4 Google Scripts ที่ทำให้ Google ชีตมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4 Google Scripts ที่ทำให้ Google ชีตมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Google ชีตเป็นส่วนหนึ่งของ Google Suite และเป็นหนึ่งในเครื่องมือฟรีที่ทรงพลังที่สุดสำหรับคุณ ช่วยให้คุณติดตาม วิเคราะห์ หรือบันทึกอะไรก็ได้ที่คุณจินตนาการได้ สิ่งที่ทำให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นคือการใช้ Google Scripts เพื่อเพิ่มความสามารถของ Google ชีต





การเข้ารหัสใน Google ชีตอาจฟังดูน่ากลัวเล็กน้อย คุณอาจคิดว่าในตอนแรกทุกอย่างที่มีคำว่า 'สคริปต์' อยู่ในนั้น ต้องใช้ความรู้ด้านการเขียนโปรแกรมขั้นสูง ที่จริงไม่กรณี



มาดูตัวอย่างสคริปต์ Google ชีตสุดเจ๋งที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้





สคริปต์ Google ชีตคืออะไร

สคริปต์ของ Google ชีตคือโค้ดบางส่วนที่คุณสามารถเขียนลงใน Google ชีตเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับชีตของคุณ สคริปต์ของ Google ชีตเขียนด้วย JavaScript และเนื่องจาก JavaScript กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ คุณจึงอาจคุ้นเคยอยู่แล้ว

การเขียน Google Scripts นั้นคล้ายกับการเขียน VBA ใน Microsoft Excel เพื่อสร้างโปรแกรม สคริปต์ใน Google ชีตของคุณขับเคลื่อนโดย Google Apps Script ซึ่งทำงานร่วมกับบริการอื่นๆ ของ Google ได้เช่นกัน ต่อไปนี้คือสคริปต์สี่รายการที่แสดงให้เห็นถึงพลังของการเขียนสคริปต์ของ Google ชีตอย่างแท้จริง



1. สร้างฟังก์ชันที่กำหนดเองของคุณเอง

วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้าง Google Script สามารถปรับปรุงประสบการณ์การใช้ Google ชีตของคุณได้อย่างมากคือ การสร้างฟังก์ชั่นที่กำหนดเอง . Google ชีตมีรายการฟังก์ชันมากมายอยู่แล้ว คุณสามารถดูรายการที่พบบ่อยที่สุดได้โดยคลิกที่ เมนู > ฟังก์ชั่น ไอคอน.

คลิกที่ ฟังก์ชั่นเพิ่มเติม แสดงรายการฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ สถิติ การเงิน ข้อความ วิศวกรรม และฟังก์ชันอื่นๆ มากมาย อย่างไรก็ตาม Google Scripts ให้ความยืดหยุ่นแก่คุณในการสร้างสูตรเฉพาะของคุณเอง



ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณนำเข้าข้อมูลจากตัวควบคุมอุณหภูมิแบบดิจิทัลในงานของคุณบ่อยครั้ง แต่ตัวควบคุมอุณหภูมิถูกตั้งไว้ที่เซลเซียส คุณสามารถสร้างสูตรที่กำหนดเองเพื่อแปลงเซลเซียสเป็นฟาเรนไฮต์ได้ ดังนั้นในคลิกเดียว คุณจะสามารถแปลงค่าที่นำเข้าทั้งหมดเหล่านั้นได้โดยอัตโนมัติ

ในการสร้างฟังก์ชันกำหนดเองแรกของคุณ คุณจะต้องเปิดตัวแก้ไขสคริปต์ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คลิก เครื่องมือ > ตัวแก้ไขสคริปต์ .



คุณจะเห็นหน้าจอโปรเจ็กต์ ซึ่งคุณสามารถเขียนโค้ดจาวาสคริปต์ได้

ตั้งค่าที่อยู่อีเมลใหม่

ที่นี่ แทนที่สิ่งที่อยู่ในหน้าต่างนี้ด้วยฟังก์ชันที่คุณกำหนดเอง ชื่อฟังก์ชันจะเหมือนกับชื่อที่คุณจะเริ่มพิมพ์ลงในเซลล์ใน Google ชีตหลังสัญลักษณ์ '=' เพื่อเรียกใช้สูตรของคุณ ฟังก์ชันในการแปลงเซลเซียสเป็นฟาเรนไฮต์จะมีลักษณะดังนี้:

function CSTOFH (input) {
return input * 1.8 + 32;
}

วางฟังก์ชันด้านบนลงในหน้าต่างโค้ด แล้วเลือก ไฟล์ > บันทึก ตั้งชื่อโปรเจ็กต์เช่น 'CelsiusConverter' แล้วคลิก ตกลง .

นั่นคือทั้งหมดที่มีให้! ตอนนี้ สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อใช้ฟังก์ชันใหม่ของคุณคือพิมพ์เครื่องหมาย '=' ตามด้วยฟังก์ชันของคุณ โดยป้อนตัวเลขที่จะแปลง:

กด เข้า เพื่อเห็นผล

นั่นคือทั้งหมดที่มีให้ คุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าคุณสามารถเขียนสูตรที่กำหนดเองใดๆ ที่คุณต้องการเพื่อให้พอดีกับ Google ชีตของคุณได้อย่างไร

2. สร้างแผนภูมิอัตโนมัติ

ในบทความอื่นๆ เราได้แสดงวิธีทำสิ่งต่างๆ เช่น บันทึกข้อมูลจากกล้อง Wi-Fi ที่บ้านของคุณไปยังสเปรดชีตของ Google หรือบางทีคุณกำลังใช้ Google ชีตกับทีมและคนอื่นๆ กำลังป้อนข้อมูลให้คุณ

สมมติว่าคุณกำลังทำงานกับแผ่นงานที่มีข้อมูลใหม่ทุกเดือน คุณต้องการสร้างแผนภูมิโดยอัตโนมัติโดยใช้ข้อมูลในสเปรดชีต คุณสามารถทำได้โดยการสร้างฟังก์ชันที่จะสร้างแผนภูมิใหม่ให้กับคุณ โดยยึดตามข้อมูลในสเปรดชีตปัจจุบันที่คุณเปิด

ในสถานการณ์สมมตินี้ คุณเป็นครู และเมื่อสิ้นปี คุณมีสเปรดชีตสำหรับนักเรียนแต่ละคนพร้อมรายการคะแนนสอบรายเดือน:

สิ่งที่คุณต้องการทำคือเรียกใช้ฟังก์ชันเดียวในชีตนี้ ซึ่งจะสร้างแผนภูมิในไม่กี่วินาที นี่คือลักษณะที่สคริปต์นั้น:

function GradeChart()
{ var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var sheet = spreadsheet.getSheets()[0]; var gradechart = sheet.newChart() .setChartType(Charts.ChartType.LINE) .addRange(sheet.getRange('A1:B11')) .setPosition(5, 5, 0, 0) .build(); sheet.insertChart(gradechart); }

ตอนนี้ เปิดสเปรดชีตของนักเรียนแต่ละคนแล้วคลิกที่ วิ่ง ไอคอนในเมนูใน Google Scripts เพื่อสร้างแผนภูมิโดยอัตโนมัติ

เมื่อใดก็ตามที่คุณคลิกที่ไอคอนเรียกใช้ โปรแกรมจะเรียกใช้สคริปต์ที่คุณได้สร้างไว้ในสเปรดชีต 'ใช้งานอยู่' (อันที่คุณเปิดไว้ในแท็บเบราว์เซอร์ปัจจุบันของคุณ)

สำหรับรายงานที่คุณต้องสร้างบ่อยๆ เช่น รายสัปดาห์หรือรายเดือน ฟังก์ชันแผนภูมิที่สร้างโดยอัตโนมัติประเภทนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก

3. สร้างเมนูที่กำหนดเอง

จะทำอย่างไรถ้าคุณไม่ต้องการให้สคริปต์เปิดเพื่อสร้างแผนภูมินั้นโดยอัตโนมัติ จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการความสะดวกในการใช้งานฟังก์ชันนั้นเพียงปลายนิ้วสัมผัสในระบบเมนูภายใน Google ชีต คุณก็สามารถทำได้เช่นกัน

ที่เป็นเจ้าของบ้านของฉันก่อนฉัน

ในการสร้างเมนูแบบกำหนดเอง คุณต้องบอกให้สเปรดชีตเพิ่มรายการเมนูใหม่ทุกครั้งที่เปิดขึ้นมา คุณทำได้โดยสร้าง an เปิด () ฟังก์ชันในหน้าต่างตัวแก้ไขสคริปต์ด้านบน ตารางเกรด ฟังก์ชั่นที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น:

function onOpen() {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();
var menuItems = [
{ name: 'Create Grade Chart...', functionName: 'GradeChart' }
];
spreadsheet.addMenu('Charts', menuItems);
}

บันทึกสคริปต์ แล้วโหลดสเปรดชีตของคุณใหม่ คุณจะพบว่าตอนนี้รายการเมนูใหม่ของคุณปรากฏขึ้นพร้อมกับชื่อที่คุณกำหนดไว้ในสคริปต์ของคุณ คลิกที่เมนูแล้วคุณจะเห็นรายการเมนูสำหรับฟังก์ชันของคุณ

คลิกที่รายการเมนูและมันจะเรียกใช้ฟังก์ชันเช่นเดียวกับเมื่อคุณกดไอคอน 'เรียกใช้' จากด้านในของตัวแก้ไข Google Scripts!

4. ส่งรายงานอัตโนมัติ

ตัวอย่างสคริปต์สุดท้ายที่เรากำลังแสดงให้คุณเห็นคือสคริปต์ที่จะส่งอีเมลจากภายใน Google ชีต

วิธีนี้อาจมีประโยชน์คือหากคุณกำลังจัดการทีมงานจำนวนมาก และคุณมีอีเมลหลายฉบับที่จะส่งในหัวข้อเดียวกัน

บางทีคุณอาจได้ทำการตรวจสอบประสิทธิภาพกับสมาชิกในทีมแต่ละคน และบันทึกความคิดเห็นของคุณสำหรับแต่ละคนใน Google สเปรดชีต

จะดีกว่าไหมถ้าใช้สคริปต์เดียวและให้ความคิดเห็นเหล่านั้นส่งอีเมลถึงพนักงาน 50 หรือ 60 คนโดยอัตโนมัติพร้อมกันโดยที่คุณไม่ต้องสร้างอีเมลทั้งหมดด้วยตนเอง นั่นคือพลังของ Google Scripting

เช่นเดียวกับที่คุณสร้างสคริปต์ด้านบน คุณจะสร้างสคริปต์โดยไปที่ตัวแก้ไขสคริปต์และสร้างฟังก์ชันที่เรียกว่า ส่งอีเมลล์ () , แบบนี้:

function sendEmails() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var startRow = 2; // First row of data to process
var numRows = 7; // Number of rows to process
var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 3)
var data = dataRange.getValues();
for (i in data) {
var row = data[i];
var emailAddress = row[1]; // Second column
var message = row[2]; // Third column
var subject = 'My review notes';
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}
}

สมมติว่าคุณจัดสเปรดชีตของคุณตามที่แสดงไว้ที่นี่

สคริปต์ด้านบนจะทำงานตลอดทั้งแถวในสเปรดชีต และส่งอีเมลไปยังที่อยู่ในคอลัมน์ที่สองพร้อมกับข้อความที่คุณพิมพ์ลงในคอลัมน์ที่สาม

NS ส่งอีเมล ฟังก์ชันใน Google Scripts เป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่ทรงพลังที่สุดใน Google Scripts เนื่องจากเป็นการเปิดโลกทั้งใบของระบบอีเมลอัตโนมัติที่จะช่วยคุณประหยัดเวลา

สคริปต์นี้แสดงพลังที่แท้จริงของ Google Apps Scripting ซึ่งรวม Gmail กับ Google ชีตสคริปต์เพื่อทำงานอัตโนมัติ ในขณะที่คุณเคยเห็นสคริปต์ที่ทำงานบน Google ชีต สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำคือพลังของการเขียนสคริปต์ใน Google Suite ทั้งหมด

lorem ipsum dolor sit amet consectetuer อ้วน sed diam nonummy nibh. แปลภาษา

ระบบอัตโนมัติเป็นความลับสู่ความสำเร็จในการผลิต

สิ่งที่ระบบอัตโนมัติของ Google Scripts ควรแสดงให้คุณเห็นก็คือ Google Scripts ทำงานอัตโนมัติเพียงบางส่วนหรือทั้งหมดด้วยโค้ดเพียงไม่กี่บรรทัด

ฟังก์ชันเหล่านี้สามารถตั้งค่าให้ทำงานตามกำหนดเวลาได้ หรือคุณสามารถเรียกใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ด้วยตนเองได้ทุกเมื่อที่ต้องการเรียกใช้ สคริปต์ของ Google สามารถทำงานที่น่าเบื่อได้โดยอัตโนมัติ เช่น การส่งอีเมลหรือส่งใบแจ้งหนี้จาก Google ชีต กำลังมองหาเพิ่มเติม? ลองใช้ Google Script ทั้ง 3 ตัวนี้เพื่อทำให้เอกสารของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล นี่คือเหตุผลที่ FBI ออกคำเตือนสำหรับ Hive Ransomware

FBI ได้ออกคำเตือนเกี่ยวกับ ransomware ที่น่ารังเกียจโดยเฉพาะ นี่คือเหตุผลที่คุณต้องระวัง Hive ransomware เป็นพิเศษ

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • ผลผลิต
  • การเขียนโปรแกรม
  • JavaScript
  • สเปรดชีต
  • Google ชีต
  • การเขียนสคริปต์
  • Google Script
เกี่ยวกับผู้เขียน แอนโธนี่ แกรนท์(40 บทความที่ตีพิมพ์)

Anthony Grant เป็นนักเขียนอิสระที่ครอบคลุมการเขียนโปรแกรมและซอฟต์แวร์ เขาเป็นวิทยาการคอมพิวเตอร์ที่สำคัญในการเขียนโปรแกรม Excel ซอฟต์แวร์และเทคโนโลยี

เพิ่มเติมจาก Anthony Grant

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก