วิธีตัดกล่องขาเข้าอีเมล 20,000 อีเมลให้เป็นศูนย์ใน 30 นาที

วิธีตัดกล่องขาเข้าอีเมล 20,000 อีเมลให้เป็นศูนย์ใน 30 นาที

ระหว่างโปรโมชัน จดหมายข่าว การแจ้งเตือน และอื่นๆ ที่ส่งถึงกล่องจดหมายของคุณทุกวัน การสะสมอีเมลมากเกินไปนั้นง่ายมาก หากคุณไม่มีเวลาจัดการกับมัน คุณอาจพบว่าตัวเองกำลังนั่งอยู่ในกล่องจดหมายที่มีข้อความมากกว่า 20,000 ถึง 30,000 ข้อความ





ที่ไหนสักแห่งในนั้น คุณมีข้อความสำคัญที่คุณไม่อยากเสีย แต่คุณจะขจัดความยุ่งเหยิงโดยไม่ทิ้งทารกด้วยน้ำอาบน้ำได้อย่างไร?



หากคุณทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในบทความนี้ คุณสามารถเข้าไปที่กล่องข้อความศูนย์ใน อย่างน้อย 30 นาที . อย่างมากที่สุดหนึ่งชั่วโมง อยากลองไหม? เปิดกล่องจดหมายที่บวมของคุณและทำตาม





กล่องจดหมาย Gmail ที่บวม

ขอแนะนำ inbox ของคนงานยุ่งมาก

ถูกตัอง. เกือบ 20,000 ข้อความอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน เหล่านี้เป็นเพียงคนที่ยังไม่ได้อ่าน ขนาดรวมของบัญชีอีเมลของฉันก่อนเริ่มกระบวนการนี้คือข้อความ 35,000 ข้อความ



ดังนั้น สิ่งแรกที่ต้องทำคือตัดผลไม้ห้อยต่ำ

ทิ้งขยะ

ควรไปโดยไม่บอกว่าคุณต้องทิ้งขยะบ่อยๆ ไม่เพียงแต่ที่บ้านแต่ในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณด้วย



คลิกที่ .ของคุณ ขยะ ในแถบนำทางด้านซ้าย ให้คลิกช่อง 'เลือกทั้งหมด' ที่ด้านบนของรายการข้อความ จากนั้นคลิกลิงก์ 'การสนทนาทั้งหมด' ที่ปรากฏก่อนอีเมลฉบับแรก

จากนั้นคลิกที่ ลบตลอดไป .



ต่อไป, ไปหลังจาก Gmail สแปม . ในช่องการนำทาง ให้คลิกที่ สแปม จากนั้นคลิกที่ 'ลบข้อความสแปมทั้งหมดทันที'

รู้สึกดีใช่มั้ย? เรายังไม่ได้ลบข้อความใดๆ ในกล่องจดหมายเลย แต่การเริ่มทำความสะอาดกล่องจดหมายหลังจากที่คุณทิ้งขยะแล้วถือเป็นความรู้สึกที่ดี

ตอนนี้สำหรับระดับถัดไปของผลไม้ห้อยต่ำ

โซเชียลและโปรโมชั่น

หากคุณใช้กล่องจดหมาย Gmail สไตล์เริ่มต้นของ Google คุณจะเห็น ทางสังคม และ การส่งเสริม แท็บที่ด้านบนของกล่องจดหมายของคุณ

คลิกที่แต่ละรายการและเลื่อนลงผ่านรายการเพื่อค้นหารายการที่ซ้ำกันจำนวนมาก

เหล่านี้คือผู้กระทำผิดที่เติมกล่องจดหมายของคุณทุกวัน

เมื่อคุณพบพวกเขา เปิดอีเมลและค้นหา ยกเลิกการสมัคร ลิงก์บริเวณด้านบนหรือด้านล่างของอีเมล

เข้าไปที่หน้าแรกของโพสต์โซเชียลและโปรโมชั่นเพื่อค้นหากลุ่มที่ซ้ำกันจำนวนมากเท่านั้น การทำความสะอาดจดหมายข่าวทางอีเมลจะช่วยลดปริมาณอีเมลที่กรอกในกล่องขาเข้าของคุณลงได้อย่างมากในแต่ละวัน

อย่าใช้เวลามากเกินไปในการทำเช่นนี้เพราะตอนนี้มีปลาที่ใหญ่กว่าที่จะทอด หลังจากคุณอ่านบทความนี้เสร็จแล้ว คุณจะต้องอ่านบทความของ Sandy เกี่ยวกับการควบคุมกล่องจดหมายเข้าของ Gmail เพื่อป้องกันไม่ให้คุณเข้าไปยุ่งวุ่นวายซ้ำแล้วซ้ำเล่า

เมื่อคุณยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่พบบ่อยที่สุดแล้ว ให้คลิกที่ เลือกทั้งหมด ที่ด้านบนอีกครั้ง และคลิกลิงก์ 'เลือกการสนทนาทั้งหมด' ที่ด้านบน

คลิกไอคอนถังขยะเพื่อลบทั้งหมด

ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันบนแท็บโปรโมชัน เมื่อคุณลบสิ่งเหล่านี้เสร็จแล้ว คุณน่าจะลดจำนวนกล่องจดหมายของคุณลงสองสามพันแล้ว

และคุณเพิ่งจะอุ่นขึ้นเท่านั้น

สำรองและลบอีเมลที่มีป้ายกำกับ

หลายปีก่อน ฉันเคยเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่ทำการตรวจสอบทางออนไลน์ ตลอดเวลาที่ฉันอยู่ที่นั่น ฉันสะสมอีเมลสองสามพันฉบับ---ทั้งหมด ใช้กับป้ายกำกับ Gmail พิเศษ ของที่อยู่อีเมลที่เชื่อมโยงเข้ามา

ที่อยู่ปิดตัวลงในปี 2015 แต่ฉันไม่เคยสนใจที่จะลบอีเมลเหล่านั้นทั้งหมด

คุณน่าจะสร้างป้ายชื่อทุกประเภทเมื่อหลายปีก่อน บางทีคุณอาจทำกระบวนการอัตโนมัติด้วยตัวกรองสำหรับอีเมลขาเข้า อีเมลเหล่านั้นทั้งหมดเพียงแค่นั่งอยู่ที่นั่นเปลืองพื้นที่

คือต้องการความปลอดภัยในการซื้อจาก

คุณไม่สามารถลบอีเมลที่ติดป้ายกำกับเป็นกลุ่มได้ เนื่องจากคุณติดป้ายกำกับด้วยเหตุผล บางทีมันอาจจะมีงานวิจัยหลายปีหรือเป็นเอกสารสำคัญทางประวัติศาสตร์ของงานบางชิ้นที่คุณทำโดยที่คุณไม่อยากเสีย

สำรองอีเมลที่มีป้ายกำกับสำคัญ

โชคดีที่การสำรองข้อมูลอีเมลทั้งหมดจำนวนมากโดยใช้คุณลักษณะการส่งออกบัญชีของ Google ทำได้ง่ายมาก

Google เสนอ a ดาวน์โหลดข้อมูลของคุณ หน้าสำหรับทุกบริการในบัญชี Google ของคุณ

คลิกที่ จัดการจดหมายเหตุ ลิงค์แล้วคลิกที่ สร้างเอกสารใหม่ .

เลื่อนลงไปที่รายการบัญชีแล้วคลิก เลือกไม่มี เพื่อยกเลิกการเลือกบัญชีทั้งหมด

จากนั้นเลื่อนลงไปที่บัญชี Gmail ของคุณแล้วคลิกสวิตช์เพื่อเปิดใช้งานบริการนั้นเท่านั้น

คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงและคลิกที่ เลือกป้ายกำกับ .

ไปที่รายการป้ายกำกับที่คุณสร้างไว้ในบัญชี Gmail แล้วเลือกป้ายกำกับทั้งหมดที่คุณต้องการสำรองข้อมูลทั้งหมด

ภายใต้รายการ คุณสามารถเลือกรูปแบบไฟล์บีบอัดและขนาดไฟล์เก็บถาวรสูงสุดได้

สุดท้ายให้คลิกที่ สร้างที่เก็บถาวร ปุ่ม.

Google จะส่งอีเมลถึงคุณว่าเริ่มเก็บถาวรแล้ว อาจใช้เวลาสองสามชั่วโมงหรือหนึ่งวัน แต่ในที่สุด คุณจะได้รับอีเมลติดตามผลเมื่อไฟล์เก็บถาวรพร้อมที่จะดาวน์โหลด ลิงค์ดาวน์โหลดจะอยู่ตรงข้อความอีเมล

เมื่อคุณดาวน์โหลดและบันทึกอีเมลที่เก็บถาวรไว้ในที่ปลอดภัยแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มล้างอีเมลที่มีป้ายกำกับ

ลบอีเมลและป้ายกำกับที่ติดป้ายกำกับ

กลับไปที่กล่องจดหมาย Gmail ของคุณ คลิกที่ป้ายกำกับแต่ละป้ายเพื่อให้อีเมลปรากฏขึ้น แล้วเลือก ทั้งหมด จากรายการที่เลือก

อย่าลืม เลือกบทสนทนาทั้งหมด เหมือนที่คุณเคยทำ

คลิกไอคอนถังขยะเพื่อลบอีเมลเหล่านั้นทั้งหมด

หากคุณโชคดี คุณจะพบกับป้ายกำกับที่มีอีเมลหลายพันฉบับ ซึ่งคุณสามารถล้างออกจากกล่องจดหมายได้เมื่อคุณมีข้อมูลสำรอง

เมื่อคุณล้างอีเมลทั้งหมดแล้ว อย่าลืมลบป้ายกำกับเก่าทั้งหมด เพียงคลิกดรอปดาวน์ที่ด้านขวาของชื่อป้ายกำกับแล้วเลือก ลบฉลาก จากรายการ

ณ จุดนี้ คุณควรลดขนาดกล่องจดหมายของคุณลงอย่างมากแล้ว แต่ขอไม่ถือกลับ เรามีเคล็ดลับเพิ่มเติมอีกสองสามข้อ

ลบอีเมลเก่า

หากคุณมีอีเมลหลายหมื่นฉบับ เป็นไปได้ค่อนข้างดีที่แม้แต่อีเมลที่เคยมีความสำคัญเมื่อสี่หรือห้าปีก่อนก็ไม่มีความสำคัญอีกต่อไป

ถึงเวลาขุดบ้านให้ลึกและสะอาดจริงๆ มากำจัดอีเมลเก่าๆ พวกนั้นกันเถอะ

ในการดำเนินการนี้ เพียงพิมพ์ 'older_than:2y' ในช่องค้นหาของ Gmail คุณสามารถกำหนดเวลาใดก็ได้ที่ต้องการโดยเปลี่ยน 2 เป็นจำนวนปีของอีเมลที่คุณต้องการเก็บไว้

เพียงจำไว้ว่าไม่ว่าจะเก็บอีเมลจำนวนเท่าใด คุณจะต้องจัดเรียงอีเมลในตอนท้ายเพื่อดึงเอาอีเมลที่สำคัญจริงๆ ออกมา ดังนั้นทำให้กรอบเวลานี้เล็กลงตามที่คุณพอใจ

เลือก ทั้งหมด อีเมลและ เลือกบทสนทนาทั้งหมด แล้วคลิกไอคอนถังขยะเหมือนกับที่คุณทำมาโดยตลอด

หลังจากนั้นกล่องจดหมายอีเมลของคุณนับหมื่นควรจะเหลือเพียงพันเดียวในขั้นตอนนี้

ณ จุดนี้ ถึงเวลาที่จะใช้แนวทางที่เลือกสรรมากขึ้นเล็กน้อยเพื่อขจัดความยุ่งเหยิงที่เหลืออยู่

ทำความสะอาด จัดเรียง และจัดระเบียบ

ขั้นแรก ให้พิจารณาว่าอีเมลใดๆ ที่คุณยังไม่ได้เปิดจริงๆ เมื่อเกินสองสามสัปดาห์ก่อน คุณอาจจะไม่มีวันเปิดเลย

คุณสามารถล้างข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วด้วยการค้นหาอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดที่เก่ากว่าสิบวัน

ในช่องค้นหา เพียงพิมพ์ 'is:unread older_than:10d'

เลือกและลบอีเมลที่ระบุไว้ทั้งหมด

อีกวิธีหนึ่งในการตัดรายชื่ออีเมลที่เหลือให้ดียิ่งขึ้นไปอีกคือการค้นหาสแปมทั่วไปหรือหัวเรื่องส่งเสริมการขาย คุณสามารถทำได้โดยพิมพ์คำค้นหา เช่น 'หัวเรื่อง: ดีล' 'หัวเรื่อง: ของแถม' หรือ 'เรื่อง: โอกาสสุดท้าย'

การค้นหาทุกครั้งควรปรากฏมากกว่า 100 อีเมลในแต่ละครั้ง เพียงแค่เช็ดพวกเขาออกไป

ปิดกล่องจดหมายของคุณ

ณ จุดนี้ อีเมลจำนวนมหาศาลของคุณควรถูกย่อให้เหลือขนาดที่สามารถจัดการได้มากขึ้น ตอนนี้คุณได้รวมกล่องจดหมายเข้าไว้กับข้อความอีเมลส่วนใหญ่ที่สำคัญสำหรับคุณและคุณอาจต้องการเก็บไว้เป็นส่วนใหญ่

ถัดไป เริ่มเลื่อนดูอีเมลที่เหลือ เมื่อคุณพบอีเมลสำคัญที่ต้องการเก็บไว้ เพียงลากไปที่ป้ายกำกับที่คุณสร้างขึ้นสำหรับอีเมลเหล่านั้น (หรือสร้างป้ายกำกับใหม่หากยังไม่มี)

ดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ แต่การสแกนหน้าอีเมลในแต่ละครั้งด้วยสายตาจะปรากฎเพียงไม่กี่รายการที่คุณต้องการเก็บไว้จริงๆ จากนั้นคุณสามารถเลือกอีเมลทั้งหมดบนหน้านั้นและลบออกทั้งหมดได้ การดำเนินการนี้จะล้างอีเมลครั้งละ 50 รายการขึ้นไป

โปรดจำไว้ว่า เมื่อใดก็ตามที่คุณสังเกตเห็นผู้ส่งที่ส่งซ้ำ ให้เปิดอีเมลและคลิกลูกศรดรอปดาวน์ถัดจากปุ่มตอบกลับ จากรายการนี้ ให้คลิก 'กรองข้อความแบบนี้'

จากนั้นเลือกทั้งหมดและลบรายการอีเมลที่ตรงกันที่ปรากฏขึ้น

ด้วยการติดป้ายกำกับ กรอง และลบอีเมลกลุ่มใหญ่ คุณจะมีรายชื่ออีเมลมากกว่า 1,000 ฉบับที่ส่งไปยังกล่องจดหมายมหัศจรรย์นั้นเป็นศูนย์ในเวลาไม่นาน

เป็นความรู้สึกที่ยิ่งใหญ่ที่ได้เห็นข้อความ 'ว่างเปล่า' ในกล่องจดหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่ได้เห็นมันมาหลายปีแล้ว!

อย่าปล่อยให้สัตว์ร้ายเติบโต

เมื่อคุณได้ใช้เวลาในการควบคุมกล่องขาเข้าสัตว์ร้ายขนาดยักษ์นั้นอีกครั้งแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องป้องกันไม่ให้มันใหญ่เกินไปอีกครั้ง วิธีที่ดีที่สุดคือศึกษาคุณลักษณะทั้งหมดที่ Gmail มีให้เพื่อให้สิ่งต่างๆ เป็นระเบียบและคล่องตัว

คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับคุณลักษณะเหล่านั้นได้ในคู่มือผู้ใช้ขั้นสูงสำหรับ Gmail และไม่ต้องดำเนินการตามขั้นตอนนี้อีก

เครดิตภาพ: Nomadsoul1/ รูปถ่ายเงินฝาก

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 5 เคล็ดลับในการเพิ่มพลังให้เครื่อง VirtualBox Linux ของคุณ

เบื่อกับประสิทธิภาพที่ย่ำแย่ของเวอร์ชวลแมชชีนหรือไม่? นี่คือสิ่งที่คุณควรทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ VirtualBox ของคุณ

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • อินเทอร์เน็ต
  • ผลผลิต
  • Gmail
  • เคล็ดลับอีเมล
  • Google Inbox
  • กล่องจดหมายศูนย์
เกี่ยวกับผู้เขียน Ryan Dube(เผยแพร่บทความ 942 ฉบับ)

Ryan สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาวิศวกรรมไฟฟ้า เขาทำงาน 13 ปีในด้านวิศวกรรมระบบอัตโนมัติ 5 ปีในด้านไอที และปัจจุบันเป็นวิศวกรด้านแอป อดีตผู้จัดการบรรณาธิการของ MakeUseOf เขาพูดในการประชุมระดับชาติเรื่อง Data Visualization และได้รับการนำเสนอในโทรทัศน์และวิทยุแห่งชาติ

เพิ่มเติมจาก Ryan Dube

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก