วิธีควบคุมอีเมลขยะใน Gmail ด้วยเทมเพลตและตัวกรอง

นักการตลาดดิจิทัลและเจ้าของธุรกิจออนไลน์จำนวนมากต้องตอบอีเมลประเภทเดียวกันหลายครั้งต่อวัน กระบวนการนี้สามารถทำได้ทั้งอย่างท่วมท้นและใช้เวลานาน

วิธีแก้ iphone ค้างที่โลโก้ apple

ในสถานการณ์เช่นนี้ เทมเพลตการตอบกลับอาจมีประโยชน์ ตัวกรองสองสามตัวใน Gmail จะช่วยให้คุณจัดการกับสแปมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีใช้เทมเพลตการตอบกลับและตัวกรอง Gmail เพื่อต่อสู้กับสแปมอย่างมีประสิทธิภาพ

เทมเพลต Gmail คืออะไรและคุณจะใช้งานได้อย่างไร

คุณสามารถบันทึกอีเมลที่เขียนไว้ล่วงหน้าลงในบัญชีของคุณและนำกลับมาใช้ใหม่ได้ แทนที่จะต้องเขียนใหม่ทั้งหมด คุณสามารถบันทึกเทมเพลตการตอบกลับที่แตกต่างกัน 50 แบบพร้อมกันด้วยบัญชี Gmail ดังนั้น การสร้างเทมเพลตทั่วไปสองสามแบบสำหรับกลุ่มเป้าหมายจะทำให้การสื่อสารทางอีเมลมีประสิทธิผลมากขึ้น

หากคุณได้จัดตั้งหน่วยงานเฉพาะเจาะจง คุณอาจได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับจากผู้ที่ขอให้เขียนโพสต์ของแขก คุณสามารถสร้างเทมเพลตและใช้แทนการตอบกลับอีเมลทีละฉบับได้

สำหรับสถานการณ์ข้างต้น ให้สร้างเทมเพลตอีเมลที่บอกผู้คนที่คุณไม่ยอมรับโพสต์ของแขก ก่อนสร้างเทมเพลตการตอบกลับ ให้เปิดใช้งานการตั้งค่าเทมเพลตใน Gmail

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ของคุณ

2. ไปที่ การตั้งค่า > ดูการตั้งค่าทั้งหมด .

3. ใน แท็บขั้นสูง , เลื่อนลงไปที่ แม่แบบ ส่วน.

4. เปิดใช้งาน แม่แบบ .

5. คลิกที่ บันทึกการเปลี่ยนแปลง .

หลังจากเปิดใช้งานการตั้งค่าเทมเพลต ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างและบันทึกเทมเพลตการตอบกลับ

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีส่งต่อ SMS ไปยังอีเมลของคุณบน Android โดยอัตโนมัติ

วิธีสร้างเทมเพลตการตอบกลับ

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างเทมเพลตการตอบกลับ

1. เปิดบัญชี Gmail ของคุณ

2. คลิกที่ เขียน เพื่อเขียนข้อความใหม่

3. อธิบายนโยบายของคุณเกี่ยวกับการไม่รับโพสต์ของแขกในอีเมล (ทำให้เป็นแบบทั่วไปดังนั้นจึงใช้กับทุกคนที่ขอโพสต์ของแขกในช่องหรือหมวดหมู่ใด ๆ )

4. เมื่อคำตอบของคุณพร้อมแล้ว ให้คลิกที่ สามจุด ที่ด้านล่างขวาของกล่องเขียนอีเมล

5. ไปที่ แม่แบบ > บันทึกฉบับร่างเป็นแม่แบบ > บันทึกเป็นแม่แบบใหม่ .

6. บันทึกเทมเพลตหลังจากป้อนชื่อในป๊อปอัป (เลือกชื่อที่สื่อความหมายที่นี่ เนื่องจากเทมเพลตจะใช้ชื่อเดียวกับหัวเรื่องของอีเมล)

ต่อไปนี้คือวิธีการยืนยันว่าสร้างเทมเพลตสำเร็จแล้ว

คลิกที่ เขียน อีกครั้ง.
เลือก สามจุด ที่ด้านล่างขวา
ไปที่ แม่แบบ .

นี่คือที่ที่คุณจะพบรายการเทมเพลตที่บันทึกไว้ในบัญชี Gmail ของคุณ แม่แบบจะถูกคัดลอกไปที่ เขียนอีเมล กล่องเมื่อคุณคลิกที่มัน

หากคุณต้องตอบกลับอีเมลหลายร้อยฉบับด้วยตนเอง กระบวนการจะยังคงใช้เวลานาน แม้ว่าคุณจะสร้างเทมเพลตอีเมลแล้วก็ตาม นี่คือจุดที่การใช้ตัวกรองเพื่อสร้างการตอบกลับอัตโนมัติมีประโยชน์

คุณสามารถสร้างตัวกรองที่ใส่อีเมลที่มีคำเฉพาะลงในโฟลเดอร์สแปม เช่น 'โพสต์ของแขก', 'ลิงก์ย้อนกลับ' และ 'ยอมรับบทความ' เมื่อใช้ตัวกรองนี้ คุณจะตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับอีเมลขยะดังกล่าวได้

มาดูกันว่าคุณจะทำได้อย่างไร

การใช้เทมเพลตเพื่อสร้างตัวกรองการตอบกลับอัตโนมัติ

เปิดบัญชี Gmail เดียวกันกับที่มีเทมเพลตการตอบกลับ
คลิกที่ ไอคอนเกียร์ สำหรับการตั้งค่าที่มุมขวาบน
ไปที่ การตั้งค่าทั้งหมด > ตัวกรองและที่อยู่ที่บล็อก .

4. คลิกที่ สร้างตัวกรองใหม่ . (คุณยังสามารถนำเข้าตัวกรองที่มีอยู่ซึ่งบันทึกไว้ในระบบของคุณในรูปแบบ .xml)

คุณสามารถกรองอีเมลตามที่อยู่อีเมล หัวเรื่อง และมีหรือยกเว้นคำหรือขนาดบางคำ เกณฑ์การกรองที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการไม่รับโพสต์ของแขกคือการรวมคำสองสามคำที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับหัวข้อ มาเพิ่มคำสองสามคำให้กับ รวมคำว่า ตัวเลือกสำหรับตัวกรอง

5. เมื่อกำหนดเกณฑ์แล้ว ให้คลิกที่ สร้างตัวกรอง .

ที่นี่ คุณจะต้องตัดสินใจว่าคุณตั้งใจจะทำอะไรกับอีเมลที่มีข้อความที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณทุกประการ

6. ตรวจสอบ ข้ามกล่องจดหมาย (เก็บถาวร) เพื่อให้อีเมลเหล่านี้ไม่เกะกะกล่องจดหมายของคุณ

7. นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบ ส่งเทมเพลต และเลือกเทมเพลตการตอบกลับเดียวกัน ไม่อนุญาตให้โพสต์ของแขก .

8. คลิกที่ สร้างตัวกรอง หลังจากทำเครื่องหมายที่ช่อง

ตอนนี้คุณจะเห็นตัวกรองที่สร้างขึ้นใหม่ในรายการตัวกรองของคุณ ในอนาคต อีเมลที่มีคำว่า 'Guest post, guest post, backlink, accept the article, write for a blog, write on the website' จะไม่ส่งถึงกล่องจดหมายของคุณอีกต่อไป

จะทำอย่างไรกับสมาร์ทโฟนเครื่องเก่า

นอกจากนี้ จะส่งเทมเพลตการตอบกลับไปยังผู้ส่งเพื่อตอบกลับอีเมลของพวกเขา ดังนั้นกล่องจดหมายของคุณจะไม่รกและผู้ส่งไม่ต้องรอการตอบกลับของคุณ

ปรับตัวกรองเพื่อไม่ให้พลาดอีเมลสำคัญ

หลังจากที่คุณได้ตั้งค่าตัวกรองแล้ว คอยดูอีเมลที่เก็บถาวรเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจจะไม่ถูกกรองออก

คุณอาจกำลังกรองอีเมลที่มีคำว่ายอมรับโพสต์ แต่อาจเป็นข้อเสนอโปรโมชันที่คุณพลาดไปเนื่องจากตัวกรอง คุณสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ได้โดยใส่คำบางคำ เช่น แบรนด์ ดีล หรือโปรโมชันในตัวกรอง Gmail

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีตั้งค่า Gmail บน iPhone ของคุณ

สร้างตัวกรองอิสระเมื่อจำเป็น

คุณสามารถส่งออกตัวกรองการตอบกลับที่สร้างขึ้นใหม่ แล้วนำเข้าไปยังบัญชี Gmail ใหม่ หากคุณมีเว็บไซต์หลายแห่งที่มีอีเมลติดต่อต่างกัน อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องเปิดใช้งานและสร้างเทมเพลตการตอบกลับแยกต่างหากสำหรับอีเมลนั้น

ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างตัวกรองหากคุณวางแผนที่จะใช้เทมเพลตการตอบกลับคือการสร้างตัวกรองตั้งแต่เริ่มต้น

อย่าให้ผู้ใช้รู้ว่าการตอบกลับอัตโนมัติ

อย่าพูดถึงว่าเป็นการตอบกลับอัตโนมัติในอีเมลของคุณ การหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ ผู้คนจะไม่หลอกตัวกรอง Gmail โดยการข้ามหรือสะกดคำเป้าหมายผิด ดังนั้นอีเมลของพวกเขาจะถึงคุณแทนที่จะไปส่งสแปม

นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบกล่องจดหมายเข้าเป็นประจำและตอบกลับอีเมลที่อาจเป็นประโยชน์กับคุณ

การควบคุมสแปมด้วยตัวกรอง Gmail และเทมเพลตการตอบกลับ

ด้วยตัวกรอง Gmail และเทมเพลตการตอบกลับทั่วไป คุณสามารถตอบกลับอีเมลขยะโดยไม่ต้องเลื่อนดู คุณจะประหยัดเวลาและพลังงานด้วยวิธีนี้ คุณควรทดสอบส่วนขยายของเบราว์เซอร์ Gmail ที่ปรับปรุงการสื่อสารทางอีเมลของคุณนอกเหนือจากตัวกรอง Gmail

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล ส่วนขยาย Microsoft Edge ที่ดีที่สุด 7 รายการเพื่อรับประโยชน์สูงสุดจาก Gmail

ส่วนขยาย Gmail ที่เหมาะสมบน Microsoft Edge สามารถปรับปรุงการสื่อสารของคุณได้ ต่อไปนี้เป็นส่วนขยายเจ็ดรายการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในกล่องจดหมายของคุณ

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ผลผลิต
Gmail
เคล็ดลับอีเมล
สแปม

เกี่ยวกับผู้เขียน ฉาน อับดุล |(เผยแพร่บทความ 46 บทความ)

Shan Abdul เป็นบัณฑิตวิศวกรรมเครื่องกล หลังจากสำเร็จการศึกษา เขาได้เริ่มต้นอาชีพการเป็นนักเขียนอิสระ เขาเขียนเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือและซอฟต์แวร์ต่างๆ เพื่อช่วยให้ผู้คนมีประสิทธิผลมากขึ้นในฐานะนักเรียนหรือมืออาชีพ ในเวลาว่าง เขาชอบดูวิดีโอ Youtube เกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน

เพิ่มเติมจาก Shan Abdul

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก