนอของ Microsoft Excel ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูล บทช่วยสอน และเทมเพลตออนไลน์ที่ยอดเยี่ยมเพื่อให้คุณได้เปรียบเมื่อต้องรับมือกับ Access:

  • เข้าถึงได้ง่ายด้วยเทมเพลต - บทช่วยสอน MS Office อย่างเป็นทางการสำหรับการใช้เทมเพลต Access เพื่อเพิ่มความเร็วในการทำงาน
  • บทนำสู่เทมเพลต Access 2010 - ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการเลือกและใช้งานเทมเพลตการเข้าถึง
  • GCF เรียนรู้ฟรี - บทช่วยสอน 14 ส่วนที่ครอบคลุมการป้อนข้อมูลไปยังการนำเสนอข้อมูลและอีกมากมาย
  • เข้าถึงทุกสิ่ง - อย่างแน่นอน มโหฬาร รายการคำถามและแบบฝึกหัดการเข้าถึง
  • Baycon Group [Broken URL Removed] - บทช่วยสอนเชิงลึกตั้งแต่การป้อนข้อมูลของคุณไปจนถึงตารางการสืบค้นขั้นสูง

และผู้ชนะคือ...

ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง!

โอ้ ช่างเป็นอะไรที่แย่มาก ขอโทษด้วย…แต่ฉันหวังว่าเราจะได้แสดงตัวอย่างซอฟต์แวร์แต่ละชิ้น เพื่อให้การตัดสินใจจัดเก็บ/วิเคราะห์ข้อมูลครั้งต่อไปของคุณง่ายขึ้น คุณสามารถนำเข้าข้อมูล Microsoft Access ลงใน Excel และในทางกลับกันได้หลายวิธี ขยายศักยภาพของซอฟต์แวร์ทั้งสองอย่างไม่สิ้นสุด โซลูชันของ Microsoft Access และ Excel นำเสนอเทคนิคการจัดการข้อมูลที่หลากหลายซึ่งพัฒนาควบคู่ไปกับข้อกำหนดด้านข้อมูลของเรา

วิธีทำภาพ 1920x1080

แถบด้านบนแสดงตัวเลือกการนำเข้าและส่งออกที่มีให้ผ่านทาง Microsoft Access > ข้อมูลภายนอก แท็บ ส่วนที่สองแสดงตัวเลือกการส่งออกที่คล้ายกันผ่านทาง Excel > ข้อมูล แท็บ แท็บข้อมูลทั้งสองแท็บช่วยให้ผู้ใช้มีฟังก์ชันการทำงานข้ามที่ขยาย ซึ่งช่วยให้คุณได้รับสิ่งที่ดีที่สุดของทั้งสองโลก: การคำนวณทางคณิตศาสตร์ การจัดรูปแบบและตารางขั้นสูงสุด พร้อมด้วยการจัดการข้อมูล การวิเคราะห์ และการรายงานที่ยอดเยี่ยม

ผู้อ่านที่กระตือรือร้นจะสังเกตเห็นการขาดแท็บการส่งออกของ Excel>CTRL+C หรือ CMD+C!

การทำความเข้าใจว่าเครื่องมือแต่ละอย่างสามารถทำอะไรให้คุณได้บ้าง และสำหรับข้อมูลของคุณสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก ดังนั้นให้ใช้ทั้งสองอย่างให้เกิดประโยชน์โดยการอ่านและดูบทแนะนำบางส่วนเพื่อรับประสบการณ์ตรงจากเครื่องมือข้อมูลอันทรงพลังเหล่านี้

เราพลาดอะไรไปหรือเปล่า? ทางเลือก Microsoft Access และ Excel ที่คุณชื่นชอบคืออะไร? แจ้งให้เราทราบด้านล่าง!

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล วิธีเปลี่ยนรูปลักษณ์และความรู้สึกของเดสก์ท็อป Windows 10 ของคุณ

ต้องการทราบวิธีทำให้ Windows 10 ดูดีขึ้นหรือไม่? ใช้การปรับแต่งง่ายๆ เหล่านี้เพื่อทำให้ Windows 10 เป็นของคุณเอง

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • Windows
  • ผลผลิต
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Access
เกี่ยวกับผู้เขียน Gavin Phillips(เผยแพร่บทความ 945 ฉบับ)

Gavin เป็นบรรณาธิการรุ่นเยาว์สำหรับ Windows และเทคโนโลยีอธิบาย เป็นผู้มีส่วนร่วมประจำใน Podcast ที่มีประโยชน์จริงๆ และเป็นผู้ตรวจสอบผลิตภัณฑ์ประจำ เขามีศิลปศาสตรบัณฑิต (เกียรตินิยม) การเขียนร่วมสมัยพร้อมแนวทางปฏิบัติด้านศิลปะดิจิทัลที่ถูกปล้นจากเนินเขาของ Devon รวมถึงประสบการณ์การเขียนระดับมืออาชีพกว่าทศวรรษ เขาชอบดื่มชา บอร์ดเกม และฟุตบอลเป็นจำนวนมาก

เพิ่มเติมจาก Gavin Phillips

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก