วิธีใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Google ชีต

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคือเมื่อคุณจัดรูปแบบการจัดรูปแบบเซลล์ในสเปรดชีตของคุณโดยอัตโนมัติตามข้อมูลในแต่ละเซลล์ Google ชีตช่วยให้คุณใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อใช้แบบอักษร สีเติม และรูปแบบอื่นๆ ที่แตกต่างกัน ทำให้อ่านสเปรดชีตของคุณได้ง่ายขึ้นในทันที

สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคือสร้างกฎเกณฑ์บางอย่างเพื่อให้สเปรดชีตปฏิบัติตาม ด้านล่างนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วย Google ชีต

เมื่อใดควรใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยเหตุผลใดก็ได้ที่ปกติแล้วคุณอาจจัดรูปแบบสเปรดชีต ข้อได้เปรียบหลักคือการประหยัดเวลาและสร้างความสม่ำเสมอ แต่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขยังสนับสนุนให้คุณคิดถึงการตั้งค่าและการจัดรูปแบบสเปรดชีตของคุณล่วงหน้า

คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อแยกความแตกต่างระหว่างชนิดของข้อมูลในชุด เช่น จัดกลุ่มพนักงานตามแผนก หรือคุณสามารถใช้เพื่อดึงความสนใจไปยังค่าที่เป็นปัญหา เช่น กำไรติดลบ ในบางครั้ง อาจเป็นประโยชน์ในการดูบันทึกที่ล้าสมัย เช่น กิจกรรมที่มีวันที่ในอดีต

ที่เกี่ยวข้อง: เคล็ดลับ Google สเปรดชีตที่เรียนรู้และจดจำได้ง่าย

วิธีสร้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Google ชีต

บางทีวิธีที่ดีที่สุดในการสาธิตการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขก็คือการใช้ตัวอย่างง่ายๆ เริ่มต้นด้วยสเปรดชีตใหม่และทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

ป้อนค่าตัวอย่างในสองสามแถว
เน้นช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการให้มีสิทธิ์สำหรับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
จาก รูปแบบ เมนู เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข .
เปลี่ยน จัดรูปแบบเซลล์ถ้า... เลื่อนลงไปที่ เท่ากับ .
ป้อนค่าตัวอย่างของคุณใน ค่าหรือสูตร กล่อง.
เลือกการจัดรูปแบบที่คุณต้องการเพิ่ม เช่น สีเติม
คลิก เพิ่มกฎอื่น .
แทนที่ค่าก่อนหน้าด้วยค่าอื่นจากสเปรดชีตของคุณ และเลือกรูปแบบหรือสีอื่นสำหรับค่านี้
ทำซ้ำสองขั้นตอนก่อนหน้านี้เพื่อให้ได้ค่ามากขึ้น โดยใช้การจัดรูปแบบที่แตกต่างกันในแต่ละครั้ง
เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกที่ เสร็จแล้ว ปุ่มเพื่อดูรายการกฎที่คุณสร้างขึ้น

ประเภทของเงื่อนไขที่ Google ชีตรองรับ

Google ชีตรองรับเงื่อนไขต่างๆ มากมายที่คุณกำหนดการจัดรูปแบบได้ ข้อมูลเหล่านี้สร้างขึ้นจากข้อมูลหลักสามประเภท ได้แก่ ข้อความ วันที่ และตัวเลข

ข้อความ

เงื่อนไขที่ง่ายที่สุดสำหรับข้อความ ว่างเปล่า ขึ้นอยู่กับว่าเซลล์มีค่าใด ๆ เลยหรือไม่

ในการตรวจสอบว่ามีข้อความเฉพาะหรือไม่ ให้ใช้ ประกอบด้วย . เงื่อนไขนี้สามารถตรวจสอบข้อความคงที่หรือสามารถใช้การจับคู่รูปแบบโดยที่แต่ละส่วนได้ ? ย่อมาจากอักขระใด ๆ และ * แทนค่า 0 หรือมากกว่าของอักขระใดๆ

อุปกรณ์เสริมนี้อาจไม่รองรับอะไรบ้าง

สุดท้าย สำหรับการจับคู่ข้อความที่มีโครงสร้างมากขึ้น เริ่มต้นด้วย , ลงท้ายด้วย , หรือ อย่างแน่นอน จะจำกัดการแข่งขันที่เป็นไปได้ให้แคบลง

วันที่

วันที่ตรงไปตรงมา แม้ว่าจะสนับสนุนค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่มีประโยชน์บางอย่างนอกเหนือจากค่าที่ผู้ใช้กำหนดเอง ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อค้นหาวันที่ ก่อน , หลังจาก , หรือ เท่ากับ กับการเลือกวันที่ที่เกี่ยวข้อง (เช่น พรุ่งนี้ ในปีที่ผ่านมา) คุณยังสามารถเปรียบเทียบกับวันที่ที่คุณต้องการได้

ตัวเลข

สุดท้าย คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อค้นหาตัวเลขที่เท่ากับ มากกว่า น้อยกว่า หรือระหว่างช่วงของตัวเลขอื่นๆ

สูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแบบกำหนดเอง

สูตรแบบกำหนดเองทำให้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากสามารถเน้นทั้งช่วงและแม้แต่การอ้างอิงเซลล์ที่อยู่นอกช่วงที่กำลังจัดรูปแบบ เพื่อแสดงการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแบบกำหนดเอง มาดูตัวอย่างง่ายๆ อีกตัวอย่างหนึ่ง

คราวนี้ สร้างตารางใน Google ชีตที่มีสองคอลัมน์ เราเลือกที่จะบันทึกระดับสต็อกสำหรับผลไม้ต่างๆ

ในการเน้นแถวทั้งหมดในข้อมูลที่มีมากกว่าสี่รายการในสต็อก:

เลือกช่วงข้อมูล ( A2: B5 ).
เปิด กฎรูปแบบตามเงื่อนไข หน้าต่าง.
เลือก สูตรที่กำหนดเองคือ ตามเงื่อนไข
ในฐานะที่เป็น ค่า , เข้าสู่ =$B2>4 .

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับรายละเอียดของสูตรที่เราใช้

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีสร้างฟังก์ชันที่กำหนดเองใน Google ชีต

เช่นเดียวกับสูตรปกติในเซลล์ สูตรนั้นต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) ดอลลาร์ ($) ก่อนคอลัมน์ (B) ทำให้เป็นการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ ดังนั้นการเปรียบเทียบจะอ้างอิงถึงข้อมูลจากคอลัมน์เฉพาะนั้นเสมอ แถว (2) สัมพันธ์กับแถวแรกของช่วงข้อมูล ดังนั้นสำหรับแต่ละแถว การเปรียบเทียบจะเกิดขึ้นกับมูลค่าหุ้นในแถวเดียวกัน

ประเภทของการจัดรูปแบบที่รองรับใน Google ชีต

คุณสามารถเลือกรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าใน Google ชีตได้จำนวนจำกัดโดยคลิก ค่าเริ่มต้น ข้อความใต้ รูปแบบการจัดรูปแบบ .

นอกจากนั้น ตัวเลือกการจัดรูปแบบค่อนข้างจำกัด แต่น่าจะเพียงพอสำหรับวัตถุประสงค์ในทางปฏิบัติส่วนใหญ่

ขั้นแรก คุณสามารถกำหนดค่าการผสมผสานรูปแบบฟอนต์มาตรฐานใดก็ได้: ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ และขีดทับ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ข้อมูลหลังอาจมีประโยชน์ในการระบุข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือล้าสมัย

รูปแบบอื่นๆ ที่คุณสามารถใช้ได้นั้นเกี่ยวข้องกับสี: ทั้งข้อความ (เบื้องหน้า) และสีเติม (พื้นหลัง) มีตัวเลือกสีมาตรฐาน ซึ่งรวมถึงสีที่กำหนดเองเพื่อให้เลือกสีตามต้องการได้ตามต้องการ

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยมาตราส่วนสี

วิธีที่สะดวกสำหรับการแสดงภาพค่าตัวเลขคือระดับสี ซึ่งจะกำหนดสีจากจานสีตามค่าสัมพัทธ์ของแต่ละเซลล์ สีถูกนำไปใช้กับพื้นหลัง หรือที่เรียกว่า เติมสี .

เทคนิคนี้มักใช้ในแผนภูมิและแผนที่ ตัวอย่างเช่น สีเข้มขึ้นสามารถระบุค่าที่ต่ำกว่าได้

การใช้งาน Google ชีตมีจำกัด แต่ใช้งานง่ายมาก เลือกช่วงของตัวเลขเช่นเดิม แต่คราวนี้เปลี่ยนแท็บใกล้ด้านบนสุดของ กฎรูปแบบตามเงื่อนไข หน้าต่างจาก สีเดียว ถึง ระดับสี .

ภายใต้ กฎการจัดรูปแบบ คุณสามารถกำหนดลักษณะของสเกลสีของคุณได้ คลิกที่ ดูตัวอย่าง ปุ่มแสดงชุดจานสีที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจำนวนจำกัดให้เลือก คุณสามารถปรับแต่งมาตราส่วนโดยเลือกค่าหรือเปอร์เซ็นต์ที่แตกต่างกันเพื่อแสดงจุดสีต่ำสุด จุดสีสูงสุด และจุดกึ่งกลาง ตัวเลือกสีข้างแต่ละจุดช่วยให้สามารถควบคุมจานสีได้มากขึ้น

ด้านอื่นๆ ที่ต้องพิจารณา

หากคุณใช้คุณลักษณะนี้อย่างกว้างขวางในสเปรดชีต คุณจะสูญเสียการติดตามกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่คุณกำหนดไว้ได้อย่างง่ายดาย แผงด้านข้างไม่สามารถดูกฎทั้งหมดในการเล่นได้ มันแค่แสดงกฎที่กำหนดไว้สำหรับเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน

หากต้องการดูกฎทั้งหมดของคุณ ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดโดยใช้แป้นพิมพ์ลัด ( Ctrl/Cmd + A ) หรือโดยการคลิกสี่เหลี่ยมว่างที่มุมซ้ายบนสุดก่อนแถวที่ 1 และคอลัมน์ A

โปรดทราบว่าถ้าคุณคัดลอกและวางเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แสดงว่าคุณกำลังคัดลอกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนั้นสำหรับเซลล์นั้นด้วย

สุดท้าย หากคุณสร้างกฎที่ขัดแย้งกันหลายกฎสำหรับเซลล์หรือช่วงหนึ่ง จะใช้กฎข้อแรกเท่านั้น คุณสามารถเปลี่ยนลำดับได้โดยการลากกฎโดยใช้ไอคอนจุดแนวตั้งทางด้านซ้าย

ประหยัดเวลาและมั่นใจได้ถึงความสอดคล้องกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นคุณลักษณะของ Google ชีตชนิดหนึ่งที่สามารถประหยัดเวลาได้มาก แม้ว่าคุณจะไปได้อย่างง่ายดายโดยที่ไม่เคยรู้ว่ามีอยู่จริง แม้ในระดับที่ง่ายที่สุด จะช่วยให้คุณสามารถนำเสนอข้อมูลในสเปรดชีตที่มีความหมายเพิ่มเติม โดยไม่ต้องดำเนินการเพิ่มเติม

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล จัดรูปแบบข้อมูลในสเปรดชีต Excel โดยอัตโนมัติด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คุณลักษณะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel ช่วยให้คุณสามารถจัดรูปแบบเซลล์แต่ละเซลล์ในสเปรดชีต Excel ตามค่าของเซลล์ได้ เราแสดงวิธีใช้สิ่งนี้สำหรับงานประจำวันต่างๆ

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ผลผลิต
สเปรดชีต
Google ชีต
การวิเคราะห์ข้อมูล

เกี่ยวกับผู้เขียน Bobby Jack(58 บทความเผยแพร่)

Bobby เป็นผู้ที่ชื่นชอบเทคโนโลยีซึ่งทำงานเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์มาเกือบสองทศวรรษ เขาหลงใหลในการเล่นเกม ทำงานเป็นบรรณาธิการบทวิจารณ์ที่ Switch Player Magazine และหมกมุ่นอยู่กับทุกแง่มุมของการเผยแพร่ออนไลน์และการพัฒนาเว็บ

เพิ่มเติมจาก Bobby Jack

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก