ก่อนแชร์สเปรดชีต Excel อย่าลืมทำสิ่งเหล่านี้ก่อน

การแชร์เวิร์กบุ๊ก Excel ทำให้การทำงานร่วมกันในการรวบรวมข้อมูลเป็นเรื่องง่าย แต่ก่อนที่คุณจะนำไฟล์ Excel ไปไว้ในมือของผู้อื่น ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการจัดเตรียมเวิร์กชีตของคุณให้พร้อมสำหรับการแชร์

อนุญาตให้แก้ไขพร้อมกันหลายรายการ

ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้หลายคนสามารถแก้ไขแผ่นงาน Excel ที่แชร์ได้พร้อมกัน ให้ทำดังนี้:

ไปที่ ทบทวน แท็บและด้านล่าง การเปลี่ยนแปลง , คลิก แบ่งปันสมุดงาน
ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่า อนุญาตการเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้มากกว่าหนึ่งรายในเวลาเดียวกัน ถูกตรวจสอบ
บันทึกไฟล์ Excel ของคุณในตำแหน่งที่ใช้ร่วมกันซึ่งผู้ใช้รายอื่นสามารถเข้าถึงได้

สิ่งหนึ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับการอนุญาตสิ่งนี้: คุณอาจได้รับการเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งกันหากผู้ใช้สองคนทำการแก้ไขในเซลล์เดียวกัน เจ้าของไฟล์จะได้รับการแจ้งเตือนและสามารถเลือกการเปลี่ยนแปลงที่จะเก็บหรือยกเลิก

วิธีจำกัดการใช้แรมของ Chrome

ป้องกันแผ่นงานหรือเซลล์

หากมีข้อมูลเฉพาะที่คุณไม่ต้องการให้ใครแก้ไขหรือลบ คุณสามารถป้องกันทั้งเวิร์กชีต ป้องกันเวิร์กบุ๊ก หรือปกป้องเซลล์ที่ต้องการได้

ถ้าคุณต้องการปกป้องทั้งเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊ก:

ไปที่ ทบทวน แท็บและคลิก แผ่นงานปกป้อง . (หากคุณต้องการปกป้องเวิร์กบุ๊กทั้งหมด ให้คลิก ปกป้องสมุดงาน .)
ป้อนรหัสผ่าน วิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนที่มีรหัสผ่านสามารถยกเลิกการป้องกันได้ แต่ผู้ที่ไม่มีรหัสผ่านจะยังดูได้
ภายใต้ ' อนุญาตให้ผู้ใช้แผ่นงานนี้ทุกคน' คุณสามารถเลือกสิ่งที่ผู้ใช้รายอื่นสามารถทำได้บนเวิร์กชีต ได้แก่ จัดรูปแบบเซลล์ เพิ่ม/ลบแถวหรือคอลัมน์ และเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์

หากคุณต้องการปกป้องเซลล์ที่เลือก:

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้ผู้อื่นแก้ไข คลิกขวาจากนั้นคลิก จัดรูปแบบเซลล์ ในเมนูที่ปรากฏขึ้น
นำทางไปยัง การป้องกัน แท็บและตรวจสอบให้แน่ใจว่า ล็อค ไม่ถูกตรวจสอบ
ทำตามสามขั้นตอนข้างต้น

ตอนนี้เซลล์ทั้งหมด ยกเว้นเซลล์ที่ตั้งค่าให้คุณปลดล็อกแล้ว ควรได้รับการปกป้อง

ฟิลิปส์ สมาร์ททีวี เว็บเบราว์เซอร์ ดาวน์โหลด

เพิ่มเมนูแบบเลื่อนลง

ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้รายอื่นเพิ่มจากการเลือกข้อมูลไปยังเซลล์ที่ต้องการเท่านั้น คุณสามารถสร้างเมนูดรอปดาวน์สำหรับช่วงของเซลล์ที่ต้องการได้ คุณสามารถให้ผู้ใช้เลือกได้เฉพาะจากรายการนั้นหรืออนุญาตให้ป้อนข้อมูลอื่นๆ

ในการเพิ่มเมนูดรอปดาวน์ให้กับช่วงของเซลล์ ให้ทำดังต่อไปนี้:

ในแผ่นงานแยกต่างหากในเวิร์กบุ๊กของคุณ ให้สร้างรายการของรายการที่คุณต้องการรวมไว้ในเมนูดรอปดาวน์ของคุณ รายการเหล่านี้ควรอยู่ในแถวหรือคอลัมน์เดียว
เลือกรายการทั้งหมด คลิกขวา แล้วเลือก กำหนดชื่อ .
กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถป้อนชื่อสำหรับรายการของคุณได้ สามารถเป็นอะไรก็ได้ที่เหมาะกับคุณ เพียงแต่อย่าเว้นวรรค
ในแผ่นงานที่คุณจะป้อนข้อมูล ให้เลือกเซลล์หรือเซลล์ที่คุณต้องการให้รายการดรอปดาวน์ปรากฏขึ้น นำทางไปยัง ข้อมูล แท็บและคลิก การตรวจสอบข้อมูล .
กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นเพื่อ การตั้งค่า แท็บ ใน อนุญาต ฟิลด์ เลือก รายการ .
ใน แหล่งที่มา ฟิลด์ พิมพ์ =ListName
ทำให้เเน่นอน กล่องดรอปดาวน์ในเซลล์ ถูกตรวจสอบ ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้สามารถเว้นเซลล์ว่างไว้ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ละเว้นช่องว่าง ไม่ถูกตรวจสอบ

ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นทางเลือก:

หากคุณต้องการให้ข้อความปรากฏขึ้นเมื่อมีการคลิกเซลล์ ให้ไปที่ ใส่ข้อความ แท็บ ที่นี่คุณสามารถป้อนข้อความได้ถึง 225 อักขระที่จะปรากฏขึ้น
หากคุณต้องการให้การแจ้งเตือนข้อผิดพลาดปรากฏขึ้น ให้ไปที่ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด แท็บและตรวจสอบให้แน่ใจว่า แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ถูกตรวจสอบ คุณสามารถป้อนข้อความเฉพาะสำหรับการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดของคุณ

คุณมีเคล็ดลับอะไรบ้างสำหรับผู้ใช้ Excel ที่ต้องการแชร์เวิร์กบุ๊กของตน แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น.

apple store genius bar นัดรับ

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 6 ทางเลือกที่ได้ยิน: แอพหนังสือเสียงฟรีหรือราคาถูกที่ดีที่สุด

หากคุณไม่ต้องการจ่ายค่าหนังสือเสียง นี่คือแอพดีๆ ที่ให้คุณฟังได้ฟรีและถูกกฎหมาย

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ผลผลิต
Microsoft Excel
สั้น

เกี่ยวกับผู้เขียน แนนซี่ เมสซี(ตีพิมพ์บทความ 888)

แนนซี่เป็นนักเขียนและบรรณาธิการที่อาศัยอยู่ในวอชิงตัน ดี.ซี. ก่อนหน้านี้เธอเคยเป็นบรรณาธิการในตะวันออกกลางที่ The Next Web และปัจจุบันทำงานที่คลังความคิดด้านการสื่อสารและโซเชียลมีเดียใน DC

เพิ่มเติมจาก Nancy Messieh

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก