9 Skype for Business Tips and Tricks สำหรับการประชุมที่ยอดเยี่ยม

Skype for Business เดิมคือ Lync เป็นโซลูชันข้อความและการประชุมระดับองค์กรของ Microsoft คุณสามารถพบปะกับผู้คนได้มากถึง 250 คน—แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้ใช้โปรแกรมก็ตาม—และใช้การผสมผสานของเสียง ภาพ และการแชทเพื่อจัดการประชุมของคุณ

เราได้สรุปรายการฟีเจอร์ Skype for Business ที่เราชื่นชอบบางส่วนที่คุณอาจไม่ทราบ ตั้งแต่การบันทึกการประชุมไปจนถึงการแชร์งานนำเสนอ PowerPoint เรามีเคล็ดลับดีๆ มาฝากคุณ

---

---

โดยไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป นี่คือเคล็ดลับและกลเม็ดของ Skype for Business ที่ดีที่สุด

1. เริ่มการประชุม Skype ภายใน Outlook

อย่าเสียเวลาไปกับการจัดตารางการประชุมในเครื่องมือภายนอก การประชุมออนไลน์มีโอกาสผิดพลาดได้มาก และมักจะเกิดขึ้น

บางทีอาจมีคนลืมเข้าร่วมตรงเวลา ไม่ได้ติดตั้งปลั๊กอินของเบราว์เซอร์ที่ถูกต้อง หรือไม่สามารถเชื่อมต่อชุดหูฟังได้ ขจัดความยุ่งยากทั้งหมดนี้โดยใช้การประชุม Skype for Business เมื่อจัดกำหนดการประชุม

เมื่อสร้างการนัดหมายใน Outlook บน การนัดหมาย แท็บ คลิก ประชุมสไกป์ . จากนั้นจะฝังลิงก์ในคำอธิบาย ซึ่งผู้อื่นสามารถคลิกเพื่อเข้าร่วมการประชุมได้

หากพวกเขาเปิดใช้งานการเตือนความจำใน Outlook พวกเขาก็จะสามารถคลิก เข้าร่วมการประชุม เมื่อปรากฏขึ้นและ Skype for Business จะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ หมดกังวลกับการเชิญผู้อื่นเข้าร่วมการโทรด้วยตนเอง หากพวกเขาอยู่ในคำเชิญ พวกเขาสามารถเข้าร่วมได้

---

---

หากคุณไม่เห็น ประชุมสไกป์ คุณเพียงแค่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในการตั้งค่า Outlook ของคุณ

1. ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > Add-in .
2. บน จัดการ ดรอปดาวน์ เลือก COM Add-in และคลิก ไป...
3. ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก โปรแกรมเสริมการประชุม Skype สำหรับ Microsoft Office และคลิก ตกลง . เสร็จแล้ว!

2. แชร์หน้าจอของคุณ

ความสามารถในการแชร์หน้าจอของคุณเป็นฟังก์ชันที่ยอดเยี่ยมของ Skype for Business คุณสามารถพูดคุยกับผู้คนผ่านเอกสาร เปิดหน้าเว็บ หรือแสดงสิ่งอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม

---

---

เมื่ออยู่ในสาย ให้คลิกที่ ไอคอนแชร์หน้าจอ (ข้างไมโครโฟนใต้ผู้โทร) คุณจะสามารถแชร์ทั้งหน้าจอหรือหน้าต่างเฉพาะได้ที่นี่

คุณจะเห็นโครงร่างรอบๆ เนื้อหาที่กำลังแชร์กับผู้อื่น และคุณสามารถใช้การควบคุมที่ด้านบนของหน้าจอ ซึ่งสะดวกเมื่อคุณต้องการหยุดแชร์

ถ้า Skype for Business ไม่ทำงาน คุณอาจต้องการเช็คเอาท์ เครื่องมือแชร์หน้าจอออนไลน์ฟรีที่ดีที่สุด .

3. บันทึกการประชุม Skype ของคุณ

เคยอยู่ในที่ประชุมวางสายแล้วมีความคิดว่างเปล่าในภายหลังหรือไม่? คนนั้นพูดอย่างนั้นเหรอ? อะไรคือจุดดำเนินการ?

คุณสามารถเอาชนะมันได้อย่างสมบูรณ์ด้วยการบันทึกการประชุม Skype for Business ทั้งหมดของคุณ กิจกรรมการโทรใดๆ เช่น เสียง วิดีโอ การแชร์หน้าจอ และข้อความโต้ตอบแบบทันที จะถูกบันทึกไว้ในการบันทึก

เมื่ออยู่ในการประชุม ให้คลิกปุ่ม ... สัญลักษณ์แล้ว เริ่มบันทึก . ทุกคนในการประชุมจะได้รับแจ้งว่าคุณกำลังบันทึก และสัญลักษณ์วงกลมสีแดงจะปรากฏที่ด้านบนของการโทรตลอด คุณสามารถใช้ หยุดชั่วคราว และ หยุด ไอคอนตามต้องการ เมื่อการประชุมเสร็จสิ้น การบันทึกจะบันทึกในรูปแบบ MP4 โดยอัตโนมัติ

หากต้องการค้นหาการบันทึกใดๆ ให้ไปที่หน้าจอหลักของ Skype for Business แล้วคลิก การตั้งค่าฟันเฟืองแบบเลื่อนลง .

จากที่นี่ไปที่ เครื่องมือ > ตัวจัดการการบันทึก . ซึ่งจะแสดงข้อมูลเมตาสำหรับการบันทึกของคุณ เช่น วันที่และความยาว

นอกจากนี้คุณยังสามารถ เล่น การบันทึกและ เรียกดู... เพื่อค้นหาไฟล์บนพีซีของคุณ

4. รู้จักทางลัดของ Skype

เช่นเดียวกับผลิตภัณฑ์ Office ทั้งหมด Skype for Business เต็มไปด้วยแป้นพิมพ์ลัดเพื่อช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

• เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน กด ปุ่ม Windows + Shift + O เพื่อตอบรับคำเชิญเข้ามาหรือ ปุ่ม Windows + Esc ที่จะปฏิเสธมัน
• ในการปิด/เปิดเสียงของคุณ ให้กด ปุ่ม Windows + F4 .
• กล้องทำงานร่วมกับ ปุ่ม Windows + F5 .
• เมื่ออยู่ในสาย ให้กด Ctrl + Shift + H ที่จะพักไว้หรือ Alt + Q เพื่อยุติมันโดยสิ้นเชิง เมื่อแชร์หน้าจอของคุณ ให้กด Ctrl + Alt + S ที่จะหยุดทำเช่นนั้น
• หรือหากมีคนอื่นมาควบคุมหน้าจอของคุณ ให้กด Ctrl + Alt + Spacebar เพื่อฟื้นการควบคุม

โปรแกรมมีทางลัดมากเกินไปที่จะแสดงรายการที่นี่ ดังนั้นตรงไปที่ หน้าทางลัด Skype for Business ของ Microsoft สำหรับรายละเอียดด้านล่างทั้งหมด ซึ่งจะครอบคลุมทางลัดสำหรับ IM การแชร์ PowerPoint การเรียกดูที่ติดต่อ และอื่นๆ

หากคุณต้องการเป็นผู้เชี่ยวชาญทางลัดตัวจริงลองดู สุดยอดคู่มือทางลัด Windows ของเรา .

5. ตั้งค่าความสัมพันธ์ความเป็นส่วนตัวติดต่อและบล็อกใครบางคน

คุณสามารถกำหนดระดับความสัมพันธ์ให้ผู้ติดต่อแต่ละรายของคุณเป็นระดับใดระดับหนึ่งได้ โดยค่าเริ่มต้น ผู้ที่อยู่ในธุรกิจของคุณจะเป็น เพื่อนร่วมงาน และคนภายนอกจะเป็น ผู้ติดต่อภายนอก .

ระดับความสัมพันธ์แต่ละระดับมีสิทธิ์ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น, เพื่อน ๆ และครอบครัว ไม่สามารถดูรายละเอียดการประชุมของคุณและ กลุ่มงาน สามารถขัดจังหวะสถานะห้ามรบกวนของคุณได้

การเปลี่ยนแปลงความสัมพันธ์อาจเป็นประโยชน์หากคุณทำงานกับบุคคลภายนอกซึ่งคุณจัดการประชุมด้วยอยู่ตลอดเวลา หรือหากมีคนที่คุณต้องการติดต่อคุณได้เสมอไม่ว่าสถานะของคุณจะเป็นอย่างไร

หากต้องการเปลี่ยนสถานะความสัมพันธ์ของผู้ติดต่อ คลิกขวา ในชื่อของพวกเขาและไปที่ เปลี่ยนความสัมพันธ์ในความเป็นส่วนตัว . คุณสามารถตรวจสอบสถานะความสัมพันธ์ปัจจุบันและค้นหาคำอธิบายของตัวเลือกอื่นๆ ได้ที่นี่

เลือก ผู้ติดต่อที่ถูกบล็อก ถ้าคุณต้องการหยุดไม่ให้ใครสามารถส่งข้อความหรือโทรหาคุณได้ พวกเขาจะยังคงเห็นชื่อและอีเมลของคุณ แต่สถานะของคุณจะถูกซ่อนไว้สำหรับพวกเขา และพวกเขาจะไม่ได้รับแจ้งว่าคุณได้ปิดกั้นพวกเขา

หากคุณต้องการเลือกผู้ติดต่อหลายรายเพื่อเปลี่ยนความสัมพันธ์เป็นกลุ่ม ให้กด Ctrl และ คลิกซ้าย ในแต่ละชื่อในทางกลับกัน

หากคุณต้องการเปลี่ยนความสัมพันธ์กลับเป็นค่าเริ่มต้น ให้คลิก กำหนดความสัมพันธ์อัตโนมัติ .

6. เริ่มโพล ถาม & ตอบ และไวท์บอร์ด

คุณสามารถเพิ่มสีสันให้กับการประชุมได้โดยใช้ไวท์บอร์ด โพล และฟีเจอร์คำถามและคำตอบ เมื่อต้องการใช้สิ่งเหล่านี้ในการประชุม ให้คลิกที่ นำเสนอเนื้อหา ปุ่มเลือก มากกว่า แล้วเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง ไวท์บอร์ด , โพล , หรือ ถาม-ตอบ .

กำลังเลือก ไวท์บอร์ด จะเปิดขึ้นบนหน้าจอของทุกคน นี่เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมเมื่อวาดอะไรได้ง่ายกว่าพูดถึงมัน

คุณสามารถใช้แผงทางด้านขวาเพื่อสลับระหว่างตัวเลือกคำอธิบายประกอบต่างๆ เช่น ปากกา ปากกาเน้นข้อความ และยางลบ ไวท์บอร์ดจะปิดลงหากคุณเปลี่ยนไปใช้ตัวเลือกการนำเสนออื่น แต่เนื้อหาจะยังคงอยู่หากคุณกลับมาดูในภายหลัง

กำลังเลือก โพล จะเปิด สร้างโพล หน้าต่าง. คุณสามารถป้อนชื่อโพลล์ของคุณและตัวเลือกคำตอบได้ที่นี่ จากนั้น แบบสำรวจจะแสดงให้ทุกคนในการประชุมเห็น ทำให้พวกเขาลงคะแนนและดูตัวเลือกของผู้อื่นได้

คุณสามารถคลิก การดำเนินการสำรวจความคิดเห็น เพื่อปรับการตั้งค่า เช่น ซ่อนคะแนนโหวตจากผู้เข้าร่วม บันทึกผลลัพธ์ หรือปิดแบบสำรวจ

สุดท้ายเลือก ถาม-ตอบ จะเปลี่ยนแชทมาตรฐานเป็นโมดูลคำถามและคำตอบ

เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมถามคำถาม คุณจะได้รับการแจ้งเตือน คลิก ตอบ , พิมพ์คำตอบ แล้วกด เข้า . จะแสดงคำถามและคำตอบให้กับทุกคน

เสร็จแล้วคลิก หยุดถาม & ตอบ จากนั้นไปที่ บันทึกเป็น หากคุณต้องการบันทึกเซสชัน

7. นำเสนอด้วย PowerPoint

คุณสามารถแชร์หน้าจอของคุณใน Skype for Business ได้ แต่บางครั้งคุณอาจต้องการแสดงเฉพาะงานนำเสนอเท่านั้น การรวมเข้ากับ PowerPoint ช่วยให้สิ่งนี้

เปิดงานนำเสนอของคุณใน PowerPoint ไปที่ สไลด์โชว์ แท็บและคลิก นำเสนอออนไลน์ > Skype for Business . คุณจะได้รับตัวเลือกในการส่งสิ่งนี้ไปยังการประชุมที่อยู่ระหว่างดำเนินการหรือสร้างการประชุมใหม่

คุณสามารถทำสิ่งเดียวกันนี้ในแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ โดยไปที่ ไฟล์ > แชร์ > นำเสนอออนไลน์ . เมื่ออยู่ที่นี่ให้แน่ใจว่า Skype for Business ถูกเลือกในรายการดรอปดาวน์ จากนั้นคลิก ปัจจุบัน .

เมื่อคุณนำเสนอใน Skype for Business คุณจะเห็นไอคอนที่จำเป็นบนหน้าจอเพื่อควบคุมเนื้อหา เช่น ลูกศรเพื่อย้ายไปมาระหว่างสไลด์ PowerPoint คลิก หยุดนำเสนอ เพื่อยุติการแชร์ไฟล์กับทุกคนเมื่อใดก็ได้

8. โอนไปยังมือถือ

ถ้าคุณเคยพบว่าตัวเองอยู่ตรงกลางของการโทร Skype for Business และคุณจำเป็นต้องออกจากคอมพิวเตอร์ คุณสามารถเปลี่ยนการโทรไปยังโทรศัพท์มือถือของคุณได้

หากต้องการตั้งค่านี้ ให้ไปที่ การตั้งค่า > เครื่องมือ > ตัวเลือก > โทรศัพท์ > โทรศัพท์มือถือ... ใส่ของคุณ หมายเลขโทรศัพท์ (รวมรหัสประเทศ/ภูมิภาค) และคลิก ตกลง .

ตอนนี้ เมื่ออยู่ในการโทร Skype for Business ให้คลิกที่ การควบคุมการโทร ปุ่มแล้วคลิก โอนย้าย . ตอนนี้เลือก มือถือของฉัน และคลิก โอนย้าย .

คุณจะได้รับสายทางมือถือซึ่งจะเชื่อมต่อคุณเข้ากับการโทรของ Skype for Business โดยอัตโนมัติ

ข้อดีของสิ่งนี้คือ คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปพลิเคชัน Skype for Business บนโทรศัพท์ของคุณ อย่างไรก็ตาม ไม่มีวิธีโอนการโทรกลับจากโทรศัพท์ไปยัง Skype for Business

9. ถอนการติดตั้ง Skype for Business

ถ้าคุณทำงานภายในองค์กรที่ใช้ Skype for Business และคุณกำลังใช้คอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปของบริษัท คุณอาจไม่สามารถถอนการติดตั้ง Skype for Business ได้ แผนกไอทีของคุณอาจล็อกความสามารถในการทำเช่นนั้น นอกจากนี้ ไม่ควรถอนการติดตั้งเครื่องมือที่องค์กรของคุณชื่นชอบ

ถ้าคุณมี Skype for Business ในระบบส่วนบุคคลของคุณ นั่นจะต่างออกไป กด ปุ่ม Windows + I เพื่อเปิดการตั้งค่าและคลิก แอพ . ค้นหา Skype for Business , คลิกที่มัน จากนั้นคลิก ถอนการติดตั้ง .

หากคุณไม่เห็นในรายการนี้ แสดงว่าเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจ Office ของคุณและไม่สามารถถอนการติดตั้งได้โดยไม่ต้องถอนการติดตั้งชุดโปรแกรม Office ทั้งหมด

หรือเปิด Skype for Business แล้วคลิก การตั้งค่าไอคอนฟันเฟือง . จากบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิก ส่วนตัว . ยกเลิกการเลือก เริ่มแอปโดยอัตโนมัติเมื่อฉันเข้าสู่ระบบ สู่ Windows .

ตอนนี้คุณไม่ต้องเห็นมันอีกและลืมไปว่าติดตั้งแล้ว

จัดการประชุมของคุณอย่างมืออาชีพ

ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ คุณสามารถจัดการประชุมอย่างมืออาชีพได้แล้ว เพื่อนร่วมงานของคุณจะประทับใจกับการจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพ การแบ่งปันเนื้อหาของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นเพียงใด และความยอดเยี่ยมเมื่อคุณสร้างแบบสำรวจความคิดเห็นนั้น

tbh หมายถึงอะไรบน facebook

เมื่อคุณควบคุมเทคโนโลยีได้แล้ว คุณควรอ่านบทความเกี่ยวกับวิธีเอาตัวรอดจากการประชุมในที่ทำงาน และถ้าคุณทำงานจากที่บ้าน ให้ดูที่แหล่งข้อมูลการทำงานระยะไกลของเรา

เครดิตรูปภาพ: Robert Kneschke/Shutterstock

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล วิธีทำความสะอาดพีซี Windows ของคุณโดยใช้พรอมต์คำสั่ง

หากพีซี Windows ของคุณมีพื้นที่เก็บข้อมูลเหลือน้อย ให้ล้างขยะโดยใช้ยูทิลิตี้ Command Prompt ที่รวดเร็วเหล่านี้

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• ผลผลิต
• Skype
• เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
• การนำเสนอ
• บันทึกเสียง
• ติดต่อฝ่ายจัดการ
• แป้นพิมพ์ลัด
• วิดีโอแชท
• บันทึกวิดีโอ
• Microsoft Office 365
• งานทางไกล
• ประชุม
• การประชุมทางวิดีโอ
• สำนักงานที่บ้าน

เกี่ยวกับผู้เขียน โจ คีลีย์(652 บทความที่ตีพิมพ์)

โจเกิดมาพร้อมกับคีย์บอร์ด และเริ่มเขียนเกี่ยวกับเทคโนโลยีทันที เขามีศิลปศาสตรบัณฑิต (เกียรตินิยม) ด้านธุรกิจและปัจจุบันเป็นนักเขียนอิสระเต็มเวลาที่ชอบทำให้เทคโนโลยีเป็นเรื่องง่ายสำหรับทุกคน

เพิ่มเติมจาก Joe Keeley

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก