13+ เหตุผลที่คุณควรอัปเกรดเป็น Microsoft Office 2016

13+ เหตุผลที่คุณควรอัปเกรดเป็น Microsoft Office 2016

ฉันคิดว่าคุณจะเห็นด้วยกับฉันเมื่อฉันพูดว่า:





เป็นเรื่องยากมากที่จะอัปเกรด Microsoft Office ทุกๆ สองสามปี



โดยปกติแล้วจะเป็นเช่นนั้นกับซอฟต์แวร์ใหม่และคุณสมบัติที่ชาญฉลาดกว่าเสมอ แต่มันแตกต่างออกไปเมื่อทุกๆ คนที่เจ็ดในโลกใช้ Microsoft Office และ 83% ของบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 ก็เช่นกัน ใช่, Microsoft Office 2016 ตอนนี้อยู่ในแสงจ้า และถึงเวลาที่คุณต้องพิจารณาการอัพเกรด





แต่จำเป็นต้อง?

คุณสามารถตัดสินใจได้ในเวลาไม่กี่นาทีเพื่ออ่านเหตุผลหลัก 13 ข้อ



การเปลี่ยนแปลงครั้งแรกที่คุณจะเห็นได้ทันที

สีที่ต่างกัน. จริงๆแล้ว.

แนะนำ Microsoft Office 2016 สีสัน ซึ่งเป็นธีมเริ่มต้นและแต่ละแอปจะมีสีต่างกัน Microsoft Word เป็นสีน้ำเงินเข้ม Excel เป็นสีเขียว PowerPoint เป็นสีส้ม Outlook เป็นสีน้ำเงินอ่อน และ OneNote เป็นสีม่วง ที่ช่วยบรรเทาความขาวซ้ำซากจำเจของเวอร์ชั่นก่อนๆ



เช่นเคย คุณสามารถเปลี่ยนสีเป็นสีใดก็ได้จากสามตัวเลือกจาก ไฟล์ > บัญชี > ธีมสำนักงาน .

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: หากคุณมีปัญหาด้านการมองเห็น ธีมสีเทาเข้มคอนทราสต์สูง อาจเป็นเครื่องถนอมสายตา



ป้ายชื่อบนแท็บ Ribbon อยู่ในตัวพิมพ์ชื่อเรื่อง นี่เป็นการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ สองประการและแทบจะไม่สามารถโน้มน้าวให้คุณเปลี่ยนไปใช้เวอร์ชันล่าสุดได้ แต่มันก็ดีที่จะเริ่มต้นอย่างมีความสุขก่อนที่เราจะไปถึงคุณสมบัติที่หนักหน่วง

ทำงานได้มากขึ้นด้วยความช่วยเหลือ 'บอกฉัน'

จำคลิปปี้ได้ไหม

สำหรับผู้ที่รู้สึกหลงทางท่ามกลางตัวเลือกที่ไม่รู้จบใน Microsoft Office, the บอกมาสิว่าอยากทำอะไร เป็นลูกพี่ลูกน้องที่ฉลาดกว่าของ Clippy สังเกตไอคอนรูปหลอดไฟเล็กๆ ตรงกลางริบบิ้น มันเป็นตัวตนที่ชาญฉลาด – คุณเพียงแค่ต้องบอกว่าคุณต้องการทำอะไร ไม่ต้องขุดคุ้ยคำสั่งหรือพรวนดินผ่านไฟล์วิธีใช้

พิมพ์สิ่งที่คุณต้องการทำในโปรแกรม Microsoft Office และมารตัวน้อยไม่เพียงแสดงวิธีการทำเช่นคุณลักษณะความช่วยเหลือ แต่ให้คุณทำโดยตรงจากที่นี่

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการปรับระยะห่างบรรทัดแต่ไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไร ให้พิมพ์ในช่องเล็กๆ ตัวเลือกระยะห่างบรรทัดจะแสดงในพริบตา

นี้ ลักษณะเฉพาะ สามารถใช้ได้กับทุกโปรแกรมใน Microsoft Office 2016 ยกเว้น OneNote . บางทีพวกเขาจะรวมไว้ในการอัปเดตครั้งต่อไป แต่สำหรับตอนนี้คุณลักษณะนี้ทำให้ Office mastery ง่ายขึ้นและงานเร็วขึ้น แม้ว่าฉันจะพูดไม่ได้ว่ามันกลับมาสมบูรณ์แบบเมื่อฉันลองใช้คำสั่งที่ไม่ชัดเจนใน Office

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: Alt + Q เป็นแป้นพิมพ์ลัดใหม่ที่คุณต้องเรียนรู้ตอนนี้

ทำงานร่วมกันและเขียนร่วมแบบเรียลไทม์

หากการทำงานร่วมกันไม่ใช่แบบเรียลไทม์ ก็ไม่ใช่การทำงานร่วมกันในความหมายที่แท้จริง การทำงานร่วมกันไม่ใช่แบบเรียลไทม์ใน Microsoft Office 2013 (ผ่าน OneDrive) และประสบเมื่อ เมื่อเทียบกับ Google ไดรฟ์ . ลิงค์ที่หายไป -- การเขียนร่วมตามเวลาจริง -- เป็นคุณลักษณะหลักของ Microsoft Office 2016 แล้ว เวิร์กโฟลว์ของทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากคุณสามารถดูสิ่งที่สมาชิกในทีมของคุณกำลังทำในเอกสาร Microsoft Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint ได้ทันที

สังเกต แบ่งปัน ที่ด้านขวาสุดของ Ribbon คุณจะได้รับแจ้งให้ บันทึกไปยัง Cloud . คุณสามารถบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่แชร์ของ OneDrive หรือตำแหน่งที่ตั้ง SharePoint เชิญผู้อื่นและให้สิทธิ์เข้าถึงเพื่อดูไฟล์หรือแก้ไข สมาชิกในทีมยังสามารถเปิดเอกสารใน ออฟฟิศออนไลน์ฟรี – พวกเขาไม่ต้องการชุดเดสก์ท็อป Microsoft Office

ผู้เขียนร่วมจะได้รับคำเชิญทางอีเมล และทันทีที่พวกเขาเข้าร่วม คุณจะเห็นรูปโปรไฟล์ของพวกเขาในแผงการแชร์ข้างเอกสาร ด้วยการพิมพ์แบบเรียลไทม์ คอยดูสิ่งที่คนอื่นกำลังทำอยู่และดูการแก้ไขของพวกเขาทันทีที่มันเกิดขึ้น Microsoft Office จะล็อกการแก้ไขเพื่อไม่ให้คุณทำงานในส่วนเดียวกันได้ นั่นเป็นคุณสมบัติเล็กน้อย แต่ก็สมเหตุสมผลเมื่อมีคนหลายคนทำงานในเอกสารเดียวกัน

นอกจากนี้ ให้สังเกตการเปลี่ยนแปลงในไอคอนบันทึกที่ด้านบนขวา

วิธีใส่รหัสผ่านป้องกันธัมบ์ไดรฟ์

Microsoft Office ยังเก็บเวอร์ชันของการแก้ไขก่อนหน้าไว้ในส่วนประวัติของเมนูไฟล์ บล็อก Microsoft Office อธิบายวิธีแชร์ด้วยการคลิกปุ่ม

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ด้วย Microsoft Office 2016 คุณสามารถ แชร์สมุดบันทึก OneNote กับใครก็ได้ที่คุณต้องการ เพิ่มเอกสาร รูปภาพ วิดีโอ เวิร์กชีต หรืออีเมล และสมุดบันทึกสามารถเป็นคอนเทนเนอร์แบบคลิกเดียวสำหรับโครงการกลุ่ม

แสดงภาพข้อมูลได้ดีขึ้นด้วยประเภทแผนภูมิใหม่

Microsoft Word, PowerPoint และ Excel ได้รับแผนภูมิชนิดใหม่ที่ช่วยในการ เห็นภาพข้อมูลดิบด้วยไดอะแกรมเรียบร้อย ด้วยวิธีที่ง่ายกว่า ข้อมูลกำลังเคลื่อนไปสู่การเล่าเรื่องที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น และคุณจะต้องมีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการ ประเภทแผนภูมิใหม่ ได้แก่ Treemap, Waterfall, Pareto, Histogram, Box and Whisker และ Sunburst

มีประโยชน์อย่างไร? มาก.

ตัวอย่าง: แผนภูมิทรีแมปสามารถใช้เพื่อแสดงมุมมองข้อมูลของคุณในระดับสูง ด้วยรหัสสีที่ถูกต้อง ดวงตาของคุณสามารถมองเห็นรูปแบบและความแตกต่างตามสัดส่วนระหว่างชุดข้อมูลต่างๆ คุณสามารถดูชุดข้อมูลขนาดใหญ่จากมุมสูงได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องสับสนกับแต่ละรายการที่สับสน ตัวอย่างเช่น เปรียบเทียบความหนาแน่นของประชากรของรัฐทั้งหมดในสหรัฐอเมริกา

แน่นอน แผนภูมิสามารถทำได้ดีพอๆ กับข้อมูลที่แสดง แต่ด้วยตัวเลือกการสร้างแผนภูมิหลายแบบที่มีอยู่ในขณะนี้ Microsoft Office 2016 ช่วยให้คุณมีวิธีการทำงานกับข้อมูลมากขึ้น ก่อนหน้านี้ Add-in พิเศษจะทำหน้าที่คล้ายคลึงกัน

เยี่ยมชมบล็อกของ Office เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทแผนภูมิสมัยใหม่

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใน Excel 2016 ให้ใช้ วิเคราะห์ด่วน ปุ่ม (คลิกขวาที่เมนูบริบท) เพื่อแสดงตัวอย่างแผนภูมิที่แนะนำตามข้อมูลของคุณ

สมการเขียนด้วยลายมือเร็วขึ้นด้วยสมการหมึก

การทำงานกับสมการทางคณิตศาสตร์ทำได้ง่ายขึ้นใน Microsoft Word, Excel และ PowerPoint ในขณะนี้ ไปที่ แทรก > สมการ > สมการหมึก . สำหรับอุปกรณ์ที่เปิดใช้งานระบบสัมผัส คุณสามารถใช้นิ้วหรือสไตลัสแบบสัมผัสเพื่อเขียนสมการคณิตศาสตร์ด้วยมือได้ คุณยังสามารถใช้เมาส์ในการ เขียน กล่อง. ซอฟต์แวร์ Microsoft Office แปลงเป็นข้อความ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ตัวแก้ไขสมการมี a เลือก และ ถูกต้อง ตัวเลือกถ้า Microsoft Office ไม่รู้จักสัญลักษณ์ ลากเส้นรอบสัญลักษณ์และเลือกจากตัวเลือกที่มีให้

ไปที่การค้นหาอัจฉริยะเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม

เน้นคำและใช้การค้นหาอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย Bing ใน Microsoft Office 2016 (ข้อมูลเชิงลึก) เพื่อนำผลการค้นหาจากเว็บ แถบด้านข้างจะเปิดขึ้นทางด้านขวาของแอพพร้อมผลการค้นหาจากเว็บไซต์ต่างๆ เช่น Wikipedia คุณสามารถลากและวางข้อมูลในสภาพแวดล้อมการเขียนของคุณ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใน Microsoft Excel ให้เลือกเซลล์ที่มีสูตรแล้วใช้การค้นหาแบบสมาร์ทเพื่อทำความเข้าใจฟังก์ชันด้วยคำอธิบายที่ Bing ปรากฏขึ้น

ฟีเจอร์ใหม่ในแอป Microsoft Office ที่สร้างความแตกต่าง

มีคุณลักษณะเฉพาะบางอย่างเฉพาะสำหรับแอปในชุดโปรแกรม Microsoft นี่คือลักษณะสั้น

วิธีย้ายจาก ipod ไป itunes

Microsoft Excel 2016

Power Query ใช้งานได้จริง

แบบสอบถามพลังงาน เป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่พร้อมใช้งานเป็น Add-in ใน Microsoft Excel 2013 และ 2010 นอกจากนี้ยังใช้งานได้กับ PowerPivot ใน Microsoft Excel Professional Plus เท่านั้น ด้วยการมาถึงของ Query ใน Microsoft Excel 2016 อุปสรรคทั้งสองได้ถูกลบออก เข้าถึงแบบสอบถามจาก Ribbon > ข้อมูล > รับและแปลง > แบบสอบถามใหม่ .

ด้วยการปรับปรุงการจัดกลุ่มเวลาใน Pivot Table ทำให้ Microsoft Excel 2016 อยู่เหนือทางเลือกอื่นๆ ของ Excel ฟรีสำหรับงานข่าวกรองธุรกิจ Gavin แนะนำให้คุณรู้จักกับบทแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีใช้ Pivot Tables สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล

การพยากรณ์ข้อมูลอนุกรมเวลาที่ดีขึ้น

จากการคาดการณ์เชิงเส้นที่มีอยู่ในเวอร์ชันก่อนหน้า Microsoft Excel 2016 จะได้รับปุ่มเพียงคลิกเดียวสำหรับการคาดการณ์แบบเอ็กซ์โพเนนเชียลของชุดข้อมูล ไปที่ Ribbon > ข้อมูล > แผ่นพยากรณ์ .

การทำให้ข้อมูลของคุณราบรื่นแบบเอ็กซ์โปเนนเชียลน่าจะดีกว่าสำหรับการประมาณแนวโน้มเมื่อเปรียบเทียบกับการถดถอยเชิงเส้น

การสร้างภาพข้อมูลเชิงพื้นที่ที่ยอดเยี่ยมด้วย 3D Power Maps

เครื่องมือ Power Map ในขณะนี้เรียกว่าแผนที่ 3 มิติและสร้างขึ้นใน Microsoft Excel 2016 ใช้เป็นเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจขั้นสูงโดยการแสดงภาพข้อมูลเชิงพื้นที่ใดๆ ที่คุณได้นำเข้ามายัง Excel แล้วด้วย Power Query และรวมกับ Power Pivot

Microsoft PowerPoint 2016

บันทึกหน้าจอของคุณด้วย PowerPoint

บันทึกกระบวนการบนหน้าจอของคุณอย่างราบรื่นด้วยเครื่องมือ screencasting ใหม่ใน PowerPoint ไปที่ Ribbon > แทรก > การบันทึกหน้าจอ . จับภาพส่วนต่างๆ ของหน้าจอด้วยเสียงและแทรกลงในงานนำเสนอของคุณโดยตรงด้วยกระบวนการเพียงคลิกเดียว

คุณสามารถจัดสไตล์ด้วยพรีเซ็ตสไตล์วิดีโอมากมาย ครอบตัดวิดีโอให้ได้ขนาดที่คุณต้องการ PowerPoint ยังช่วยให้คุณสามารถบันทึกไฟล์วิดีโอบนเดสก์ท็อปของคุณเพื่อใช้นอกชุดโปรแกรมได้

แบ่งปันได้ดียิ่งขึ้นด้วยการแก้ไขข้อขัดแย้ง

นี่เป็นคุณลักษณะที่เรียบร้อยซึ่งช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความขัดแย้งโดยการสังเกตการเปลี่ยนแปลงของผู้ทำงานร่วมกันแต่ละคน - ด้วยการเปรียบเทียบภาพแบบเคียงข้างกัน เลือกสไลด์ที่มีการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการเก็บไว้

Microsoft Outlook 2016

อ่านอีเมลสำคัญก่อน

คุณลักษณะการจัดการอีเมลอัจฉริยะจะเรียนรู้พฤติกรรมกล่องจดหมายของคุณและลบข้อความที่มีลำดับความสำคัญต่ำไปยังโฟลเดอร์พิเศษที่เรียกว่า ถ่วง . คุณยังสามารถจัดเรียงด้วยตนเองและตรวจทานในภายหลัง ถ่วง ต้องการการสมัครใช้งาน Office 365 เพื่อทำงานกับ Office 2016

ไฟล์แนบที่เร็วกว่า

เวิร์กโฟลว์อีเมลจะเร่งขึ้นเมื่อการแนบไฟล์ใช้งานได้ Microsoft Outlook 2016 ทำให้การแนบไฟล์ที่เปิดล่าสุดจากเมนูทำได้ง่ายขึ้น

คุณยังสามารถตั้งค่าการอนุญาตไฟล์ในไฟล์ที่แนบมาได้ แชร์เป็นแบบดูเท่านั้นหรืออนุญาตให้แก้ไขเพื่อให้ผู้รับสามารถทำงานร่วมกันบนไฟล์ระบบคลาวด์ที่แชร์บน OneDrive, OneDrive for Business หรือ SharePoint โดยค่าเริ่มต้น ผู้รับมีสิทธิ์ในการแก้ไข

เหตุผลที่ดีที่สุดในการอัพเกรด -- ทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา

Microsoft ได้ทำการเปลี่ยนแปลงที่ชาญฉลาดและละเอียดอ่อนด้วย Office 2016 ไม่ใช่การปรับปรุงใหม่อย่างสิ้นเชิงจากเวอร์ชันก่อนหน้า สำหรับผู้ใช้ทั่วไป เวอร์ชันเก่าจะทำงานได้ดีเหมือนเมื่อก่อน เนื่องจากการซื้อชุดเดสก์ท็อปแบบสแตนด์อโลนอาจเป็นการสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย

เมื่อคุณ ทำงานเป็นทีม จากนั้นการอัปเกรดเป็น Office 2016 จะเหมาะสมกว่า

จากเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล Office 2016 ได้วางรากฐานที่มั่นคงในระบบคลาวด์และเวทีการทำงานร่วมกัน การแชร์เอกสารและการเขียนร่วมที่ง่ายขึ้นเพียงอย่างเดียวอาจเปลี่ยนแนวคิดด้านประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ การเขียนร่วมเป็นคุณลักษณะของแอปเดสก์ท็อปในขณะนี้ โดยที่แอป Microsoft Office ที่เชื่อมโยง, Office Online และ Office 365 จะเปลี่ยนให้เป็นฮับประสิทธิภาพการทำงานขณะเดินทาง

สำหรับทีม ข้อตกลงที่ดีที่สุดอาจเป็นการสมัครใช้งาน Office 365 ซึ่งให้บันเดิลเดสก์ท็อป อุปกรณ์เคลื่อนที่ และคลาวด์แก่คุณ แต่คุณต้องเป็นระบบคลาวด์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่พร้อมจะใช้ประโยชน์จากการปรับปรุงใหม่ ด้วยรูปแบบการสมัครรับข้อมูล คุณจะได้รับประโยชน์จากการอัปเดตอัตโนมัติในอนาคตที่จะมีขึ้น มีการอัปเดตมากมายให้ตั้งตารอ

การอัปเดตใหม่เช่น GigJam [Broken URL Removed] อาจถูกผลักดันออกไปในอนาคตอันใกล้ จากนั้นมีคุณสมบัติอื่น ๆ ที่ฉันไม่ได้กล่าวถึงเช่น กลุ่ม Outlook ซึ่งใช้ได้กับบัญชี Office 365 ของที่ทำงานหรือโรงเรียน หรือ Skype for Business ที่เป็นประโยชน์สำหรับการแชทเป็นกลุ่ม

ต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับ Office บนแพลตฟอร์มอื่นหรือไม่ ดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับ วิธีการติดตั้งและใช้งาน Microsoft Office บน Linux .

เครดิตรูปภาพ: มองขึ้นไป โดย EDHAR ผ่าน Shutterstock

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 6 ทางเลือกที่ได้ยิน: แอพหนังสือเสียงฟรีหรือราคาถูกที่ดีที่สุด

หากคุณไม่ต้องการจ่ายค่าหนังสือเสียง นี่คือแอพดีๆ ที่ให้คุณฟังได้ฟรีและถูกกฎหมาย

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • ผลผลิต
  • Microsoft Word
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Office Online
  • Microsoft Office 2016
เกี่ยวกับผู้เขียน สายกัต บาสุ(ตีพิมพ์บทความ 1542)

Saikat Basu เป็นรองบรรณาธิการด้านอินเทอร์เน็ต, Windows และ Productivity หลังจากขจัดสิ่งสกปรกจาก MBA และอาชีพการตลาดมายาวนานกว่า 10 ปี ตอนนี้เขากระตือรือร้นที่จะช่วยคนอื่นๆ พัฒนาทักษะการเล่าเรื่องของพวกเขา เขามองหาเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford ที่หายไปและเกลียดภาพหน้าจอที่ไม่ดี แต่แนวคิดเกี่ยวกับการถ่ายภาพ Photoshop และ Productivity จะช่วยปลอบประโลมจิตใจของเขา

เพิ่มเติมจาก Saikat Basu

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก