วิธีการนำเข้าข้อมูลจากแบบฟอร์ม Microsoft Word ไปยังสเปรดชีต Excel

การใช้แบบฟอร์มใน Microsoft Word เพื่อรวบรวมข้อมูลนั้นค่อนข้างง่ายและสะดวก ความท้าทายหลักอยู่ที่การถ่ายโอนข้อมูลที่รวบรวมไปยังสเปรดชีต Excel ของคุณ

การป้อนข้อมูลทั้งหมดที่คุณรวบรวมด้วยตนเองอาจเป็นเรื่องยาก โชคดีที่มีหลายวิธีในการกรอกข้อมูลจากแบบฟอร์ม Microsoft Word ลงในสเปรดชีต Excel ของคุณโดยอัตโนมัติ

ทำความเข้าใจฟอร์มใน Microsoft Word

ก่อนที่เราจะเริ่มต้น เรามาพูดถึงแบบฟอร์มในเอกสาร Microsoft Word คุณอาจสงสัยว่าแบบฟอร์ม Word ทำงานอย่างไร แต่ค่อนข้างตรงไปตรงมา

ด้วย Word คุณสามารถสร้างเอกสารมาตรฐานที่สามารถใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลได้ ทำได้โดยให้เทมเพลตที่คุณเลือก

เทมเพลตประกอบด้วยฟิลด์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่คุณอาจต้องการให้ผู้ใช้กรอก เมื่อคุณระบุคำถาม ผู้ใช้จะมีตัวเลือกในการกรอกเทมเพลตเหล่านี้ คำตอบเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในรูปแบบ Word ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อ

การสร้างสเปรดชีต Excel จากฟอร์ม Microsoft Word

คุณสามารถใช้วิธีการเหล่านี้โดยขึ้นอยู่กับจำนวนแบบฟอร์มที่คุณมีหรือชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการส่งออกจากแบบฟอร์ม Word ของคุณ

วิธีที่ 1: การนำเข้าเซลล์เดียว

ควรใช้วิธีนี้ถ้าคุณต้องการนำเข้าข้อมูลจากเซลล์แต่ละเซลล์ไปยังสเปรดชีต Excel นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อใช้วิธีนี้

magic mouse 2 vs magic trackpad 2

บนคอมพิวเตอร์ของคุณ เปิดใหม่ สเปรดชีต Excel .
คลิกที่ แท็บแทรก แล้วเลือก วัตถุ ตัวเลือก.
เมื่อคลิกแล้ว วัตถุ ตัวเลือกจะนำคุณไปยังหน้าต่างดังที่เห็นในภาพหน้าจอ
ที่นั่น เลือก สร้างจากไฟล์ ตัวเลือก.
ค้นหาผ่าน เอกสาร Microsoft Word เพื่อนำเข้าไฟล์ที่คุณต้องการ
เลือกโดยดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ จากนั้นปิดหน้าต่างโดยคลิกที่ ตกลง ปุ่ม. ขั้นตอนนี้จะผสานไฟล์ Word เข้ากับสเปรดชีต Excel ของคุณ
กล่องข้อความเซลล์ของคุณควรแสดง = EMBED ('เอกสาร') ด้านล่างดังแสดงในภาพ สามารถทำได้ก็ต่อเมื่อเปิดใช้งานสิทธิ์การแก้ไขเอกสาร Word ต้นทางเท่านั้น
คลิกที่ แท็บไฟล์ > บันทึกเป็น และเปลี่ยนชื่อไฟล์ Excel ของคุณแทนที่จะเขียนทับเอกสารที่ไม่ได้ผสานก่อนหน้าของคุณ
คลิกที่ บันทึก อีกครั้งเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ

วิธีที่ 2: การนำเข้าข้อมูลเซลล์โดยเซลล์

วิธีที่สองนี้ช่วยให้คุณสามารถนำเข้าเซลล์ข้อมูลของคุณทีละเซลล์ นี่คือขั้นตอนบางส่วนที่จะแนะนำคุณตลอด

เปิด เอกสาร Word ที่มีข้อมูลที่ต้องการโอน
คลิกที่เครื่องหมายฟักที่อยู่บนโต๊ะ
คัดลอกตารางโดยกด Ctrl+C .
จากนั้นคุณสามารถ ปิด เอกสารคำของคุณ
เปิดสเปรดชีต Excel และคลิกที่ ตารางเซลล์แรก .
วางข้อมูลที่คุณคัดลอกโดยกด Ctrl+V . ข้อมูลของคุณจะถูกวางตามที่เห็นในภาพนี้

หากคุณเลือกที่จะใช้วิธีนี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าตาราง Excel มีเค้าโครงเดียวกันกับตาราง Word ที่มีรายละเอียด

ซึ่งหมายความว่าถ้าตารางคำของคุณมีสิบคอลัมน์ ตาราง Excel ของคุณควรมีคอลัมน์เดียวกัน

วิธีที่ 3: แปลง Word เป็น Excel โดยใช้ไฟล์ CSV

อีกวิธีง่ายๆ ในการแปลงข้อมูลจากแบบฟอร์ม Word ของคุณเป็นสเปรดชีต Excel คือการใช้ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ( CSV ) ไฟล์. ไฟล์ CSV เป็นไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่นที่ใช้เครื่องหมายจุลภาคเพื่อแยกค่าในไฟล์

การใช้วิธีนี้ทำได้ง่าย Word แยกแยะข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากข้อความอื่นในแบบฟอร์มของคุณ ซึ่งหมายความว่าคำตอบของลูกค้าของคุณต้องไม่ปะปนกับรายละเอียดเพิ่มเติมจากเทมเพลต

การแปลง Word เป็น CSV

ก่อนใช้ CSV เพื่อถ่ายโอนข้อมูลไปยังสเปรดชีต Excel คุณอาจต้องแปลงแบบฟอร์ม Word เป็นรูปแบบ CSV ในการแปลงไฟล์ของคุณ คุณสามารถใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้

ตัวเลือกที่ 1: การใช้ตัวเลือกเพื่อแปลงคำของคุณเป็น CSV

คุณสามารถใช้ ตัวเลือก เพื่อแปลงแบบฟอร์มของคุณเป็น CSV โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้

เปิดแบบฟอร์ม Word ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ
เลือก ไฟล์ > ตัวเลือก .
บน ตัวเลือก แผงเลือก ขั้นสูง . คุณจะพบสิ่งนี้ที่ด้านซ้ายของกล่องโต้ตอบดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

4. ตรวจสอบ บันทึกข้อมูลแบบฟอร์มเป็นไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่น .

5. สุดท้าย ปิดกล่องโต้ตอบโดยคลิกที่ ตกลง

ขณะนี้ คุณสามารถส่งออกข้อมูลของคุณไปยัง Excel หรือบันทึกเอกสารได้ตามต้องการ

ความแตกต่างระหว่าง pandora plus และ premium

ตัวเลือกที่ 2: การใช้ 'บันทึกเป็น' เพื่อส่งออกข้อมูลของคุณเป็น CSV

หรือคุณสามารถใช้ บันทึกเป็น ตัวเลือกในการบันทึกเอกสารของคุณในรูปแบบ CSV หากนี่เป็นวิธีการที่เหมาะสมที่สุดของคุณ ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางส่วนที่จะแนะนำคุณ

ขณะที่ยังคงอยู่ในแบบฟอร์ม Word ของคุณ ให้คลิกที่ เมนูไฟล์ > บันทึกเป็น ตัวเลือก.
คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบที่มีข้อความธรรมดาที่เลือกไว้ตามค่าเริ่มต้น ดังแสดงในรูปภาพ
หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ คุณต้องเปลี่ยนชื่อไฟล์และคลิก บันทึก .
กล่องโต้ตอบแสดงตัวอย่างเช่นเดียวกับในภาพหน้าจอจะปรากฏขึ้น โดยแสดงข้อมูลที่คุณต้องการส่งออกเป็นรูปแบบ CSV ของคุณ หากต้องการส่งออกข้อมูล ให้คลิก ตกลง .

โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้ Word จะดึงข้อมูลภายในแบบฟอร์มลงใน a .csv ไฟล์. ไฟล์ CSV เข้ากันได้กับ Excel . พวกเขาให้อิสระแก่คุณในการเข้าถึง Excel เวอร์ชันใดก็ได้

หากต้องการแยกฟิลด์ต่างๆ ภายในเอกสาร Word จะแทรกเครื่องหมายจุลภาค Excel ใช้เครื่องหมายจุลภาคเหล่านี้เพื่อแยกข้อมูลที่เป็นของเซลล์ต่างๆ

ตัวเลือก 3: การใช้ส่งออกเพื่อบันทึกข้อมูลเป็น CSV

หากคุณไม่ต้องการใช้ บันทึกเป็นตัวเลือก คุณอาจต้องการพิจารณาตัวเลือกการส่งออก นี่คือวิธีการส่งออกข้อมูลไปยังไฟล์ CSV

ขณะที่ยังอยู่ในแบบฟอร์มของคุณ ให้คลิกที่ ไฟล์ .
เลือก ส่งออก ตัวเลือก.
คลิกที่ เปลี่ยน ประเภทไฟล์ จากนั้นบนประเภทไฟล์แล้วเลือก ข้อความธรรมดา (*.txt) . ง่ายเหมือนที่เห็นในภาพหน้าจอ
คลิกที่ บันทึกเป็น . เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะเปิด บันทึกเป็น กล่องโต้ตอบ ซึ่งจะช่วยให้คุณแก้ไขคุณสมบัติของไฟล์ได้
เลือกตำแหน่งที่ต้องการสำหรับไฟล์ของคุณ
ตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการแล้วคลิก บันทึก . จากนั้นจะส่งออกข้อมูล

การนำเข้าข้อมูลแบบฟอร์มไปยัง Excel

เมื่อคุณได้แปลงข้อมูลแบบฟอร์ม Word ของคุณเป็นรูปแบบ CSV แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำเข้าไปยังสเปรดชีต Excel ของคุณ

ไฟล์ของคุณอาจไม่ปรากฏบน Excel เนื่องจาก Excel จะแสดงเฉพาะไฟล์ Excel โดยค่าเริ่มต้น ในการเข้าถึงไฟล์ CSV ของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

เปิด ใหม่ สเปรดชีต Excel
คลิกที่ ไฟล์ > เปิด .
เลือก เรียกดู ไอคอนและเลือก เอกสารทั้งหมด ในรายการดรอปดาวน์ประเภท
ค้นหาตำแหน่งของไฟล์และเลือก
คลิกที่ เปิด . การดำเนินการนี้จะแจ้งให้ Excel เปิด ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ดังที่แสดงด้านล่าง คลิกที่ ตัวคั่น > ต่อไป .

จัดการกับหลายรูปแบบ

บางครั้งคุณอาจต้องแปลงแบบฟอร์มมากมายในหนึ่งวัน การดำเนินการทั้งหมดนี้อาจต้องใช้กำลังมากในกรณีนี้

ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือสร้างการเชื่อมต่อโค้ดกับสเปรดชีตโดยใช้ ADO เมื่อต้องจัดการกับแบบฟอร์มต่างๆ ADO (ActiveX Data Object) จะทำให้กระบวนการถ่ายโอนเป็นไปโดยอัตโนมัติ วิธีนี้จะทำให้การถ่ายโอนข้อมูลง่ายขึ้น

ที่เกี่ยวข้อง: สูตร Microsoft Excel บ้าๆ ที่มีประโยชน์สุดๆ

ทำไมต้องใช้วิธีเหล่านี้

แม้ว่าการเรียนรู้เทคนิคใหม่เหล่านี้อาจดูน่ากลัว แต่ก็จะได้ผลในระยะยาว คุณสามารถประหยัดเวลาได้มากโดยใช้วิธีการเหล่านี้

แอพโทรฟรีสำหรับ iphone wifi

นอกจากนี้ยังเพิ่มความแม่นยำของคุณในการป้อนข้อมูล ด้วยวิธีนี้ ความเสี่ยงของข้อผิดพลาดจะลดลงเล็กน้อย เนื่องจากข้อมูลถูกยกจากซอฟต์แวร์หนึ่งไปยังอีกซอฟต์แวร์หนึ่ง แทนที่จะต้องคีย์ด้วยตนเอง

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล วิธีรวมสองคอลัมน์ใน Microsoft Excel (วิธีที่รวดเร็วและง่ายดาย)

การใช้หลายคอลัมน์ใน Excel จะช่วยคุณประหยัดเวลาในการรวมเข้าด้วยกัน ต่อไปนี้คือวิธีการรวมคอลัมน์ใน Excel

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ผลผลิต
เอกสารดิจิทัล
เคล็ดลับสเปรดชีต
Microsoft Word
Microsoft Excel
เคล็ดลับ Microsoft Office

เกี่ยวกับผู้เขียน เดวิด เพอร์รี่(ตีพิมพ์บทความ 22 บทความ)

เดวิดเป็นนักเทคโนโลยีตัวยงของคุณ ไม่มีปุนตั้งใจ เขานอนหลับ หายใจ และกินอาหารที่มีเทคโนโลยี ซึ่งเชี่ยวชาญด้าน Productivity ใน Tech, Windows, Mac, iOS และ Android Mr. Perry เป็นนักเขียนอิสระที่ครองตำแหน่ง 4 ปี ได้ช่วยเหลือผู้คนนับล้านผ่านบทความที่ตีพิมพ์ของเขาในเว็บไซต์ต่างๆ เขามีความชำนาญในการวิเคราะห์โซลูชันทางเทคนิค แก้ไขปัญหา ทำลายข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการอัปเดตดิจิทัลของคุณ รวบรวมศัพท์แสงที่เข้าใจเทคโนโลยีให้เป็นเพลงกล่อมเด็กขั้นพื้นฐาน และท้ายที่สุดก็นำชิ้นส่วนเทคโนโลยีที่น่าสนใจมาให้คุณซึ่งผูกติดอยู่กับความสนใจของคุณ ไม่แน่ใจว่าทำไมพวกเขาถึงสอนคุณมากมายเกี่ยวกับคลาวด์และไม่มีอะไรบน The Cloud? เดวิดอยู่ที่นี่เพื่อเชื่อมช่องว่างความรู้นั้นอย่างให้ข้อมูล

เพิ่มเติมจาก David Perry

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก