วิธีการทำ Mail Merge ใน Word

เมื่อใช้จดหมายเวียน คุณสามารถปรับแต่งอีเมลและจดหมายจำนวนมากได้โดยใช้พื้นที่ที่สำรองไว้ สิ่งที่คุณต้องมีคือฐานข้อมูลของผู้ติดต่อและเทมเพลตสำหรับอีเมลหรือจดหมายถึงพวกเขา

ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างจดหมายเวียน Microsoft Word โดยใช้ฐานข้อมูล Excel ขั้นตอนนำมาจาก Microsoft Word และ Excel 2016 แต่กระบวนการจะเหมือนกันสำหรับทุกรุ่น

วิธีการทำ Mail Merge จาก Excel

จดหมายเวียนใช้แหล่งข้อมูลจากฐานข้อมูลและวางลงในพื้นที่ที่สำรองไว้ตามลำดับเพื่อปรับแต่งอีเมลจำนวนมากให้เป็นส่วนตัว ฐานข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นอะไรก็ได้จากรายการด้านล่าง:

1. เปิดของคุณ Microsoft Excel สเปรดชีต

2. สร้างรายชื่อผู้ติดต่อด้วยตนเองใน คำ เมื่อใช้จดหมายเวียน

3. เลือก ข้อมูลการติดต่อ จากแอป Microsoft Outlook

คุณมีตัวเลือกสองชุดให้เลือก:

ค่าเปลี่ยนแบตเตอรี่ macbook air

รายชื่อติดต่อ Gmail ในไฟล์ที่เข้ากันได้
ไมโครซอฟต์ เอสคิวแอล เซิฟเวอร์

ฐานข้อมูลสมุดงาน Microsoft Excel เป็นที่ต้องการมากที่สุดเมื่อคุณจำเป็นต้องใช้จดหมายเวียนใน Word สำหรับจดหมายเวียน คุณจะใช้ Excel เพื่อสร้างฐานข้อมูลที่ Word จะใช้ในภายหลัง

หากคุณไม่มีไฟล์ Excel พร้อมรายละเอียดการติดต่อ คุณสามารถใช้สิ่งนี้ ตัวอย่างไฟล์ Excel เพื่อการทดลองใช้ .

เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องกันในอีเมลหรือจดหมายจำนวนมากของคุณ คุณต้องปรับแต่งไฟล์ Excel ของคุณตามที่ระบุไว้ด้านล่าง:

แถวแรกควรมีเฉพาะส่วนหัวของคอลัมน์โดยเริ่มจาก เซลล์ A1 . Word จะใช้ส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านี้เป็น ผสานฟิลด์ เมื่อคุณใช้จดหมายเวียน Microsoft Word
คุณควรแก้ไขส่วนหัวของคอลัมน์ให้ตรงกับชื่อตัวแทนที่คุณจะใช้ในเอกสารเทมเพลตอีเมลหรือจดหมาย
คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์สเปรดชีตมีข้อมูลผู้ติดต่อเป็นหนึ่งระเบียนต่อรูปแบบแถว ตัวอย่างเช่น ในบทช่วยสอนปัจจุบัน ทุกรายละเอียดการติดต่อของลูกค้า เจมส์ บัตต์ สามารถเข้าถึงได้ระหว่าง เซลล์ A2 และ J2 .
ข้อมูลตัวเลขสำหรับผู้ติดต่อ เช่น รหัสไปรษณีย์ เปอร์เซ็นต์ส่วนลด ไมล์สะสม สกุลเงิน ฯลฯ ควรอยู่ในรูปแบบตัวเลขที่เหมาะสม
เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลง ให้เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่มีตัวเลข
ใน แท็บหน้าแรก , ภายใน ริบบิ้น , คลิก ลูกศรแบบเลื่อนลง นอกจาก ทั่วไป .
ทำการเพิ่มเติมทั้งหมดก่อนที่จะเชื่อมโยงเอกสาร Word ของจดหมายเวียนกับไฟล์ฐานข้อมูล Excel เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดแล้ว บันทึก ไฟล์เอ็กเซล
ไฟล์ฐานข้อมูล Excel ของผู้ติดต่อของคุณควรมีอยู่ในที่จัดเก็บในเครื่องของคอมพิวเตอร์ของคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดอยู่ในแผ่นงานแรกของสมุดงาน Excel

วิธีการทำ Mail Merge ใน Word

หลังจากสร้างฐานข้อมูลใน Excel แล้ว คุณต้องเปิดเทมเพลตอีเมลหรือจดหมายที่คุณต้องการส่งไปยังผู้รับจำนวนมาก ทำตามขั้นตอนตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง:

1. บน ริบบิ้น , คลิกที่ แท็บการส่งจดหมาย .

2. ใน เริ่มกลุ่มจดหมายเวียน คุณจะต้องคลิกที่ เริ่มจดหมายเวียน .

3. คุณจะเห็นเอกสารจดหมายเวียนหกประเภท คลิกที่ จดหมาย หรือ ข้อความอีเมล .

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีพิมพ์ฉลากด้วย Mail Merge ใน Microsoft Word และ Excel

4. บน เริ่มจดหมายเวียน กลุ่มคลิกที่ เลือกผู้รับ . คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ เช่น พิมพ์รายการใหม่ ใช้รายการที่มีอยู่ และเลือกจากที่ติดต่อ Outlook

5. คุณสามารถเลือกหนึ่งในสามตัวเลือกข้างต้นได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเชื่อมโยงรายชื่อผู้ติดต่อกับจดหมายเทมเพลตอย่างไร ในบทช่วยสอนนี้ มาเลือกกัน ใช้รายการที่มีอยู่ ใช้ ฐานข้อมูล Excel ที่คุณสร้างหรือดาวน์โหลดก่อนหน้านี้

6. บน เลือกแหล่งข้อมูล กล่องโต้ตอบ ค้นหาโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ฐานข้อมูล Excel เมื่อคุณพบไฟล์แล้ว ให้เลือกไฟล์นั้นแล้วคลิกที่ เปิด เพื่อโหลดฐานข้อมูลลงในจดหมายเวียนของ Word

วิธีรับ osx บน windows

7. คุณจะเห็น เลือกตาราง กล่องโต้ตอบ ออกจากกล่องโดยคลิก ตกลง โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในกล่องโต้ตอบ

8. เยี่ยมมาก! คุณเชื่อมโยงข้อมูลต้นฉบับกับโปรแกรมจดหมายเวียนของ Word สำเร็จแล้ว

9. Word จะจับคู่ส่วนหัวของคอลัมน์ฐานข้อมูลกับรายการเขตข้อมูลผสานโดยอัตโนมัติ เพื่อให้แน่ใจว่าการจับคู่ที่เหมาะสม ไปที่ เขียนและแทรกเขตข้อมูล group บน แท็บการส่งจดหมาย ของ ริบบิ้น แล้วคลิกที่ สนามแข่งขัน .

10. สนามแข่งขัน กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ที่คอลัมน์ด้านซ้าย คุณจะเห็นรายการเขตข้อมูลผสาน ทางด้านขวา คุณจะพบข้อมูลที่ตรงกันจากฐานข้อมูล Excel ที่เชื่อมโยง

11 จะเหมือนเดิมหากคุณใช้แหล่งข้อมูลอื่น เช่น ผู้ติดต่อ Outlook หรือผู้ติดต่อที่ส่งออกจาก Gmail ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีรายการที่ไม่ตรงกันโดยเลื่อนดูรายการ คลิกที่ ตกลง ใกล้.

12. บนตัวอักษรเทมเพลตของคุณ ให้วางเคอร์เซอร์ไว้ข้างหน้าตัวอักษรตัวแรกแล้วกด เข้า สองสามครั้งเพื่อให้มีช่องว่างเหนือตัวหนังสือ

13. วางเคอร์เซอร์ที่ด้านบนของเอกสารแล้วคลิก บล็อกที่อยู่ ใน เขียนและแทรกเขตข้อมูล group บน แท็บการส่งจดหมาย ของ ริบบิ้น .

14. ทางด้านซ้ายของ แทรกช่องที่อยู่ กล่องโต้ตอบ คุณสามารถเลือกชื่อ ชื่อบริษัท ที่อยู่ ประเทศ ฯลฯ ตัวเลือกการจัดรูปแบบ ทางด้านขวา คุณจะเห็นตัวอย่างช่องที่อยู่

15. คุณสามารถใช้ สนามแข่งขัน ตัวเลือกในการแก้ไขข้อมูลที่ป้อนไม่ตรงกัน คลิก ตกลง เพื่อเพิ่ม ที่อยู่บล็อก ภายในบั้ง

16. ถัดไป ให้คลิกที่ สายอวยพร ใน เขียนและแทรกฟิลด์ กลุ่มหลัง ที่อยู่บล็อก ให้เว้นวรรคบรรทัด

17. ดิ ใส่คำอวยพร กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการแล้วคลิก ตกลง . NS ทักทายไลน์ ภายในบั้งจะแสดงขึ้นในจดหมาย

18. คุณสามารถคลิกที่ ดูตัวอย่างผลลัพธ์ คำสั่งบน ริบบิ้น เพื่อดูว่าตัวอักษรมีลักษณะอย่างไร

19. คุณยังสามารถเพิ่มฟิลด์ผสานแบบกำหนดเองนอกเหนือจาก ที่อยู่บล็อก และ ทักทายไลน์ . สมมติว่าคุณต้องการเพิ่ม ยี่ห้อและรุ่นรถ ภายในเนื้อความของจดหมาย

20. ในการทำเช่นนั้น เปิดไฟล์ฐานข้อมูล Excel ที่เชื่อมโยงกับจดหมายเวียนและเพิ่ม ยี่ห้อและรุ่นรถ ส่วนหัวของคอลัมน์ ใส่รายละเอียดรถและ บันทึก ไฟล์เอ็กเซล

21. ตอนนี้ ไปที่เอกสาร Word ของจดหมายเวียนแล้วทำซ้ำ ขั้นตอนที่สี่ , ห้า , และ หก .

22. ตอนนี้ เลือกคำใดคำหนึ่งหรือสองสามคำภายในเนื้อหาตัวอักษรแล้วคลิก แทรกฟิลด์ผสาน บน เขียนและแทรกเขตข้อมูล group .

23. บน แทรกฟิลด์ผสาน กล่อง เลือก เขตข้อมูลฐานข้อมูล แล้วเลือก ยี่ห้อและรุ่นรถ . คลิกที่ แทรก เพื่อเพิ่มฟิลด์ผสานแบบกำหนดเอง

24. นี่คือวิธีที่คุณสามารถเพิ่มตัวแทนตัวแปรได้มากเท่าที่คุณต้องการปรับแต่งจดหมายหรืออีเมลแต่ละฉบับที่คุณส่ง จดหมายเวียน Microsoft Word จะจับคู่ข้อมูลกับชื่อของผู้รับโดยอัตโนมัติ

25. บน ริบบิ้น , คลิกที่ เสร็จสิ้นและผสาน คำสั่งแล้วเลือก พิมพ์เอกสาร หรือ ส่งข้อความอีเมล . นอกจากนี้คุณยังสามารถคลิกที่ แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล เพื่อตรวจทานอีเมลหรือจดหมายของคุณก่อนส่ง

ใช้ Mail Merge เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของอีเมล

ตอนนี้คุณรู้วิธีการทำจดหมายเวียนโดยใช้ Microsoft Word และ Excel แล้ว ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งอีเมลที่ปรับแต่งให้เหมาะสมเร็วขึ้น และสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ติดต่อมืออาชีพหรือส่วนตัวของคุณ ใช้ Word ต่อไปเพื่อทำให้ชีวิตการงานและชีวิตส่วนตัวของคุณง่ายขึ้นกว่าเดิม

วิธีสนุกในการเล่น civ 5

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 10 คุณสมบัติที่ซ่อนอยู่ของ Microsoft Word ที่จะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น

Microsoft Word จะไม่เป็นเครื่องมือหากไม่มีคุณสมบัติที่มีประสิทธิภาพ นี่คือคุณสมบัติหลายอย่างที่สามารถช่วยคุณได้ทุกวัน

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ผลผลิต
เคล็ดลับอีเมล
เคล็ดลับสเปรดชีต
Microsoft Word
Microsoft Excel
จดหมายเวียน
เคล็ดลับ Microsoft Office

เกี่ยวกับผู้เขียน ทามาล ดาส(เผยแพร่บทความ 100 บทความ)

Tamal เป็นนักเขียนอิสระที่ MakeUseOf หลังจากได้รับประสบการณ์มากมายในด้านเทคโนโลยี การเงิน และกระบวนการทางธุรกิจในงานก่อนหน้าของเขาในบริษัทที่ปรึกษาด้านไอที เขารับเอางานเขียนเป็นอาชีพเต็มเวลาเมื่อ 3 ปีที่แล้ว แม้จะไม่ได้เขียนเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานและข่าวเทคโนโลยีล่าสุด แต่เขาชอบเล่น Splinter Cell และรับชม Netflix/ Prime Video อย่างยาวนาน

เพิ่มเติมจาก Tamal Das

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก