วิธีใช้ประวัติเวอร์ชันใน Google เอกสาร

ความกลัวมีอยู่จริงเมื่อคุณดู Google เอกสารเวอร์ชันที่ก่อนหน้านี้สมบูรณ์แบบแต่ตอนนี้ดูแย่มาก เมื่อทั้งทีมกำลังทำงานในเอกสารเดียวกัน คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าใครกำลังแก้ไขและเมื่อใดที่พวกเขาทำเสร็จแล้ว ประวัติเวอร์ชันของ Google เอกสารสามารถนำคุณย้อนเวลากลับไปดูการแก้ไขทั้งหมดได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

มาเรียนรู้ว่ามันทำงานอย่างไร

วิธีเข้าถึงประวัติเวอร์ชันของคุณ

มีสองวิธีในการเข้าถึงประวัติเวอร์ชันของเอกสารใน Google เอกสาร

คลิกที่ ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน
คุณจะเห็นสองตัวเลือกที่กำหนด: ตั้งชื่อเวอร์ชันปัจจุบัน ซึ่งเราจะกล่าวถึงในภายหลังและ ดูประวัติเวอร์ชัน . คลิกที่ ดูประวัติเวอร์ชัน . แผงทางด้านขวาคือไทม์ไลน์ของการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสาร

วิธีอื่นที่คุณสามารถเข้าถึงส่วนนี้ได้เร็วกว่าเล็กน้อย เนื่องจากมีลิงก์ที่แสดงเวลาตั้งแต่การแก้ไขครั้งล่าสุด จะเปลี่ยนเส้นทางคุณไปยังประวัติเวอร์ชัน แต่คุณจะเห็นลิงก์นี้เฉพาะเมื่อคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงจริงในเอกสารของคุณ

คลิกที่ เปิดลิงก์ประวัติเวอร์ชัน

วิธีการเข้าถึงประวัติเวอร์ชันนี้จะไม่แจ้งให้คุณมีตัวเลือกอื่นในการตั้งชื่อเวอร์ชันปัจจุบันของคุณ คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อเวอร์ชันของเอกสารของคุณได้เมื่อคุณถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังประวัติเวอร์ชัน

การตรวจสอบประวัติเวอร์ชันของคุณ

เมื่อคุณเข้าถึงประวัติเวอร์ชันของคุณแล้ว มีข้อมูลมากมายที่อาจมีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังทำงานร่วมกับ Google เอกสาร

วันที่ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอจะแจ้งให้คุณทราบเมื่อแก้ไขครั้งล่าสุดในเอกสาร หากคุณเปลี่ยนชื่อเวอร์ชันของคุณ ชื่อนี้จะแสดงแทนวันที่และเวลา ด้านล่างวันที่มีตัวเลือกในการพิมพ์เอกสาร หรือบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ และตัวเลือกในการซูมเข้าในเอกสาร

วิธีกำจัดโฆษณาบนหน้าจอหลักของ Android

ทางด้านขวามือ คุณจะสังเกตเห็นจำนวนการแก้ไขทั้งหมดที่ทำในหน้าต่างเอกสารหลัก หมายเลขนี้เป็นหมายเลขเฉพาะสำหรับเวอร์ชันที่คุณกำลังแสดงอยู่

คลิกที่ลูกศรสองอันเพื่อวนดูการแก้ไขแต่ละครั้งเพื่อให้ทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงใดบ้างในเวอร์ชันนั้น

ทางด้านขวาคือแถบด้านข้างที่มีข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับเวอร์ชันที่บันทึกไว้ทั้งหมดของเอกสารของคุณ

มันง่ายที่จะเห็นว่าใครในทีมของคุณทำการเปลี่ยนแปลง และเมื่อพวกเขาทำการเปลี่ยนแปลงด้วยสีในวงกลมที่ต่างจากชื่อของพวกเขา สีนั้นจะสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณเห็นในหน้าจอเอกสารหลัก

นี่คือวิธีที่คุณสามารถระบุได้อย่างง่ายดายว่าใครในทีมของคุณที่ทำการเปลี่ยนแปลงเฉพาะในเอกสาร คุณจะสังเกตเห็นว่าถัดจากเวอร์ชันที่บันทึกไว้ของเอกสารแต่ละเวอร์ชันจะมีลูกศรชี้ไปที่วันที่และเวลา

คลิกลูกศรและรายละเอียดเพิ่มเติมจะช่วยคุณเลือกสิ่งที่จะกู้คืน คุณสามารถเลือกที่จะรวมการแก้ไขบางอย่างที่ทำในวันนั้น แต่ไม่รวมการแก้ไขอื่นๆ

คลิกจุดสามจุดถัดจากวันที่และเวลาเพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติมดังที่คุณเห็นด้านล่าง มีแม้กระทั่งปุ่มสลับที่ด้านบนของแถบด้านข้างซึ่งคุณสามารถแสดงเฉพาะเวอร์ชันที่มีการตั้งชื่อไว้เท่านั้น

เราจะอธิบายว่าทำไมสิ่งนี้จึงมีประโยชน์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตั้งชื่อเวอร์ชันเอกสารของคุณ

กู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้า

ขณะที่คุณอยู่ในส่วนประวัติเวอร์ชัน คุณจะมีโอกาสเปลี่ยนกลับเป็นเอกสารเวอร์ชันเก่าก่อนที่จะมีการแก้ไขบางอย่าง

ไปที่เอกสารเวอร์ชันเก่าของคุณ แล้วคุณจะเห็นปุ่มสีน้ำเงินขนาดใหญ่ปรากฏขึ้นที่ด้านบนของหน้าจอทันทีที่ระบุว่า กู้คืนเวอร์ชันนี้ .

คลิกที่ กู้คืนเวอร์ชันนี้ และยืนยันว่าคุณต้องการคืนค่าเอกสารเวอร์ชันนี้หรือไม่

คุณคือ Google Doc จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงถึงเวอร์ชันที่เก่ากว่า มีแม้กระทั่งป๊อปอัปขนาดเล็กที่ด้านบนของหน้าจอเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าคุณกำลังดูเวอร์ชันใดอยู่

เวอร์ชันเก่าแต่ละเวอร์ชันจะมีเวอร์ชันที่ซ่อนอยู่มากกว่าที่คุณสามารถดูได้โดยการขยายส่วนโดยใช้ลูกศรทางด้านซ้ายของวันที่และเวลา เวอร์ชันเหล่านี้จะมีการแก้ไขแต่ละรายการที่ทำในวันนั้น และคุณมีตัวเลือกในการกู้คืนเวอร์ชันใดๆ เหล่านี้ด้วย

คุณสามารถจัดเก็บเวอร์ชันก่อนหน้าได้ แต่ยังคง ลบหน้าใดหน้าหนึ่ง หากคุณต้องการเขียนเนื้อหาใหม่บางส่วนแต่ไม่ใช่ทั้งหมด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการบันทึกเวอร์ชันเอกสาร

ตลอดกระบวนการเขียนและแก้ไขของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีสมาชิกในทีมหลายคน คุณจะต้องใช้แนวทางปฏิบัติในการประหยัดอย่างชาญฉลาด วิธีนี้จะทำให้การใช้งานเวอร์ชันเก่าของคุณง่ายขึ้นมากหากมีปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น

สิ่งที่ต้องซื้อด้วยเครดิต Google Play

ในการเปลี่ยนชื่อเวอร์ชันของคุณ ให้คลิกที่ ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ตั้งชื่อเวอร์ชันปัจจุบัน . ป๊อปอัปจะขอให้คุณตั้งชื่อเวอร์ชันปัจจุบันของคุณ

ให้ชื่อที่เรียบง่ายซึ่งอธิบายสิ่งที่ทำกับเอกสารในวันนั้น หากทำแบบร่างเป็นครั้งแรก คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเวอร์ชันนั้น First Draft ได้

หากตัวแก้ไขทำการแก้ไข คุณสามารถตั้งชื่อเวอร์ชันนั้นว่า Editor คุณสามารถปฏิบัติตามกระบวนการเดียวกันนี้เพื่อนำความคิดเห็นไปใช้และร่างสุดท้าย

ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการย้อนกลับไปแก้ไขและทำความเข้าใจว่าขั้นตอนใดที่กำลังทำอยู่และเสร็จสิ้นเมื่อใด

คุณยังสามารถใช้ปุ่มสลับทางด้านขวาเพื่อแสดงเฉพาะเวอร์ชันที่ได้รับการตั้งชื่อเพื่อให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

แก้ไขและแก้ไขได้ง่ายขึ้นใน Google เอกสาร

ตั้งชื่อเอกสารเวอร์ชันต่างๆ ในทุกขั้นตอนของการเขียน ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้าหากมีปัญหา

ประวัติเวอร์ชันจะแสดงให้คุณเห็นว่าสมาชิกในทีมคนใดกำลังทำการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนเหล่านี้รวมกันเพื่อช่วยให้คุณได้รับบทความในเวอร์ชันที่สมบูรณ์แบบเมื่อคุณต้องการ

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 7 ทางเลือก Google Docs ที่ดีที่สุดสำหรับการประมวลผลคำออนไลน์

Google เอกสารมีข้อบกพร่อง ลองดูทางเลือก Google เอกสารที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้เมื่อคุณต้องการคุณลักษณะที่แตกต่างกัน

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

อินเทอร์เน็ต
ผลผลิต
Google Docs
เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
Google ไดรฟ์

เกี่ยวกับผู้เขียน ราอูล เมอร์คาโด(119 บทความที่ตีพิมพ์)

Raul เป็นนักเลงเนื้อหาที่ชื่นชมบทความที่มีอายุมาก เขาทำงานด้านการตลาดดิจิทัลมามากกว่า 4 ปี และทำงานใน Camping Helper ในเวลาว่าง

เพิ่มเติมจาก Raul Mercado

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก