วิธีเก็บถาวรอีเมลเก่าทั้งหมดใน Gmail และเข้าถึง Inbox Zero

การรับอีเมลมากเกินไปอาจทำให้กล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยรายการที่ไม่จำเป็นมากมาย ในขณะที่คุณคุ้นเคย แต่ก็ยังเพิ่มน้ำหนักให้กับจิตใจของคุณ คุณรู้สึกหนักใจกับการมีข้อความที่ยังไม่ได้เปิดจำนวนมาก แต่คุณไม่ต้องการลบข้อความใดๆ

ใครจะรู้? ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายของคุณอาจช่วยรักษาสกินของคุณได้ในอนาคต คุณควรทำอย่างไรเพื่อล้างกล่องขาเข้าของคุณโดยไม่สูญเสียข้อมูล โดยการเก็บถาวร! นี่คือวิธีที่คุณทำ

เอกสารสำคัญคืออะไร?

ให้เป็นไปตาม พจนานุกรมเคมบริดจ์ ที่เก็บถาวรคือชุดของบันทึกทางประวัติศาสตร์ที่เกี่ยวข้องกับสถานที่ องค์กร หรือครอบครัว มันยังถูกกำหนดให้เป็นไฟล์คอมพิวเตอร์ที่ใช้เก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หรือเอกสารที่คุณไม่ได้ใช้เป็นประจำอีกต่อไป

ในทำนองเดียวกัน ใน Gmail ที่เก็บถาวรคือที่เก็บข้อความที่คุณไม่ได้ใช้เป็นประจำ การนำอีเมลไปไว้ในที่เก็บถาวรเป็นการเก็บอีเมลไว้ในที่ที่พ้นสายตาและไม่อยู่ในใจ แต่ก็ยังมีอยู่ถ้าคุณต้องการกลับมาสักวันหนึ่ง มันเหมือนกับห้องใต้ดินของคุณ ที่คุณเก็บสิ่งของที่คุณไม่ต้องการแต่อาจใช้ในอนาคต

เมื่อคุณเก็บถาวรอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านใน Gmail อีเมลนั้นจะออกจากกล่องจดหมายของคุณและจะถูกเก็บไว้ใต้จดหมายทั้งหมด มันจะถูกหักออกจากจำนวนข้อความที่ยังไม่ได้อ่านของคุณ

หากต้องการค้นหาอีเมลที่เก็บถาวร ให้ไปที่ 'จดหมายทั้งหมด' ในแถบด้านข้าง หรือคุณสามารถเขียน ใน:เก็บถาวร บนแถบค้นหาของ Gmail เพื่อแสดงข้อความที่เก็บถาวรเท่านั้น

การเก็บถาวรทำอะไร (และไม่ทำ)

เพื่อให้เข้าใจถึงประโยชน์ของมัน คุณจำเป็นต้องรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณเก็บถาวรข้อความ Gmail เก่า

อีเมลที่เก็บถาวรจะไม่ถูกลบโดยอัตโนมัติ . เอกสารเก่าเป็นเหมือนห้องนิรภัย แม้ว่าอีเมลในถังขยะจะถูกลบโดยอัตโนมัติหลังจากผ่านไป 30 วัน อีเมลที่เก็บถาวรจะยังอยู่ใน Gmail ของคุณจนกว่าคุณจะลบออกด้วยตนเอง
สามารถค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรได้ . Gmail มีเครื่องมือค้นหาที่ทรงพลัง เมื่อคุณค้นหาสิ่งใด อีเมลที่เก็บถาวรก็เป็นส่วนหนึ่งของสิ่งนั้น หากคุณต้องการยกเว้นและค้นหาเฉพาะในกล่องจดหมายของคุณ พิมพ์ ใน:กล่องจดหมาย ก่อนคำค้นหา
อีเมลที่เก็บถาวรนับเป็นพื้นที่จัดเก็บ . อีเมลที่ถูกลบจะถูกลบออกจากไดรฟ์ Gmail ของคุณ ทำให้คุณมีพื้นที่มากขึ้น ในทางกลับกัน อีเมลที่เก็บถาวรยังคงใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเนื่องจากยังเป็นส่วนหนึ่งของ Gmail ของคุณ
อีเมลที่เก็บถาวรจะไม่ถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วโดยอัตโนมัติ . หากคุณเก็บถาวรอีเมลโดยไม่เปิด อีเมลนั้นจะยังไม่อ่านจนกว่าคุณจะดำเนินการ
สามารถเรียกดูอีเมลที่เก็บถาวรได้ . Gmail ไม่มีแท็บ 'เก็บถาวร' สำหรับเรียกดูข้อความที่คุณส่งที่นี่ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ จดหมายทั้งหมด เพื่อดูอีเมลจากทั้งกล่องขาเข้าและที่เก็บถาวรด้วยกัน
อีเมลที่เก็บถาวรใช้งานได้กับป้ายกำกับ . คุณสามารถเพิ่มป้ายกำกับให้กับข้อความแล้วเก็บถาวรได้ ป้ายจะยังคงอยู่ เมื่อคุณคลิกป้ายกำกับเพื่อดูข้อความทั้งหมดที่ติดแท็ก อีเมลที่เก็บถาวรจะปรากฏขึ้นด้วย

ทำไม 'ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว' ยังไม่เพียงพอ

แม้ว่าการทำเครื่องหมายข้อความที่ยังไม่ได้อ่านของคุณว่าอ่านแล้วอาจลดจำนวนที่น่ารำคาญลงได้ แต่ก็ไม่ดีเท่ากับการเก็บถาวร เนื่องจากกล่องจดหมายของคุณยังเต็มไปด้วยความยุ่งเหยิง

เมื่อคุณเก็บถาวรอีเมลที่คุณไม่ต้องการ อีเมลนั้นจะออกจากหน้าจออีเมลหลักของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่ข้อความที่สำคัญมากขึ้น

วิธีสร้างไฟล์ exe

หากคุณคิดว่าจะต้องใช้อีเมลนั้นอีกในอนาคต คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันการค้นหาอันทรงพลังของ Gmail เพื่อค้นหาได้ ท้ายที่สุด คุณคงไม่อยากเลื่อนดูอีเมลนับร้อยหรือนับพันที่กำลังมองหาบางอย่าง

วิธีเก็บถาวรอีเมล

ไม่ว่าคุณจะเข้าถึงบัญชีบนสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ การเก็บถาวรก็ทำได้ง่ายและสะดวก

บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

มีสามวิธีในการทำเช่นนี้ อย่างแรกคือเพื่อ ทำเครื่องหมายที่ช่อง ของข้อความที่คุณต้องการเก็บถาวร แถวของไอคอนจะปรากฏที่แถวบนสุดของกล่องจดหมายของคุณ—คลิกที่ คลังเก็บเอกสารสำคัญ ไอคอน และ Gmail จะส่งข้อความไปยังโฟลเดอร์ 'จดหมายทั้งหมด'

ตัวเลือกที่สองคือ เปิดอีเมล ในคำถาม. เมื่อโหลดแล้ว ไอคอนเดียวกับด้านบนจะปรากฏขึ้น เลือก คลังเก็บเอกสารสำคัญ ปุ่ม และคุณจะกลับไปที่กล่องจดหมายหลักของคุณ NS เก็บการสนทนาแล้ว . การแจ้งเตือนจะปรากฏที่ด้านล่างขวาของหน้าจอเพื่อยืนยันกระบวนการ

ตัวเลือกที่สามคือการลบป้ายกำกับกล่องขาเข้า โดยคลิกที่ NS บนป้ายกำกับ Gmail จะย้ายอีเมลจากกล่องจดหมายเข้าของคุณไปที่ All Mail การสนทนาถูกลบออกจาก ' กล่องจดหมาย ' การแจ้งเตือนควรปรากฏที่ส่วนล่างขวาของเบราว์เซอร์เพื่อยืนยัน

บนสมาร์ทโฟนของคุณ

แกลเลอรี่ภาพ (3 ภาพ) ขยาย ขยาย ขยาย ปิด I

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ใช้ Android หรือ iOS การเก็บถาวรก็ค่อนข้างเหมือนกัน เปิดแอป Gmail จากนั้น เลื่อนข้อความ คุณต้องการเก็บถาวรทางซ้ายหรือขวา

อีกทางหนึ่ง เปิดข้อความ แล้วเลือก คลังเก็บเอกสารสำคัญ ปุ่มบนเมนูด้านขวาบน ที่เป็นไอคอนที่สี่จากทางขวา คุณควรเห็นข้อความหายไปจากกล่องจดหมายและ a 1 ที่เก็บถาวร การแจ้งเตือนที่ด้านล่างเมื่อคุณทำเช่นนั้น

สุดท้าย คุณสามารถแตะที่ ป้าย ส่วนหลังหัวเรื่อง NS ติดป้ายกำกับว่า หน้าต่างจะปรากฏขึ้น—ยกเลิกการเลือก กล่องจดหมาย ฉลาก แล้วกด ตกลง . อีเมลจะถูกลบออกจากกล่องจดหมายและ a . ของคุณ เปลี่ยนป้าย การแจ้งเตือนจะปรากฏที่ด้านล่าง

รักษากล่องขาเข้าของคุณให้สะอาด

หากคุณไม่ต้องการความยุ่งยากในการเลือกอีเมลสำหรับการเก็บถาวรด้วยตนเอง ให้ใช้คุณลักษณะตัวกรองของ Gmail เพื่อทำให้เสร็จโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับใบเสร็จที่คุณไม่จำเป็นต้องดูแต่ต้องเก็บไว้

นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนในการทำสิ่งนี้:

ไม่สามารถติดตั้ง macos ให้เสร็จสิ้นได้

เปิดอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ
ที่เมนูด้านบน ให้เลือก เมนูย่อยสามปุ่ม .
เลือก กรองข้อความแบบนี้ .

ตัวกรองที่ปรากฏขึ้นจากแถบค้นหา—คลิกที่ สร้างตัวกรอง .
ใส่เครื่องหมายที่ ข้ามกล่องจดหมาย (เก็บถาวร) กล่องกาเครื่องหมาย
(ไม่บังคับ) หากคุณต้องการให้เปิดข้อความเหล่านี้โดยอัตโนมัติ ให้ทำเครื่องหมายที่ ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว ตัวเลือก.
(ไม่บังคับ) หากต้องการเก็บข้อความที่มีอยู่ ให้ทำเครื่องหมายที่ ใช้ตัวกรองกับ # การสนทนาที่ตรงกัน .
คลิกที่ สร้างตัวกรอง .

การส่งคืนอีเมลที่เก็บถาวร

หากคุณเก็บข้อความที่ต้องการในกล่องจดหมายโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถยกเลิกการดำเนินการได้โดยกด เลิกทำ ปุ่มในการแจ้งเตือน

ถ้าพลาดไป จดหมายทั้งหมด จากนั้นเลือกอีเมลที่คุณต้องการส่งคืน ที่เมนูด้านบน เลือก ย้ายไปที่กล่องจดหมาย .

หากข้อความที่คุณต้องการกลับมาในกล่องจดหมายไม่ใช่ข้อความล่าสุด ให้ค้นหาโดยใช้แถบค้นหาของ Gmail ทำซ้ำขั้นตอนเมื่อคุณเปิดอีเมล

วิธีเก็บถาวรทุกอย่างใน Gmail

หากคุณต้องการเริ่มต้นจากแถบสเลทที่สะอาดและเก็บถาวรข้อความ Gmail ทั้งหมด คุณสามารถใช้ฟังก์ชันตัวกรองของ Gmail คุณยังสามารถใช้คำสั่งอื่นเพื่อปรับแต่งตัวกรองของคุณเพิ่มเติมได้อีกด้วย

ในแถบค้นหา ให้ป้อนข้อมูลต่อไปนี้: ใน:กล่องจดหมาย . การดำเนินการนี้จะส่งคืนอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ
หากคุณต้องการปรับแต่งตัวกรอง ให้เขียน ก่อน:ปปปป/ดด/วด เพื่อรวมอีเมลทั้งหมดก่อนวันที่ที่ระบุ คุณสามารถใช้ หลัง:ปปปป/ดด/วว หากคุณต้องการเก็บถาวรเฉพาะช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้น
เมื่อการค้นหามีผลการส่งคืน ให้คลิกที่ กล่องกาเครื่องหมาย ที่เมนูด้านบน
การแจ้งเตือนว่า เลือกการสนทนาทั้งหมด 100 รายการในหน้านี้แล้ว เลือกการสนทนาทั้งหมดที่ตรงกับการค้นหานี้ จะปรากฏขึ้น
คลิกที่ เลือกการสนทนาทั้งหมดที่ตรงกับการค้นหานี้
เลือก ปุ่มเก็บถาวร
ถึง ยืนยันการดำเนินการเป็นกลุ่ม หน้าต่างจะปรากฏขึ้น เลือก ตกลง .

Gmail จะใช้เวลาพอสมควรกับตัวกรองนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนอีเมลที่คุณมี แต่หลังจากนั้นไม่นาน อีเมลทั้งหมดของคุณจะหายไปจากกล่องจดหมายและถูกเก็บไว้ในที่เก็บถาวรอย่างปลอดภัย เป็นขั้นตอนที่ง่ายที่สุดในการบรรลุและรักษากล่องจดหมายให้เป็นศูนย์

Inbox Zero ในความเป็นอมตะ

ด้วยการใช้กลเม็ดเคล็ดลับที่อธิบายไว้ที่นี่ ทำให้ Inbox Zero เข้าถึงได้อย่างง่ายดาย ใช้แถบค้นหาและตัวกรองที่มีประสิทธิภาพของ Gmail เพื่อส่งอีเมลไปยังที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ ทำให้กล่องจดหมายของคุณปราศจากความยุ่งเหยิงไปตลอดชีวิต

ปรับปรุงประสบการณ์การใช้อีเมลของคุณให้ดียิ่งขึ้นด้วยการเรียนรู้วิธีการ กำหนดเวลาอีเมล หรือโดยการนำ ประสบการณ์การใช้แอป Gmail กับ Mac . เรียนรู้ความลับของ Gmail และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยอีเมลของคุณ

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล ผู้ให้บริการอีเมลยอดนิยม 6 รายที่ดีกว่า Gmail และ Yahoo Mail

ผู้ให้บริการอีเมลยอดนิยมเหล่านี้ล้วนมีข้อดีที่แตกต่างกันไปจาก Gmail และ Yahoo Mail

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

อินเทอร์เน็ต
ผลผลิต
Gmail
เคล็ดลับอีเมล
การจัดการเวลา
Google Inbox
กล่องจดหมายศูนย์
เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิต

เกี่ยวกับผู้เขียน กำลังใจของโจวี่(77 บทความที่ตีพิมพ์)

Jowi เป็นนักเขียน โค้ชอาชีพ และนักบิน เขาเริ่มรักพีซีทุกอย่างตั้งแต่พ่อซื้อคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปเมื่ออายุ 5 ขวบ จากนั้นเป็นต้นมา เขาได้ใช้และเพิ่มประสิทธิภาพเทคโนโลยีในทุกด้านของชีวิต

เพิ่มเติมจาก Jowi Morales

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก