วิธีลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel

บางครั้งสเปรดชีต Excel ของคุณอาจหายไปจากคุณ และคุณอาจพบว่าสเปรดชีตจำเป็นต้องทำความสะอาดให้ดี ปัญหาที่พบบ่อยโดยเฉพาะคือการพบข้อมูลที่ซ้ำกันในหลายเซลล์หรือหลายแถว ต่อไปนี้เป็นวิธีง่ายๆ ในการค้นหาและลบข้อมูลที่ซ้ำกันใน Excel เพื่อช่วยแก้ไข

วิธีค้นหาค่าที่ซ้ำกันใน Excel

แนวทางปฏิบัติที่ดีในการค้นหาและเน้นค่าที่ซ้ำกันใน Excel ก่อนที่คุณจะลบออก การลบค่าจะเป็นการนำออกจากสเปรดชีต Excel อย่างถาวร ดังนั้นการไฮไลต์ก่อนจึงเปิดโอกาสให้คุณตรวจทานค่าที่ซ้ำกัน และทำให้แน่ใจว่าคุณไม่ต้องการค่าดังกล่าว

ในตัวอย่างของเรา เราจะใช้สเปรดชีตต่อไปนี้:

ผู้ใช้สมมติของเรากำลังติดตามปากกาหมึกซึมทั้งหมดที่เธอหมึก สเปรดชีตประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับปากกาและสีของหมึกที่อยู่ในปากกา แต่เธอสงสัยว่าเธอบังเอิญเข้าไปในปากกาของเธอมากกว่าหนึ่งครั้ง

วิธีที่ง่ายที่สุดในการระบุค่าที่ซ้ำกันคือการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข หากต้องการเน้นค่าที่ซ้ำกันโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการตรวจสอบรายการที่ซ้ำกัน
ภายใต้ บ้าน แท็บ คลิกที่ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ใน สไตล์ กลุ่ม.
เลือก เน้นกฎของเซลล์ > ค่าที่ซ้ำกัน .
กล่องป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นและให้คุณเลือกรูปแบบสไตล์สำหรับเซลล์ที่ซ้ำกัน
เสร็จแล้วคลิก ตกลง .

วิธีนี้จะเน้นย้ำข้อมูลที่ซ้ำกันในแต่ละคอลัมน์หรือแถว ดังที่คุณเห็นด้านล่าง บริษัท รุ่น หรือสีหมึกใด ๆ ที่ระบุไว้มากกว่าหนึ่งครั้งจะปรากฏขึ้น

สำหรับตัวอย่างนี้ เราต้องดูที่คอลัมน์ Model เพื่อค้นหาปากกาที่ซ้ำกัน เรามีปากกานักเรียนสองอัน 41 และปากกา Preppy 41s มีหมึกต่างกัน ดังนั้นจึงน่าจะเป็นปากกาที่แตกต่างกัน แต่ปากกานักเรียนและปากกา Preppy อาจซ้ำกันได้

อย่างที่คุณเห็น วิธีนี้ไม่เหมาะ

ค้นหาทุกเซลล์ที่ซ้ำกัน แต่ในกรณีนี้ เราสนใจเฉพาะการค้นหาแถวที่ซ้ำกันเท่านั้น คุณสามารถมีปากกาหลายด้ามจากบริษัทเดียวกันด้วยหมึกเดียวกัน แต่คุณมีโอกาสน้อยที่จะมีปากกามากกว่าหนึ่งด้ามของบริษัท รุ่นเดียวกัน และสีหมึกเดียวกัน

ที่เกี่ยวข้อง: จัดรูปแบบข้อมูลในสเปรดชีต Excel โดยอัตโนมัติด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

วิธีเน้นแถวที่ซ้ำกันใน Excel ด้วยสูตรที่กำหนดเอง

Excel ช่วยให้คุณสร้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแบบกำหนดเองด้วยสูตร เราสามารถใช้วิธีนี้เพื่อระบุแถวที่ซ้ำกัน การเลือกตัวเลือกนี้คล้ายกับที่เราเลือกค่าที่ซ้ำกันด้านบน ยกเว้นแทนที่จะเลือก เน้นกฎของเซลล์ , เลือก กฎใหม่ แทนที่.

เพื่อเปิดเมนูป๊อปอัป ตั้งค่า สไตล์ ถึง คลาสสิค จากนั้นเปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดไปแล้วเลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ .

สูตรที่เราต้องการป้อนคือ:

COUNTIFS($A:$A,$A2,$B:$B,$B2,$C:$C,$C2)>1

มาดูสูตรนี้กันดีกว่า

สูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขต้องส่งคืนคำตอบที่เป็นจริงหรือเท็จ ถ้าคำตอบเป็นจริง การจัดรูปแบบจะถูกนำไปใช้ สมการนี้เป็นจริงเมื่อนับมากกว่าหนึ่งแถวที่มีข้อมูลเดียวกัน

ในการตรวจสอบแถวเพื่อหารายการที่ซ้ำกัน ก่อนอื่นสูตรจะเลือกคอลัมน์ ($A:$A) เราใช้ตำแหน่งที่แน่นอนเพราะเราต้องการให้ทุกคนใช้ช่วงของเซลล์เดียวกันเมื่อประเมินแถวสำหรับรายการที่ซ้ำกัน

ตัวแปรถัดไปคือเป้าหมายที่เรากำลังตรวจสอบค่าที่ซ้ำกัน ($A2) คราวนี้ ตำแหน่งที่แน่นอนจะใช้สำหรับคอลัมน์ แต่ไม่ใช่แถว ซึ่งช่วยให้สูตรของเราตรวจสอบแต่ละแถวแบบค่อยเป็นค่อยไป

เราทำซ้ำสำหรับแต่ละคอลัมน์ในแถว

เมื่อคุณป้อนสูตรแล้ว อย่าลืมเลือกรูปแบบการจัดรูปแบบ ค่าเริ่มต้นคือไม่มีสไตล์ ดังนั้น แม้ว่าคุณจะทำทุกอย่างถูกต้อง หากคุณลืมขั้นตอนนั้น คุณจะไม่เห็นผลลัพธ์

ต่อมาตารางของเรามีลักษณะดังนี้:

วิธีนี้เน้นเฉพาะแถวทั้งหมดที่ซ้ำกัน เมื่อคุณพบรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดในสเปรดชีต Excel ของคุณแล้ว คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจำเป็นต้องนำออกหรือไม่

วิธีลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel

การลบรายการที่ซ้ำกันทำได้ง่ายใน Excel ภายใต้ ข้อมูล แท็บใน เครื่องมือข้อมูล กลุ่มคุณจะพบตัวเลือกในการ ลบรายการซ้ำ . เครื่องมือนี้มีประโยชน์มากเพราะช่วยให้คุณเลือกคอลัมน์ที่ต้องการตรวจสอบได้

หากต้องการใช้เครื่องมือนี้ ให้เลือกข้อมูลของคุณแล้วคลิก ลบรายการซ้ำ .

เมื่อคุณดำเนินการดังกล่าว ป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณเลือกคอลัมน์ที่จะตรวจหารายการซ้ำได้ ถ้าคุณ เลือกทั้งหมด คอลัมน์ จะลบเฉพาะแถวที่ซ้ำกัน

อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องเลือกคอลัมน์ทั้งหมด ตัวอย่างเช่น ถ้าฉันต้องการทราบว่าหมึกใดอยู่ในปากกา คุณสามารถเลือก สีหมึก และลบสีที่ซ้ำกัน การทำเช่นนี้จะทำให้ปากกาด้ามแรกที่ใช้สีใหม่และลบรายการใดๆ ที่ตามมา

การใช้เครื่องมือ Remove Duplicates ของ Excel จะลบรายการที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีลบแถวว่างใน Excel อย่างง่าย

หากคุณต้องการลบรายการที่ซ้ำกันชั่วคราวแต่ไม่ต้องการลบออก คุณอาจต้องกรองข้อมูลของคุณแทน

วิธีกรองรายการที่ซ้ำกันใน Excel

ตัวกรองช่วยให้คุณกำหนดจำนวนข้อมูลที่แสดง โดยไม่ต้องลบค่าใดๆ ออกไป คุณสามารถค้นหาตัวเลือกตัวกรองภายใต้ ข้อมูล แท็บใน จัดเรียงและกรอง กลุ่ม.

มีหลายวิธีในการกรองข้อมูลใน Excel ตัวอย่างด้านล่างแสดงเฉพาะวิธีการกรองค่าที่ซ้ำกัน:

การดาวน์โหลดวิดีโอ youtube ผิดกฎหมายหรือไม่?

เลือกข้อมูลที่คุณต้องการกรอง
คลิก ขั้นสูง ใน จัดเรียงและกรอง กลุ่ม.
ในป๊อปอัป ให้เปิดใช้งานตัวเลือกเพื่อแสดง บันทึกที่ไม่ซ้ำเท่านั้น .
คลิก ตกลง .

การกรองข้อมูลนี้ทำให้ Excel ซ่อนแถวที่ซ้ำกัน ในตัวอย่างของเรา ปากกา Student และ Preppy ที่ซ้ำกันจึงถูกซ่อนไว้

แต่ข้อมูลที่ซ้ำกันไม่ได้หายไป มันแค่ซ่อนไม่ให้เห็น นี่คือเหตุผลที่ตารางของเรายังคงจัดรูปแบบตามกฎที่เราสร้างไว้ก่อนหน้านี้ แม้จะไม่มีปากกาที่ซ้ำกันปรากฏขึ้น

อันที่จริง หากคุณดูตามหมายเลขแถว คุณจะเห็นว่าทั้งสองแถวซ่อนอยู่ที่ใด แถวกระโดดจากเจ็ดเป็นเก้าและกระโดดอีกครั้งระหว่าง 12 ถึง 14 ข้อมูลไม่ได้หายไปมันแค่มองไม่เห็น

ทบทวนวิธีการลบรายการที่ซ้ำกัน

ขั้นตอนแรกในการล้างข้อมูลของคุณคือการระบุข้อมูลที่ซ้ำกัน การลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel จะเป็นการลบข้อมูลอย่างถาวร การเน้นสีจะทำให้คุณมีโอกาสประเมินรายการที่ซ้ำกันก่อน และหากคุณสนใจแถวที่ซ้ำกัน คุณต้องใช้สูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อค้นหาแถวเหล่านั้น

และสุดท้าย หากคุณไม่ต้องการลบข้อมูลที่ซ้ำกัน ให้ลองใช้ตัวกรองแทน สิ่งนี้จะซ่อนไม่ให้มองเห็นโดยไม่ต้องลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกจาก Excel

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล วิธีเน้นทุกแถวใน Excel

ทำให้ตาราง Excel ของคุณอ่านง่ายขึ้นโดยเน้นแถวอื่นๆ ด้วยสีต่างๆ ด้วยเทคนิคเหล่านี้

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ผลผลิต
สเปรดชีต
Microsoft Excel
การวิเคราะห์ข้อมูล

เกี่ยวกับผู้เขียน เจนนิเฟอร์ ซีตัน(21 บทความที่ตีพิมพ์)

J. Seaton เป็นนักเขียนวิทยาศาสตร์ที่เชี่ยวชาญในการแบ่งหัวข้อที่ซับซ้อน เธอสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาเอกจากมหาวิทยาลัยซัสแคตเชวัน งานวิจัยของเธอมุ่งเน้นไปที่การใช้การเรียนรู้จากเกมเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของนักเรียนทางออนไลน์ เมื่อเธอไม่ได้ทำงาน คุณจะพบเธอด้วยการอ่านหนังสือ เล่นวิดีโอเกม หรือทำสวน

เพิ่มเติมจาก Jennifer Seaton

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก