Home-theater-designers
Mail Merge เป็นเหมือนเพื่อนเก่าที่คุณไม่ได้โทรหามาหลายปี ถูกมองข้ามและถูกมองข้ามไปจนวันที่คุณต้องการมันแย่
คุณไม่ได้ตระหนักถึงศักยภาพของมันจนกว่าคุณจะได้รับมอบหมายให้จัดการคำเชิญหลายร้อยรายการในนาทีสุดท้าย บางทีพวกเขาอาจเป็นกลุ่มคำเชิญงานแต่งงานหรือการแจ้งเตือนสีแดงต่อการเปิดเผยของซอมบี้ที่กำลังจะเกิดขึ้น หรืออาจเป็นสิ่งที่ไม่น่ากลัว เช่น การพิมพ์ป้ายที่อยู่และป้ายชื่อจำนวนมาก
ไม่ต้องกังวล คุณสามารถส่งอีเมลจำนวนมากที่เป็นส่วนตัวด้วย Microsoft Outlook 2016 ได้ภายในไม่กี่นาทีด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง และบันทึกวัน
คุณควรใช้ Mail Merge เมื่อใด
ก่อนที่ฉันจะก้าวไปข้างหน้า จดหมายเวียนจะใช้เมื่อคุณต้องการสร้างเอกสารหลายฉบับที่โดยทั่วไปจะเหมือนกัน แต่โดยที่เอกสารแต่ละฉบับจะมีรายละเอียดเฉพาะ อีเมลใช้รูปแบบเดียวกันและข้อความและกราฟิกเดียวกัน หากมี ตัวอย่างเช่น คำเชิญโดยที่ข้อความยังคงเดิม แต่ชื่อ ที่อยู่ หรือแม้แต่หัวเรื่องจะไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละรายการ
จดหมายเวียน — ไม่เหมือนกับการส่งอีเมลข้อความถึงกลุ่มคน — ทำให้ผู้รับข้อความแต่ละคนเป็นผู้รับคนเดียว .
การใช้งานที่ดีที่สุดที่ฉันเคยพบมาสำหรับพวกเขา - ใช้อีเมลจำนวนมากเป็นเครื่องมือในการหางานพร้อมรายละเอียดที่กำหนดเองสำหรับนายจ้างแต่ละราย
คุณลักษณะจดหมายเวียนใช้สองส่วน:
- NS เอกสารค่าคงที่หลัก (ที่นี่: Microsoft Word) ที่คุณเขียนเนื้อหาของอีเมล
- NS แหล่งข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้ (ที่นี่: Microsoft Outlook Contacts) ซึ่งมักจะเป็นที่อยู่และชื่อผู้รับ
สองสิ่งนี้ 'รวมกัน' เนื่องจาก Outlook เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office เราจึงสามารถใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อส่งอีเมลจำนวนมาก โดยแต่ละรายการจะปรับให้เป็นส่วนตัวสำหรับรายชื่อติดต่อที่แตกต่างกัน ไม่ใช่สแปม แม้ว่าฉันเดาว่าน่าจะผิดมือ จดหมายเวียนสามารถใช้เพื่อปูพรมระเบิดด้วยอีเมลที่ไม่พึงประสงค์
วิธีค้นหาว่าใครดูโปรไฟล์ LinkedIn ของคุณโดยไม่ระบุชื่อ
Microsoft Office ช่วยให้คุณใช้แหล่งข้อมูลต่างๆ สำหรับรายละเอียดที่อยู่ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ ใช้สเปรดชีต Excel หรือแม้แต่ฐานข้อมูล Access ที่นี่ คุณจะใช้รายชื่อติดต่อ Microsoft Outlook เพื่อส่งอีเมล
เตรียมรายชื่อผู้ติดต่อสำหรับ Mail Merge
ดังนั้น มาดูรายละเอียดขั้นตอนหลังจากที่คุณเปิด Microsoft Outlook
1. เปิด ประชากร เพื่อแสดงรายการผู้ติดต่อของคุณ
เลือกผู้ติดต่อ (CTRL + คลิก) ที่คุณต้องการรวมไว้ในรายชื่ออีเมลส่วนบุคคล เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการรายการขนาดใหญ่ ให้ใช้ เรียงลำดับ ตัวเลือกที่ใช้ได้ (คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ถัดจาก ทั้งหมด ). เพื่อให้จัดการได้ง่ายขึ้น คุณสามารถ เรียงตามหมวดหมู่ ผ่านรายการแบบเลื่อนลงเดียวกัน
หมายเหตุ: Mail Merge ไม่ได้ ทำงานกับรายการแจกจ่าย .
2. เลือก จดหมายเวียน จาก Ribbon > หน้าแรก > Actions Group .
3. ในหน้าจอ Mail Merge Contacts ที่คุณควรเห็นตอนนี้ ให้เลือก เฉพาะผู้ติดต่อที่เลือก หากอีเมลส่วนบุคคลมีไว้สำหรับกลุ่มผู้ติดต่อที่เลือก ในส่วนตัวเลือกการผสานด้านล่าง ให้เลือกพารามิเตอร์ต่อไปนี้
- ประเภทเอกสาร: แบบฟอร์มจดหมาย
- ไปที่: อีเมล
- บรรทัดหัวเรื่องข้อความ: หัวเรื่องจะไม่เปลี่ยนแปลงสำหรับอีเมลทั้งหมด
4. คลิก ตกลง จากนั้น Microsoft Word จะเปิดให้คุณเขียนข้อความส่วนบุคคล
เขียนข้อความส่วนบุคคลใน Microsoft Word
แท็บการส่งจดหมายบน Ribbon อยู่ที่ด้านหน้าและตรงกลางของมุมมอง ที่นี่ คุณจะต้องเริ่มอีเมลมวลด้วย บรรทัดคำทักทายส่วนบุคคล . จาก การส่งจดหมาย แท็บใน Microsoft Word เลือก ไลน์อวยพร .
อย่างที่คุณเห็น ไดอะล็อกบ็อกซ์ได้รับการเติมชื่อของมิสเตอร์แรนดัลไว้ล่วงหน้าแล้ว นี่เป็นเพียงตัวยึดตำแหน่งสำหรับชื่อจากรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ ด้านล่างนั้น คุณสามารถตรวจสอบตัวอย่างชื่อจากรายการของคุณได้ คุณสามารถปรับแต่งรายการด้วยตัวเลือกที่ให้ไว้ที่นี่
โปรดทราบว่าเขตข้อมูลผสานมาจากส่วนหัวของคอลัมน์ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ดังนั้นหากมีไม่ตรงกันให้ใช้ สนามแข่งขัน เพื่อให้แน่ใจว่าการผสานถูกต้อง หากฟิลด์ที่คุณต้องการระบุว่า 'ไม่ตรงกัน' ให้เลือกรายการดรอปดาวน์สำหรับฟิลด์นั้น แล้วเลือกชื่อคอลัมน์ที่ตรงกับคอลัมน์นั้นในรายการของคุณ
เมื่อคุณคลิก ตกลง และออกจากที่นี่ ตัวยึดตำแหน่งสำหรับบรรทัดทักทาย (เรียน คุณ…) จะถูกวางไว้ในเอกสาร Word
จำสิ่งนี้: คุณสามารถป้อนข้อมูลเพิ่มเติมลงในเอกสารด้วยฟิลด์เพิ่มเติม
คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน ข้อมูลนี้ต้องอยู่ในแหล่งข้อมูลเดิมของคุณ ซึ่งในกรณีนี้คือข้อมูลที่ติดต่อใน Microsoft Outlook ตัวอย่าง ได้แก่ ที่อยู่บ้าน โทรศัพท์บ้าน ตำแหน่งงาน ฯลฯ คุณสามารถดูรายการทั้งหมดได้เมื่อคุณคลิกลูกศรดรอปดาวน์เล็กๆ
จัดรูปแบบคำทักทาย ในการจัดรูปแบบเส้นทักทายตามที่คุณต้องการ ให้เน้นทั้งเขตข้อมูล รวมทั้งเครื่องหมายที่ปลายแต่ละด้าน ไปที่ บ้าน แท็บและใช้การตั้งค่าแบบอักษร นอกจากนี้ ให้ตั้งค่า ระยะห่างบรรทัด เพื่อให้แน่ใจว่าระยะห่างบรรทัดตรงกับระยะห่างในส่วนที่เหลือของเอกสารของคุณ
พิมพ์ข้อความตอนนี้
จุดเริ่มต้นของข้อความคือ<>ตัวยึดตำแหน่งและ/หรือฟิลด์อื่นๆ ที่คุณแทรกโดยใช้ฟิลด์ผสานพิเศษ เขียนข้อความของคุณ จำไว้ว่านี่คือการส่งอีเมลจำนวนมากอย่างดีที่สุด ดังนั้น อย่าลืมใช้มารยาทอีเมลทั้งหมดที่คุณสามารถรวบรวมได้
เมื่อเนื้อความของอีเมลเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ เสร็จสิ้นและผสาน > ส่งข้อความอีเมล .
NS ไปที่อีเมล กล่องโต้ตอบเปิดขึ้น คลิก ตกลง .
MS Word ทำหน้าที่โพสต์อีเมลโดยอัตโนมัติในพริบตา Word จะส่งอีเมลแต่ละฉบับไปยังแต่ละที่อยู่ คุณไม่สามารถ CC หรือ BCC กับผู้รับรายอื่นได้ และคุณ เพิ่มไฟล์แนบไม่ได้ ไปที่อีเมล
คุณสามารถบันทึกเอกสารที่คุณใช้สำหรับจดหมายเวียนได้ เนื่องจากจะบันทึกลิงก์ที่มีแหล่งข้อมูล เช่น ผู้ติดต่อ เมื่อคุณเปิดเอกสารจดหมายเวียน ให้เลือก ใช่ เมื่อ Word แจ้งให้คุณเชื่อมต่อ
วิธีต่อสวิตซ์เข้าทีวีแบบไม่มีด็อค
เพิ่มตัวจับเวลานี้ไปยังชุดเครื่องมืออีเมลของคุณ
เมื่อคุณเข้าใจแล้ว กระบวนการทั้งหมดจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีตั้งแต่ต้นจนจบ ในเวลาเดียวกัน การเขียนอีเมลสำหรับบุคคลเพียงคนเดียวก็ต้องใช้ ตอนนี้คุณทำได้สำหรับกลุ่มแล้ว กลุ่มใหญ่แค่ไหนไม่สำคัญ
นอกจากนี้ยังเป็นพฤติกรรมที่ดีในการใช้ชื่อผู้รับเป็นคำทักทาย ให้ความเป็นส่วนตัวมากขึ้นกับอีเมล บางสิ่งบางอย่าง อีเมล CC-ed ขาดไปอย่างมาก
ถัดไป คุณสามารถลองใช้จดหมายเวียนเพื่อพิมพ์จดหมาย ป้ายชื่อ และซองจดหมาย คุณอาจต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับ วิธีง่ายๆในการรวมไฟล์ Microsoft Outlook PST . หิวสำหรับเคล็ดลับ Outlook เพิ่มเติมหรือไม่ ถึงเวลาสำรวจคุณลักษณะที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักของ Outlook !
แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล วิธีเข้าถึงระดับบับเบิ้ลในตัวของ Google บน Androidหากคุณเคยต้องการให้แน่ใจว่าบางสิ่งบางอย่างอยู่ในระดับอย่างรวดเร็ว ตอนนี้คุณสามารถรับระดับฟองบนโทรศัพท์ได้ในไม่กี่วินาที
อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง- ผลผลิต
- เคล็ดลับอีเมล
- ติดต่อฝ่ายจัดการ
- ไคลเอนต์อีเมลเดสก์ท็อป
- Microsoft Outlook
- จดหมายเวียน
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu เป็นรองบรรณาธิการด้านอินเทอร์เน็ต, Windows และ Productivity หลังจากขจัดสิ่งสกปรกจาก MBA และอาชีพการตลาดมายาวนานกว่า 10 ปี ตอนนี้เขากระตือรือร้นที่จะช่วยคนอื่นๆ พัฒนาทักษะการเล่าเรื่องของพวกเขา เขามองหาเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford ที่หายไปและเกลียดภาพหน้าจอที่ไม่ดี แต่แนวคิดเกี่ยวกับการถ่ายภาพ Photoshop และ Productivity จะช่วยปลอบประโลมจิตใจของเขา
เพิ่มเติมจาก Saikat Basuสมัครรับจดหมายข่าวของเรา
เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!
คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก