Home-theater-designers
Microsoft Word อัดแน่นไปด้วยคุณสมบัติมากมายที่คุณสามารถสร้างอะไรก็ได้ที่คุณต้องการ แต่คุณสมบัติเหล่านี้ไม่ได้ส่งผลให้มีการออกแบบเอกสารที่สวยงาม คุณภาพสูง และเป็นมืออาชีพอย่างที่คุณคาดหวังเสมอไป
การรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับ Microsoft Word เป็นสิ่งหนึ่งที่ต้องรู้ ความซับซ้อนและนิสัยใจคอและฟังก์ชันทั้งหมด เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ต้องรู้ว่าอะไรเป็นสาเหตุของเอกสารที่ยอดเยี่ยม ที่นี่ เราจะแสดงวิธีจัดรูปแบบเอกสาร Word เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ
1. ทำให้มันเรียบง่าย น้อยแต่มาก
ต้องการทราบวิธีการทำให้เอกสาร Word ดูดีหรือไม่? เพียงแค่ทำให้มันง่ายและใช้ประโยชน์จาก คุณลักษณะที่ซ่อนอยู่ซึ่ง Microsoft Word มากับ. หากคุณจำสิ่งหนึ่งจากบทความนี้ได้ ขอให้เป็นอย่างนี้เถอะ แล้วคุณจะสามารถตัดสินใจออกแบบได้อย่างถูกต้องในอนาคต!
การเร่งด้วยฮาร์ดแวร์ทำอะไรใน Chrome
เมื่อเขียนเอกสาร เนื้อหาควรเป็นจุดสนใจหลัก มีแนวทางการจัดรูปแบบเอกสารเพื่อให้อ่านและสรุปเนื้อหาได้ง่ายขึ้น ขจัดสิ่งล่อใจที่จะแนะนำองค์ประกอบที่สะดุดตาซึ่งเพียงเพื่อเบี่ยงเบนความสนใจ เพิ่มช่องว่างให้มากที่สุด ใช้ถ้อยคำของคุณให้รัดกุมและแก้ไขประโยคหรือย่อหน้าที่ใช้ถ้อยคำ กฎโดยรวมที่ง่ายและน้อยที่สุด
2. เลือกแบบอักษรที่เหมาะสมกับบริบท
การตัดสินใจออกแบบครั้งใหญ่ครั้งแรกของคุณควรเป็นสิ่งที่ แบบอักษร คุณจะใช้ ความรู้ดั้งเดิมบอกว่า serif แบบอักษรอ่านง่ายกว่าในเอกสารที่พิมพ์ในขณะที่ sans-serif แบบอักษรจะสบายตาเมื่ออ่านบนหน้าจอดิจิทัล
ตัวอย่างที่ดีของฟอนต์ serif ได้แก่ Garamond, Georgia, Hoefler Text และ Palatino ในขณะที่ตัวอย่างที่ดีของฟอนต์ sans-serif ได้แก่ Arial, Gill Sans, Helvetica และ Lucida Sans
ข้าม Comic Sans หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการออกแบบงานนำเสนอที่พบบ่อยที่สุด และไม่ว่าคุณจะใช้อะไร ให้ยึดติดกับแบบอักษรเดิมตลอดทั้งเอกสาร หากต้องการ คุณสามารถใช้แบบอักษรอื่นสำหรับหัวเรื่องได้
3. ใช้ขนาดตัวอักษรและสีมาตรฐาน
คุณไม่สามารถเรียนรู้วิธีจัดรูปแบบเอกสารคำให้ดูเป็นมืออาชีพโดยไม่สนใจรูปลักษณ์ของข้อความ โดยทั่วไปจะใช้เอกสารทางธุรกิจและวิชาการ ขนาดตัวอักษร 12 จุด ซึ่งจะสร้างย่อหน้าที่อ่านได้มากที่สุดเมื่อใช้ร่วมกับแนวทางที่กล่าวถึงด้านล่างสำหรับขนาดหน้า ระยะขอบ และระยะห่างระหว่างบรรทัด
รายงานที่มีข้อมูลหนาแน่นบางครั้งอาจลดขนาดแบบอักษรลงเหลือ 10 จุด แต่ไม่น้อยกว่านั้น
โดยทั่วไปแล้ว เป็นการดีที่สุดที่จะ งดของที่เกี่ยวข้องกับสี โดยเฉพาะงานพิมพ์เอกสาร คุณจะต้องจ่ายเพิ่มสำหรับหมึกสี และจะไม่ถูกนำไปใช้หากมีการคัดลอกเอกสาร สำหรับเอกสารดิจิทัล ให้จองข้อความสีสำหรับคำเตือนที่สำคัญและอื่นๆ ในทำนองเดียวกัน ต้องการเน้นการใช้ ตัวหนา และ ตัวเอียง ข้อความ.
4. ใช้ขนาดหน้ามาตรฐานและระยะขอบ
เอกสารสำนักงานเกือบทั้งหมดพิมพ์ตามมาตรฐาน 8½ 'x 11' หน้าที่เรียกว่าขนาด Letter ของสหรัฐอเมริกา (หรือเรียกอีกอย่างว่า A4 ที่อื่นซึ่งมีขนาด 210 มม. x 297 มม.) นี่เป็นขนาดเดียวที่รับประกันว่าจะใช้ได้ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องพิมพ์รุ่นใด
สำหรับระยะขอบ คู่มือรูปแบบและคู่มือรูปแบบส่วนใหญ่ต้องการ a ระยะขอบ 1' ทุกด้าน ของหน้า ซึ่งทำให้สามารถอ่านความยาวบรรทัดได้ดีที่สุด และอนุญาตให้ใส่คำอธิบายประกอบเป็นลายลักษณ์อักษรหากจำเป็น อย่างไรก็ตาม หากเอกสารจะถูกผูกไว้ในแฟ้ม คุณอาจต้องการเพิ่มระยะขอบด้านข้างเป็น 1½ ' เพื่อรองรับแหวน
5. จัดย่อหน้าให้ชิดซ้าย
คุณอาจถูกล่อลวงให้ใช้การจัดแนวที่สมเหตุสมผลเพราะนั่นคือสิ่งที่ใช้ในหนังสือพิมพ์ นวนิยาย และหนังสือเรียนบางเล่ม แต่เป็นทางเลือกที่ไม่ถูกต้องสำหรับเอกสารสำนักงานและเอกสารทางวิชาการ ทำไมการทำเอกสารอย่างเป็นทางการจึงสำคัญ? เอกสารของคุณจะอ่านไม่ได้หากไม่มีความเป็นทางการ
สิ่งที่คุณต้องการคือ การจัดตำแหน่งซ้ายสำหรับข้อความ . ซึ่งจะทำให้เกิดรอยหยักที่ด้านขวาของย่อหน้า แต่จะรักษาระยะห่างของตัวอักษรตามแบบอักษรที่คุณใช้อยู่ ซึ่งหมายถึงความชัดเจนที่เหมาะสมที่สุด มิเช่นนั้นคุณอาจจะลงเอยด้วย แม่น้ำพิมพ์ ซึ่งทำให้เสียสมาธิอย่างมากและดูน่าเกลียด
6. เยื้องบรรทัดแรกของย่อหน้า
ย่อหน้าไม่ควรมีช่องว่างระหว่างย่อหน้าเพิ่มเติม และบรรทัดแรกของย่อหน้าควร เยื้องเพื่อให้แต่ละย่อหน้าโดดเด่น . ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือสำหรับย่อหน้าที่ตามส่วนหัวของส่วนโดยตรง ซึ่งสามารถเว้นไว้ได้เนื่องจากบริบทโดยรอบทำให้ชัดเจนว่าเป็นย่อหน้าของตัวเอง
หลักการทั่วไปคือการทำให้ขนาดเยื้องเหมือนกับขนาดแบบอักษร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้คุณลักษณะการจัดรูปแบบย่อหน้าของ Word เพื่อจัดการกับการเยื้องแทนที่จะใช้ แท็บ กุญแจ!
7. วางรูปภาพระหว่างย่อหน้า
การวางรูปภาพไว้ในย่อหน้าอาจเป็นเรื่องปกติและปล่อยให้ข้อความรอบข้างไหลเวียนไปรอบๆ และหากองค์กรของคุณชอบที่จะทำเช่นนั้น ให้ทำต่อไป แต่โดยทั่วไปแล้ว มันสามารถทำลายความสามารถในการอ่าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในรายงานที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
วิธีสร้างบัญชี bitmoji
ตัวเลือกที่ปลอดภัยที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกราฟ แผนภูมิ และตาราง คือ ใส่ภาพระหว่างย่อหน้า และจัดวางให้อยู่ตรงกลาง ด้วยวิธีนี้ รูปภาพของคุณจะไม่มีการแย่งชิงความสนใจกับข้อความรอบข้าง นอกจากนี้ยังช่วยให้คำอธิบายภาพโดดเด่น
8. เลือกการเว้นวรรคบรรทัดที่เหมาะสมกับบริบท
ตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับการเว้นวรรคบรรทัด (ช่องว่างที่แยกบรรทัดข้อความออกจากข้อความบรรทัดถัดไป) จริงๆ แล้วขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารที่คุณกำลังเขียน
เอกสารวิชาการ ควรปฏิบัติตามคำแนะนำรูปแบบทางวิชาการก่อน จากนั้นจึงเลือกใช้การเว้นวรรคสองครั้งหากไม่มีคู่มือรูปแบบ เอกสารทางธุรกิจและสำนักงาน มีแนวโน้มที่จะเว้นระยะเดียวเพื่อลด เลขหน้า จำเป็นเมื่อพิมพ์ แต่เอกสารดิจิทัลอาจอ่านง่ายกว่าหากเว้นระยะห่างระหว่าง 120-150 เปอร์เซ็นต์
9. แบ่งข้อความด้วยหัวเรื่องและรายการ
ยิ่งเอกสารยาว หัวเรื่องก็จะยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น คุณอยากจะอ่านรายงาน 20 หน้าที่ไม่มีอะไรเลยนอกจากกำแพงข้อความตั้งแต่ต้นจนจบไหม หรือรายงาน 30 หน้าที่จัดเป็นส่วน ๆ ส่วนย่อยและหัวเรื่องที่เหมาะสม? ฉันชอบหลังทุกครั้ง
รายการยังดีสำหรับการทำลายกำแพงข้อความและดึงดูดสายตาไปยังจุดสำคัญ ใช้ รายการลำดับเลข เมื่อนับชุดของรายการ (เช่น 'คุณลักษณะห้าประการของผู้ประกอบการที่ประสบความสำเร็จ') หรือเมื่อให้คำแนะนำทีละขั้นตอน มิฉะนั้น, รายการหัวข้อย่อย ไม่เป็นไร อย่าลืมหลีกเลี่ยงการใช้รายการมากเกินไป ซึ่งจะทำให้ความสามารถในการอ่านลดลงจากการออกแบบเอกสาร Word ของคุณ
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อพูดถึง ใช้ Word เพื่อจัดรูปแบบบทภาพยนตร์ .
10. แยกส่วนด้วยตัวแบ่ง
เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีทำให้รายงานของคุณดูเป็นมืออาชีพ คุณต้องทำความคุ้นเคยกับตัวแบ่งส่วน ในไมโครซอฟต์เวิร์ด ตัวแบ่งส่วน ช่วยให้คุณสามารถแยกความแตกต่างของหน้าบางหน้าด้วยการเปลี่ยนแปลงการวางแนว คอลัมน์ ส่วนหัว ส่วนท้าย หมายเลขหน้า และอื่นๆ ตัวแบ่งส่วนมาในสี่รูปแบบ:
- หน้าต่อไป: เริ่มส่วนถัดไปในหน้าถัดไป
- ต่อเนื่อง: เริ่มส่วนถัดไปในหน้าปัจจุบัน
- หน้าคู่: เริ่มส่วนถัดไปในหน้าคู่ถัดไป
- หน้าคี่: เริ่มส่วนถัดไปในหน้าคู่ถัดไป
ถ้าเอกสารของคุณมีขนาดใหญ่พอที่จะต้องมีบท นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดรูปแบบให้เป็นระเบียบ แต่ละบทควรทำด้วยตัวแบ่งส่วน 'หน้าถัดไป' หรือตัวแบ่งส่วน 'หน้าคู่' หรือ 'หน้าคี่' หากคุณต้องการใส่ไว้ในแฟ้ม เราได้แสดง วิธีลบตัวแบ่งหน้า ถ้าจำเป็นด้วย
เรียนรู้วิธีการจัดรูปแบบเอกสาร Word ให้ดูเป็นมืออาชีพ
เว้นแต่องค์กรหรือโรงเรียนของคุณต้องการเค้าโครงและรูปแบบเฉพาะ คุณสามารถข้ามการทำงานหนักในการตั้งค่าเทมเพลตของคุณเองและดาวน์โหลดเทมเพลตแทนได้ ช่วยให้คุณออกแบบเอกสารอย่างมืออาชีพได้อย่างรวดเร็ว
แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 8 เคล็ดลับการเขียนที่จำเป็นสำหรับ Microsoft Wordเรียนรู้วิธีใช้ Microsoft Word อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเป็นนักเขียนมืออาชีพ นี่คือเคล็ดลับบางประการสำหรับคุณ!
อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง- ผลผลิต
- เอกสารดิจิทัล
- แบบอักษร
- Microsoft Word
- เคล็ดลับ Microsoft Office
Emma เป็นนักเขียนอาวุโสและบรรณาธิการรุ่นเยาว์สำหรับส่วนสร้างสรรค์ เธอสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาภาษาอังกฤษ และผสมผสานความรักในเทคโนโลยีกับการเขียน
เพิ่มเติมจาก Emma Rothสมัครรับจดหมายข่าวของเรา
เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!
คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก