เคล็ดลับสำหรับการทำงานกับฟังก์ชันข้อความและข้อความใน Excel

เคล็ดลับสำหรับการทำงานกับฟังก์ชันข้อความและข้อความใน Excel

เมื่อคุณนึกถึง Excel ( เคล็ดลับ Excel ที่สำคัญที่สุดของเรา ) คุณอาจนึกถึงตัวเลข การคำนวณ และสูตรต่างๆ แต่คุณยังเพิ่มข้อความในสเปรดชีต เช่น หัวเรื่อง คำอธิบาย หรือชื่อบุคคล





วันนี้เราจะมาพูดถึงวิธีการทำงานกับข้อความในรูปแบบต่างๆ ในสเปรดชีต Excel เราพูดถึงฟังก์ชันต่างๆ มากมายสำหรับการทำงานกับข้อความ เมื่อใดก็ตามที่คุณใช้ฟังก์ชัน ให้เริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เสมอ



ตัดข้อความในเซลล์

เมื่อคุณป้อนข้อความในเซลล์ที่กว้างกว่าเซลล์ ข้อความจะผ่านเส้นขอบด้านขวาของเซลล์ตามค่าเริ่มต้น แต่มันง่ายที่จะตัดข้อความให้พอดีกับความกว้างของคอลัมน์ การตัดข้อความจะปรับโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนความกว้างของเซลล์





หากต้องการตัดข้อความในเซลล์ ให้เลือกเซลล์แล้วคลิก ตัดข้อความ ปุ่มใน การจัดตำแหน่ง ส่วนของ บ้าน แท็บ

ข้อความถูกห่อในเซลล์และความสูงของแถวจะปรับให้พอดีกับข้อความโดยอัตโนมัติ



ถ้า ความสูงของแถว ไม่ปรับอัตโนมัติ แถวอาจถูกตั้งค่าเป็นความสูงเฉพาะ

windows 10 machine_check_exception

เมื่อต้องการปรับความสูงของแถวให้พอดีกับข้อความโดยอัตโนมัติ ให้เลือกเซลล์ จากนั้นคลิก รูปแบบ ใน เซลล์ ส่วนเรื่อง บ้าน แท็บและเลือก ปรับความสูงของแถวอัตโนมัติ .



ถ้าคุณต้องการเก็บแถวไว้ที่ความสูงที่กำหนด คุณสามารถเปลี่ยนแถวเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความที่ตัดนั้นพอดี เลือก ความสูงของแถว จาก รูปแบบ เมนู. จากนั้นป้อนความสูงของแถวบน ความสูงของแถว กล่องโต้ตอบและคลิก ตกลง .

คุณยังสามารถลากเส้นขอบด้านล่างของแถวลงจนกว่าบรรทัดข้อความทั้งหมดจะพอดีกับเซลล์



ป้อนตัวแบ่งบรรทัดในเซลล์

ถ้าข้อความในเซลล์ผ่านเส้นขอบด้านขวา คุณยังสามารถแทรกตัวแบ่งบรรทัดเพื่อสร้างการตัดข้อความด้วยตนเอง

ดับเบิลคลิกที่เซลล์เพื่อแก้ไขข้อความหรือกด F2 . คลิกเมาส์ที่จุดในข้อความที่คุณต้องการแทรกตัวแบ่งบรรทัด จากนั้นกด Alt + Enter .

ความสูงของแถวจะปรับให้พอดีกับข้อความหาก รูปแบบ ถูกตั้งค่าเป็น ปรับความสูงของแถวอัตโนมัติ ใน เซลล์ ส่วนของ บ้าน แท็บ

นับเซลล์ที่มีข้อความใด ๆ

ถ้าคุณต้องการทราบจำนวนเซลล์ในช่วงบนเวิร์กชีตของคุณที่มีข้อความ (ไม่ใช่ตัวเลข ข้อผิดพลาด สูตร หรือเซลล์ว่าง) คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน COUNTIF

รูปแบบทั่วไปของฟังก์ชัน COUNTIF สำหรับการนับจำนวนอักขระข้อความคือ:

=COUNTIF(cellrange,'*')

ช่วงเซลล์แสดงช่วงของเซลล์ใดๆ เช่น B2:B9 เครื่องหมายดอกจันระหว่างเครื่องหมายคำพูดคืออักขระตัวแทนที่แสดงจำนวนอักขระข้อความที่ตรงกัน มีบางสิ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับสิ่งที่ถือเป็นอักขระข้อความ:

  • ค่าตรรกะ TRUE และ FALSE จะไม่ถูกนับเป็นข้อความ
  • ตัวเลขที่ป้อนเป็นข้อความจะถูกนับเป็นอักขระตัวแทน (*)
  • เซลล์ว่างที่ขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายอะพอสทรอฟี (') จะถูกนับ

ตัวอย่างเช่น ในการนับจำนวนเซลล์ที่มีข้อความในช่วงเซลล์ A2:G9 ในเวิร์กชีตต่อไปนี้ ให้ป้อน '=COUNTIF(' จากนั้น ในการป้อนช่วงเซลล์ เราเลือกเซลล์ที่เราต้องการรวมในการนับ .

ฟังก์ชัน COUNTIF ไม่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์

จากนั้น เราพิมพ์เครื่องหมายจุลภาค (,) และอักขระตัวแทน (*) ที่ล้อมรอบด้วยเครื่องหมายคำพูดคู่

กด เข้า เพื่อให้รายการฟังก์ชันสมบูรณ์และดูผลลัพธ์ในเซลล์

นับเซลล์ที่มีข้อความเฉพาะ

คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชัน COUNTIF เพื่อนับจำนวนเซลล์ที่มีอักขระข้อความเฉพาะ

ฟังก์ชันทั่วไปสำหรับการนับการเกิดขึ้นของอักขระข้อความสตริงที่ระบุคือ:

=COUNTIF(cellrange,'txt')

เช่นเดียวกับในส่วนก่อนหน้า ช่วงเซลล์แสดงถึงช่วงของเซลล์ใดๆ เช่น B2:B9 เราใส่สตริงของอักขระข้อความที่เราต้องการค้นหาระหว่างเครื่องหมายคำพูดคู่

ตัวอย่างเช่น ในการนับจำนวนเซลล์ที่มี 'Pencil' ในช่วงเซลล์ A2:G9 ในเวิร์กชีตต่อไปนี้ เราจะป้อนฟังก์ชันต่อไปนี้:

=COUNTIF(A2:G9,'Pencil')

สิ่งนี้จะค้นหาเซลล์ทั้งหมดที่มีเพียงคำว่า 'ดินสอ' โดยไม่มีข้อความอื่นในเซลล์ เนื่องจากฟังก์ชัน COUNTIF ไม่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์ จะค้นหาเซลล์ทั้งหมดที่มี 'ดินสอ' หรือ 'ดินสอ'

ฟังก์ชัน COUNTIFS ช่วยให้คุณสามารถนับเซลล์ที่มีข้อความได้ แต่ ไม่รวม เซลล์ที่มีอักขระข้อความเฉพาะ

ตัวอย่างเช่น เราใช้ COUNTIFS ในลักษณะต่อไปนี้เพื่อค้นหาเซลล์ทั้งหมดที่มีข้อความใดๆ ยกเว้น 'ดินสอ'

=COUNTIFS(A2:G9,'*',A2:G9,'Pencil')

สำหรับฟังก์ชัน COUNTIFS คุณต้องกำหนดช่วงและข้อความที่คุณต้องการค้นหาก่อน จากนั้นกำหนดช่วงเดียวกันอีกครั้งและยกเว้นข้อความที่คุณต้องการ '' ใช้เพื่อยกเว้นข้อความใด ๆ ที่ตามมา

เมื่อใช้ฟังก์ชัน COUNTIF หรือ COUNTIFS คุณสามารถเพิ่มเครื่องหมายดอกจันที่ด้านใดด้านหนึ่งหรือทั้งสองด้านของสตริงเพื่อค้นหาเซลล์ที่มีสตริงนั้นล้อมรอบด้วยอักขระข้อความจำนวนเท่าใดก็ได้ (หรือไม่มีเลย)

ตัวอย่างเช่น ในการค้นหาเซลล์ทั้งหมดที่มีตัวอักษร 'j' เราใช้ฟังก์ชันต่อไปนี้:

tbh หมายถึงอะไรเมื่อส่งข้อความ
=COUNTIF(A2:G9,'*j*')

อีกครั้ง เนื่องจากฟังก์ชัน COUNTIF ไม่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์ เซลล์ที่มี 'j' หรือ 'J' จะถูกนับ

แปลงข้อความเป็นตัวเลข

หากคุณมีเซลล์จำนวนมากที่มีตัวเลขจัดเก็บเป็นข้อความ คุณสามารถแปลงข้อความเป็นตัวเลขได้สองสามวิธี

คุณสามารถบอกได้ว่าตัวเลขถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความหรือไม่เมื่อถูกจัดชิดซ้ายในเซลล์แทนที่จะจัดชิดขวา นอกจากนี้ หากกำหนดรูปแบบตัวเลขอย่างเข้มงวดเป็นข้อความโดยใช้เครื่องหมายอะพอสทรอฟี (') ที่จุดเริ่มต้น จะมีสามเหลี่ยมสีเขียวอยู่ที่มุมซ้ายบนของเซลล์

ในการแปลงข้อความเป็นตัวเลข คุณสามารถใช้ แปลงเป็นตัวเลข ตัวเลือก ข้อความเป็นคอลัมน์ คุณสมบัติหรือ วางแบบพิเศษ . เราพูดถึงแต่ละวิธีการเหล่านี้ในบทความของเราเกี่ยวกับ การแยกตัวเลขและข้อความ ใน Excel

แปลงตัวเลขเป็นข้อความ

อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการจัดเก็บตัวเลขเป็นข้อความ บางทีคุณกำลังดำเนินการกับช่วงของเซลล์ และมีบางเซลล์ที่คุณไม่ต้องการอ่านเป็นตัวเลข แม้ว่าจะเป็นเช่นนั้นก็ตาม

การพิมพ์เครื่องหมายอะพอสทรอฟี (') ที่จุดเริ่มต้นของตัวเลขจะแปลงเป็นข้อความ แต่ถ้าคุณมีเซลล์จำนวนมากที่มีตัวเลขที่คุณต้องการแปลงเป็นข้อความ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน TEXT ได้

ตัวอย่างเช่น เราต้องการแปลงตัวเลขในคอลัมน์ B ที่แสดงด้านล่างเป็นข้อความ เราพิมพ์ฟังก์ชันต่อไปนี้ลงในเซลล์ทางด้านขวาของตัวเลขแรก

=TEXT(B2,'0')

คุณให้ฟังก์ชันอ้างอิงเซลล์สำหรับตัวเลขที่จะแปลง จากนั้นจึงกำหนดรูปแบบตัวเลขที่คุณต้องการ เราแค่แปลงเป็นตัวเลขที่ไม่มีการจัดรูปแบบพิเศษ (เช่น ไม่ใช่สกุลเงินหรือวันที่) ดังนั้นเราจึงใช้ '0' (ศูนย์)

ใช้คุณสมบัติป้อนอัตโนมัติเพื่อคัดลอกฟังก์ชัน TEXT ไปยังเซลล์ที่เหลือ ตัวเลขจะกลายเป็นข้อความและจัดชิดซ้าย

คุณสามารถคัดลอกและวางค่าที่แปลงแล้วลงในคอลัมน์ดั้งเดิมได้ เลือกเซลล์ที่มีฟังก์ชัน TEXT แล้วกด Ctrl + C เพื่อคัดลอก เลือกเซลล์แรกในคอลัมน์เดิม บน บ้าน แท็บ คลิกลูกศรบน แปะ ปุ่มและไปที่ วางแบบพิเศษ > Values .

คุณสามารถค้นหาตัวอย่างการจัดรูปแบบข้อความต่างๆ ที่มีให้ใช้งานในฟังก์ชัน TEXT ได้บน ไซต์สนับสนุนของ Microsoft .

แปลงข้อความเป็นวันที่

คุณเคยได้รับสมุดงานจากคนอื่นที่พวกเขาป้อนวันที่เป็นข้อความ เป็นตัวเลข หรือในรูปแบบที่ไม่รู้จักว่าเป็นวันที่หรือไม่ คุณสามารถแปลงข้อความเป็นวันที่โดยใช้ฟังก์ชัน DATE

นี่คือรูปแบบทั่วไปของฟังก์ชัน DATE:

=DATE(year,month,day)

สำหรับปี เดือน และวัน เราจะใช้ฟังก์ชันสตริง LEFT, MID และ RIGHT เพื่อแยกส่วนที่เหมาะสมของข้อความหรือตัวเลขที่เราต้องการแปลง เราจะอธิบายสี่ตัวอย่างในภาพด้านล่าง

ในการแปลง '20171024' ในเซลล์ C2 เป็นวันที่ เราใช้ฟังก์ชัน LEFT เพื่อแยกอักขระสี่ตัวแรกสำหรับปี (2017) จากนั้น เราใช้ฟังก์ชัน MID เพื่อแยกอักขระสองตัวเริ่มต้นที่ตำแหน่งที่ห้าเป็นเดือน (10) สุดท้าย เราใช้ฟังก์ชัน RIGHT เพื่อแยกอักขระสองตัวสุดท้ายเป็นวัน (24)

=DATE(LEFT(C2,4),MID(C2,5,2),RIGHT(C2,2))

ตัวอย่างถัดไป '2102018' ในเซลล์ C3 อยู่ในลำดับที่ต่างออกไป เรายังคงใช้ฟังก์ชันสตริงแต่ในลำดับที่ต่างออกไป เราใช้ฟังก์ชัน RIGHT เพื่อแยกอักขระสี่ตัวสุดท้ายของปี (2018) เดือนมีเพียงหนึ่งหลักเท่านั้น ดังนั้นเราจึงใช้ฟังก์ชัน LEFT เพื่อแยกอักขระตัวแรกเป็นเดือน (2) สุดท้าย เราใช้ฟังก์ชัน MID เพื่อแยกอักขระสองตัวที่เริ่มต้นที่ตำแหน่งที่สองเป็นวันที่ (10)

=DATE(RIGHT(C3,4),LEFT(C3,1),MID(C3,2,2))

วันที่ในเซลล์ C4 และ C5 ดูเหมือนวันที่ปกติ แต่ Excel ไม่รู้จักว่าเป็นวันที่ ในเซลล์ C4 รูปแบบคือวัน เดือน ปี ดังนั้นเราจึงใช้ฟังก์ชัน RIGHT, MID และ LEFT ในลักษณะต่อไปนี้:

วิธีใช้โปรแกรมตัดต่อวิดีโอ shotcut 2017
=DATE(RIGHT(C4,4),MID(C4,4,2),LEFT(C4,2))

ในเซลล์ C5 รูปแบบคือเดือน วัน และปี โดยใช้ศูนย์สองตัวหน้าเดือนที่มีตัวเลขหลักเดียว ดังนั้นเราจึงใช้ฟังก์ชัน RIGHT, LEFT และ MID ในลักษณะต่อไปนี้:

=DATE(RIGHT(C5,4),LEFT(C5,2),MID(C5,4,2))

การใช้ฟังก์ชัน DATE อาจดูเหมือนใช้ได้ดีพอๆ กับการพิมพ์ข้อความใหม่เป็นวันที่ แต่มีแนวโน้มที่ดีที่รูปแบบเดียวกันจะถูกใช้ตลอดทั้งเวิร์กบุ๊กของคุณ หากมีคนหนึ่งทำงานอยู่

ในกรณีนั้น คุณสามารถคัดลอกและวางฟังก์ชันและการอ้างอิงเซลล์จะปรับไปยังเซลล์ที่ถูกต้อง หากไม่เป็นเช่นนั้น เพียงป้อนการอ้างอิงเซลล์ที่ถูกต้อง คุณสามารถเน้นการอ้างอิงเซลล์ในฟังก์ชัน แล้วเลือกเซลล์ที่คุณต้องการใส่ข้อมูลอ้างอิงนั้น

รวมข้อความจากหลายเซลล์

ถ้าคุณมีข้อมูลจำนวนมากในเวิร์กชีต และคุณต้องการรวมข้อความจากหลายเซลล์ มีวิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนั้น คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อความนั้นใหม่ทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น เรามีเวิร์กชีตที่มีชื่อพนักงานและข้อมูลติดต่อที่แสดงด้านล่าง เราต้องการที่จะแยก ชื่อจริง และ นามสกุล แล้วนำมารวมกันเป็น ชื่อเต็ม คอลัมน์. นอกจากนี้เรายังสามารถสร้าง an ที่อยู่อีเมล โดยอัตโนมัติโดยการรวมชื่อและนามสกุล

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ เราใช้ ฟังก์ชัน CONCATENATE . 'concatenate' หมายถึง 'รวม' หรือ 'รวมเข้าด้วยกัน' ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณสามารถรวมข้อความจากเซลล์ต่างๆ ไว้ในเซลล์เดียวได้ คุณยังสามารถเพิ่มข้อความอื่นๆ ลงในข้อความจากเซลล์อื่นได้อีกด้วย

เพื่อรวม นามสกุล และ ชื่อจริง ในแถวเดียวเข้าไปใน ชื่อเต็ม เราใช้ฟังก์ชัน CONCATENATE ดังนี้:

=CONCATENATE(B2,' ',A2)

ให้ฟังก์ชัน CONCATENATE เป็นข้อความที่จะรวมตามลำดับที่คุณต้องการรวมเข้าด้วยกัน ดังนั้นเราจึงให้ฟังก์ชัน ชื่อจริง (B2) เว้นวรรคในเครื่องหมายคำพูดคู่ (' ') ตามด้วย นามสกุล (A2).

เราสามารถสร้างที่อยู่อีเมลในลักษณะเดียวกันได้ เราใช้ ชื่อจริง (B2), นามสกุล (A2) ตามด้วยที่อยู่อีเมลที่เหลือ (@email.com) ในเครื่องหมายคำพูดคู่

=CONCATENATE(B2,A2,'@email.com')

ใส่ข้อความเฉพาะในเครื่องหมายคำพูดคู่เสมอ แต่อย่าใส่เครื่องหมายอัญประกาศรอบการอ้างอิงเซลล์

แยกข้อความออกเป็นหลายเซลล์

คุณมีเซลล์บางเซลล์ที่มีเนื้อหารูปแบบผสมที่คุณต้องการแยกหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเซลล์ที่มี '14 แซนวิชไก่งวง' คุณสามารถแยกสิ่งนั้นออกเป็นตัวเลข (14) และข้อความ (แซนวิชไก่งวง) ด้วยวิธีนี้ คุณจะใช้ตัวเลขในฟังก์ชันและสูตรได้

เพื่อให้ได้ตัวเลขจาก '14 แซนด์วิชไก่งวง' เราใช้ฟังก์ชันสตริง LEFT

=LEFT(B2,SEARCH(' ',B2, 1))

อันดับแรก เราให้ฟังก์ชันอ้างอิงเซลล์สำหรับข้อความที่เราต้องการแยกตัวเลข (B2) จากนั้น เราใช้ฟังก์ชัน SEARCH เพื่อค้นหาช่องว่างแรกหลังอักขระตัวแรกในสตริง

เพื่อให้ได้ข้อความจาก '14 แซนวิชไก่งวง' เราใช้ฟังก์ชันสตริงขวา

=RIGHT(B2,LEN(B2)-SEARCH(' ', B2, 1))

ขั้นแรก เราให้ฟังก์ชัน RIGHT เป็นการอ้างอิงเซลล์ซึ่งเราต้องการแยกข้อความ (B2) จากนั้น เราใช้ฟังก์ชัน LEN และ SEARCH เพื่อกำหนดจำนวนอักขระจากด้านขวาที่เราต้องการ เรากำลังลบจำนวนอักขระออกจากช่องว่างแรกหลังอักขระตัวแรกในสตริงจนถึงส่วนท้ายของสตริงจากความยาวทั้งหมดของสตริง

รับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแยกข้อความออกเป็นหลายเซลล์ในบทความเกี่ยวกับ แยกข้อความหรือตัวเลข จากเซลล์รูปแบบผสม

เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับฟังก์ชันข้อความใน Excel

บางครั้งสเปรดชีตที่คุณกำลังทำงานอยู่อาจมีข้อความมากเกินไป สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำให้มันง่ายขึ้น

คุณสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันที่เรากล่าวถึงในบทความเกี่ยวกับการดำเนินการข้อความ ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมซึ่งเราไม่ได้กล่าวถึงในที่นี้

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล ตกลงหรือไม่ที่จะติดตั้ง Windows 11 บนพีซีที่เข้ากันไม่ได้

ตอนนี้คุณสามารถติดตั้ง Windows 11 บนพีซีรุ่นเก่าที่มีไฟล์ ISO ที่เป็นทางการได้แล้ว... แต่เป็นความคิดที่ดีหรือไม่?

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • ผลผลิต
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office 2016
เกี่ยวกับผู้เขียน Lori Kaufman(62 บทความที่ตีพิมพ์)

Lori Kaufman เป็นนักเขียนด้านเทคนิคอิสระที่อาศัยอยู่ในพื้นที่ Sacramento, CA เธอเป็นนักแกดเจ็ตและเทคโนโลยีที่ชอบเขียนบทความแสดงวิธีการเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ มากมาย ลอรียังชอบอ่านเรื่องลี้ลับ การเย็บปักครอสติช โรงละครดนตรี และด็อกเตอร์ฮูอีกด้วย เชื่อมต่อกับ Lori on LinkedIn .

เพิ่มเติมจาก Lori Kaufman

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก