วิธีเรียนรู้ Microsoft Excel อย่างรวดเร็ว: 8 เคล็ดลับ

วิธีเรียนรู้ Microsoft Excel อย่างรวดเร็ว: 8 เคล็ดลับ

Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่หลายคนระมัดระวัง เนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน โดยมีฟังก์ชันมากมายซ่อนอยู่ใต้พื้นผิว เป็นเรื่องง่ายที่จะเห็นว่าทำไมมือใหม่ถึงถูกระงับด้วยบางสิ่งที่ซับซ้อน แต่ซอฟต์แวร์อันทรงพลังนี้คุ้มค่ากับความพยายาม ต่อไปนี้เป็นวิธีการเรียนรู้ Excel อย่างรวดเร็ว





Excel ยากที่จะเรียนรู้?

กุญแจสำคัญในการเรียนรู้ Excel อย่างรวดเร็วคือการแบ่งกระบวนการเรียนรู้ออกเป็นส่วนประกอบที่จัดการได้ เป็นไปไม่ได้ที่จะเรียนรู้ Excel ในหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ แต่ถ้าคุณตั้งใจที่จะทำความเข้าใจกระบวนการต่างๆ ทีละอย่าง คุณจะพบว่าคุณมีความรู้ในการทำงานของซอฟต์แวร์



ใช้เทคนิคเหล่านี้ และจะใช้เวลาไม่นานก่อนที่คุณจะคุ้นเคยกับพื้นฐานของ Excel จากตรงนั้น คุณก็พร้อมที่จะสำเร็จการฝึกอบรม Microsoft Excel และกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญสเปรดชีตที่แท้จริง





พื้นฐาน

ต่อไปนี้คือเทคนิคแรกบางส่วนที่คุณจะต้องเชี่ยวชาญ หากคุณต้องการใช้ Excel ให้เชี่ยวชาญ ส่วนใหญ่ค่อนข้างเรียบง่าย แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องคุ้นเคยก่อนที่จะเริ่มพยายามทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้น

1. ทำคณิตศาสตร์อย่างง่าย

ในการเริ่มต้น ให้เริ่มต้นด้วยปัญหาทางคณิตศาสตร์พื้นฐานที่สุดที่คุณต้องป้อนลงใน Excel สิ่งแรกที่ต้องจำเกี่ยวกับเทคนิคเช่นนี้คือ Excel คาดว่าจะเห็นเครื่องหมายเท่ากับก่อนเมื่อคุณมีปัญหาในการแก้ไข



พิมพ์ = 10 + 10 ลงในเซลล์ในสเปรดชีตของคุณแล้วกด เข้า ; เซลล์ควรแสดงหมายเลข 20

การบวกและการลบค่อนข้างอธิบายได้ง่าย แต่คุณจะต้องใช้เครื่องหมายดอกจัน (*) แทนเครื่องหมายคูณและเครื่องหมายทับ (/) แทนเครื่องหมายหาร



รับเงินเพื่อทดสอบแอพ android

2. ใช้ผลรวมอัตโนมัติ

ถ้าคุณเป็นแค่ เริ่มต้นใช้งาน Excel นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มความเร็วด้วยการใช้ฟังก์ชันพื้นฐาน ขั้นแรก ให้ป้อนตัวเลขสองตัวใดๆ ในเซลล์ที่อยู่ติดกัน—ไม่ว่าจะจากด้านหนึ่งไปอีกด้านหนึ่งหรือด้านบนและด้านล่างก็ใช้การได้ดี จากนั้นเลือกเซลล์ทางด้านขวาหรือด้านล่างเซลล์เหล่านั้นโดยตรงแล้วไปที่ บ้าน > ผลรวมอัตโนมัติ .

สิ่งนี้จะเติมเซลล์ที่เลือกโดยอัตโนมัติด้วยสูตร SUM ดังนั้นกด เข้า เพื่อดำเนินการ Excel จะเพิ่มตัวเลขทั้งสองเข้าด้วยกันและส่งผลลัพธ์ในเซลล์ที่ระบุ โดยใช้รายการแบบเลื่อนลง AutoSum คุณสามารถเลือกฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ต่างๆ ได้เช่นกัน



3. การใช้รูปแบบตัวเลข

เมื่อสเปรดชีตของคุณเริ่มซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย ก็อาจมีตัวเลขประเภทต่างๆ สกุลเงิน วันที่ เปอร์เซ็นต์ และอื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถทำงานกับข้อมูลนี้ได้ การจัดรูปแบบเพื่อพิมพ์จึงคุ้มค่า

เลือกตัวเลขที่คุณต้องการจัดรูปแบบ คุณจะต้องทำประเภทที่แตกต่างกันทีละตัว มองหา ตัวเลข ที่ด้านบนของหน้าจอ และค้นหารายการดรอปดาวน์ที่มีค่าเริ่มต้นเป็น ทั่วไป .

จากที่นั่นคุณสามารถเลือกจากรายการรูปแบบตัวเลขต่างๆ ที่ดีต่อสุขภาพ หากคุณต้องการการควบคุมเพิ่มเติม ให้เลือก รูปแบบตัวเลขเพิ่มเติม จากด้านล่างสุดของรายการ และคุณจะสามารถระบุรายละเอียด เช่น จำนวนตำแหน่งทศนิยมที่จะใช้ หรือสกุลเงินที่คุณต้องการ

4. การสร้างตาราง

นำเสนอข้อมูลของคุณเป็นตาราง ช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นด้วยข้อมูลในมือ และตั้งค่าได้ง่าย ในการเริ่มต้น เลือกชุดข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการแปลงเป็นตาราง ซึ่งรวมถึงส่วนหัว แล้วคลิก วิเคราะห์ด่วน ทางลัดที่จะปรากฏที่มุมล่างซ้ายของการเลือกของคุณ

นำทางไปยัง โต๊ะ แท็บและเลือก ตาราง . คุณจะสังเกตเห็นความแตกต่างบางประการในรูปลักษณ์ของข้อมูล และวิธีจัดการข้อมูลก็มีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน

หากทางลัดการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วไม่ปรากฏขึ้น เพียงเน้นข้อมูลของคุณแล้วไปที่ แทรก แล้วเลือก ตาราง.

ใช้ปุ่มลูกศรในเซลล์ส่วนหัวของตารางเพื่อกรองข้อมูลเฉพาะจุด หรือเรียงลำดับไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง

5. การสร้างแผนภูมิ

คุณสามารถ ทำแผนภูมิหรือกราฟ ในลักษณะเดียวกับที่คุณสร้างตาราง—แต่คุณจะต้องพิจารณาว่าคุณต้องการนำเสนอข้อมูลนั้นล่วงหน้าอย่างไร

Excel สามารถให้คำแนะนำบางอย่างแก่คุณได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องระวังสิ่งที่คุณต้องการให้แผนภูมิบรรลุผล โดยคำนึงถึงสิ่งนี้ ให้จัดรูปแบบข้อมูลของคุณและเลือกทั้งหมด เช่นเดียวกับที่คุณทำเมื่อสร้างตาราง

วางเมาส์เหนือตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งเพื่อดูตัวอย่างว่าจะมีลักษณะอย่างไร หรือเลือก มากกว่า เพื่อการควบคุมผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

หากกล่องการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วไม่ปรากฏขึ้นสำหรับคุณ ให้เน้นข้อมูลของคุณแล้วเลือก แทรก . จากนั้นไปที่ส่วนแผนภูมิและกราฟ ที่นี่คุณจะสามารถเลือก ชาร์ตแนะนำ หรือเลือกเอง

คุณอาจต้องการที่จะเรียนรู้ วิธีสร้างแผนภูมิ Excel แบบอัปเดตตัวเอง .

เทคนิคขั้นสูง

ไม่ช้าก็เร็ว คุณอาจต้องการยกระดับการใช้งาน Excel ของคุณไปอีกระดับ ข่าวดีก็คือหลาย ๆ แง่มุมของฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์นั้นเชื่อมโยงกัน หมายความว่าการเรียนรู้เทคนิคหนึ่งจะมีโอกาสเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ในส่วนอื่นๆ ในภายหลัง

6. การใช้ฟังก์ชันด้วยตนเอง

เมื่อคุณเข้าใจเลขคณิตพื้นฐานใน Excel แล้ว ก็ควรเริ่มทดลองกับฟังก์ชัน คุณจะค้นพบฟังก์ชันต่างๆ มากมายเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนที่แตกต่างกัน และทั้งหมดนั้นแตกต่างกันเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม การทำงานกับตัวอย่างที่ง่ายกว่าจะช่วยให้คุณคุ้นเคยกับหลักปฏิบัติพื้นฐานที่ดำเนินการต่อไป

มาเริ่มกันเลยโดยใช้ หนึ่งในฟังก์ชั่นพื้นฐานที่สุด รวมอยู่ใน Excel, SUM เราสามารถใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อเพิ่มชุดตัวเลขโดยไม่ต้องดำเนินการตามขั้นตอนด้วยตนเอง

ดังที่คุณเห็นด้านบน ฉันมีตัวเลขห้าตัวที่ฉันต้องการรวมเข้าด้วยกัน ดังนั้นฉันจึงป้อนฟังก์ชันลงในเซลล์ใต้รายการโดยตรง โปรดทราบว่าคุณสามารถทำงานนี้ได้ทุกที่ในสเปรดชีตของคุณ บอกโปรแกรมว่าต้องการหาเซลล์ไหน

คุณสามารถสร้างตัวอย่างการทำงานโดยพิมพ์ = ผลรวม (E1: E5) แต่มีวิธีอื่นในการถ่ายทอดคำสั่งนี้ด้วย

วิธีเชื่อมต่อคอนโทรลเลอร์ xbox กับพีซีบลูทู ธ

คุณอาจต้องการป้อนคำว่า SUM แล้วเปิดวงเล็บ จากนั้นเลือกเซลล์ด้วยตนเอง คุณสามารถทำได้โดยกด . ค้างไว้ ควบคุม คีย์และคลิกแต่ละเซลล์—การลากบนหลายเซลล์ก็ใช้ได้เช่นกัน อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถพิมพ์การอ้างอิงแต่ละเซลล์โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคเดียว หากไม่ต่อเนื่องกัน

ประโยชน์ของการใช้การอ้างอิงเซลล์ในฟังก์ชันแทนที่จะเป็นจำนวนเต็มคือผลลัพธ์ของคุณจะอัปเดตตามเนื้อหาของเซลล์เหล่านั้น เมื่อโปรเจ็กต์สเปรดชีตของคุณเริ่มซับซ้อนมากขึ้น สิ่งนี้จะมีประโยชน์อย่างแน่นอน

ฟังก์ชั่นมีความสามารถที่มีประโยชน์มากมาย เช่น วิธีรวมสองคอลัมน์ใน Excel .

7. การรวมการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา Excel ได้เติบโตขึ้นเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างแดชบอร์ดเช่นเดียวกับสเปรดชีตทั่วไป การสร้างแดชบอร์ดใน Excel สามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์มหาศาลและใช้ความพยายามอย่างมาก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

อย่างไรก็ตาม การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสามารถเพิ่มองค์ประกอบของประสบการณ์แดชบอร์ดลงในสเปรดชีตมาตรฐานและง่ายต่อการติดตั้ง

สำหรับวัตถุประสงค์เหล่านี้ เราจะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อช่วยให้มีภาพชวเลขสำหรับข้อมูลบางอย่าง ดังนั้นให้เลือกสิ่งที่คุ้มค่าที่จะประเมินได้อย่างรวดเร็วหากคุณจะลองใช้วิธีนี้ เลือกข้อมูลนั้นและไปที่ บ้าน > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข .

คุณจะพบตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆ มากมาย เรากำลังพิจารณาที่เปอร์เซ็นต์ ดังนั้นแถบข้อมูลจึงเหมาะสม อย่างไรก็ตาม ระดับสีและชุดไอคอนยังสามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในสถานการณ์ที่เหมาะสม

จำไว้ว่าคุณสามารถควบคุมแง่มุมต่างๆ ของกระบวนการได้โดยคลิกที่ กฎเพิ่มเติม ในเมนูดรอปดาวน์ หากการจัดรูปแบบของคุณไม่ได้ให้ความแตกต่างเพียงพอที่จะชัดเจนในทันที ให้พิจารณาปรับกฎเล็กน้อย

8. การเพิ่มเส้นแนวโน้มลงในแผนภูมิ

กุญแจสำคัญในการเป็นผู้เชี่ยวชาญ Excel คือการตระหนักถึงเครื่องมือมากมายที่ซอฟต์แวร์นำเสนอ เพื่อสร้างแผนภูมิที่สมบูรณ์แบบสำหรับความต้องการของคุณ เส้นแนวโน้มเป็นหนึ่งในองค์ประกอบหลายอย่างที่คุณอาจต้องนำมารวมกันเพื่อให้งานนั้นสำเร็จ

เป็นส่วนเพิ่มเติมที่คุณจะทำกับแผนภูมิเมื่อสร้างแล้ว ดังนั้นคุณสามารถสร้างแผนภูมิทดสอบหรือใช้แผนภูมิที่สร้างไว้แล้วได้ เมื่อเข้าที่แล้ว คุณต้องคลิกที่แผนภูมิแล้วคลิก องค์ประกอบแผนภูมิ ทางลัดที่แสดงโดยไอคอนเครื่องหมายบวก

คุณสามารถเพิ่มเส้นแนวโน้มได้อย่างรวดเร็วโดยทำเครื่องหมายที่ช่องข้างๆ หรือคลิกลูกศรทางด้านขวาเพื่อเข้าถึงตัวเลือกที่มีรายละเอียดเพิ่มเติม

องค์ประกอบสำคัญที่นี่คือต้องรู้ว่าคุณกำลังพยายามจะอธิบายอะไร เส้นแนวโน้มไม่ได้เพิ่มมูลค่าเสมอไป ดังนั้นให้คิดให้รอบคอบเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณกำลังนำเสนอ นอกจากนี้ ให้พิจารณาว่าเส้นแนวโน้มมีส่วนสำคัญต่อแผนภูมิของคุณหรือเพียงแค่เพิ่มความยุ่งเหยิงมากขึ้น

สร้างทักษะ Excel ของคุณ

มีอะไรให้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Excel อยู่เสมอ แต่นี่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ของไมโครซอฟต์ ไซต์สนับสนุนสำนักงาน เป็นแหล่งรวมบทช่วยสอน Excel ที่นำเสนออย่างชัดเจนในทุกสิ่งตั้งแต่การใช้งานระดับสูงไปจนถึงงานที่ง่ายที่สุดที่คุณอาจต้องการดำเนินการ

อีกทางหนึ่ง ฟังก์ชัน Excel เป็นจุดอ้างอิงที่ดี ไม่ว่าคุณจะเป็นมือใหม่หรือมือเก๋า แน่นอน Excel จะช่วยคุณด้วยคำแนะนำเครื่องมือเมื่อคุณพยายามป้อนฟังก์ชัน แต่การมีทรัพยากรที่ครอบคลุมเช่นนี้เป็นเรื่องที่ดีหากคุณจบลงด้วยการผูกมัด

สุดท้าย มีบทแนะนำ Microsoft Excel ที่ยอดเยี่ยมมากมายให้คุณใช้งานบน MakeUseOf เริ่มต้นด้วยการเรียนรู้วิธีการทำงานของสูตรพื้นฐานของ Excel แล้วดูวิธีการ ย้ายข้อมูลในแนวนอนใน Excel และวิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบเอกสาร Excel ของคุณ การดูบทช่วยสอนและการอ่านเนื้อหาเกี่ยวกับ Excel เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการเรียนรู้ Excel อย่างรวดเร็ว

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล วิธีสร้างแผนที่ 3 มิติใน Excel

Excel มีฟังก์ชันมากมายกว่าที่คุณคิด เช่น การสร้างแผนที่ 3 มิติและการลงจุดข้อมูล คุณสามารถใช้วิธีนี้ได้!

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • ผลผลิต
  • สเปรดชีต
  • Microsoft Excel
  • เคล็ดลับ Microsoft Office
เกี่ยวกับผู้เขียน แบรด โจนส์(109 บทความที่ตีพิมพ์)

นักเขียนชาวอังกฤษในปัจจุบันอาศัยอยู่ในสหรัฐอเมริกา ค้นหาฉันบน Twitter ผ่าน @radjonze

เพิ่มเติมจาก Brad Jones

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก