Home-theater-designers
เราส่งและรับอีเมลทุกวัน แต่เราทำผิดพลาดที่น่าอับอายซึ่งเราไม่สามารถยกเลิกได้' ดังนั้น การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพซึ่งเก็บการกระทำของผู้อ่านของคุณในขณะที่คำนึงถึงความท้าทายของโลกของเราอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก
ด้วยเหตุนี้ เราจึงได้รวบรวมกฎสำคัญบางประการที่คุณต้องรู้เมื่อส่งอีเมลถึงผู้คน ปฏิบัติตามกฎง่ายๆ เหล่านี้เพื่อเขียนอีเมลได้ดีขึ้นอย่างง่ายดาย
1. พิจารณาคำทักทายและการลงชื่ออีกครั้ง
หวังว่าคุณจะมีสัปดาห์ที่ดี! เคยเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเริ่มต้นอีเมล ไม่อีกแล้ว! เมื่อพิจารณาว่าชีวิตมีความไม่แน่นอนเพียงใด อาจดูเหมือนประมาทและแยกตัวออกไปมากเกินไป
เช่นเดียวกับการลงชื่อออกจากระบบ เช่น Regards, Best Wishes หรือ Cheers—ซึ่งใช้ได้ผลดีเมื่อก่อนแต่อาจฟังดูถอนตัวจากความเป็นจริงในบางครั้ง
ทำไมไม่ทำให้มันเรียบง่ายและเป็นของแท้ล่ะ? ลงชื่อออกจากระบบเช่น Stay Safe, Take care หรือ Sincerely สำหรับการทักทาย หวังว่าทุกคนจะสบายดี หรือ หวังว่าคุณและคนที่คุณรักจะปลอดภัย อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี
2. รวมหัวเรื่องที่ชัดเจน
กฎอีเมลนี้เก่าพอๆ กับอีเมลเอง นั่นเป็นเพราะผู้คนมักตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลตามหัวเรื่องหรือไม่
เมื่องานทั้งหมดของเราออนไลน์อยู่ในขณะนี้ ความจำเป็นในการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญและละเลยสิ่งที่ไม่สำคัญเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้น หากคุณยังคงปล่อยหัวเรื่องว่างไว้ อีเมลของคุณจะถูกเพิกเฉย
หัวเรื่องในอุดมคติมีน้อยกว่า 10 คำ เลือกข้อกังวลของคุณและแจ้งว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร ข้อเสนอสำหรับโครงการการบิน กำหนดการประชุมใหม่ หรือคำถามสั้นๆ เกี่ยวกับการนำเสนอของคุณ เป็นตัวอย่างหัวเรื่องที่ดีที่คุณสามารถนำไปใช้ได้
3. ใช้ลายเซ็นมืออาชีพ
มีบล็อกลายเซ็นที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณใช้ตอบกลับอีเมลบนอุปกรณ์ส่วนตัวทั้งหมดของคุณ ควรมีชื่อของคุณ ตำแหน่งบริษัท และข้อมูลติดต่อของคุณ
สิ่งนี้ทำให้ผู้รับของคุณมีความคิดที่ดีว่าคุณเป็นใครและจะติดต่อคุณได้อย่างไรหากมีความจำเป็น เมื่อพูดถึงแบบอักษรและขนาดของลายเซ็นมืออาชีพของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหมือนกับส่วนที่เหลือของอีเมล
อีกด้วย, จบอีเมลอย่างมั่นใจ แต่อย่าใช้คำพูดหรือข้อมูลส่วนตัวมากเกินไป
4. แนะนำตัวเองหากคุณมาพบกันครั้งแรกแบบเสมือนจริง
เราเคยเจอสถานการณ์ที่ต้องส่งอีเมลถึงคนที่เราไม่ได้พบ การรับอีเมลจากคนแปลกหน้าอาจเป็นเรื่องแปลก และนั่นก็ทำให้มันเบา
ดังนั้น ใช้เวลาสักครู่เพื่อแนะนำตัวเองกับผู้รับอีเมล บริบทเป็นสิ่งสำคัญ และการแสดงครั้งแรกยังคงมีความสำคัญ เลยแอดไลน์ไปว่า สวัสดี! นี่คือเทรซี่จาก Multiseon Pvt. Ltd และฉันกำลังส่งอีเมลเพราะคุณแสดงความสนใจในการซื้อผลิตภัณฑ์อิเล็กทรอนิกส์ของเรา
หรือเมื่อคุณได้รับการแนะนำให้รู้จักกับใครบางคนทางอีเมล คุณสามารถวางสายว่าพวกเขาน่ารักแค่ไหนที่ได้เจอพวกเขาทางอิเล็กทรอนิกส์
5. เขียนอีเมลความเห็นอกเห็นใจ
เราไม่สามารถเน้นถึงความสำคัญของสิ่งนี้ได้ ชีวิตลำบาก. ที่สำคัญที่สุดคือมีความไม่แน่นอนอย่างมาก
พวกเขาพลาดกำหนดเวลาหรือไม่? พวกเขาไม่ได้เข้าร่วม Google Meet ตามกำหนดการนั้นใช่หรือไม่ ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลที่เข้มงวด ให้หยุดและคิดให้รอบคอบ เกิดอะไรขึ้นถ้ามีเหตุฉุกเฉินทางการแพทย์?
ดังนั้นจงมีความเห็นอกเห็นใจและถามว่าทุกอย่างเรียบร้อยดีกับพวกเขาหรือไม่ อีเมลเช่น เราคิดถึงคุณในการประชุมวันนี้ แค่เช็คอินก็เห็นทุกอย่างเรียบร้อย สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ยืนหยัดเหนือกาลเวลา
6. บีบอัด/ปรับขนาดและไฟล์แนบชื่อเมื่อทำได้
เราไม่ได้พูดถึงกฎของอีเมลนี้มากนักเพราะเมื่อส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่ เราจะถือว่าผู้รับของเรามีพื้นที่เพียงพอโดยอัตโนมัติ ไฟล์ขนาดใหญ่ใช้เวลาในการดาวน์โหลดนานขึ้นและอาจสร้างความรำคาญได้ในเวลาไม่นาน
ดังนั้นทำให้เป็นจุดที่จะบีบอัดหรือปรับขนาด หากคุณกำลังแชร์ไฟล์มากเกินไปในคราวเดียว เป็นการดีที่จะเพิ่มข้อความสุภาพที่ระบุว่าไฟล์แนบมีไว้เพื่ออะไร
นอกจากนี้ ให้ตั้งชื่อไฟล์แนบของคุณก่อนส่ง ส่ง CV ของคุณ? เปลี่ยนชื่อไฟล์เป็น Tracy_Mackenzie_CV และเริ่มต้นที่เท้าขวา
7. อย่าใช้อีเมลเป็นแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีอื่น
เหตุผลที่เราทุกคนชื่นชอบการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีก็คือ—เป็นข้อความโต้ตอบแบบทันที
แต่เมื่อคุณผสมทั้งสองอย่างเข้าด้วยกันและใช้อีเมลแทนการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที คุณอาจเสี่ยงที่จะสร้างความรำคาญและไม่เป็นมืออาชีพ
ดังนั้น คุณต้องรู้ว่าเมื่อใดควรส่งอีเมลและติดตามอีเมลอื่นเมื่อใด อย่าทำผิดพลาดในการส่งอีเมลติดตามผลมากเกินไปเพราะอาจทำงานจากที่บ้าน อย่าโทรหาใครสักคนเพื่อขอให้พวกเขาตรวจสอบอีเมลด้วย
หากเป็นเรื่องเร่งด่วน ให้ใช้โหมดการสื่อสารอื่น
8. ใช้อารมณ์ขันเพื่อรักษา แต่เท่าที่จำเป็น
ในขณะที่หลายคนใช้อารมณ์ขันเพื่อทำให้อารมณ์แจ่มใสขึ้นในช่วงเวลาที่ไม่ธรรมดาเหล่านี้ ปัญหาของการใช้อารมณ์ขันในอีเมลก็คือมันอาจส่งผลย้อนกลับได้
หากคุณต้องการใช้อารมณ์ขันในอีเมล ให้ทำก็ต่อเมื่อคุณรู้จักบุคคลนั้นดีเท่านั้น คุณคงไม่อยากทำตัวดูหมิ่นหรือหยาบคายถ้ามีคนอยู่ในสถานการณ์ที่ร้ายแรง นอกจากนี้ สิ่งที่ฟังดูตลกอาจไม่อ่านว่าตลก
Word to the wise: หากคุณมีข้อสงสัย ทางที่ดีควรละทิ้งมัน
ตั้งค่าการตอบกลับเมื่ออยู่นอกสำนักงานและปรับปรุงสมดุลชีวิตและการทำงานของคุณ
ในขณะที่ส่งอีเมลถึงผู้คนในทุกวันนี้ คุณควรคำนึงถึงชั่วโมงด้วย ด้วยไลฟ์สไตล์การทำงานจากที่บ้านกำลังได้รับความสนใจ ขอบเขตระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวของเราจึงไม่ชัดเจน การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานช่วยให้เข้าใจได้ง่ายเมื่อมีคนพร้อมสำหรับการประชุมหรือตอบกลับอีเมล
วิธีเช็คว่าใครเลิกติดตามคุณบน Instagram
ดูการตั้งค่าไคลเอนต์อีเมลของคุณและกำหนดค่าระบบตอบกลับอัตโนมัติเมื่อคุณไม่อยู่หรือไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน ตัวอย่างเช่น Gmail เรียกว่า Vacation Responder ในขณะที่ Microsoft Outlook ใช้การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
เราหวังว่ากฎทองเหล่านี้ในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพและนิสัยการใช้อีเมลที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและสร้างการตอบกลับที่เหมาะสม
แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล หลีกเลี่ยง 6 ข้อผิดพลาดเหล่านี้เพื่อการสื่อสารอีเมลและข้อความที่ดีขึ้นพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณโดยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เช่น ใช้อีโมจิมากเกินไปหรือพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง- ผลผลิต
- เคล็ดลับอีเมล
Gargi เป็นนักเขียน นักเล่าเรื่อง และนักวิจัย เธอเชี่ยวชาญในการเขียนเนื้อหาที่น่าสนใจบนอินเทอร์เน็ตทั้งหมดสำหรับลูกค้าในประเทศและอุตสาหกรรมต่างๆ เธอเป็นบัณฑิตวรรณกรรมที่มีอนุปริญญาด้านการแก้ไขและการจัดพิมพ์ นอกงาน เธอเป็นเจ้าภาพจัดรายการ TEDx และเทศกาลวรรณกรรม ในโลกอุดมคติ เธออยู่ห่างจากภูเขาเพียงไม่กี่นาที
เพิ่มเติมจาก Gargi Ghosalสมัครรับจดหมายข่าวของเรา
เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!
คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก