วิธีใช้งานแบบไร้กระดาษด้วยเครื่องมือออนไลน์ในสำนักงานและที่บ้าน

การพึ่งพากระดาษในสำนักงานมากเกินไปส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม นอกจากนั้น การรักษาความปลอดภัยเอกสารสำนักงานที่มีความละเอียดอ่อนอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก ด้วยเหตุนี้ ไฟล์ที่มีความสำคัญต่อภารกิจจึงถูกเปิดเผยต่อทุกคน ซึ่งรวมถึงผู้เยี่ยมชมแบบสุ่มด้วย

การกำจัดกระดาษออกจากสำนักงานทำให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงความเสี่ยงดังกล่าวได้ทั้งหมด ต่อไปนี้คือแอปและเคล็ดลับออนไลน์บางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้สำนักงานของคุณไร้กระดาษมากขึ้น

1. เครื่องมือการจัดการผู้เยี่ยมชม

เปลี่ยนจากสมุดบันทึกผู้เยี่ยมชมแบบกระดาษเป็นระบบจัดการผู้เยี่ยมชมออนไลน์ เครื่องมือการจัดการผู้เยี่ยมชมที่เป็นนวัตกรรมและมีประสิทธิภาพสามารถจัดการกระบวนการทั้งหมดในการจัดการผู้มาเยี่ยมชมสำนักงาน

ทางเดินล็อบบี้ ให้คุณติดตามผู้เยี่ยมชมทั้งหมดในขณะที่ถ่ายภาพและพิมพ์ป้ายสถานะได้ในเวลาเดียวกัน นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับคุณสมบัติต่างๆ เช่น การแจ้งโฮสต์ การจัดการการอพยพฉุกเฉิน และการแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย

Proxyclick เป็นโซลูชันบนคลาวด์ที่ช่วยให้คุณควบคุมการไหลของผู้คน เครื่องมือนี้ปรับแต่งได้และปฏิบัติตามแนวทางแบบบูรณาการเพื่อให้แผนกต้อนรับมีประสิทธิภาพและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมีความปลอดภัย

2. แอพบัญชี

การจัดการบัญชีสำนักงานของคุณบนกระดาษอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก ใช้เวลานาน และทำให้เกิดความสับสนเช่นกัน ด้วยความช่วยเหลือของแอพการบัญชี คุณสามารถทำให้กระบวนการนี้ไร้กระดาษ รวดเร็ว และง่ายดาย

การบัญชีปราชญ์ เป็นแอปบัญชีที่คุณสามารถใช้ได้แม้ไม่มีพื้นฐานในการทำบัญชี เมื่อคุณเชื่อมต่อกับบัญชีธนาคารแล้ว ขั้นตอนการทำธุรกรรมจะราบรื่น คุณสามารถติดตามการขาย การซื้อ และกระแสเงินสดผ่านคุณลักษณะการรายงานที่ง่าย

QuickBooks เป็นเครื่องมือบัญชีออนไลน์อื่นที่ให้คุณจัดการการประเมินภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษี และเงินเดือนพนักงานด้วยตนเอง QuickBooks POS เป็นรุ่นเพิ่มเติมที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถดำเนินการเคาน์เตอร์ขายปลีกได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษ

3. แอพจัดการโครงการ

หากคุณวางแผนที่จะใช้เอกสารในระหว่างขั้นตอนการจัดการโครงการ อาจทำให้คุณต้องเสียเงินจำนวนมาก เพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจตรงกัน คุณจะต้องพิมพ์ไฟล์เดียวกันหลายชุด อย่างไรก็ตาม คุณสามารถหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายดังกล่าวและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมได้โดยใช้เครื่องมือการจัดการงานหรือโครงการ

เครื่องมือการจัดการโครงการ อาสนะ มีส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายที่ทุกคนสามารถใช้สำหรับมอบหมายและติดตามงาน แอปนี้ช่วยคุณในการแชร์ไฟล์แบบเรียลไทม์ การแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงาน และการสร้างรายงานดิจิทัล

ClickUp เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการอื่นที่ให้คุณรวมแอพของบุคคลที่สามจำนวนมาก นอกจากนี้ยังมีมุมมองภาระงานที่ช่วยให้คุณติดตามปริมาณงานทรัพยากรแต่ละรายการ

ที่เกี่ยวข้อง: ClickUp คืออะไร? คุณสมบัติการจัดการโครงการที่ดีที่สุด

4. เครื่องมือรายการที่ต้องทำ

คุณยังคงเสียกระดาษโน้ตเพื่อจดงานของคุณหรือไม่? คุณควรกำจัดมันและเลือกแอพรายการสิ่งที่ต้องทำ

Todoist ช่วยให้คุณแสดงรายการงานทั้งหมดอย่างเป็นระเบียบ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเพิ่มส่วนและงานย่อยสำหรับการจัดหมวดหมู่งานของคุณ คุณยังสามารถเพิ่มระดับความสำคัญและแท็กที่ชื่นชอบในแอพนี้

Any.do ช่วยให้คุณเข้าถึงรายการสิ่งที่ต้องทำได้จากทุกที่บนอุปกรณ์ใดก็ได้ นอกจากนี้ยังเตือนให้คุณทำงานที่สำคัญในเวลาที่กำหนด

5. แอพจดบันทึก

เมื่อคุณทำให้กระบวนการจดบันทึกแบบไร้กระดาษ คุณสามารถประหยัดค่าสมุดจดและปากกาได้ ยิ่งกว่านั้น คุณไม่ต้องเสียเวลามองหาแผ่นจดบันทึกบนโต๊ะที่รกก่อนการประชุม

ด้วยแอพจดบันทึกอย่าง Evernote คุณสามารถเก็บข้อมูลสำคัญทั้งหมดไว้ในอุปกรณ์ต่างๆ ได้ด้วยคุณลักษณะการซิงค์ออนไลน์ คุณยังสามารถปรับแต่งการจัดรูปแบบของบันทึกย่อและเพิ่มรูปภาพ ไฟล์เสียง และเอกสารได้ตามต้องการ

Simplenote ให้คุณเพิ่ม ดู แก้ไข และเผยแพร่บันทึกย่อในรูปแบบ Markdown คุณและทีมของคุณสามารถแบ่งปันบันทึกย่อในกลุ่มสำหรับการทำงานร่วมกันและความคิด

6. เครื่องมือสแกนเอกสาร

หากคุณตัดสินใจที่จะไม่ใช้กระดาษ การทำสำเนาเอกสารที่เป็นเอกสารในรูปแบบดิจิทัลควรอยู่ในกลยุทธ์ของคุณ

ใช้ Adobe Scan บนสมาร์ทโฟนของคุณเพื่อแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นไฟล์ PDF แอปนี้ยังช่วยให้คุณจัดการขนาดไฟล์ได้ นอกเหนือจากการนำเสนอคุณสมบัติต่างๆ เช่น ครอบตัด หมุน ใส่คำอธิบายประกอบ ลงชื่อ และการแก้ไขสี

ABBYY FineReader PDF เป็นเครื่องสแกนเอกสารขั้นสูงที่รองรับมากกว่า 190 ภาษาและบันทึกใน 12 รูปแบบไฟล์ที่แตกต่างกัน นอกจากการสแกนข้อความที่พิมพ์และเขียนด้วยลายมือแล้ว ยังให้คุณเพิ่มความคิดเห็นและลายเซ็นได้อีกด้วย

หมดยุคแล้วที่คุณต้องทำสำเนารายงานของคุณและแจกจ่ายให้กับผู้รับ เมื่อใช้แอปแชร์ไฟล์ออนไลน์ คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ในระบบคลาวด์และแชร์การเข้าถึงกับผู้รับที่มีสิทธิ์เท่านั้น

กล่อง ให้คุณบันทึกและแชร์ไฟล์และเอกสารในระบบคลาวด์ โดยปฏิบัติตามนโยบายอุตสาหกรรมและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมเป็นไปอย่างราบรื่น

คุณสามารถใช้ Google ไดรฟ์ เพื่อจัดเก็บไฟล์สำนักงานอย่างปลอดภัยและแชร์กับผู้รับที่ต้องการเท่านั้น นอกจากนี้ เครื่องมือนี้ยังให้คุณจัดระเบียบไฟล์โดยใช้โฟลเดอร์ต่างๆ

8. แอพปฏิทิน

แอพปฏิทินได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตการทำงานที่แยกกันไม่ออก ธุรกิจทุกประเภทสามารถได้รับประโยชน์จากการใช้แอพปฏิทิน แทนที่จะจดบันทึกการนัดหมายในไดอารี่แบบกระดาษ

Calendly เป็นแอพกำหนดเวลานัดหมายออนไลน์ที่คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมของคุณอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ คุณสามารถทำให้กระบวนการเตือนความจำและติดตามผลเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยแอพนี้

Google ปฏิทิน เป็นปฏิทินออนไลน์ยอดนิยมที่คุณสามารถระบายสีรายการปฏิทินเพื่อจัดระเบียบกิจกรรมในปฏิทิน เครื่องมือแนะนำของมันจะช่วยเติมรายการโดยอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาของคุณ คุณสามารถแก้ไขกำหนดการของการประชุมออนไลน์ได้อย่างง่ายดายในปฏิทินออนไลน์นี้

ที่เกี่ยวข้อง: เคล็ดลับเพื่อหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งและตรงตามกำหนดเวลา

9. ข้อตกลงดิจิทัลและเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตอนนี้เป็นเวลาที่จะทิ้งเอกสารทางกฎหมายที่พิมพ์ออกมา ก้าวไปสู่โลกของข้อตกลงดิจิทัลและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อประหยัดกระดาษและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ

เสนอ เป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ที่ให้คุณสร้าง ติดตาม ส่ง และลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในสัญญา ข้อเสนอ และข้อตกลงทุกประเภท คุณสามารถใช้เทมเพลตข้อเสนอที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าได้จากไลบรารีเนื้อหาของแอปนี้

PandaDoc ช่วยให้คุณปรับปรุงการจัดการข้อตกลงโดยการสร้าง แก้ไข และลงนามในเอกสารได้อย่างง่ายดาย ให้บริการต่างๆ เช่น ข้อเสนอ ใบเสนอราคา สัญญา และแบบฟอร์ม ทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัลโดยไม่ต้องใช้กระดาษ

10. แอปแฟกซ์ออนไลน์

แม้ว่าคุณจะวางแผนที่จะลบแฟกซ์ทั้งหมด แต่ก็อาจเป็นไปไม่ได้หากลูกค้ายืนยันที่จะใช้แฟกซ์ ยัง, แอปแฟกซ์ออนไลน์ สามารถช่วยคุณในการนำกระดาษออกจากแฟกซ์ได้ แอพเหล่านี้จะเปลี่ยนเส้นทางแฟกซ์ไปยังคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน หรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่คุณเลือก ดังนั้น คุณสามารถทำให้แฟกซ์อัตโนมัติและประหยัดกระดาษได้หลายพันแผ่นทุกปี

RingCentral เป็นซอฟต์แวร์โทรสารออนไลน์ที่ให้คุณจัดการโทรสารขาเข้าและขาออกแบบออนไลน์ในขณะที่ประหยัดเงินได้มาก คุณสามารถใช้ สวัสดีเข้าสู่ระบบ เพื่อส่งและรับแฟกซ์ในขณะที่ยังคงรักษาความลับและความปลอดภัย

เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมด้วยการแทนที่เอกสารด้วยเครื่องมือออนไลน์

ตอนนี้คุณสามารถวาดภาพที่ชัดเจนในใจของคุณเพื่อวางแผนที่จะใช้กระดาษในที่ทำงานหรือที่บ้าน ไม่ว่าคุณจะทำงานที่ไหน ใช้เวลาไม่นานในการดำเนินการตามนโยบายสถานที่ทำงานแบบไร้กระดาษเมื่อมีแอปออนไลน์ด้านบนพร้อมให้บริการ

ที่กำลังบล็อกฉันในเฟสบุ๊ค

การกำจัดกระดาษเป็นวิธีหนึ่งในการจัดระเบียบพื้นที่ทำงานและเพิ่มผลผลิต

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 10 วิธีในการเพิ่มผลผลิตโดยการลดขนาดเวิร์กสเตชันของคุณ

ค้นหาวิธีที่เวิร์กสเตชันที่ไม่เกะกะช่วยให้คุณทำงานอย่างตั้งใจและทำงานเสร็จตรงเวลาได้อย่างไร

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ผลผลิต
เครื่องมือออนไลน์
เอกสารดิจิทัล
ซอฟต์แวร์องค์กร

เกี่ยวกับผู้เขียน ทามัล ดาส(เผยแพร่บทความ 100 บทความ)

Tamal เป็นนักเขียนอิสระที่ MakeUseOf หลังจากได้รับประสบการณ์มากมายในด้านเทคโนโลยี การเงิน และกระบวนการทางธุรกิจในงานก่อนหน้าของเขาในบริษัทที่ปรึกษาด้านไอที เขาได้นำงานเขียนมาเป็นอาชีพเต็มเวลาเมื่อ 3 ปีที่แล้ว แม้จะไม่ได้เขียนเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานและข่าวเทคโนโลยีล่าสุด แต่เขาชอบเล่น Splinter Cell และรับชม Netflix/ Prime Video อย่างยาวนาน

เพิ่มเติมจาก Tamal Das

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก