วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Microsoft Excel

วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Microsoft Excel

รายการดรอปดาวน์จำกัดจำนวนรายการสำหรับช่องป้อนข้อมูล ช่วยป้องกันการพิมพ์ผิดและการสะกดผิด และ Microsoft Excel รองรับคุณสมบัติรายการดรอปดาวน์ที่หลากหลายอย่างน่าประหลาดใจ ดังนั้น ถ้าคุณต้องการใช้ Excel สำหรับฟอร์มหรือการรวบรวมข้อมูล ทำให้ผู้ใช้ของคุณง่ายขึ้น เพื่อเลือกรายการที่มีรายการดรอปดาวน์





ใช้รายการดรอปดาวน์ในเซลล์เมื่อมีตัวเลือกเฉพาะสำหรับเซลล์นั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการดรอปดาวน์ที่มีตัวเลือกเช่น ชาย และ หญิง , ใช่ และ เลขที่ หรืออื่นๆ รายการตัวเลือกที่กำหนดเอง .



เราจะแสดงวิธีเพิ่มรายการดรอปดาวน์ลงในสเปรดชีต Excel ของคุณ





วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel

การสร้างรายการดรอปดาวน์เป็นเรื่องง่ายใน Excel แต่กระบวนการนี้ไม่ชัดเจน นี่คือบทสรุปของขั้นตอนในการสร้างรายการดรอปดาวน์แบบกำหนดเองใน Excel:

  1. สร้างช่วงที่มีชื่อ: ขั้นตอนนี้จำเป็นในการสร้างรายการที่เราจะใช้ในรายการดรอปดาวน์ของคุณ
  2. เพิ่มการตรวจสอบข้อมูล: นี่เป็นขั้นตอนที่ไม่ชัดเจนซึ่งคุณจะต้องเตรียมเซลล์ให้พร้อมสำหรับแสดงรายการดรอปดาวน์
  3. เพิ่มช่วงที่มีชื่อเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล: สุดท้าย คุณจะต้องรวมทุกอย่างเข้าด้วยกันและกำหนดแหล่งที่มาของรายการดรอปดาวน์ (เช่น ช่วงที่ตั้งชื่อไว้ก่อนหน้านี้)
  4. ตั้งค่าข้อความสำหรับตรวจสอบข้อมูล: ขั้นตอนนี้เป็นทางเลือก ช่วยให้คุณเพิ่มข้อความป๊อปอัปเพื่อเป็นแนวทางผู้ใช้สเปรดชีตของคุณ

Excel ไม่ใช่เรื่องง่าย , มันทรงพลัง ซึ่งหมายความว่าคุณมีตัวเลือกมากมาย ตามที่คุณจะเห็นในไม่ช้า ตอนนี้ มาดูขั้นตอนในการสร้างรายการดรอปดาวน์ของ Excel โดยละเอียดยิ่งขึ้น



1. สร้าง Named Range

วิธีหนึ่งในการเพิ่มรายการในรายการดรอปดาวน์โดยใช้การตรวจสอบข้อมูลคือการเพิ่มรายการของคุณลงในเวิร์กชีตและ ตั้งชื่อช่วงของเซลล์ที่มีรายการ . คุณสามารถเพิ่มรายการลงในเวิร์กชีตเดียวกันกับที่คุณจะเพิ่มรายการดรอปดาวน์หรือเวิร์กชีตอื่น การใช้ช่วงของเซลล์ที่มีชื่อในรายการดรอปดาวน์ทำให้ง่ายต่อการบำรุงรักษา

เราจะสร้างรายการดรอปดาวน์ที่มีอาหารประเภทต่าง ๆ บน แผ่นที่2 ตัวอย่างเช่น. ป้อนแต่ละรายการในเซลล์แยกกันในคอลัมน์เดียวหรือแถวเดียว เลือกรายการ ป้อนชื่อสำหรับช่วงของเซลล์ที่เลือกในช่อง กล่องชื่อ , และกด เข้า .



2. เพิ่มการตรวจสอบข้อมูล

ไปที่แผ่นงานที่คุณต้องการเพิ่มรายการดรอปดาวน์ของคุณ คลิก ข้อมูล แท็บแล้วคลิก การตรวจสอบข้อมูล ใน เครื่องมือข้อมูล ส่วน.

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า การตั้งค่า แท็บเปิดใช้งานอยู่บน การตรวจสอบข้อมูล กล่องโต้ตอบ



3. เพิ่มช่วงที่มีชื่อเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

จากนั้นเลือก รายการ จาก อนุญาต รายการแบบเลื่อนลง เราจะใช้ชื่อจากช่วงชื่อของเซลล์ที่เรากำหนดเพื่อเติมรายการดรอปดาวน์ ป้อนข้อความต่อไปนี้ใน แหล่งที่มา กล่อง.

=Food

แทนที่ ' อาหาร ' ด้วยชื่อใดก็ตามที่คุณกำหนดช่วงเซลล์ของคุณ คลิก ตกลง .

NS ละเว้นว่าง ช่องทำเครื่องหมายถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้น วิธีนี้ทำให้คุณสามารถเลือกเซลล์แล้วยกเลิกการเลือกเซลล์โดยไม่ต้องเลือกรายการ หากคุณต้องการให้เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ ให้ยกเลิกการเลือก ละเว้นว่าง กล่อง.

4. ตั้งค่าข้อความสำหรับตรวจสอบข้อมูล

หากคุณต้องการให้ข้อความป๊อปอัปแสดงเมื่อมีการเลือกเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์ ให้คลิก ใส่ข้อความ แท็บ ตรวจสอบ แสดงข้อความอินพุตเมื่อเลือกเซลล์ กล่องและกรอก ชื่อ และ ใส่ข้อความ กล่อง คุณยังสามารถใช้ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด แท็บเพื่อเพิ่มข้อความที่แสดงเมื่อมีการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในรายการแบบเลื่อนลง (เช่น ถ้ามีคนพิมพ์ลงในเซลล์แทนที่จะเลือกตัวเลือก) ตรวจสอบ แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง กล่อง. เลือก สไตล์ และกรอก ชื่อ และ ข้อความผิดพลาด กล่อง

คลิก ตกลง .

เมื่อคุณ เลือกเซลล์ ที่มีรายการดรอปดาวน์ ลูกศรลงสำหรับเลือกตัวเลือกจะแสดงทางด้านขวาของเซลล์ ปุ่มลูกศรลงจะแสดงเมื่อเซลล์ถูกเลือกเท่านั้น เราจะแสดงวิธีแสดงลูกศรชี้ลงข้างรายการดรอปดาวน์ตลอดเวลาในบทความนี้

หากรายการดรอปดาวน์มีมากกว่าแปดรายการ คุณจะเห็นแถบเลื่อนในรายการดรอปดาวน์เมื่อคุณคลิกลูกศร

โซน ar บน samsung คืออะไร

ตัวเลือกรายการแบบเลื่อนลงขั้นสูง

เมื่อคุณมีรายการดรอปดาวน์พื้นฐานแล้ว มาดูการตั้งค่าขั้นสูงของ Excel เพื่อแก้ไขและกำหนดรายการของคุณเองกัน

แก้ไขหรือลบช่วงที่มีชื่อ

หากคุณต้องการแก้ไขหรือลบช่วงที่ตั้งชื่อ คุณต้องใช้ ผู้จัดการชื่อ . คลิก สูตร แท็บแล้วคลิก ผู้จัดการชื่อ ใน ชื่อที่กำหนด ส่วน.

เมื่อต้องการเปลี่ยนช่วงเซลล์สำหรับชื่อบน ผู้จัดการชื่อ กล่องโต้ตอบ เลือก ชื่อ ในรายการแล้วคลิกปุ่มช่วงเซลล์ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ จากนั้นเลือกช่วงเซลล์และคลิกปุ่มช่วงเซลล์อีกครั้งในเวอร์ชันกะทัดรัดของ ผู้จัดการชื่อ กล่องโต้ตอบ เช่นเดียวกับที่เราอธิบายไว้ในส่วนข้างต้น

จากนั้นคลิกเครื่องหมายถูกสีเขียวเพื่อบันทึกช่วงเซลล์ใหม่สำหรับเซลล์ที่เลือก ชื่อ .

คุณยังสามารถเปลี่ยน a ชื่อ โดยเลือกในรายการ คลิก แก้ไข , แก้ไขชื่อบน แก้ไขชื่อ กล่องโต้ตอบ และคลิก ตกลง . คุณยังสามารถเปลี่ยนช่วงเซลล์บนปุ่ม แก้ไขชื่อ กล่องโต้ตอบ

หากต้องการลบชื่อ ให้เลือก ชื่อ ในรายการและคลิก ลบ .

สร้างรายการดรอปดาวน์ขึ้นอยู่กับ

รายการดรอปดาวน์ที่ขึ้นต่อกันเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่เปลี่ยนแปลงตามการเลือกในรายการดรอปดาวน์อื่น

เช่น เมื่อเราเลือก พิซซ่า ในรายการแบบเลื่อนลงที่เราสร้างขึ้นใน วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ ส่วนด้านบน รายการดรอปดาวน์ที่ขึ้นต่อกันที่สองประกอบด้วยพิซซ่าประเภทต่างๆ หากคุณเลือก ภาษาจีน ตัวเลือกในรายการดรอปดาวน์แบบขึ้นต่อกันที่สองประกอบด้วยอาหารจีนประเภทต่างๆ

ก่อนดำเนินการต่อ ให้กลับไปที่ วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ ส่วนและสร้างหลัก อาหารโปรด รายการแบบเลื่อนลง หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ

ตอนนี้ เราจะสร้างรายการเพิ่มอีกสามรายการและตั้งชื่อรายการเหล่านั้น ป้อนรายการสำหรับแต่ละตัวเลือกในรายการดรอปดาวน์หลักของคุณ เลือกหนึ่งในรายการอื่น ๆ ป้อนชื่อสำหรับรายการนั้นใน กล่องชื่อ แล้วกด เข้า . ทำซ้ำสำหรับแต่ละรายการ

ชื่อของรายการอื่นๆ ต้องตรงกับตัวเลือกในรายการดรอปดาวน์หลัก ตัวอย่างเช่น หนึ่งในสามรายการของเรามีประเภทของคุกกี้และมีชื่อว่า คุ้กกี้ ดังที่แสดงด้านล่าง อีกสองรายการในกล่องสีแดงในภาพด้านล่างมีชื่อว่า พิซซ่า และ ภาษาจีน .

ก่อนสร้างรายการดรอปดาวน์ที่ขึ้นต่อกัน คุณต้องเลือกรายการในรายการดรอปดาวน์หลัก ไม่สำคัญว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด จากนั้นเลือกเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มรายการดรอปดาวน์ที่ขึ้นต่อกัน

คลิก ข้อมูล แท็บแล้วคลิก การตรวจสอบข้อมูล ใน เครื่องมือข้อมูล ส่วน. เลือก รายการ ใน อนุญาต รายการแบบเลื่อนลง

ป้อนข้อความต่อไปนี้ใน แหล่งที่มา กล่อง. แทนที่ ' $ B $ 2 ' โดยอ้างอิงไปยังเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์หลักของคุณ เก็บเครื่องหมายดอลลาร์ไว้ในการอ้างอิงเซลล์ ซึ่งระบุการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ไปยังเซลล์ที่จะไม่เปลี่ยนแปลงแม้ว่าคุณจะคัดลอกหรือย้ายสูตรที่อ้างอิงถึงเซลล์นั้นก็ตาม

=INDIRECT($B)

ฟังก์ชัน INDIRECT จะคืนค่าการอ้างอิงที่ระบุโดยสตริงข้อความ ในกรณีนี้คือข้อความจากตัวเลือกที่เลือกในรายการดรอปดาวน์หลักในเซลล์ B2 ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือก ภาษาจีน จากรายการดรอปดาวน์หลัก =ทางอ้อม($B) ส่งคืน ภาษาจีน อ้างอิง. เป็นผลให้รายการดรอปดาวน์ที่สองประกอบด้วย ภาษาจีน รายการ

คลิก ตกลง .

รายชื่อใน อาหารจานโปรด รายการดรอปดาวน์ในตัวอย่างด้านล่างจะเปลี่ยนไปตามสิ่งที่เลือกใน อาหารโปรด รายการแบบเลื่อนลง

คัดลอกและวางรายการดรอปดาวน์

หากคุณต้องการทำซ้ำรายการดรอปดาวน์ที่มีการตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์อื่น ให้คัดลอกและวางเซลล์โดยใช้ Ctrl + C และ Ctrl + V . ซึ่งจะคัดลอกรายการดรอปดาวน์และการจัดรูปแบบ

หากคุณต้องการคัดลอกรายการดรอปดาวน์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแต่ไม่ใช่การจัดรูปแบบ ให้เลือกเซลล์และคัดลอกตามปกติโดยใช้ Ctrl + C . จากนั้นไปที่ บ้าน แท็บและคลิก แปะ ใน คลิปบอร์ด ส่วน. เลือก วางแบบพิเศษ .

บน วางแบบพิเศษ กล่องโต้ตอบ เลือก การตรวจสอบความถูกต้อง ใน แปะ ส่วน. จากนั้นคลิก ตกลง .

การดำเนินการนี้จะคัดลอกเฉพาะรายการดรอปดาวน์เท่านั้น ไม่ใช่การจัดรูปแบบในเซลล์ต้นฉบับ

บันทึก: โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อคุณทำงานกับรายการดรอปดาวน์ใน Excel เมื่อคุณคัดลอกเซลล์ที่ไม่มีรายการดรอปดาวน์บนเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์ รายการดรอปดาวน์จะหายไป Excel จะไม่แจ้งเตือนคุณหรือแจ้งให้คุณยืนยันการดำเนินการ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถยกเลิกการดำเนินการได้โดยใช้ Ctrl + Z .

เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีรายการแบบเลื่อนลง

เนื่องจากปุ่มลูกศรลงจะไม่แสดงในรายการดรอปดาวน์เว้นแต่จะเลือกเซลล์นั้นไว้ จึงยากที่จะทราบว่าเซลล์ใดมีรายการดรอปดาวน์ คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบต่างๆ กับเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์ อย่างไรก็ตาม คุณต้องค้นหารายการดรอปดาวน์ทั้งหมดก่อน หากคุณยังไม่ได้จัดรูปแบบ มีวิธีเลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีรายการดรอปดาวน์ ซึ่งช่วยให้คุณเห็นว่าเซลล์เหล่านั้นอยู่ที่ไหน

ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์ ไปที่ บ้าน แท็บและคลิก ค้นหาและเลือก ใน กำลังแก้ไข ส่วน. จากนั้นเลือก ไปที่พิเศษ .

บน ไปที่พิเศษ กล่องโต้ตอบ เลือก การตรวจสอบข้อมูล . NS ทั้งหมด ตัวเลือกด้านล่าง การตรวจสอบข้อมูล เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีการใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล NS เหมือนกัน ตัวเลือกจะเลือกเฉพาะเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์โดยใช้กฎการตรวจสอบข้อมูลประเภทเดียวกับกฎในเซลล์ที่เลือก

เราจะยอมรับการเลือกเริ่มต้นของ ทั้งหมด เนื่องจากรายการแบบเลื่อนลงของเรามีกฎที่แตกต่างกันเล็กน้อย หนึ่งใช้ช่วงที่มีชื่อเพื่อรับค่าและอีกอันใช้ฟังก์ชันทางอ้อม

คลิก ตกลง .

เลือกรายการแบบหล่นลงของเราสองรายการ

ตอนนี้คุณสามารถจัดรูปแบบเซลล์เหล่านี้เพื่อแยกความแตกต่างจากเซลล์อื่นๆ เพื่อให้คุณทราบว่ารายการดรอปดาวน์ทั้งหมดอยู่ที่ใด หากคุณไม่ต้องการใช้การจัดรูปแบบอื่นกับรายการดรอปดาวน์ ส่วนถัดไปจะแสดงวิธีอื่นในการทำให้มองเห็นได้เสมอ

ทำให้รายการดรอปดาวน์ลูกศรมองเห็นได้เสมอ

ปุ่มลูกศรลงบนรายการดรอปดาวน์จะหายไปเมื่อไม่ได้เลือกเซลล์ เราจะแก้ไขปัญหานี้ด้วยการเพิ่มปุ่มลูกศรลงแบบถาวรที่ด้านขวาของรายการดรอปดาวน์

เราถ่ายภาพหน้าจอของปุ่มลูกศรลงในรายการดรอปดาวน์ใน Excel เราจะแทรกรูปภาพนั้นในเซลล์ทางด้านขวาของรายการดรอปดาวน์ คุณจึงเห็นปุ่มลูกศรลงแม้ว่าจะไม่ได้เลือกรายการดรอปดาวน์ก็ตาม เมื่อเลือกรายการดรอปดาวน์ ปุ่มลูกศรลงสำหรับรายการจะปรากฏขึ้นเหนือรูปภาพที่เราแทรก

ในการเริ่มต้น ให้ดาวน์โหลดไฟล์ drop-down-arrow.png ไฟล์ (คลิกขวาที่ลิงค์นั้นแล้วเลือก บันทึกลิงค์เป็น ). จากนั้นเลือกเซลล์ทางด้านขวาของรายการดรอปดาวน์แล้วไปที่ แทรก แท็บ

จากนั้นคลิก ภาพประกอบ และเลือก รูปภาพ .

บน ใส่รูปภาพ กล่องโต้ตอบ นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณบันทึก drop-down-arrow.png ไฟล์และเลือกไฟล์. จากนั้นคลิก แทรก .

รูปภาพถูกแทรกที่ด้านซ้ายของเซลล์ ดูเหมือนว่าเชื่อมต่อกับรายการดรอปดาวน์ในเซลล์ทางด้านซ้าย ตอนนี้ คุณรู้แล้วว่ารายการดรอปดาวน์นั้นอยู่ที่ไหน และคุณสามารถเลือกเซลล์นั้นและปุ่มลูกศรลงจริงจะปรากฏขึ้นเหนือเซลล์ปลอม

ลบรายการแบบเลื่อนลงจากเซลล์

หากคุณตัดสินใจว่าต้องการลบรายการดรอปดาวน์ออกจากเซลล์ ให้เลือกเซลล์แล้วเปิด การตรวจสอบข้อมูล กล่องโต้ตอบตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ใน วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ ส่วน (ไปที่ ข้อมูล แท็บและคลิก การตรวจสอบข้อมูล ใน เครื่องมือข้อมูล ส่วน). คลิก ลบทั้งหมด ปุ่ม ซึ่งสามารถใช้ได้ไม่ว่าจะเลือกแท็บใดอยู่

ตัวเลือกบน การตรวจสอบข้อมูล กล่องโต้ตอบจะถูกรีเซ็ตเป็นค่าเริ่มต้น คลิก ตกลง .

รายการดรอปดาวน์จะถูกลบออกและเซลล์จะถูกกู้คืนเป็นรูปแบบเริ่มต้น ถ้ามีการเลือกตัวเลือกเมื่อคุณลบรายการดรอปดาวน์ เซลล์จะถูกเติมด้วยค่าของตัวเลือกนั้น

ถ้าคุณไม่ต้องการให้ค่าใดๆ ถูกรักษาไว้เมื่อคุณลบรายการดรอปดาวน์ คุณสามารถคัดลอกเซลล์ว่างแล้ววางบนเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์ รายการดรอปดาวน์จะถูกลบออกและเซลล์จะกลายเป็นเซลล์ว่าง

ทำให้รายการดรอปดาวน์ทำงานแทนคุณ

ใช้รายการดรอปดาวน์อย่างเต็มที่สำหรับการป้อนข้อมูลใน Excel ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น มีตัวควบคุมรูปแบบอื่น ๆ อีกมากมายที่มีอยู่ใน การควบคุม ส่วนของ นักพัฒนา แท็บที่คุณสามารถทดลองได้ในเวิร์กชีตของคุณ

คุณจะใช้ประโยชน์จากรายการดรอปดาวน์ใน Excel ได้อย่างไร แบ่งปันความคิดและความคิดของคุณกับเราในความคิดเห็นด้านล่าง มีคุณด้วย แผนภูมิ Excel ที่เชี่ยวชาญ ยัง?

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 6 ทางเลือกที่ได้ยิน: แอพหนังสือเสียงฟรีหรือราคาถูกที่ดีที่สุด

หากคุณไม่ต้องการจ่ายค่าหนังสือเสียง นี่คือแอพดีๆ ที่ให้คุณฟังได้ฟรีและถูกกฎหมาย

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • ผลผลิต
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Office 2016
  • เคล็ดลับ Microsoft Office
  • Microsoft Office 2019
เกี่ยวกับผู้เขียน โรงเขียนแซนดี้(ตีพิมพ์บทความ 452 บทความ)

ด้วยวิทยาศาสตรบัณฑิตด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ แซนดี้ทำงานเป็นเวลาหลายปีในอุตสาหกรรมไอทีในตำแหน่งผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการแผนก และหัวหน้าสำนักงานปลัดฯ จากนั้นเธอก็ตัดสินใจเดินตามความฝันและตอนนี้ก็เขียนเกี่ยวกับเทคโนโลยีเต็มเวลา

เพิ่มเติมจาก Sandy Writtenhouse

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก