วิธีเริ่มใช้มาโครใน Word

เบื่อกับการทำงานซ้ำๆ ใน Microsoft Word หรือไม่? ฝังอยู่ภายในโปรแกรมเป็นเครื่องมืออัตโนมัติที่ทรงพลังที่สามารถนำงานเหล่านั้นออกจากมือคุณได้ เรากำลังพูดถึงมาโคร และแม้ว่าคุณลักษณะนี้จะใช้ Visual Basic for Applications (VBA) ของ Microsoft แต่คุณก็สามารถใช้งานได้แม้ว่าแนวคิดในการเขียนโค้ดจะทำให้คุณรู้สึกไม่สบายใจก็ตาม

ด้วยการคลิกปุ่ม Word จะบันทึกการกระทำของคุณ สร้างมาโครที่คุณสามารถเล่นซ้ำได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ หากคุณชอบการผจญภัย คุณสามารถปรับเปลี่ยนมาโครสำหรับระบบอัตโนมัติในระดับพิเศษได้อย่างง่ายดาย

ที่นี่เราจะแสดงตัวอย่างง่ายๆ แต่มีประโยชน์ให้คุณเห็น: วิธีทำให้ฟังก์ชันค้นหาและแทนที่ของ Word เป็นอัตโนมัติ

การบันทึกมาโคร

ในตัวอย่างนี้ คุณเป็นประธานที่ได้รับการยกย่องของ Society for the Preservation of Antique Dental Appliances คุณมีเอกสาร Word มากมายเกี่ยวกับฟันปลอมในอดีตและสิ่งที่คล้ายกัน ทั้งหมดนี้มีชื่อสังคมที่กล่าวถึงอย่างเด่นชัด ทันใดนั้น คณะกรรมการโหวตให้เปลี่ยนชื่อเป็นลีกอนุรักษ์โบราณวัตถุทันตกรรม ตอนนี้คุณต้องการวิธีง่ายๆ ในการอัปเดตเอกสาร

คุณสามารถเริ่มต้นด้วยเอกสารเปล่าใหม่หรือเปิดเอกสารที่มีอยู่ หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ คุณจะต้องเปิดใช้งานแท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์

ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > กำหนด Ribbon เอง . ทางด้านขวา ใต้ แท็บหลัก , ตรวจสอบ นักพัฒนา ตัวเลือก. เลือกตกลงและออก

รหัสหยุด: กระบวนการที่สำคัญเสียชีวิต

ตอนนี้ มาสร้างมาโครของเรากัน

คลิก นักพัฒนา > บันทึก Macro .
คุณจะได้รับแจ้งให้ตั้งชื่อมาโคร ป้อน ChangeSocietyName หรือชื่ออื่นที่เหมาะสมกับคุณ เมื่อตั้งชื่อมาโคร ให้หลีกเลี่ยงช่องว่าง จุด เครื่องหมายอัศเจรีย์ และอักขระพิเศษ มิฉะนั้น คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด คุณสามารถใช้ตัวเลขได้ แต่อักขระตัวแรกต้องเป็นตัวอักษร
คุณสามารถกำหนดมาโครให้กับปุ่มและ/หรือแป้นพิมพ์ลัดได้ แต่นี่ไม่ใช่ข้อกำหนด หากคุณเลือกปุ่ม Word จะให้คุณเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน คุณยังสามารถเพิ่มคำอธิบายสั้นๆ ของมาโครได้
คลิก ตกลง และ Word จะบันทึกการกระทำของคุณ ตี Ctrl + H เพื่อนำขึ้น ค้นหาและแทนที่ โต้ตอบ
เข้าสู่สมาคมอนุรักษ์อุปกรณ์ทันตกรรมโบราณใน Find และลีกอนุรักษ์ทันตกรรมโบราณแทนที่
คลิก แทนที่ทั้งหมด เพื่อดำเนินการค้นหาและแทนที่ นี่คือการดำเนินการเดียวที่คุณต้องการบันทึก ไม่สำคัญว่ามาโครจะแทนที่ข้อความจริงหรือไม่ ประเด็นคือเพื่อบันทึกไว้ในเอกสารอื่นๆ
นี่เป็นสิ่งสำคัญ: คลิก นักพัฒนา > หยุดการบันทึก . มิฉะนั้น มาโครจะรวมการดำเนินการที่ตามมาทั้งหมด

มาดูฝีมือกัน เปิดเอกสารที่มีชื่อสังคม คลิก นักพัฒนา > Macros . หากคุณดับเบิลคลิกที่ ChangeSocietyName Word จะดำเนินการค้นหาและแทนที่โดยอัตโนมัติ

เคล็ดลับ: ขณะที่คุณบันทึกแมโคร คุณอาจต้องดำเนินการที่คุณไม่ต้องการให้บันทึก ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการคัดลอกและวางข้อความลงในกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่แทนที่จะพิมพ์ด้วยตนเอง ไม่มีปัญหา: เพียงแค่คลิก นักพัฒนา > หยุดการบันทึกชั่วคราว คัดลอกและวางข้อความ จากนั้นคลิก นักพัฒนา > Resume Recorder . จากนั้น คุณสามารถทำการบันทึกมาโครให้เสร็จสิ้นตามที่อธิบายไว้ข้างต้น

แม้ว่าเราจะเน้นที่ Microsoft Word ที่นี่ คุณยังสามารถ ใช้มาโครเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพใน Excel . และมีมาโครที่ช่วยประหยัดเวลามากมายสำหรับ Microsoft OneNote

ดำดิ่งสู่รหัส

ตอนนี้เราจะเจาะลึกลงไปในมาโคร Word ใหม่ของเรา ไปที่ นักพัฒนา > Macros แต่แทนที่จะดับเบิลคลิกที่มาโคร ให้เลือกแล้วคลิก แก้ไข . การดำเนินการนี้จะเปิดโปรแกรมแก้ไข Visual Basic ซึ่งเป็นสภาพแวดล้อมในตัวเองสำหรับการสร้างแอปพลิเคชัน VBA

อาจดูน่ากลัว แต่คุณสามารถละเว้นเมนูและแผงส่วนใหญ่ได้ โฟกัสไปที่หน้าต่างที่มีรหัสแทน อย่างที่คุณเห็น Word เพิ่งเขียนมาโครที่ทำการค้นหาและแทนที่

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

มาอธิบายว่าเกิดอะไรขึ้นที่นี่

ซับในบรรทัดแรกสั้นสำหรับรูทีนย่อย ซึ่งเป็นโปรแกรมขนาดเล็กที่สามารถทำงานด้วยตัวเองหรือเป็นส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชัน VBA ที่ใหญ่กว่า บรรทัดที่นำหน้าด้วยเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวมีไว้สำหรับแสดงความคิดเห็น เครื่องหมายคำพูดบอก VBA ให้ละเว้นคำสั่งใดๆ ในบรรทัดเหล่านั้น

ดู pdf ใน chrome ไม่ได้

จากนั้นเราก็มาถึงเนื้อของรหัส: รหัสที่ดำเนินการ ค้นหาและแทนที่ การดำเนินการ. ดังที่คุณเห็น ค่านี้จะระบุค่าสำหรับแต่ละตัวเลือกในกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ ซึ่งรวมถึงข้อความและข้อความแทนที่ในเครื่องหมายคำพูด NS Selection.Find.Execute คำสั่งใกล้สิ้นสุดจะเทียบเท่ากับการคลิกปุ่มแทนที่ทั้งหมด

การดัดแปลงมาโคร

ในการใช้มาโคร คุณไม่ต้องยุ่งกับโค้ดหรือดูมันด้วยซ้ำ แต่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันนี้ให้มากขึ้นได้หากคุณเต็มใจที่จะดำดิ่งลงไป ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณพิมพ์ผิดเมื่อบันทึกมาโคร แทนที่จะบันทึกใหม่ คุณสามารถไปที่ Visual Basic และแก้ไขได้

คุณยังสามารถปรับแต่งมาโครเพื่อให้มีประโยชน์มากขึ้น และนั่นคือสิ่งที่เราจะทำที่นี่ เมื่อคุณเรียกใช้การค้นหาและแทนที่ ไม่ว่าจะทำด้วยตนเองหรือผ่านทางมาโคร Word จะจดจำข้อความค้นหาและแทนที่ ครั้งต่อไปที่คุณเปิดกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ จะมีลักษณะดังนี้

จะดีกว่าถ้าล้างค่าเพื่อให้เราได้รับกล่องโต้ตอบที่สะอาด เราจะทำอย่างนั้นด้วยมาโครตัวที่สอง ยกเว้นคราวนี้ เราจะทำโดยตรงใน Visual Basic

ในตัวแก้ไข Visual Basic เลือกรูทีนย่อยทั้งหมด ตั้งแต่บรรทัดแรกจนถึง End Sub ตี Ctrl + C เพื่อคัดลอก
วางเคอร์เซอร์ใต้ End Sub แล้วกด Ctrl + V . คุณเพิ่งทำซ้ำรูทีนย่อย
เปลี่ยนชื่อจาก ChangeSocietyName เป็น ClearFindReplace (หรือชื่ออื่นที่เหมาะกับคุณ) นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจาก VBA จะสร้างข้อความแสดงข้อผิดพลาดหากคุณพยายามเรียกใช้แมโครที่มีชื่อซ้ำกัน
ใน .ข้อความ และ เปลี่ยนข้อความ ให้ลบข้อความแต่ทิ้งเครื่องหมายอัญประกาศไว้ โดยพื้นฐานแล้ว คุณกำลังบอกให้ Word ไม่พบสิ่งใดและแทนที่โดยไม่มีอะไร แต่คุณกำลังล้างค่าเหล่านั้นออกไปด้วย

ผลลัพธ์ควรมีลักษณะดังนี้:

  
Sub ClearFindReplace()  
'  
' ClearFindReplace Macro  
' Clear Text from Find and Replace dialog  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = ''  
 .Replacement.Text = ''  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

ตอนนี้เราจะกลับไปที่มาโคร ChangeSocietyName ด้านล่างโค้ดค้นหาและแทนที่ แต่ก่อน End Sub ให้ป้อน ClearFindReplace (โดยไม่ต้องใส่วงเล็บต่อท้าย)

ถูกต้อง: คุณไม่จำเป็นต้องป้อนรหัสทั้งหมดที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น เพียงแค่ชื่อมาโคร

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
 ClearFindReplace  
 End Sub

เมื่อ Word เรียกใช้ ChangeSocietyName อันดับแรกจะเรียกใช้ฟังก์ชันค้นหาและแทนที่ดั้งเดิม จากนั้นจะตีความ ClearFindReplace เป็นคำสั่งเรียกใช้แมโครตัวที่สอง

ก้าวต่อไปด้วยVBA

อย่างที่คุณเห็น ฟังก์ชันการบันทึกมาโครของ Word สามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้หลายวิธี คุณสามารถสร้างมาโครเพื่อทำให้การดำเนินการเกือบทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติได้ และในโปรแกรมแก้ไข Visual Basic คุณสามารถปรับแต่งมาโคร ฝังมาโครหนึ่งไว้ภายในอีกอันหนึ่ง หรือสร้างรูทีนย่อยที่เรียกใช้แมโครหลายรายการทีละรายการ

เนื่องจาก VBA เป็นภาษาการเขียนโปรแกรมเต็มรูปแบบ คุณจึงสามารถรวมรูทีนย่อยในแอปพลิเคชันขนาดใหญ่ขึ้นด้วยตัวแปร ลูป คำสั่งเงื่อนไข และอื่นๆ และเมื่อคุณได้เรียนรู้พื้นฐานของ VBA ใน Word แล้ว คุณสามารถใช้ความรู้เดียวกันนี้เพื่อสร้างมาโครใน Microsoft Excel และ Access ได้

วิธีตรวจจับกล้องที่ซ่อนอยู่ในบ้านของคุณ

หากต้องการนำไปเพิ่มเติม คุณจะต้องเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อตกลง VBA และตัวแก้ไข Visual Basic เช่น วิธีจัดระเบียบโค้ดและวิธีจัดการกับจุดบกพร่อง แต่ถึงแม้คุณต้องการใช้ฟังก์ชันง่ายๆ เช่นที่อธิบายไว้ในที่นี้ คุณก็สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล บทแนะนำสำหรับผู้เริ่มต้นเกี่ยวกับการเขียนมาโคร VBA ใน Excel (และทำไมคุณควรเรียนรู้)

หากคุณใช้ Excel เป็นประจำ คุณควรเรียนรู้วิธีสร้างมาโคร VBA และเข้าถึงฟังก์ชันและความสามารถอีกมากมาย

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ผลผลิต
Microsoft Word
Microsoft Office 365
Microsoft Office 2016
เคล็ดลับ Microsoft Office
Microsoft Office 2019
มาโคร

เกี่ยวกับผู้เขียน Stephen Beale(6 บทความที่ตีพิมพ์)

Stephen Beale เป็นนักเขียนด้านเทคโนโลยีมาอย่างยาวนานในพื้นที่ซานฟรานซิสโก เขาเขียนหนังสือหลายเล่มเกี่ยวกับแอพพลิเคชั่นคอมพิวเตอร์ในการพิมพ์และการออกแบบกราฟิก และเป็นอดีตบรรณาธิการข่าวและบทวิจารณ์สำหรับ Macworld ปัจจุบันเขาดำเนินการ The Steampunk Explorer ซึ่งเป็นเว็บไซต์ยอดนิยมสำหรับผู้ที่ชื่นชอบ Steampunk

เพิ่มเติมจาก Stephen Beale

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก