วิธีพิมพ์สเปรดชีต Excel ในหน้าเดียว

วิธีพิมพ์สเปรดชีต Excel ในหน้าเดียว

Excel คือ มีประโยชน์อย่างน่าอัศจรรย์ โปรแกรมสเปรดชีต แต่ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการสร้างสเปรดชีตที่สมบูรณ์แบบและพิมพ์ออกมาเพียงเพื่อดูมันออกมาบนกระดาษเก้าแผ่น รวมถึงแถวเดียวในแผ่นสุดท้าย สเปรดชีตที่ประดิษฐ์ขึ้นอย่างสวยงามจะมีประโยชน์อะไรหากดูแย่บนกระดาษ





โชคดีที่คุณปรับแต่งสเปรดชีตและการตั้งค่าโปรแกรมเพื่อรวมทุกอย่างไว้ในหน้าเดียวได้ และทำให้หน้านั้นดูดีที่สุด หากสเปรดชีตของคุณใหญ่เกินไปสำหรับหน้าเดียว คุณสามารถใช้การตั้งค่าเหล่านี้เพื่อแจกจ่ายไปยังหลาย ๆ หน้าได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น



ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์

นี่เป็นขั้นตอนสำคัญ—คุณสามารถจัดการกับปัญหามากมายก่อนที่จะพิมพ์ หากคุณเพิ่งรู้เกี่ยวกับปัญหาเหล่านั้น หากคุณพิมพ์และตรวจดูว่าทำงานได้ดีเพียงใด คุณอาจต้องใช้กระดาษจำนวนมากในการพยายามใส่แถวหรือคอลัมน์สุดท้ายลงบนกระดาษ





คุณอาจต้องคลิก . ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel ไฟล์ > ตัวอย่างก่อนพิมพ์ , ไฟล์ > พิมพ์ > ตัวอย่างก่อนพิมพ์ หรือเพียงแค่ ไฟล์ > พิมพ์ เพื่อดูว่าสเปรดชีตของคุณหน้าตาเป็นอย่างไรเมื่อออกมาจากเครื่องพิมพ์ ถ้ามันดูดีไปข้างหน้าและพิมพ์ ถ้าไม่เช่นนั้น ให้ลองใช้กลยุทธ์ตามรายการด้านล่าง!

ใช้มุมมองเค้าโครงหน้า

มุมมองเค้าโครงหน้าจะแสดงให้คุณเห็นว่าเอกสารของคุณจะพิมพ์อย่างไรในขณะที่คุณกำลังทำงาน ไม่ใช่มุมมองที่ดีในการทำงานกับสเปรดชีตของคุณ แต่สามารถช่วยในการปรับเปลี่ยนเพื่อให้แน่ใจว่าคอลัมน์และแถวของคุณใช้พื้นที่ว่างให้เกิดประโยชน์สูงสุด หากต้องการเปิดใช้งานมุมมอง ให้ไปที่ ดู > เค้าโครงหน้า .



ตอนนี้ คุณจะเห็นสเปรดชีตของคุณเหมือนที่พิมพ์ การปรับเปลี่ยนโดยใช้เครื่องมือที่แสดงด้านล่างในขณะที่อยู่ในมุมมองนี้ จะทำให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นว่าเครื่องมือเหล่านี้ทำงานได้ดีหรือไม่ (ฟังก์ชันเดียวกันนี้มีอยู่ใน Word และสามารถช่วยคุณได้ สร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพ ที่นั่นด้วย)

เปลี่ยนการวางแนวหน้า

ถ้าสเปรดชีตของคุณกว้างกว่าความสูง การวางแนวนอนจะช่วยให้คุณจัดวางสเปรดชีตบนหน้าได้มากขึ้น สเปรดชีตที่สูงน่าจะได้ประโยชน์จากการวางแนวแนวตั้ง หากต้องการเลือกการวางแนวสเปรดชีตของคุณ ให้เปิด ตั้งค่าหน้ากระดาษ เมนูและเลือกแนวตั้งหรือแนวนอนใต้แท็บหน้า



แป้นพิมพ์แล็ปท็อปของฉันไม่ทำงาน

ลบหรือซ่อนแถวหรือคอลัมน์

ในสเปรดชีตขนาดใหญ่ มักจะมีแถวหรือคอลัมน์ที่ซ้ำซ้อน มีข้อมูลเก่า หรือเพียงแค่ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ในสถานการณ์เฉพาะ แถวและคอลัมน์เหล่านี้ใช้อสังหาริมทรัพย์อันมีค่าบนหน้า และทำให้ยากขึ้นมากในการทำให้สเปรดชีตของคุณพอดี

หากคุณสามารถลบข้อมูลบางส่วนได้ ให้ใช้คำสั่งที่คุ้นเคย ไฮไลท์ > แก้ไข > ลบ ลำดับที่จะกำจัดพวกเขา หากมีข้อมูลที่คุณคิดว่าคุณอาจต้องการอีกครั้งในภายหลัง คุณสามารถซ่อนข้อมูลได้โดยคลิกขวาที่ส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์แล้วเลือก ซ่อน . หากต้องการดูข้อมูลอีกครั้ง ให้ไฮไลต์แถวหรือคอลัมน์ที่ด้านใดด้านหนึ่งของข้อมูลที่ซ่อนอยู่ คลิกขวาที่ป้ายกำกับ แล้วเลือก เลิกซ่อน .



ใช้ตัวแบ่งหน้า

เช่นเดียวกับในโปรแกรมประมวลผลคำที่คุณโปรดปราน คุณสามารถแทรกตัวแบ่งหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าสเปรดชีตของคุณถูกแบ่งระหว่างหน้าต่างๆ ที่คุณต้องการให้เป็น แทนที่จะเป็นที่ที่ Excel เห็นว่าสะดวก แค่ใช้ แทรก > ตัวแบ่งหน้า เพื่อบอก Excel ว่าจะแยกเอกสารของคุณไปที่ใด

เปลี่ยนพื้นที่พิมพ์

ถ้าสเปรดชีตของคุณมีข้อมูลจำนวนมาก และคุณจำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลบางส่วนเท่านั้น คุณสามารถพิมพ์เฉพาะส่วนของสเปรดชีตที่คุณเลือกได้ เลือกเซลล์ที่คุณต้องการพิมพ์แล้วคลิก พิมพ์ . เปลี่ยน พิมพ์อะไร: ตัวเลือกที่จะ การคัดเลือก และหน้าตัวอย่างจะอัปเดตเพื่อให้มีเฉพาะข้อมูลที่คุณเลือก

หากคุณมักจะพิมพ์ส่วนที่เลือกเดิมอยู่เป็นประจำ คุณสามารถตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ถาวรที่รวมเฉพาะส่วนนั้นไว้เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเลือกทุกครั้ง ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกพื้นที่ที่คุณพิมพ์บ่อยๆ จากนั้นไปที่ ไฟล์ > พิมพ์พื้นที่ > ตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ . ตอนนี้การเลือกนี้จะกลายเป็นพื้นที่พิมพ์มาตรฐานสำหรับสเปรดชีตของคุณ เพื่อกำจัดการตั้งค่านั้น ให้ใช้ ไฟล์ > พิมพ์พื้นที่ > ล้างพื้นที่พิมพ์ .

เปลี่ยนระยะขอบ

หากคุณต้องการพื้นที่เพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อยเพื่อให้พอดีกับสเปรดชีตของคุณบนหน้า การเพิ่มพื้นที่เพิ่มเติมให้กับระยะขอบของหน้าสามารถช่วยแก้ปัญหาของคุณได้ คุณสามารถเข้าถึงกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้าได้จาก ไฟล์ > ตั้งค่าหน้ากระดาษ หรือด้วยปุ่ม Page Setup ในไดอะล็อกการพิมพ์ เพิ่มเศษเสี้ยวของนิ้วในแต่ละระยะขอบ และตรวจสอบตัวอย่างก่อนพิมพ์อีกครั้ง

ง่ายที่จะลงน้ำด้วยการเพิ่มพื้นที่ในขอบเพื่อให้พอดีกับหน้ามากที่สุด อย่างไรก็ตาม จำไว้ว่าข้อความที่วิ่งไปจนสุดขอบกระดาษไม่เพียงแต่ไม่สวยงามเท่านั้น แต่ยังอ่านยากอีกด้วย รอบคอบกับสิ่งนี้!

ตัดข้อความและปรับขนาดคอลัมน์

โดยปกติแล้ว Excel จะใช้สำหรับข้อมูลที่เป็นตัวเลข แต่ก็มีประโยชน์อย่างมากสำหรับข้อความเช่นกัน ถ้าคุณมีข้อความจำนวนมากในเซลล์ของคุณ ข้อความเหล่านั้นสามารถขยายสเปรดชีตของคุณและทำให้พอดีกับหน้าเดียวหรือหลายหน้าได้ยาก คุณอาจลงเอยด้วยรูปแบบการพิมพ์แปลกๆ ที่ทำให้เอกสารของคุณมีลักษณะดังนี้:

ข้อความบางส่วนถูกตัดออก และเซลล์ที่ไม่ได้ถูกตัดออกจะวิ่งไปทางขวามากเกินไป หากต้องการจำกัดความกว้างของสเปรดชีตให้เท่ากับความกว้างของหน้าเดียว คุณสามารถจำกัดความกว้างของคอลัมน์และใช้การตัดข้อความเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณต้องการพิมพ์จะไม่สูญหาย ก่อนอื่น ไปที่ รูปแบบ > เซลล์ > การจัดตำแหน่ง และให้แน่ใจว่า ตัดข้อความ เปิดใช้งาน.

ตอนนี้ เมื่อข้อความในเซลล์กว้างกว่าความกว้างของคอลัมน์ ข้อความจะถูกตัดไปยังบรรทัดถัดไป จากที่นี่ คุณสามารถปรับความกว้างของคอลัมน์ได้โดยการลากขอบของส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์เพื่อปรับขนาด

คุณยังสามารถดับเบิลคลิกที่ป้ายชื่อแถวหรือคอลัมน์เพื่อทำให้กว้างโดยอัตโนมัติตามความจำเป็น ดังที่แสดงในวิดีโอด้านล่าง เพื่อให้แน่ใจว่าคอลัมน์ของคุณพอดีกับหน้าตามที่คุณต้องการ ให้ใช้มุมมองเค้าโครงหน้าที่กล่าวถึงข้างต้น

ปรับขนาดสเปรดชีตของคุณ

ถ้าไม่มีอะไรทำงานแล้ว คุณสามารถปรับขนาดสเปรดชีตของคุณให้พอดีกับหน้าเดียว (หรือจำนวนหน้าที่กำหนด) ใน ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้คลิกปุ่มตัวเลือกถัดจาก ลงตัวกับ: และเลือกจำนวนหน้าที่คุณต้องการพิมพ์ในสเปรดชีตของคุณ การเลือกหน้า 'กว้าง' จำนวนน้อยจะเป็นการปรับขนาดเอกสารในแนวนอน และการเลือกหน้า 'สูง' ในจำนวนที่น้อยกว่าจะเป็นการปรับมาตราส่วนในแนวตั้ง คุณยังสามารถเลือกมาตราส่วนเปอร์เซ็นต์

การใช้ตัวเลือกการปรับขนาดสามารถช่วยจำกัดขนาดของเอกสารของคุณเมื่อวางลงบนกระดาษ แต่ยังทำให้ข้อความของคุณมีขนาดเล็กมากและอ่านยาก ตรวจสอบการแสดงตัวอย่างและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ปรับขนาดจนไม่สามารถอ่านข้อมูลใดๆ ของคุณได้ มาตราส่วนมีประโยชน์มากเมื่อคุณพยายามพิมพ์ แผนภูมิ Excel , ด้วย.

ทำให้งานพิมพ์ของคุณอ่านง่ายขึ้น

เมื่อคุณได้รับสเปรดชีตของคุณในจำนวนหน้าที่ยอมรับได้ ให้ก้าวต่อไปและทำให้อ่านง่ายที่สุด ด้วยการปรับแต่งการตั้งค่าการพิมพ์อื่นๆ สองสามรายการ คุณสามารถปรับรูปลักษณ์ของงานพิมพ์ของคุณให้เหมาะสมที่สุด นี่คือคู่ที่คุณควรรู้

การพิมพ์เส้นตารางและส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์

ใน ตั้งค่าหน้ากระดาษ เมนู (เข้าถึงได้ผ่านกล่องโต้ตอบการพิมพ์หรือ ไฟล์ > ตั้งค่าหน้ากระดาษ ) คลิกที่แท็บแผ่นงานและเลือก เส้นตาราง ภายใต้ พิมพ์ ส่วน. คุณยังสามารถเลือก ส่วนหัวของแถวและคอลัมน์ เพื่อเพิ่มฉลากเหล่านี้ลงในงานพิมพ์ของคุณ

Excel สามารถเพิ่มข้อมูลที่เป็นประโยชน์ลงในส่วนหัวและส่วนท้ายของเอกสารได้โดยอัตโนมัติเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น ใน ตั้งค่าหน้ากระดาษ เมนูคลิกที่ ส่วนหัว/ส่วนท้าย และใช้เมนูดรอปดาวน์เพื่อเพิ่มข้อมูล เช่น หมายเลขหน้า ชื่อไฟล์ และชื่อผู้เขียนในส่วนหัวหรือส่วนท้าย ถ้าสเปรดชีตของคุณยาวมาก ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้หน้าจัดระเบียบได้ง่ายขึ้น

คุณยังสามารถเพิ่มข้อความที่กำหนดเองได้โดยคลิกที่ ปรับแต่งส่วนหัว หรือ ปรับแต่งส่วนท้าย .

Don't Settle for สเปรดชีตที่พิมพ์ไม่ดี

อาจเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดที่พยายามทำให้สเปรดชีตของคุณดูดีเมื่อพิมพ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องพิมพ์ลงในหน้าเดียว แต่ด้วยการปรับแต่งเล็กน้อยในการตั้งค่าและรูปแบบเอกสารของคุณ คุณสามารถสร้างงานพิมพ์ที่สวยงามได้! อย่าลืมเรียนรู้เคล็ดลับอื่นๆ เพื่อความสำเร็จของ Excel ในสำนักงานขณะที่คุณทำงานด้วย

มีเคล็ดลับอื่นๆ ในการพิมพ์สเปรดชีตจาก Excel หรือไม่ แบ่งปันด้านล่าง!

เครดิตรูปภาพ: นักธุรกิจที่มีเครื่องหมายคำถาม โดย Dooder ผ่าน Shutterstock

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล ตกลงหรือไม่ที่จะติดตั้ง Windows 11 บนพีซีที่เข้ากันไม่ได้

ตอนนี้คุณสามารถติดตั้ง Windows 11 บนพีซีรุ่นเก่าที่มีไฟล์ ISO อย่างเป็นทางการได้แล้ว... แต่เป็นความคิดที่ดีหรือไม่?

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • ผลผลิต
  • ไฟล์ PDF
  • การพิมพ์
  • Microsoft Excel
เกี่ยวกับผู้เขียน แล้วออลไบรท์(506 บทความที่ตีพิมพ์)

Dann เป็นที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์เนื้อหาและการตลาดที่ช่วยให้บริษัทต่างๆ สร้างความต้องการและโอกาสในการขาย เขายังบล็อกเกี่ยวกับกลยุทธ์และการตลาดเนื้อหาที่ dannalbright.com

เพิ่มเติมจาก Dann Albright

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก