วิธีตั้งค่าตัวกรองอีเมลใน Gmail, Yahoo Mail และ Outlook

วิธีตั้งค่าตัวกรองอีเมลใน Gmail, Yahoo Mail และ Outlook

การตั้งค่าตัวกรองอีเมลหรือการจัดการสนทนาลงในโฟลเดอร์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งค่าตัวกรองเพื่อแยกจดหมายข่าวออกจากข้อความที่สำคัญกว่า นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทิ้งหรือทำเครื่องหมายอีเมลบางฉบับว่าเป็นสแปมโดยอัตโนมัติ





เราจะแสดงวิธีตั้งค่าตัวกรองอีเมลเพื่อจัดเรียงอีเมลของคุณใน Gmail, Yahoo Mail และ Outlook โดยอัตโนมัติ



วิธีกรองอีเมลใน Gmail

เมื่อคุณเริ่มแก้ไขตัวกรอง Gmail คุณอาจสังเกตเห็นว่า Gmail ไม่ได้ใช้ 'โฟลเดอร์' จริง Gmail เรียกสิ่งเหล่านี้ว่า ป้าย แต่นอกจากชื่อที่ต่างกันแล้ว ยังใช้งานได้เหมือนกันอีกด้วย





ในการเริ่มต้นสร้างตัวกรอง Gmail ให้เปิด กล่องจดหมาย Gmail และคลิกไอคอนลูกศรเล็กๆ ทางด้านขวาของแถบค้นหาที่ด้านบน ซึ่งจะเปิดช่องค้นหาขั้นสูงขึ้น เพื่อให้คุณระบุแอตทริบิวต์สำหรับตัวกรองได้

นี่คือวิธีการทำงาน:



  • ป้อนที่อยู่อีเมลใน จาก เพื่อใช้ตัวกรองกับข้อความจากที่อยู่นั้น
    • NS * อักขระเป็นไวด์การ์ด ดังนั้นคุณสามารถป้อน *@domain.com เพื่อกรองข้อความทั้งหมดจากโดเมนเฉพาะ
  • NS ถึง สนาม เข้ากันได้ดีกับนามแฝง Gmail . ทุกที่ที่คุณป้อนที่อยู่อีเมลของคุณ คุณสามารถเพิ่ม a เพิ่มเติม (+) หลังจากนั้นเพื่อสร้างที่อยู่สำรองแบบไม่จำกัดที่ส่งตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณ
    • ตัวอย่างเช่น หากคุณสมัคร LinkedIn ด้วย จอห์น+LinkedIn@gmail.com และไม่ต้องการข้อความจาก LinkedIn ในกล่องขาเข้าของคุณ คุณสามารถกรองข้อความที่ส่งไปยังที่อยู่นั้นได้
  • NS เรื่อง ฟิลด์ช่วยให้คุณสามารถกรองข้อความใด ๆ ที่มีคำบางคำในเรื่อง
  • มีคำว่า และ ไม่มี ให้คุณสแกนอีเมลเพื่อหาคำที่ต้องการได้ คุณสามารถใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาของ Gmail ที่นี่ เช่น AND หรือ OR เพื่อค้นหาคำหลายคำ
    • ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการสร้างตัวกรองสำหรับข้อความทั้งหมดที่มีคำว่า ยกเลิกการสมัคร แต่ไม่ต้องการรวมอีเมลของธนาคารของคุณ คุณสามารถป้อน ยกเลิกการสมัคร ใน มีคำว่า สนามแล้ว ธนาคารแห่งอเมริกา ใน ไม่มี เพื่อแยกผลลัพธ์ที่มีคำเหล่านี้
  • ชอบ ระบุ ขนาด ว่าข้อความจะมากหรือน้อยกว่านั้น
  • ใช้ วันที่ภายใน เพื่อกรองตามข้อความที่ได้รับใกล้ถึงวันที่กำหนด
  • หากคุณต้องการค้นหาเฉพาะอีเมลที่มีไฟล์แนบ ให้ทำเครื่องหมายที่ มีเอกสารแนบ กล่อง. และถ้าคุณแชทกับแฮงเอาท์ใน Gmail บ่อย คุณอาจต้องตรวจสอบ ไม่รวมแชท เพื่อลดเสียงรบกวนจากสิ่งเหล่านั้น
  • สุดท้ายปล่อยให้ ค้นหา กล่องบน จดหมายทั้งหมด เว้นแต่คุณต้องการกรองจากป้ายกำกับที่มีอยู่เท่านั้น

เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกที่ สร้างตัวกรอง ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าฟิลเตอร์นั้นถูกต้อง คลิก ค้นหา ก่อนเพื่อแสดงอีเมลที่ตรงกัน

การปรับแต่งการทำงานของตัวกรอง

ถัดไป คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับอีเมลที่กระทบกับตัวกรองนี้



หากคุณกำลังพยายามรักษากล่องจดหมายที่สะอาด ให้เลือก ข้ามกล่องจดหมาย (เก็บถาวร) เป็นก้าวแรกที่ดี เมื่อจับคู่กับสิ่งนี้ คุณสามารถเพิ่มดาว ติดป้ายกำกับ เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องทำอย่างไรกับข้อความนั้นในภายหลัง หรือทำเครื่องหมายว่าสำคัญ

มีตัวเลือกเพิ่มเติมที่นี่ ซึ่งอาจมีประโยชน์ขึ้นอยู่กับตัวกรองที่คุณกำลังตั้งค่า อย่าส่งไปที่สแปม จะมีประโยชน์หาก Gmail กำลังส่งข้อความที่ถูกต้องอยู่ที่นั่น



wii u เข้ากันได้กับ gamecube หรือไม่?

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ตรวจสอบ ใช้ตัวกรองกับการสนทนาที่ตรงกัน X ด้วย หากคุณต้องการให้ตัวกรองนี้มีผลกับอีเมลที่มีอยู่และข้อความในอนาคต คลิก สร้างตัวกรอง จะเสร็จสิ้นกระบวนการ

คุณสามารถตรวจสอบหรือแก้ไขตัวกรองที่มีอยู่ได้ตลอดเวลา คลิก การตั้งค่า ไอคอนรูปเฟืองที่ด้านบนขวา ตามด้วย ดูการตั้งค่าทั้งหมด . เลือก ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก ที่ด้านบนเพื่อดูทั้งหมดและลบหรือทำการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น Gmail ยังมีคุณลักษณะการส่งออก ดังนั้นคุณจึงสามารถใส่ตัวกรองในไฟล์เพื่อแชร์ได้

มีปัญหาในการคิดไอเดียตัวกรองที่ดีหรือไม่? Gmail ช่วยได้

ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากข้อความในกล่องจดหมายของคุณ จากนั้นไปที่ เมนูสามจุด > กรองข้อความแบบนี้ . การดำเนินการนี้จะเปิดหน้าต่างตัวกรองเหมือนเมื่อก่อน แต่มีบางช่องที่กรอกไว้ล่วงหน้าตามข้อความที่คุณเลือก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูปัญหาอีเมลที่น่ารำคาญซึ่งคุณสามารถแก้ไขได้ด้วยตัวกรอง

วิธีตั้งค่าตัวกรอง Yahoo Mail

ในการตั้งค่าตัวกรองใน Yahoo Mail ให้เปิด กล่องจดหมายอีเมล Yahoo จากนั้นคลิกไอคอนรูปเฟืองที่ด้านบนขวาและเลือก การตั้งค่าเพิ่มเติม . เลือก ตัวกรอง ทางด้านซ้าย จากนั้นเลือก เพิ่มตัวกรองใหม่ เพื่อเริ่มต้นอย่างใดอย่างหนึ่ง

Yahoo ไม่มีฟังก์ชันการกรองมากเท่ากับ Gmail มีสี่ฟิลด์ในการปรับแต่ง: จาก , ถึง/CC , เรื่อง , และ ร่างกาย . คุณสามารถตั้งชื่อตัวกรอง ซึ่งช่วยให้คุณตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วบนหน้าหลัก ตัวกรอง โดยไม่ต้องตรวจสอบรายละเอียด

หมวดหมู่อธิบายตนเองได้ สำหรับแต่ละรายการ คุณสามารถเลือกกรองอีเมลที่ ประกอบด้วย , ไม่มี , เริ่มต้นด้วย , หรือ ลงท้ายด้วย คำที่เลือก คุณยังมีความสามารถในการจับคู่เคส ซึ่งอาจเป็นประโยชน์หากคุณต้องการกรองตัวย่อทั้งหมด

เมื่อคุณเสร็จสิ้นเกณฑ์การกรองตามที่ต้องการแล้ว คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์ที่จะย้ายข้อความที่ตรงกันไปไว้ได้

โปรดทราบว่ามีการใช้ตัวกรองในลำดับบนลงล่าง ดังนั้น เมื่อตรวจสอบรายการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวกรองที่สำคัญที่สุดอยู่ที่ด้านบนสุด ซึ่งจะมีความสำคัญหากข้อความอยู่ภายใต้ตัวกรองหลายตัว คุณยังสามารถแก้ไขหรือลบตัวกรองที่มีอยู่ออกจากหน้านี้ได้

นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องรู้สำหรับการกรอง Yahoo สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติม โปรดดูที่ วิธีทำให้บัญชี Yahoo ของคุณปลอดภัย .

วิธีกรองอีเมลใน Outlook

ถ้าคุณใช้ Outlook.com สำหรับอีเมลของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีการกรองข้อความ

เปิดของคุณ กล่องจดหมาย Outlook และคลิก เกียร์ ไอคอนที่ด้านบนขวา ตามด้วย การตั้งค่า Outlook ทั้งหมด ที่ด้านล่างของรายการนี้ มั่นใจ จดหมาย ถูกเลือกบนแท็บด้านซ้าย จากนั้นเลือก กฎ ในรายการถัดไป สุดท้ายคลิก เพิ่มกฎใหม่ เพื่อสร้างตัวกรองใหม่

คุณจะต้องตั้งชื่อตัวกรอง ถัดไป เปิดกล่องภายใต้ เพิ่มเงื่อนไข เพื่อดูตัวเลือกที่มี

มีหลายอย่างซึ่ง Outlook แบ่งออกเป็นกลุ่ม ตัวอย่างเช่น หมวดหมู่หนึ่งคือ ชื่อของฉันคือ ที่คุณสามารถเลือกได้ ฉันอยู่บนสาย To , ฉันอยู่ในสาย CC , ฉันไม่ได้อยู่บนสาย To และคล้ายคลึงกัน หากต้องการมากกว่าหนึ่งคลิก เพิ่มอีกเงื่อนไข ด้านล่างกล่องแรก

มีมากเกินไปสำหรับรายการที่ละเอียดถี่ถ้วนที่นี่ แต่บางส่วนที่เป็นประโยชน์มากที่สุด ได้แก่ :

  • ฉันชื่อ > ฉันไม่ได้อยู่ในสาย To จับอีเมลที่คุณถูก CC หรือส่งอีเมลจำนวนมาก
  • ทำเครื่องหมายด้วย > ความสำคัญ หรือ ความไว เพื่อดักจับข้อความโดยใช้ระดับความอ่อนไหวหรือระดับความสำคัญเฉพาะสำหรับ Outlook
  • ได้รับ > ก่อน หรือ หลังจาก เพื่อกรองข้อความตามวันที่

เมื่อคุณกำหนดเงื่อนไขแล้ว คุณจะต้องระบุอย่างน้อยหนึ่งรายการภายใต้ เพิ่มการกระทำ . คุณสามารถเลือกที่จะย้ายหรือคัดลอกข้อความไปยังโฟลเดอร์หรือลบข้อความนั้นได้ ทางเลือกที่ดีคือการตรึงข้อความ ซึ่งจะเก็บไว้ที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายของคุณเพื่อตรวจสอบ การทำเครื่องหมายข้อความที่มีความสำคัญบางอย่างหรือส่งต่อไปยังที่อยู่อื่นเป็นการดำเนินการที่มีประโยชน์อื่นๆ

นอกจากนี้ Outlook ยังให้คุณเพิ่มข้อยกเว้นโดยใช้เงื่อนไขใดๆ ก่อนหน้านี้ได้ ดังนั้น คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองที่แยกข้อความจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง หรือข้อความที่ทำเครื่องหมายว่าสำคัญได้

ตรวจสอบ หยุดประมวลผลกฎเพิ่มเติม ถ้าคุณไม่ต้องการให้ข้อความที่เรียกใช้ผ่านตัวกรองนี้ได้รับผลกระทบจากผู้อื่น ตัวอย่างเช่น ถ้าตัวกรองหนึ่งตรึงข้อความสำคัญทั้งหมด และตัวกรองที่สองลบข้อความทั้งหมดที่มีไฟล์แนบ คุณจะต้องกาเครื่องหมายในช่องนี้เพื่อไม่ให้ Outlook ลบข้อความสำคัญที่มีไฟล์แนบ

นั่นคือทั้งหมดที่ใช้เพื่อสร้างตัวกรอง Outlook ทำซ้ำด้านบนหากต้องการเพิ่มเติม

ตัวกรองอีเมลทำได้ง่าย

ตัวกรองอีเมลเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่คุณสามารถใช้เพื่อลดจำนวนข้อความในกล่องจดหมายเข้าของคุณ เรามั่นใจว่าคุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์อีเมลของคุณ โดยเฉพาะใน Gmail และ Outlook ซึ่งมีตัวเลือกเพิ่มเติม

สำหรับความช่วยเหลือเพิ่มเติม โปรดดูวิธีเพิ่มเติมในการจัดระเบียบและจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณ นอกจากนี้ สำหรับเคล็ดลับอีเมลเพิ่มเติม ต่อไปนี้คือวิธีใช้ที่อยู่อีเมลตอบกลับที่กำหนดเอง

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล วิธีทำความสะอาดพีซี Windows ของคุณโดยใช้พรอมต์คำสั่ง

หากพีซี Windows ของคุณมีพื้นที่เก็บข้อมูลเหลือน้อย ให้ล้างขยะโดยใช้ยูทิลิตี้ Command Prompt ที่รวดเร็วเหล่านี้

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • อินเทอร์เน็ต
  • ผลผลิต
  • Gmail
  • เคล็ดลับอีเมล
  • Yahoo Mail
  • Microsoft Outlook
  • Hotmail
  • แอพอีเมล
เกี่ยวกับผู้เขียน Ben Stegner(เผยแพร่บทความ 1735 บทความ)

เบ็นเป็นรองบรรณาธิการและผู้จัดการการเริ่มต้นใช้งานที่ MakeUseOf เขาลาออกจากงานไอทีเพื่อเขียนงานเต็มเวลาในปี 2559 และไม่เคยหันหลังกลับ เขาสอนเกี่ยวกับเทคโนโลยี คำแนะนำวิดีโอเกม และอื่นๆ ในฐานะนักเขียนมืออาชีพมากว่าเจ็ดปี

เพิ่มเติมจาก Ben Stegner

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก