ใช้กฎการบริหารเวลา 80/20 เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน

คุณใช้เวลาของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร? คุณใช้แอปพลิเคชันการจัดการเวลาหรือไม่? คุณวางแผนล่วงหน้าและทำตามตารางเวลาของคุณหรือไม่? หรือคุณจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ? หากคุณได้ลองทำสิ่งเหล่านี้แล้วและยังประสบปัญหาในการใช้เวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ บางทีคุณอาจต้องเปลี่ยน

กฎ 80/20 เป็นอีกทางเลือกหนึ่งสำหรับการบริหารเวลา และด้วยการปรับเปลี่ยนเพียงเล็กน้อย กฎ 80/20 อาจเป็นทางออกในอุดมคติของคุณ

กฎ 80/20 คืออะไรกันแน่?

กฎ 80/20 เรียกอีกอย่างว่าหลักการพาเรโต แนวคิดนี้มีต้นกำเนิดมาจากนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี Vilfredo Pareto เขาสังเกตเห็นว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของที่ดินของประเทศมีประชากรเพียง 20 เปอร์เซ็นต์เป็นเจ้าของ สิ่งนี้ทำให้ Pareto ตรวจสอบความไม่สมดุลนี้เพิ่มเติมและเกี่ยวข้องกับส่วนอื่นๆ อย่างไร

หลายปีต่อมา ที่ปรึกษาชื่อโจเซฟ จูราน ได้นำแนวคิดนี้ไปใช้กับธุรกิจและขนานนามว่าหลักการพาเรโต จาก The Economist ออนไลน์ :

Juran ขยายหลักการไปสู่การควบคุมคุณภาพ เช่น ข้อบกพร่องส่วนใหญ่ในการผลิตเป็นผลมาจากเปอร์เซ็นต์เล็กน้อยของสาเหตุของข้อบกพร่องทั้งหมด—สิ่งที่เขาอธิบายว่าเป็น 'ส่วนน้อยที่สำคัญและจำนวนมากเล็กน้อย'

ตามที่ Investopedia ซึ่งหมายความว่า:

80 เปอร์เซ็นต์ของปริมาณการขายมาจากผลิตภัณฑ์ 20 รายการในสายผลิตภัณฑ์
80 เปอร์เซ็นต์ของรายได้ของบริษัทมาจาก 20 เปอร์เซ็นต์ของลูกค้า
80 เปอร์เซ็นต์ของการผลิตของบริษัทมาจาก 20 เปอร์เซ็นต์ของพนักงาน

การบริหารเวลาเป็นวิธีที่ใช้กันมากที่สุดสำหรับหลักการพาเรโต เนื่องจากคนส่วนใหญ่มักจะแบ่งเวลาเล็กน้อยแทนที่จะมุ่งความสนใจไปที่งานที่สำคัญที่สุด

เมื่อคำนึงถึงทั้งหมดนี้ การเชื่อมโยงหลักการกับการบริหารเวลาหมายความว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลลัพธ์ของคุณอาจมาจากเพียง 20 เปอร์เซ็นต์ของเวลาของคุณ ตอนนี้คำถามคือ คุณจะทำสำเร็จได้อย่างไร? นี่คือสี่สิ่งที่คุณสามารถทำได้

ประเมินงานของคุณบ่อยๆ

ถ้า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลลัพธ์มาจากความพยายาม 20 เปอร์เซ็นต์ ก็หมายความว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลกระทบจะมาจาก 20 เปอร์เซ็นต์ของงานของคุณ ดังนั้นจงระบุ 20 เปอร์เซ็นต์ของงานของคุณที่จะให้ผลลัพธ์ 80 เปอร์เซ็นต์ที่คุณต้องการ

เครดิตภาพ: Astephan ผ่าน Shutterstock

เมื่อตรวจสอบงานของคุณ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

งานทั้งหมดในรายการของฉันมีป้ายกำกับว่าเร่งด่วนหรือไม่
งานที่อยู่ในรายการของฉันอยู่ในขอบเขตของฉันหรือเป็นของที่อื่นหรือไม่?
ฉันใช้เวลามากเกินไปกับงานบางประเภทหรือไม่?
มีงานที่ฉันควรมอบหมายหรือไม่
งานทั้งหมดเหล่านี้จำเป็นต่อผลลัพธ์โดยรวมหรือไม่?

ประเมินเป้าหมายของคุณอย่างต่อเนื่อง

เป้าหมายและงานของคุณอาจเกี่ยวพันกัน แต่ไม่เสมอไป บางส่วนอาจจะแยกจากกันโดยสิ้นเชิง ดังนั้นให้คิดถึงเป้าหมายและกิจกรรมที่จำเป็นในการทำให้สำเร็จ จำไว้ว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของเป้าหมายเหล่านี้จะสำเร็จได้ด้วยกิจกรรมที่จำเป็นเพียง 20 เปอร์เซ็นต์

เครดิตภาพ: AzriSuratmin ผ่าน Shutterstock

อีกครั้ง ลองสำรวจสินค้าคงคลังและดูว่า 20 เปอร์เซ็นต์ของกิจกรรมใดที่ทำให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายส่วนใหญ่มากขึ้น ลองดูตัวอย่างเหล่านี้และดูว่าคุณสามารถเชื่อมโยงได้หรือไม่:

ตัวบ่งชี้การพิมพ์ facebook messenger ไม่ทำงาน

ถ้าฉันทำงานสายวันนี้ (กิจกรรม 20 เปอร์เซ็นต์) ฉันสามารถทำงานให้เสร็จในรายการงาน ทำให้เจ้านายมีความสุข และลางานพรุ่งนี้ (80 เปอร์เซ็นต์เป้าหมาย)
ถ้าฉันทำสลัดเพื่อทานอาหารกลางวันที่โต๊ะทำงานในวันนี้ (กิจกรรม 20 เปอร์เซ็นต์) ฉันสามารถทำงานนั้น เอาชนะเส้นตาย และเข้าใกล้เป้าหมายการลดน้ำหนักของฉันมากขึ้น (80 เปอร์เซ็นต์เป้าหมาย)
ถ้าฉันกำหนดเวลาการประชุมเป็นประจำ (กิจกรรม 20 เปอร์เซ็นต์) ฉันสามารถเพิ่มการสื่อสารในทีม มีโครงการที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น และเป็นผู้นำที่ดีขึ้น (80 เปอร์เซ็นต์เป้าหมาย)

กำหนดเวลาไพรม์ไทม์ของคุณ

ทุกคนมีเวลาเฉพาะเจาะจงในระหว่างวันที่พวกเขามีประสิทธิผลมากที่สุด คุณสามารถทำงานได้ดีที่สุดระหว่างเวลา 9.00 น. ถึง 11.00 น. หรือคุณอาจทำงานให้เสร็จมากขึ้นระหว่างเวลา 15.00 น. ถึง 17.00 น. เมื่อใดที่คุณรู้สึกกระฉับกระเฉง มีสมาธิ และมีประสิทธิผลมากที่สุด?

เครดิตภาพ: Dean Drobot ผ่าน Shutterstock

กำหนดช่วงเวลาไพรม์ไทม์ของคุณและใช้เพื่อจัดการกับงานและเป้าหมาย 20 เปอร์เซ็นต์ที่คุณระบุ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังใช้เวลาให้เกิดประสิทธิผลสูงสุดกับงานและกิจกรรมที่จำเป็นสำหรับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

ระบุและขจัดสิ่งรบกวนสมาธิ

ไม่ว่าคุณจะเดินทางไปที่สำนักงานในแต่ละวันหรือทำงานจากที่บ้าน สิ่งรบกวนสมาธิมีอยู่ทุกที่ การหยุดชะงักเล็กน้อยที่น่ารังเกียจเหล่านี้อาจทำให้เสียสมาธิ งานล่าช้า และประสิทธิภาพโดยรวมของคุณลดลง

เครดิตภาพ: Argus ผ่าน Shutterstock

โดยใช้แนวคิดกฎ 80/20 FreshBooks คาดการณ์ :

80 เปอร์เซ็นต์ของสิ่งรบกวนสมาธิของคุณมาจาก 20 เปอร์เซ็นต์ของแหล่งที่มา

เพื่อจัดการกับสิ่งรบกวนเหล่านี้และกำจัดสิ่งรบกวนเหล่านี้ คุณต้องระบุสิ่งเหล่านั้นก่อน รายการของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

ความวุ่นวายของอีเมล
สายเรียกเข้า
ผู้เข้าชมที่ไม่ได้วางแผน
หิวหรือหิว
การแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดีย

หลังจากคุณมีรายการสิ่งรบกวนสมาธิแล้ว ให้ทบทวนและดูว่าสิ่งใดรบกวนคุณมากที่สุด คุณน่าจะพบว่ามีเพียงสองหรือสาม (20 เปอร์เซ็นต์) เท่านั้นที่เป็นปัญหา (80 เปอร์เซ็นต์) จากนั้นจึงรวมวิธีการขจัดสิ่งรบกวนเหล่านั้น นี่คือคำแนะนำบางส่วน:

บล็อกเวลาเฉพาะในการทำงานกับอีเมล
ให้สายที่ไม่เร่งด่วนไปที่วอยซ์เมล
ปิดประตูสำนักงานของคุณ
มีเครื่องดื่มและของว่างที่มีประโยชน์
อยู่ห่างจากโซเชียลมีเดียระหว่างทำงาน
ใช้แอพจับเวลา เพื่อกำหนดเวลาการทำงานและช่วงพักของคุณ

คุณได้ลองใช้กฎ 80/20 แล้วหรือยัง?

หลักการพาเรโตอาจนำความสำเร็จมาสู่อุตสาหกรรมและการใช้งานบางประเภท แต่จะได้ผลสำหรับคุณหรือไม่ หากคุณได้ลองใช้กฎ 80/20 สำเร็จแล้ว คุณจะใช้ต่อหรือไม่ ในทางกลับกัน ถ้าคุณให้แนวคิดนี้ได้ผลเชิงลบ คุณรู้หรือไม่ว่าเกิดอะไรขึ้น?

ยังคงดิ้นรน? ใช้ลักษณะการทำงานออนไลน์เหล่านี้เพื่อปรับปรุงวันของคุณ และดูซอฟต์แวร์ติดตามเวลาและตัวเลือกแอพ

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล คุณควรอัปเกรดเป็น Windows 11 ทันทีหรือไม่

Windows 11 กำลังจะมาในเร็วๆ นี้ แต่คุณควรอัปเดตโดยเร็วที่สุดหรือรอสองสามสัปดาห์ ลองหา

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

การปรับปรุงตนเอง
ผลผลิต
การจัดการเวลา
การจัดการงาน

เกี่ยวกับผู้เขียน โรงเขียนแซนดี้(ตีพิมพ์บทความ 452 บทความ)

ด้วยวิทยาศาสตรบัณฑิตด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ แซนดี้ทำงานเป็นเวลาหลายปีในอุตสาหกรรมไอทีในตำแหน่งผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการแผนก และหัวหน้าสำนักงานปลัดฯ จากนั้นเธอก็ตัดสินใจเดินตามความฝันและตอนนี้ก็เขียนเกี่ยวกับเทคโนโลยีเต็มเวลา

ตอบกลับข้อความอัตโนมัติขณะขับรถ

เพิ่มเติมจาก Sandy Writtenhouse

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก