Home-theater-designers
ในปี 1971 อีเมลฉบับแรกถูกส่งจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง ตอนนี้, 269 พันล้านอีเมล จะส่งทุกวัน
เป็นไปไม่ได้ที่จะจินตนาการถึงจำนวนอีเมลเหล่านี้ที่ไม่จำเป็น จำนวนที่ให้บริการเท่านั้นที่จะทำให้เกิดความสับสนมากขึ้น เพื่อเผาผลาญความสนใจและความอดทนของผู้รับมากยิ่งขึ้น
แต่สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคือ ถ้ามีคนเริ่มตอบอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เราทุกคนก็จะถูกผูกมัดกับกล่องจดหมายของเราน้อยลงเล็กน้อย และความกังวลเรื่องอีเมลของเราก็จะลดลงเล็กน้อย
ทางออกที่ชัดเจนที่สุดในที่นี้ไม่ใช่แค่ 'การตอบกลับแบบอินไลน์' แต่เป็นการตอบกลับแบบอินไลน์ อย่างถูกต้อง . การตอบกลับแบบอินไลน์เป็นที่ที่คุณตอบกลับภายในเนื้อหาหลักของอีเมล แทนที่จะเขียนอีเมลของคุณเองตั้งแต่ต้น
การตอบกลับแบบอินไลน์เป็นสิ่งที่พวกเราส่วนใหญ่ทำกันอยู่แล้วในบางครั้ง แต่เราน่าจะตอบกลับแบบอินไลน์ ไกล บ่อยขึ้น. และเราควรทำเช่นนั้นโดยคำนึงถึงกฎสองสามข้อเพื่อจัดระเบียบชุดข้อความอีเมลที่ซับซ้อนและง่ายต่อการติดตาม
เรากำลังตอบกลับอีเมลผิด
สิ่งที่ตรงกันข้ามกับการตอบกลับแบบอินไลน์คือสิ่งที่มักเรียกว่า 'การโพสต์ยอดนิยม' นี่คือที่ที่คุณกดตอบกลับอีเมล และเริ่มพิมพ์ที่ด้านบนของกล่องข้อความ นี่คือลักษณะของอีเมลส่วนใหญ่ในปัจจุบัน เว้นแต่ว่าคุณกำลังจัดการกับการสนทนาทางอีเมลที่ธรรมดามากๆ การโพสต์อันดับต้นๆ อาจทำให้เกิดปัญหาได้ทุกประเภท
อย่างแรกเลย เมื่อการโพสต์อันดับต้นๆ การอ้างถึงอีเมลเดิมจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก ซึ่งเกี่ยวข้องกับการค้นหาอีเมลผ่านอีเมลเพื่อหาสิ่งที่คุณต้องการ จากนั้นคุณต้องเลื่อนลงมาที่อีเมลที่คุณกำลังเขียนเพื่อถอดความสิ่งที่คุณเพิ่งพบ ไม่อยู่ในบริบท และมักจะขาดประเด็นสำคัญ
บางครั้ง ผู้รับอาจตอบกลับอีเมลของคุณในชุดข้อความอีเมลใหม่ทั้งหมด ซึ่งหมายความว่าขณะนี้การสนทนาของคุณเกิดขึ้นในชุดข้อความแยกกันตั้งแต่สองชุดขึ้นไป
หากคุณอยู่ในการสนทนากลุ่ม สิ่งต่างๆ จะยิ่งยุ่งเหยิงมากขึ้นไปอีก ติดตามว่าใครตอบอะไร เมื่อไหร่ และตอบอย่างไร เหล่านั้น คำตอบกลายเป็นความสำเร็จที่แทบจะเป็นไปไม่ได้
การตอบกลับแบบอินไลน์คือทางออก
แทนที่จะโพสต์บนสุด เราควรตอบกลับ อินไลน์ -- นั่นคือ ภายในเนื้อหาของข้อความอีเมลต้นฉบับ ใน Outlook และ Apple Mail คุณสามารถดูข้อความต้นฉบับได้ทันทีที่คุณกดตอบกลับ ใน Gmail เพียงกดจุดสามจุดที่ด้านล่างของหน้าจอเขียนเพื่อแสดงการสนทนา
เคล็ดลับ: หากต้องการลบบรรทัด 'ใบเสนอราคา' แนวตั้งออกจากคำตอบของคุณใน Gmail ให้ไฮไลต์อีเมลทั้งหมด แล้วคลิก เยื้องน้อยลง ปุ่ม.
การตอบกลับแบบอินไลน์ช่วยแก้ปัญหาที่ต้องเลื่อนดูข้อความจำนวนมาก เนื่องจากอีเมลต้นฉบับถูกรวมและค้นหาได้ในข้อความล่าสุดที่คุณได้รับในการสนทนานั้น ซึ่งหมายความว่าทุกอย่างถูกเก็บไว้ในบริบท
นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาสรุปคำตอบของคนอื่น หรือคัดลอกตัวอย่างอีเมลเพียงเพื่อให้การตอบกลับของคุณเองมีเหตุมีผล ด้วยการตอบกลับแบบอินไลน์ ทุกอย่างมีให้ทุกคนอ้างอิงกลับมาได้ตลอดเวลา
และสำหรับกระทู้ที่มีคนหลายคน แยกแยะว่าใครพูดอะไร และตอบใคร เป็นเรื่องง่าย (ถ้าทำถูกต้อง)
การตอบกลับแบบอินไลน์อย่างถูกต้อง
เมื่อคนส่วนใหญ่ตอบกลับแบบอินไลน์ พวกเขาเพียงแค่เขียนคำตอบควบคู่ไปกับข้อความที่ต้องการตอบกลับ และทำเป็นตัวหนาหรือสีแดง
นี้อยู่ไกลจากอุดมคติ ทันทีที่มีคนเปิดอีเมลในรูปแบบข้อความธรรมดา พวกเขาจะไม่เห็นการจัดรูปแบบนี้ และทันทีที่มีมากกว่าสองสามคนในกระทู้ สิ่งต่างๆ ก็จะยุ่งเหยิงอย่างรวดเร็ว
นี่คือคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับ อย่างถูกต้อง การตอบกลับแบบอินไลน์ที่สามารถปรับขนาดได้และจะทำให้เกิดความสับสนน้อยที่สุด
1. อย่าพึ่งการจัดรูปแบบ
ดังที่กล่าวไว้ ในบางกรณี ผู้รับอาจไม่เห็นรูปแบบที่คุณรวมไว้ในอีเมล (เช่น พวกเขาอาจชอบข้อความธรรมดา) หากใครก็ตามที่ตาบอดสี พวกเขาอาจพบว่าเป็นการยากที่จะติดตามเธรดที่มีหลายสี
วิธีเปลี่ยนไอคอนตัวสำรวจไฟล์
ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม ใช้การจัดรูปแบบเพื่อให้ค้นหาการตอบกลับได้ง่ายขึ้นเมื่อสแกนอีเมล แต่อย่าพึ่ง แต่เพียงผู้เดียว เกี่ยวกับมัน
2. คำนำตอบกลับด้วยชื่อของคุณ
แทนที่จะใช้การจัดรูปแบบ ให้ใช้ชื่อของคุณนำหน้าการตอบกลับทั้งหมดเป็นนิสัย และถ้าจำเป็นต้องจัดระเบียบเป็นพิเศษ ให้ระบุวันที่ ขอให้ผู้รับทุกคนทำเช่นเดียวกัน
ปัจจุบันใน Gmail คุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากพิมพ์ชื่อของคุณด้วยตนเอง เช่นเดียวกับแอป Apple Mail ที่ไม่ธรรมดา
อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณใช้ Outlook จะมีคุณลักษณะที่นำหน้าคำตอบของคุณโดยอัตโนมัติด้วยชื่อของคุณ การทำเช่นนี้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > Mail . จากนั้นไปที่ ตอบกลับ & ส่งต่อ , ตรวจสอบ คำนำความคิดเห็นกับ และพิมพ์ชื่อของคุณลงในกล่องข้อความ เมื่อคุณตอบกลับในเนื้อหาของอีเมล ชื่อของคุณจะปรากฏในวงเล็บโดยอัตโนมัติ
Mailbird มีตัวเลือกนี้เป็นค่าเริ่มต้นด้วย
3. กรุณาใช้ตัวแบ่งบรรทัด
เมื่อใดก็ตามที่คุณออกจากการตอบกลับแบบอินไลน์ สิ่งนี้ควรอยู่ในบรรทัดใหม่ แทนที่จะแทรกประโยคกลางประโยคหรือท้ายย่อหน้า
วิธีนี้ทำให้ผู้อื่นตอบกลับความคิดเห็นของคุณได้ง่ายขึ้นมาก และทำให้การสแกนการสนทนาเกิดขึ้นในแต่ละจุดมีความคล่องตัวมากขึ้น
4. เยื้องการตอบกลับหลายระดับ
เมื่อมีการระบุหลายประเด็นในอีเมลฉบับเดียว คุณจะมีชุดข้อความหลายชุดเกิดขึ้นในข้อความเดียว
เพื่อจัดระเบียบเหล่านี้ คุณควรเยื้องการตอบกลับที่เป็นชุดข้อความเพื่อให้ชัดเจนว่าความคิดเห็นใดเกี่ยวข้องกับแต่ละประเด็น โดยส่วนตัวแล้วฉันพบว่าการใช้วงเล็บเหลี่ยม (>) เป็นอักขระที่เข้าใจง่ายที่สุดที่นี่ เนื่องจากสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยอาจไม่ปรากฏในอีเมลข้อความธรรมดา
วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องพยายามมากในการคิดให้ออกว่าส่วนใดของการสนทนาที่คุณต้องให้ความสนใจ
5. ทางเลือกสุดท้าย: ใช้เครื่องมือที่ดีกว่า
ไม่มีใครแสร้งทำเป็นว่าการตอบกลับแบบอินไลน์เป็นวิธีแก้ปัญหาที่สมบูรณ์แบบที่นี่ แต่ถ้าคุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องใช้อีเมล ให้ใช้เวลาเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จากเหตุผลข้างต้น การตอบกลับแบบอินไลน์เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรักษาความคืบหน้าของโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทุกคนติดตามการสนทนาหลายรายการภายในชุดข้อความอีเมลโดยไม่จำเป็นต้องเสียเวลาดูรายการอีเมลในอดีตที่ยาวเหยียด
หากคุณพบว่าแม้แต่การตอบกลับแบบอินไลน์ก็ซับซ้อนเกินไป หรือหากเพื่อนร่วมงานของคุณไม่มีนิสัยชอบตอบกลับแบบอินไลน์อย่างถูกต้อง อาจถึงเวลาที่ต้องมองหาเครื่องมืออื่น
เครื่องมือสื่อสารเช่น หย่อน , Yammer , และ ฮัดเดิลแชท ทำให้การสื่อสารในทีมที่ซับซ้อนง่ายขึ้น แทนที่จะต้องดิ้นรนกับอีเมลต่อไป อาจถึงเวลาลองใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้
กระจายคำ
เมื่อคุณใช้กฎการตอบกลับแบบอินไลน์ง่ายๆ เหล่านี้ ผู้รับจำนวนมากจะประทับใจกับประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลนี้ และเริ่มเลียนแบบวิธีการของคุณอย่างเป็นธรรมชาติ
หากพวกเขาไม่ลอกเลียนแบบมารยาทในการส่งอีเมลของคุณอย่างเป็นธรรมชาติ ให้ดึงพวกเขาขึ้นมา ส่งบทความนี้ให้พวกเขา อธิบายว่าคุณต้องการให้พวกเขาตอบกลับอย่างไร และอธิบายว่าสิ่งนี้จะบันทึกข้อความที่เข้าใจผิดจำนวนมาก เสียเวลา และการสูญเสียบริบท
ไม่มีข้อเสียเลยจริงๆ
คุณคิดว่ากฎเหล่านี้จะช่วยให้คุณไม่พลาดเธรดอีเมลที่ซับซ้อนหรือไม่ มีเคล็ดลับการตอบกลับแบบอินไลน์อื่นๆ ที่คุณคิดว่าจะเป็นประโยชน์หรือไม่
เครดิตภาพ: sangoiri/ ฝากรูปถ่าย
แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นในการพูดแบบเคลื่อนไหวการพูดแบบเคลื่อนไหวอาจเป็นเรื่องท้าทาย หากคุณพร้อมที่จะเริ่มเพิ่มบทสนทนาในโครงการของคุณ เราจะแบ่งขั้นตอนให้คุณ
อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง- ผลผลิต
- Gmail
- เคล็ดลับอีเมล
- แอปเปิ้ลเมล
- Microsoft Outlook
ร็อบ ไนติงเกลสำเร็จการศึกษาด้านปรัชญาจากมหาวิทยาลัยยอร์ก สหราชอาณาจักร เขาทำงานเป็นผู้จัดการและที่ปรึกษาด้านโซเชียลมีเดียมานานกว่าห้าปี พร้อมจัดเวิร์กช็อปในหลายประเทศ ในช่วงสองปีที่ผ่านมา ร็อบยังเป็นนักเขียนด้านเทคโนโลยีอีกด้วย และเป็นผู้จัดการโซเชียลมีเดียของ MakeUseOf และบรรณาธิการจดหมายข่าว คุณมักจะพบว่าเขาเดินทางไปทั่วโลก เรียนรู้การตัดต่อวิดีโอ และทดลองถ่ายภาพ
เพิ่มเติมจาก Rob Nightingaleสมัครรับจดหมายข่าวของเรา
เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!
ฉันจะเปิดใช้งานแฟลชใน Chrome ได้อย่างไรคลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก