บทแนะนำฐานข้อมูลการเข้าถึงนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

บทแนะนำฐานข้อมูลการเข้าถึงนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

ในขณะที่ผู้ใช้พีซีส่วนใหญ่จะอ้างว่ามีความเชี่ยวชาญในซอฟต์แวร์ Office เช่น คำ และ Excel ขอบเขตที่ไกลออกไปของแพ็คเกจอาจดูน่ากลัวกว่าเล็กน้อย การเข้าถึงและ ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลที่คล้ายกัน อาจเป็นซอฟต์แวร์ที่ไม่เป็นมิตรสำหรับการเริ่มต้น แต่สิ่งเหล่านี้มีความท้าทายน้อยกว่ามากหากคุณรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่





คู่มือนี้จะนำคุณผ่านขั้นตอนพื้นฐานในการสร้างฐานข้อมูล เติมข้อมูล และใช้การสืบค้นข้อมูลเพื่อเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานแล้ว คุณก็จะสามารถเข้าสู่การเรียนรู้ Access อย่างแท้จริงได้



สร้างฐานข้อมูล

เมื่อเปิด Access คุณจะเห็นตัวเลือกและเทมเพลตต่างๆ มากมาย เลือก ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปเปล่า เพื่อเริ่มต้น และเลือกชื่อไฟล์และตำแหน่งบนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณเพื่อบันทึก ฉันจะสร้างฐานข้อมูลของหนังสือที่ฉันเป็นเจ้าของ แต่แนวคิดเดียวกันนี้สามารถใช้สำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย สมุดโทรศัพท์ของคุณหรือวัตถุประสงค์อื่นใดจำนวนหนึ่ง





คอลัมน์แรกของฐานข้อมูลของฉันจะมีชื่อหนังสือแต่ละเล่ม ดังนั้นฉันจะใช้ คลิกเพื่อเพิ่ม ปุ่มเพื่อระบุว่านี่คือa ข้อความสั้น รายการ — คุณควรเลือกประเภทรายการที่เหมาะกับโครงการของคุณ หลังจากนั้น เปลี่ยนชื่อส่วนหัวของคอลัมน์เป็นสิ่งที่เหมาะสม การเปลี่ยนชื่อตารางแรกของคุณจากค่าเริ่มต้น 'Table1' ณ จุดนี้ก็คุ้มค่าเช่นกัน

ทำเช่นเดียวกันสำหรับคอลัมน์ต่างๆ ทั้งหมดที่คุณต้องการรวม ในกรณีของฉัน นั่นคือรายการข้อความสั้นอีกรายการสำหรับชื่อผู้แต่ง เซลล์ตัวเลขสำหรับปีที่วางจำหน่าย และช่องทำเครื่องหมายใช่/ไม่ใช่สำหรับว่าหนังสือที่เป็นปัญหานั้นเป็นฉบับปกแข็งหรือไม่ ฉันได้ตั้งค่าฟิลด์เพิ่มวันที่ซึ่งเราจะดำเนินการโดยอัตโนมัติในอีกสักครู่ หากคุณต้องการแก้ไขประเภทข้อมูลใดๆ หลังจากสร้างแล้ว ให้ไปที่ ทุ่งนา บน Ribbon ไฮไลต์คอลัมน์ที่ต้องการแล้วเปลี่ยนผ่านปุ่ม ประเภทข้อมูล เมนูแบบเลื่อนลง



สุดยอดสถานีชาร์จแอปเปิ้ล 3 ใน 1

ตอนนี้เปลี่ยนเป็น มุมมองการออกแบบ โดยใช้ไอคอนที่มุมล่างขวาของหน้าจอ ในการประทับเวลาโดยอัตโนมัติ ให้เลือกชื่อฟิลด์ที่ต้องการ เลือกรูปแบบวันที่ผ่านเมนูดรอปดาวน์และป้อน =ตอนนี้() ใน ค่าเริ่มต้น ช่องด้านล่าง. การดำเนินการนี้จะเติมเซลล์โดยอัตโนมัติด้วยวันที่ที่มีการเพิ่มรายการทุกครั้งที่มีการป้อนรายการใหม่ลงในฐานข้อมูล สามารถใช้วิธีการเดียวกันนี้เพื่อสร้างค่าเริ่มต้นอื่นๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นการป้อนข้อความมาตรฐานหรือสูตรแบบนี้

การสร้างคีย์หลัก

หากคุณกำลังสร้างฐานข้อมูลที่จะเติบโตและเติบโต คีย์หลักมีความสำคัญ — แต่เป็นนิสัยที่ดีที่จะเข้าถึงแม้ว่าคุณจะทำงานในระดับที่เล็กกว่าก็ตาม ความสับสนอาจเกิดขึ้นเมื่อสองรายการใช้ชื่อเดียวกัน แต่คีย์หลักช่วยให้แน่ใจว่ามีตัวระบุอื่นที่ไม่ซ้ำอยู่ตลอดเวลา



Access 2013 จะสร้างฟิลด์ ID ตามค่าเริ่มต้น จากนั้นจะเติมข้อมูลด้วยตัวระบุตัวเลขโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถระบุคีย์หลักอื่นได้หากรู้สึกว่าจำเป็น โดยคลิกขวาที่ชื่อฟิลด์ที่ต้องการในมุมมองออกแบบแล้วเลือก คีย์หลัก อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้จะต้องเป็นรายการที่ไม่ซ้ำกันอย่างแท้จริงเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่าง ๆ ทำงานตามที่ควรจะเป็น

การเพิ่มข้อมูลด้วยฟอร์ม

ถ้าคุณต้องการป้อนข้อมูลจำนวนมากลงในเอกสาร Access ของคุณ ก็คือ คุ้มกับการจัดตั้ง Form . ก่อนอื่น ให้ไปที่ สร้าง แท็บใน Ribbon และคลิกที่ รูปร่าง . มันจะสร้างเค้าโครงเริ่มต้นให้คุณ ซึ่งคุณสามารถแก้ไขได้โดยลากส่วนประกอบแต่ละส่วนไปยังตำแหน่งที่เหมาะสม



หากต้องการทดสอบแบบฟอร์ม ให้ใช้ตัวเลือกมุมมองทางด้านซ้ายมือของ Ribbon เพื่อสลับเป็น มุมมองแบบฟอร์ม . ที่นี่ คุณสามารถเพิ่มรายการโดยเติมข้อมูลในฟิลด์ต่างๆ — ทำตอนนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานตามที่ตั้งใจไว้ หากต้องการตรวจสอบความคืบหน้า ให้กลับไปที่ตารางจากแบบฟอร์มแล้วเลือก มุมมองแผ่นข้อมูล . หากรายการแรกของคุณแสดงตามที่ตั้งใจไว้ ให้กลับไปที่แบบฟอร์มและบันทึกงานของคุณ

วิธีอื่นในการป้อนข้อมูล

แบบฟอร์มเป็นวิธีที่ดีในการสร้างมาตรฐานการป้อนข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีผู้ใช้มากกว่าหนึ่งรายจะใช้ฐานข้อมูล อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่วิธีเดียวในการเติมไฟล์ใน Access วิธีที่ง่ายที่สุดคือการเพิ่มรายการด้วยตนเองในขณะที่อยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล

หรือคุณสามารถนำเข้าไฟล์ที่มีข้อมูลที่มีอยู่ก่อนได้ Access 2013 รองรับไฟล์หลายประเภท รวมทั้งสเปรดชีต Excel , ไฟล์ CSV, เอกสาร XML และ HTML ในการนำเข้าข้อมูลจากแหล่งที่มา ให้เลือกแท็บข้อมูลภายนอกจาก Ribbon แล้วเลือกประเภทไฟล์ที่ต้องการ Access จะนำคุณผ่านขั้นตอนที่จำเป็นในการนำเข้าไปยังฐานข้อมูลของคุณ

Google เอกสารทำงานอย่างไร

เป็นที่น่าสังเกตว่า Access สร้างความแตกต่างระหว่างการนำเข้าและการเชื่อมโยงข้อมูล วิธีแรกคือวิธีที่ถูกต้องถ้าข้อมูลของคุณจะไม่เปลี่ยนแปลง แต่วิธีหลังอนุญาตให้อัปเดตเอกสารแยกต่างหากอย่างต่อเนื่อง ซึ่งสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ใน Access ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ สิ่งนี้อาจช่วยคุณประหยัดเวลาได้

การใช้แบบสอบถาม

เมื่อฐานข้อมูลของคุณมีเพียงพอแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มเก็บเกี่ยวผลประโยชน์จากการจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมาก แบบสอบถามเป็นวิธีการจัดเรียงฐานข้อมูลของคุณอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพ เพื่อแสดงการใช้งาน นี่คือ Query ง่ายๆ ที่จะค้นหาฐานข้อมูลของฉันสำหรับหนังสือในช่วงเวลาหนึ่ง

หากต้องการสร้าง Query ใหม่ ให้ไปที่ สร้าง แท็บใน Ribbon แล้วเลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม แล้วเลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย . เลือกตารางที่ต้องการ รวมทั้งเขตข้อมูลที่คุณสนใจ ในกรณีของฉัน นี่คือปีที่วางจำหน่ายและชื่อเรื่อง ดังนั้นฉันจึงรู้ว่าฉันกำลังดูรายการใดอยู่

ในหน้าจอถัดไป ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการดูมุมมองรายละเอียดที่มีทุกฟิลด์ของทุกเรกคอร์ดหรือเพียงแค่สรุป จากนั้นเลือก เสร็จสิ้น เพื่อสิ้นสุดกระบวนการ คุณจะเห็นข้อมูลที่คุณเลือก และคุณสามารถใช้เมนูดรอปดาวน์ในส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อย่อสิ่งต่างๆ ให้เล็กลงยิ่งขึ้นไปอีก ฉันกำลังมองหาหนังสือที่เขียนขึ้นในปี 1970 ดังนั้นฉันจะคลิกเมนูดร็อปดาวน์ของปีที่วางจำหน่าย จากนั้นไปที่ ตัวกรองตัวเลข > ระหว่าง .

จากนั้นฉันก็กำหนดขอบเขตบนและล่างสำหรับข้อมูลของฉัน และได้รับการนำเสนอด้วยรายชื่อหนังสือที่วางจำหน่ายระหว่างปี 1970 ถึง 1980 แน่นอนว่าวิธีการเดียวกันนี้สามารถใช้เพื่อจับคู่สตริงข้อความ กล่องกาเครื่องหมาย หรือข้อมูลประเภทอื่นๆ ที่คุณ อาจเข้าสู่ฐานข้อมูลของคุณ

คุณมีเคล็ดลับในการเริ่มต้นใช้งาน Access หรือไม่? คุณกำลังดิ้นรนกับแง่มุมเฉพาะของการสร้างฐานข้อมูลและต้องการความช่วยเหลือหรือไม่? แจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับคำแนะนำและปัญหาของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล การอัพเกรดเป็น Windows 11 คุ้มค่าหรือไม่?

Windows ได้รับการออกแบบใหม่ แต่นั่นเพียงพอที่จะโน้มน้าวให้คุณเปลี่ยนจาก Windows 10 เป็น Windows 11 หรือไม่

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • ผลผลิต
  • Microsoft Access
  • Microsoft Office 2013
  • Microsoft Office 2016
เกี่ยวกับผู้เขียน แบรด โจนส์(109 บทความที่ตีพิมพ์)

นักเขียนชาวอังกฤษในปัจจุบันอาศัยอยู่ในสหรัฐอเมริกา ค้นหาฉันบน Twitter ผ่าน @radjonze

เพิ่มเติมจาก Brad Jones

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก