Microsoft SharePoint คืออะไร? 4 คุณสมบัติและประโยชน์ของการใช้มัน

การสมัครใช้งาน Microsoft 365 ให้คุณเข้าถึงเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากมาย SharePoint ที่ใช้งานง่าย ชาญฉลาด และปรับแต่งได้มากที่สุด ผู้คนจำนวน 190 ล้านคนในองค์กรมากกว่า 200,000 แห่งที่มีขนาดต่างกันใช้ SharePoint

SharePoint สามารถประหยัดเวลาได้อย่างง่ายดายโดยไม่จำเป็นต้องใช้หลายงานและแอปการจัดการโครงการ ในที่สุด คุณสามารถลงทุนเวลามากขึ้นเพื่อพัฒนาอาชีพการงาน ลูกค้าอิสระ หรือความเร่งรีบด้านข้าง

---

---

Microsoft SharePoint คืออะไร?

SharePoint เป็นเครื่องมือจัดการเนื้อหาออนไลน์ ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ในระบบคลาวด์สำหรับการแบ่งปันและการทำงานร่วมกัน สามารถช่วยคุณสร้างไซต์และไซต์ย่อยเพื่อกระจายงานจากทีมหรือบุคคลต่างๆ

SharePoint ช่วยให้คุณสร้างอินทราเน็ตที่คุณ ผู้ทำงานร่วมกัน และไคลเอ็นต์อิสระทำงานบนไฟล์หรือเอกสารได้อย่างปลอดภัย ผู้ดูแลระบบส่วนกลางจะควบคุมการเข้าถึงเพื่อให้ผู้ใช้แต่ละคนสามารถเปิด แก้ไข และบันทึกไฟล์ได้อย่างราบรื่น

SharePoint มีฟังก์ชันการทำงานขั้นสูงมากมายที่ช่วยคุณหรือทีมของคุณในการจัดการงานระดับมืออาชีพและส่วนบุคคล ต่อไปนี้คือการดำเนินการบางส่วนที่ใช้บ่อยที่สุด:

• การแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ภายในและภายนอก
• จัดการเนื้อหาโครงการ เช่น รูปภาพ บทความ ซอร์สโค้ด วิดีโอ ฯลฯ
• ไซต์และไซต์ย่อยเพื่อกระจายทีมและงาน
• ติดต่อกับผู้ทำงานร่วมกันผ่านไซต์การติดต่อสื่อสาร
• แอพมือถือช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงทีมหรือไซต์การสื่อสารจากสมาร์ทโฟน
• สร้างเวิร์กโฟลว์และการเตือนความจำเพื่อทำให้โครงการและงานเป็นแบบอัตโนมัติ
• ใช้ฟังก์ชันการค้นหาเพื่อค้นหาทรัพยากร งาน หรือไฟล์

ใครควรใช้ SharePoint

SharePoint ทำงานเป็นที่หลบภัยสำหรับไฟล์สร้างสรรค์ทั้งหมด เช่น รหัสแอป การออกแบบกราฟิก คลิปเสียง วิดีโอ บทความบนเว็บไซต์ ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ SharePoint มีเครื่องมืออื่นๆ เช่น การวิเคราะห์ข้อมูล เทมเพลตเว็บไซต์ เทมเพลตฐานความรู้ และเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ

ดังนั้นขอบเขตการใช้งานจึงมีตั้งแต่ผู้สร้างเนื้อหารายบุคคลไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ มืออาชีพอิสระจำนวนมากหรือกลุ่มบุคคลที่มีความคิดสร้างสรรค์กลุ่มเล็กๆ ใช้ SharePoint ในขั้นตอนต่างๆ ของซอฟต์แวร์ แอพมือถือ เว็บไซต์ หรือโครงการพัฒนาเนื้อหา

---

---

ฟีเจอร์ของ SharePoint เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ

เครื่องมือ SharePoint บนเว็บที่มาพร้อมกับการสมัครใช้งาน Microsoft 365 เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพแต่เรียบง่าย คุณลักษณะที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่ทำให้เป็นหนึ่งในงานที่ดีที่สุดและเครื่องมือการจัดการโครงการคือ:

1. การทำงานร่วมกัน

SharePoint มีความยืดหยุ่นสูงและปรับขนาดได้ แพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันกับทรัพยากรภายในหรือภายนอก . ผู้ดูแลระบบส่วนกลางสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงระดับต่างๆ ให้กับผู้ใช้แต่ละรายของไซต์ทีม

---

---

คุณและทีมของคุณสามารถทำงานในไฟล์เดียวในสถานการณ์แบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องพบกับความหน่วงแฝงใดๆ ดังนั้น นักพัฒนาที่สร้างสรรค์และผู้สร้างเนื้อหาจำนวนมากจึงชอบ SharePoint สำหรับการทำงานร่วมกันในโครงการใดๆ

หน้าที่สำคัญของการทำงานร่วมกันของ SharePoint คือการรักษาข้อมูลที่กระจัดกระจายไปทั่วไซต์และไซต์ย่อย ช่วยให้บุคคลได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับโครงการโดยไม่ต้องผ่านอีเมลหลายฉบับ, แชทที่ไม่ได้รับ, แฮงเอาท์วิดีโอ ฯลฯ

2. การจัดการเนื้อหา

การจัดการเนื้อหาเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่สำหรับบุคคลหรือกลุ่มผู้เชี่ยวชาญที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น SharePoint ช่วยให้คุณเอาชนะความท้าทายนี้ได้โดยไม่ต้องผ่านการเขียนโปรแกรมที่ซับซ้อน

ผู้จัดการเนื้อหาสามารถดูแลหลายโครงการพร้อมกันบน SharePoint ได้อย่างง่ายดาย เผยแพร่หรืออัปเดตเนื้อหาเว็บไซต์ เช่น กิจกรรม ข่าวสาร บล็อก สแต็คการนำเสนอ ภาพหมุน ฯลฯ ทำได้ง่ายด้วย SharePoint

คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มโครงการจัดการเนื้อหาทุกโครงการตั้งแต่เริ่มต้น มีเทมเพลตมืออาชีพที่พร้อมใช้งานที่คุณสามารถใช้ได้ นอกจากเนื้อหาแล้ว คุณยังควบคุมเวอร์ชันทั้งหมดได้ SharePoint สร้างและบันทึกไฟล์หลายเวอร์ชันที่คุณหรือทีมของคุณทำงานด้วย

เมื่อต้องการ คุณสามารถเรียกคืนเวอร์ชันก่อนหน้าหรือแก้ไขข้อผิดพลาดของระบบไฟล์จาก SharePoint คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเครื่องมือของบุคคลที่สามในการสำรองข้อมูล กู้คืน หรือแก้ไขไฟล์

3. การบริหารโครงการ

SharePoint มีฟังก์ชันต่างๆ มากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อการจัดการงานและโครงการ หน้าที่ที่ชัดเจนที่สุดคือเครื่องมือนี้ทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสำหรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการและไฟล์ที่ส่งมอบทั้งหมด

ที่เกี่ยวข้อง: คู่มือการจัดการงานออนไลน์: เคล็ดลับในการเลือกแอพที่เหมาะสม

คุณยังสามารถกำหนดไซต์ SharePoint เองได้หลายวิธี ไซต์ที่ปรับแต่งเองเหล่านี้สามารถให้บริการคุณเป็นผู้วางแผนรายวัน ตัวจัดกำหนดการงานรายสัปดาห์ และคำถามที่พบบ่อยสำหรับงาน นอกจากนี้ สำหรับวัตถุประสงค์ในการจัดทำเอกสารโครงการและการตรวจสอบประสิทธิภาพ คุณสามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะการบันทึกเวลาตามที่กล่าวไว้ด้านล่าง:

1. บันทึกกิจกรรมงานและการเปลี่ยนแปลง
2. บันทึกปัญหาใด ๆ ที่ทรัพยากรรายงาน
3. ติดตามเวลางาน
4. เปลี่ยนข้อมูลการติดตาม

SharePoint ยังช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อปรับปรุงงานต่างๆ เช่น การส่งมอบงาน ลงชื่อออกจากโครงการที่ส่งมอบ การอนุมัติ การนำเสนอการสาธิต และคำติชมของลูกค้า

4. ไฮบริดโซลูชั่น

SharePoint ผสานรวมกับแอป Microsoft 365 ส่วนใหญ่เพื่อให้คุณมีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ราบรื่นสำหรับการจัดการโครงการ SharePoint ทำงานเป็นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางของข้อมูลโครงการของคุณ ในขณะที่แอป Microsoft 365 อื่นๆ ช่วยให้คุณจัดการงานและทรัพยากรได้ง่าย

คุณสามารถซิงค์ SharePoint กับเครื่องมือต่างๆ เช่น สิ่งที่ต้องทำ งาน ตัววางแผน และ Project Online สำหรับแนวทางเฉพาะ คุณสามารถสร้างรายงานเพื่อนำเสนอข้อมูลเชิงลึกของโครงการให้กับลูกค้าอิสระของคุณ

SharePoint จะซิงค์กับโปรไฟล์ Outlook และปฏิทินของคุณเพื่อจัดระเบียบงานและกำหนดการเพื่อให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ ในทำนองเดียวกัน เผยแพร่ไซต์ทีม SharePoint ของคุณในแอป Teams เพื่อเข้าถึงที่ติดต่อ ไฟล์ งาน ฯลฯ จาก Teams

วิธีเพิ่มความเร็วเน็ตบนโทรศัพท์

SharePoint ยังมีความสามารถในการรวม PowerPoint, วิดีโอ, สตรีม, OneDrive เพื่อแสดงตัวอย่างไฟล์และเอกสารภายในไซต์ SharePoint หรือไซต์ย่อย คุณประหยัดเวลาด้วยการหลีกเลี่ยงงานทางโลก เช่น การดาวน์โหลดไฟล์จาก SharePoint เพื่อสร้างสไลด์ PowerPoint

ประโยชน์ของ SharePoint

SharePoint มีประโยชน์มากมายเมื่อเปรียบเทียบกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอื่นๆ สำหรับการจัดการโครงการหรือเนื้อหา ข้อดีบางประการของมันคือ:

1. ออมเงิน

คุณอาจชำระเงินผ่านการสมัครใช้งาน Microsoft 365 แล้ว หลีกเลี่ยงการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นในแอปและเครื่องมือโดยใช้ SharePoint เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหลักสำหรับความต้องการระดับมืออาชีพหรือส่วนบุคคล

2. ความปลอดภัยของข้อมูล

รัฐบาลและองค์กรขนาดใหญ่ไว้วางใจระบบนิเวศของ SharePoint ด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ดังนั้น คุณสามารถจัดเก็บงานสร้างสรรค์ของคุณบน SharePoint สำหรับการทำงานร่วมกันโดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกขโมยทรัพย์สินทางปัญญา

ที่เกี่ยวข้อง: Microsoft 365 มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยจริงหรือ

3. ความสามารถในการปรับขนาด

ความสามารถในการปรับขนาดของเครื่องมือทำให้คุณสามารถกำหนดงบประมาณต้นทุนสำหรับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ หากคุณเห็นการไหลเข้าของโปรเจ็กต์จำนวนมากเกินไปจากลูกค้าหลายราย คุณสามารถเปลี่ยนการสมัครรับข้อมูลเพื่อรองรับทรัพยากรและโปรเจ็กต์ได้มากขึ้น เมื่อโครงการผ่อนคลายลง คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้แผนชำระเงินต่ำได้

4. การใช้งานเอนกประสงค์

ระดับความยืดหยุ่นและยูทิลิตี้อเนกประสงค์ที่สูงขึ้นหมายความว่าคุณสามารถใช้ SharePoint เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานต่อไปได้ ในขณะที่คุณยังคงเปลี่ยนบทบาทหรือทักษะในการสร้างสรรค์ของคุณ คุณสามารถใช้เทมเพลตได้เมื่อโปรเจ็กต์หนึ่งสิ้นสุดลง และคุณต้องเริ่มอีกอันหนึ่ง คุณลดงบประมาณได้โดยหลีกเลี่ยงการซื้อแอปหลายรายการ

ล้างความยุ่งเหยิงของไฟล์ งาน และแอพ

ฟีเจอร์ของ SharePoint ทำให้เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ซับซ้อนมากกว่าโซลูชันระบบคลาวด์อย่างง่ายสำหรับการแชร์ไฟล์และการจัดเก็บ ด้วยการใช้ SharePoint และแอป Microsoft 365 อื่นๆ เพื่อจัดการงานมืออาชีพหรืองานส่วนตัวของคุณ คุณจะสร้างเอฟเฟกต์โดมิโนของประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล Office 365 กลายเป็น Microsoft 365: ความหมายสำหรับคุณและครอบครัว

Office 365 ได้กลายเป็น Microsoft 365 นี่คือสิ่งที่ Microsoft 365 เสนอให้สมาชิกและครอบครัวของพวกเขา

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• ผลผลิต
• เคล็ดลับ Microsoft Office
• เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
• การจัดการงาน

เกี่ยวกับผู้เขียน ทามาล ดาส(เผยแพร่บทความ 100 บทความ)

Tamal เป็นนักเขียนอิสระที่ MakeUseOf หลังจากได้รับประสบการณ์มากมายในด้านเทคโนโลยี การเงิน และกระบวนการทางธุรกิจในงานก่อนหน้าของเขาในบริษัทที่ปรึกษาด้านไอที เขารับเอางานเขียนเป็นอาชีพเต็มเวลาเมื่อ 3 ปีที่แล้ว แม้จะไม่ได้เขียนเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานและข่าวเทคโนโลยีล่าสุด แต่เขาชอบเล่น Splinter Cell และรับชม Netflix/ Prime Video อย่างยาวนาน

เพิ่มเติมจาก Tamal Das

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก