วิธีแปลงไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่นเป็นสเปรดชีต Excel

ถึงเวลาที่คุณต้องจัดการกับข้อมูลทุกประเภทที่จัดเก็บไว้ในไฟล์ประเภทอื่นและนำมาสู่ Microsoft Excel . คุณไม่สามารถหนีจากไฟล์ข้อความที่มีอยู่ได้ ฉันพนันว่าคุณจะพบพวกเขาทุกวัน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนในชีวิตประจำวัน:

---

---

• การวิเคราะห์ข้อมูลการขายหรือผลิตภัณฑ์ใน Excel ที่จัดเก็บไว้ในไฟล์ข้อความ
• การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างสองซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน (อาจจากฐานข้อมูลไปยังสเปรดชีต)
• ชื่อ ที่อยู่ และรหัสอีเมลที่จัดเก็บไว้ในโปรแกรมอีเมล (เช่น ส่งออกจาก Microsoft Outlook ไปยัง Excel ).

Microsoft Excel ให้เครื่องมือทั้งหมดแก่คุณในการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก มาพูดถึงไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่นกัน

นี่คือไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่น

ดังที่คุณเห็นแล้ว ชื่อและนามสกุล บริษัทที่พวกเขาทำงานให้ และรายละเอียดอื่นๆ จะถูกคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค นี้ ไฟล์ข้อความที่คั่นด้วยจุลภาค ง่ายต่อการสร้างในโปรแกรมแก้ไขข้อความ

ตอนนี้มันไม่มีประโยชน์ นำสิ่งนี้มาไว้ในสเปรดชีตและคุณสามารถสร้างเอกสารที่เป็นมืออาชีพมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกันและลบออกได้อย่างง่ายดาย จากนั้นคุณสามารถ ใช้สเปรดชีตเพื่อสร้างป้ายชื่อและจดหมายเวียน หากที่อยู่เป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลด้วย

แนวคิดพื้นฐานในที่นี้คือการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความและแยกข้อมูลต่างๆ ออกเป็นคอลัมน์แยกกัน และตั้งชื่อแต่ละคอลัมน์ด้วยส่วนหัวที่เหมาะสม

---

---

มาดูไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่นในรายละเอียดเพิ่มเติม…

ไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่น 3 แบบที่แตกต่างกัน

ไฟล์ที่ใช้ตัวคั่นทั่วไปมีสามประเภทขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณแยก (คั่น) แต่ละค่า สามารถใช้อักขระใดก็ได้เพื่อแยกรายการแต่ละรายการในไฟล์

---

---

ตัวอย่างเช่น: ไปป์ (|) หรือช่องว่างธรรมดา คุณจะพบว่าสามสิ่งนี้เป็นตัวคั่นที่ใช้บ่อยที่สุดระหว่างแต่ละรายการข้อความ

1. ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
2. ค่าที่คั่นด้วยแท็บ
3. ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายโคลอน

ตัวคั่นข้อความจะเก็บแต่ละค่าแยกจากค่าถัดไป ค่าใดๆ ที่ตามหลังตัวคั่นและนำหน้าการเกิดขึ้นครั้งต่อไปของตัวคั่น จะถูกนำเข้าเป็นค่าเดียว อย่าลืมว่าค่าระหว่างตัวคั่นที่กำหนดสามารถมีอักขระตัวคั่นอื่นได้ แต่ต้องมีเครื่องหมายคำพูด (') หรือเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (')

สับสน? ไม่เท่าไร. ลองดูตัวอย่าง:

ในไฟล์ข้อความที่มีชื่อเมืองและรัฐ อาจมีค่าบางอย่างเช่น 'Albany, NY'

Microsoft Excel สามารถอ่านเครื่องหมายจุลภาค (,) ระหว่างคำสองคำเป็นตัวคั่นได้ เพื่อรักษาชื่อเมืองและประเทศเป็น หนึ่งค่า และนำเข้ามาที่ เซลล์ Excel หนึ่งเซลล์ เราต้องใช้เครื่องหมายอัญประกาศคู่หรืออะพอสทรอฟีเป็นตัวระบุข้อความ หากไม่มีการระบุอักขระเป็นตัวระบุข้อความ 'Albany, NY' จะถูกนำเข้าไปยังเซลล์สองเซลล์ที่อยู่ติดกันเป็น Albany และ NY

โดยสังเขป หากต้องการเก็บค่าใดๆ ในคอลัมน์ตามที่เป็นอยู่ คุณสามารถใส่ค่าไว้ในเครื่องหมายอัญประกาศหรืออะพอสทรอฟี

ตามที่เราจะเห็นด้านล่าง Microsoft Excel ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระบวนการนำเข้าและบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างได้อย่างสมบูรณ์เพื่อดูรูปแบบของข้อมูลก่อนที่จะเติมเซลล์

แปลงจากไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่นเป็นสเปรดชีต

มีมากมาย ตัวแปลงสัญญาณออนไลน์ ที่สามารถนำไฟล์ข้อความ CSV ดิบและแยกสเปรดชีต XLS ออกมา ซัมซาร์ และ Convertio เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสองอย่าง

แต่คุณไม่จำเป็นต้องค้นหาตัวแปลงออนไลน์เพราะ Microsoft Excel มีคุณลักษณะดั้งเดิมที่ทำงานได้ดีกว่ามาก

มาดูตัวอย่างไฟล์ CSV และทำตามขั้นตอนในการแปลงไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่นเป็นสเปรดชีต ภาพหน้าจอด้านบนของค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคที่สับสนในไฟล์ Notepad เป็นตัวอย่างที่ดี

Microsoft Excel สามารถช่วยเปลี่ยนความสับสนที่สับสนนี้เป็นแถวและคอลัมน์ที่เรียบร้อย จากนั้นคุณสามารถไปทำงานและเปลี่ยนเป็นรายงานที่มีรูปแบบสวยงามหรือเตรียมพิมพ์

มีสามวิธีในการนำข้อมูลเข้าสู่สเปรดชีต Excel จากไฟล์ CSV เริ่มจากง่ายก่อน

วิธีที่ 1: การนำเข้าอัตโนมัติ

1. คลิก ไฟล์ แท็บ แล้วคลิก เปิด .

2. เลือกไฟล์ CSV ที่คุณต้องการเปิด Microsoft Excel เปิดไฟล์ข้อความโดยอัตโนมัติและแสดงข้อมูลในเวิร์กบุ๊กใหม่

นี่เป็นเส้นทางที่ตรงที่สุด (และเร็วที่สุด) ในการเปิดไฟล์ CSV Microsoft Excel ใช้การตั้งค่ารูปแบบข้อมูลเริ่มต้นเพื่ออ่านและนำเข้าข้อมูลแต่ละคอลัมน์ แต่การนำเข้าอัตโนมัติไม่ได้ให้ความยืดหยุ่นที่คุณต้องการ

มาดูวิธีที่สองที่ใช้วิซาร์ดกัน

วิธีที่ 2: คืนค่าตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความช่วยให้คุณสามารถควบคุมโครงสร้างของข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า มันเริ่มต้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณนำเข้าไฟล์ข้อความ (เช่น ไฟล์ที่มีนามสกุล TXT)

เปิด Microsoft Excel และเรียกดูไฟล์ข้อความ (หรือเปลี่ยนนามสกุลของไฟล์ CSV เป็น TXT)

Microsoft ซ่อนตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความเก่าใน Excel 365 และ 2016 (เวอร์ชัน 1704 เป็นต้นไป) แต่คุณสามารถนำตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความกลับมาได้จากตัวเลือกของ Excel

1. ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > Data .

2. เลื่อนลงไปที่ แสดงตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูลดั้งเดิม ส่วน.

3. สำหรับการนำเข้าข้อความหรือไฟล์ CSV ให้เลือก จากข้อความ (เดิม) . คลิก ตกลง เพื่อปิดตัวเลือก

4. ตอนนี้คุณสามารถใช้วิซาร์ดจาก Ribbon ได้แล้ว ไปที่ ข้อมูล > รับข้อมูล > ตัวช่วยสร้างดั้งเดิม > จากข้อความ (ดั้งเดิม) . เรียกดูและเปิดไฟล์ CSV ที่คุณต้องการนำเข้า

ใช้กระบวนการสามขั้นตอนนี้เพื่อควบคุมรูปแบบของข้อมูล

ขั้นตอนที่ 1

นี่คือลักษณะของตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความในขั้นตอนแรก

เลือก ตัวคั่น -- เมื่อรายการในไฟล์ข้อความถูกคั่นด้วยแท็บ ทวิภาค อัฒภาค ช่องว่าง หรืออักขระอื่นๆ

เลือก ความกว้างคงที่ -- เมื่อสิ่งของทั้งหมดมีความยาวเท่ากันและมีโครงสร้างที่เรียบร้อยในคอลัมน์ที่แยกจากกันในช่องว่าง

บางครั้ง ข้อมูลดิบอาจมีแถวส่วนหัว ตัวอย่างเช่น:

'first_name','last_name','company_name','address','city','county'

ใช้ เริ่มนำเข้าที่แถว เพื่อเลือกแถวที่จะเริ่มต้นการนำเข้า

NS ที่มาของไฟล์ สามารถปล่อยให้เป็นค่าเริ่มต้นได้สำหรับกรณีส่วนใหญ่

NS ดูตัวอย่าง แสดงค่าตามที่ปรากฏเมื่อคั่นด้วยคอลัมน์บนเวิร์กชีต

คลิก ต่อไป .

ขั้นตอนที่ 2

เลือก ตัวคั่น สำหรับไฟล์ของคุณ (ในกรณีของเรา) สำหรับอักขระอื่นๆ ให้ทำเครื่องหมายที่ อื่น และป้อนตัวละครในช่องเล็กๆ NS การแสดงตัวอย่างข้อมูล หน้าต่างช่วยให้คุณเห็นข้อมูลคอลัมน์

เลือก ปฏิบัติต่อตัวคั่นที่ต่อเนื่องกันเป็นหนึ่ง กล่องกาเครื่องหมายถ้าข้อมูลของคุณมีตัวคั่นมากกว่าหนึ่งตัวระหว่างฟิลด์ข้อมูล หรือถ้าข้อมูลของคุณมีตัวคั่นแบบกำหนดเองหลายตัว

ตัวอย่างเช่น วิธีนี้ช่วยคุณจัดการไฟล์ที่อาจมีพื้นที่เพิ่มเติมก่อนหรือหลังตัวคั่นอื่น คุณสามารถช่วยระบุช่องว่างเป็นตัวคั่นอื่นและทำเครื่องหมายที่ช่องนี้

ใช้ ตัวระบุข้อความ ดรอปดาวน์เพื่อเลือกอักขระที่ล้อมรอบค่าในไฟล์ข้อความของคุณ เราได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ว่าตัวระบุข้อความสามารถช่วยให้คุณนำเข้าค่าบางค่าลงในเซลล์เดียวแทนที่จะแยกค่าออกจากกันได้อย่างไร

ใช้ การแสดงตัวอย่างข้อมูล หน้าต่างเพื่อตรวจสอบลักษณะที่ปรากฏ

คลิกที่ ต่อไป .

บันทึก: หน้าจอวิซาร์ดจะเปลี่ยนไปเมื่อนำเข้าข้อมูลความกว้างคงที่

raspberry pi เปลี่ยนคีย์บอร์ดเป็นเรา

NS การแสดงตัวอย่างข้อมูล หน้าต่างสามารถช่วยคุณกำหนดความกว้างของคอลัมน์ได้ ใช้แถบด้านบนบนหน้าต่างเพื่อตั้งค่าตัวแบ่งคอลัมน์ที่แสดงด้วยเส้นแนวตั้ง ลากตัวแบ่งคอลัมน์เพื่อเพิ่มหรือลดความกว้าง ดับเบิลคลิกที่ตัวแบ่งคอลัมน์เพื่อเอาออก

ในไฟล์ที่มีความกว้างคงที่ ไม่มีการใช้ตัวคั่นเพื่อแยกค่าในไฟล์ ข้อมูลถูกจัดระเบียบเป็นแถวและคอลัมน์ โดยมีหนึ่งรายการต่อแถว แต่ละคอลัมน์มีความกว้างคงที่ ซึ่งระบุเป็นอักขระ ซึ่งกำหนดจำนวนข้อมูลสูงสุดที่จะเก็บได้

ขั้นตอนที่ 3

หน้าต่างแสดงตัวอย่างมีความสำคัญมากขึ้นในหน้าจอนี้ เนื่องจากคุณปรับแต่งรูปแบบของข้อมูลที่จะเข้าไปในแต่ละช่องได้ด้วยปุ่ม รูปแบบข้อมูลคอลัมน์ . ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Excel จะนำเข้าข้อมูลในรูปแบบทั่วไป เลือกคอลัมน์ในหน้าต่างแสดงตัวอย่างและตั้งค่ารูปแบบที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือก...

• ข้อความ สำหรับช่องข้อความ
• วันที่ และรูปแบบวันที่สำหรับคอลัมน์ใดๆ ที่มีวันที่
• ทั่วไป สำหรับการแปลงสกุลเงินเป็นรูปแบบ Excel Currency

ใช้ ขั้นสูง ปุ่มเพื่อระบุประเภทของทศนิยมและตัวคั่นหลักพันสำหรับข้อมูลตัวเลข

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแสดง 100,000 เป็น 100,000 Excel จะแสดงตัวเลขตามรูปแบบที่กำหนดไว้ในการตั้งค่าภูมิภาคของคอมพิวเตอร์ของคุณ

คลิก เสร็จสิ้น . ในตอนท้าย นำเข้าข้อมูล กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ไม่ต้องกังวลกับมันมากเกินไปในขณะนี้ มีตัวเลือกสองสามอย่างให้คุณแทรกข้อมูลในสเปรดชีตหรือสร้างการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลภายนอก การแทรกค่าที่คั่นด้วยข้อความเป็นตารางในเวิร์กชีตปัจจุบันเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น

วิธีการดั้งเดิม 'เก่า' ยังคงเป็นวิธีที่ดีที่สุดเมื่อไฟล์ CSV ของคุณเรียบง่าย หากไม่มี ตอนนี้มีวิธีการใหม่ที่สามารถรองรับความต้องการในการนำเข้าข้อความได้

วิธีที่ 3: ใช้รับและแปลงข้อมูล

แท็บข้อมูลมีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องใช้ในการรวบรวมข้อมูลภายนอกและทำให้ทำงานตามที่คุณต้องการด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายงาน PivotTable และรีเฟรชได้ทุกเมื่อที่ข้อมูลภายนอกเปลี่ยนแปลง

ไฟล์ CSV ธรรมดาๆ นั้นใช้ยากเกินความสามารถ แต่มาดูวิธีนำคอลัมน์ของข้อมูลที่คั่นมาไว้ใน Excel กัน

1. เปิดสมุดงานเปล่า

2. ไปที่ ข้อมูล แท็บบนริบบิ้น จากนั้นคลิกลูกศรดรอปดาวน์เล็กๆ ใต้ปุ่ม รับข้อมูล ปุ่ม (ใน รับและแปลงข้อมูล กลุ่ม). เลือก จากไฟล์ > จากข้อความ/CSV .

3. ใน นำเข้าไฟล์ข้อความ กล่องโต้ตอบ เรียกดูตำแหน่งบนเดสก์ท็อปของคุณ และเลือกไฟล์ข้อความ CSV ที่คุณต้องการนำเข้า ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความจะแสดงอย่างเรียบร้อยพร้อมตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกได้ในขณะนี้

อย่างที่คุณเห็น คุณสามารถเปลี่ยนการเข้ารหัสอักขระและตัวเลือกของอักขระที่ใช้ตัวคั่นหรือป้อนตัวคั่นแบบกำหนดเองได้

Excel คำนวณตัวคั่นด้วยการวิเคราะห์สองสามร้อยแถวแรกของชุดข้อมูลตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้และให้ Excel ทำงานกับชุดข้อมูลทั้งหมดได้เช่นกัน ไม่แนะนำถ้าคุณมีระเบียนที่จะนำเข้าหลายล้านรายการ

4. คลิก โหลด ปุ่มเพื่อนำเข้าข้อมูลของคุณไปยังแผ่นงานใหม่ที่สวยงาม

5. เมื่อใดก็ตามที่คุณนำเข้าข้อมูลไปยัง Excel การเชื่อมต่อข้อมูลจะถูกสร้างขึ้น คุณสามารถเรียกใช้คิวรีและเชื่อมต่อเวิร์กชีตกับแหล่งข้อมูลภายนอกได้ การเปลี่ยนแปลงใดๆ กับข้อมูลต้นฉบับจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติในแผ่นงาน Excel

6. คุณสามารถยกเลิกการเชื่อมต่อนี้ได้โดยไปที่ ข้อมูล > แบบสอบถามและการเชื่อมต่อ เพื่อเปิดแผงด้านข้าง

คลิกขวาและเลือก ลบ . หรือวางเมาส์เหนือชื่อไฟล์ของแหล่งข้อมูลแล้วกด ลบ ในหน้าต่างที่ขึ้นมา หากคุณแน่ใจให้คลิกที่ ลบ อีกครั้ง.

การแปลงข้อมูลอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทช่วยสอนนี้ ดังนั้นฉันจะนำคุณไปที่ Microsoft's เริ่มต้นใช้งาน Get & Transform ใน Excel หน้าสนับสนุนสำหรับความช่วยเหลือเพิ่มเติม

การใช้ไฟล์ที่มีตัวคั่นจำนวนมากใน Excel

ต้องการแยกรายชื่อและนามสกุลและเตรียมพิมพ์หรือไม่? แปลงไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่นเป็น Excel คุณสามารถนำเข้าหรือส่งออกได้ถึง 1,048,576 แถวและ 16,384 คอลัมน์ และไฟล์ที่มีตัวคั่นรองรับเกือบทุกที่ ใช้ Excel เป็นตัวประหยัดเวลาด้วยเทคนิคด้านบนและเคล็ดลับด้านล่างหรือเรียนรู้ วิธีการแยกตัวเลขหรือข้อความจาก Excel .

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 6 ทางเลือกที่ได้ยิน: แอพหนังสือเสียงฟรีหรือราคาถูกที่ดีที่สุด

หากคุณไม่ต้องการจ่ายค่าหนังสือเสียง นี่คือแอพดีๆ ที่ให้คุณฟังได้ฟรีและถูกกฎหมาย

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• ผลผลิต
• สเปรดชีต
• Microsoft Excel
• Microsoft Office 2016
• Microsoft Office 2019

เกี่ยวกับผู้เขียน สายกัต บาสุ(ตีพิมพ์บทความ 1542)

Saikat Basu เป็นรองบรรณาธิการด้านอินเทอร์เน็ต, Windows และ Productivity หลังจากขจัดสิ่งสกปรกจาก MBA และอาชีพการตลาดมายาวนานกว่า 10 ปี ตอนนี้เขากระตือรือร้นที่จะช่วยคนอื่นๆ พัฒนาทักษะการเล่าเรื่องของพวกเขา เขามองหาเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford ที่หายไปและเกลียดภาพหน้าจอที่ไม่ดี แต่แนวคิดเกี่ยวกับการถ่ายภาพ Photoshop และ Productivity จะช่วยปลอบประโลมจิตใจของเขา

เพิ่มเติมจาก Saikat Basu

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก