วิธีจัดระเบียบ Google Drive อย่างมืออาชีพ: 9 เคล็ดลับสำคัญ

Google ไดรฟ์เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยม เมื่อคุณเริ่มใช้งานเป็นจำนวนมาก การจัดระเบียบทุกอย่างกลายเป็นเรื่องยาก

โชคดีที่ Google ไดรฟ์มีหลายวิธีในการทำให้ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น นี่คือคำแนะนำในการจัดระเบียบ Google Drive เพื่อลดเวลาในการค้นหาข้อมูล

1. การตั้งค่าพื้นฐาน Google Drive และการเพิ่มไฟล์

เช่นเดียวกับโปรแกรมสำรวจไฟล์มาตรฐาน Google ไดรฟ์ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบไฟล์โดยใช้โฟลเดอร์ ซึ่งสะดวกมากหากคุณกำลังทำงานในโครงการที่แตกต่างกัน สิ่งที่ทำให้สิ่งนี้ซับซ้อนเล็กน้อยคือไฟล์ของคุณสามารถมาจากแหล่งที่แตกต่างกันสองแหล่ง

คุณจะเห็นรายการเหล่านี้อยู่ในแถบด้านข้างบน เว็บแอป Google ไดรฟ์ . ไดรฟ์ของฉัน เก็บไฟล์ที่คุณบันทึกไว้ในไดรฟ์ในขณะที่ แบ่งปันกับฉัน สะสม เนื้อหาที่ผู้อื่นเชิญให้คุณเข้าถึงบนไดรฟ์ . ซึ่งอาจรวมถึงโฟลเดอร์การทำงานร่วมกันในทีม โฟลเดอร์ในไดรฟ์สาธารณะที่ใช้สำหรับการแจกจ่าย และอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน

คุณจะเห็น คอมพิวเตอร์ ที่นี่ ถ้าคุณใช้คุณลักษณะการสำรองข้อมูลของ Google ไดรฟ์ แต่นั่นเป็นฟังก์ชันแยกต่างหาก ดังนั้นจึงไม่สามารถใช้งานได้จริงในตอนนี้

ไฟล์ที่คุณต้องการค้นหาอาจอยู่ภายใต้หมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่ง ซึ่งทำให้ค้นหาได้ยากผ่านการเรียกดู เพื่อลดความซับซ้อน คุณสามารถเพิ่มทางลัดไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์ไปยังไดรฟ์ของคุณเอง ทำได้โดยคลิกและลากไฟล์ไปที่ ไดรฟ์ของฉัน บนแถบด้านข้าง หรือคลิกขวาแล้วเลือก เพิ่มทางลัดไปยังไดรฟ์ . คุณสามารถวางทางลัดได้ทุกที่ที่ต้องการในไดรฟ์ของคุณเอง

ไฟล์จะอยู่ในตำแหน่งเดิม แต่ทางลัดในไดรฟ์ช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์ได้อย่างง่ายดายจากลำดับชั้นของคุณเอง นี้ช่วยให้คุณไม่ต้องลุยผ่านข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน

2. เรียงตามวันที่และปัจจัยอื่นๆ

นี่เป็นเคล็ดลับพื้นฐาน แต่ต้องมีการอธิบายเพราะอาจไม่ชัดเจนในทันทีว่าจะหาได้จากที่ใด คุณจะพบตัวเลือกในการเปลี่ยนการจัดเรียงไฟล์ที่ด้านบนขวาของมุมมองไฟล์ปัจจุบัน ปรากฏเป็นวิธีการจัดเรียงปัจจุบัน เช่น ชื่อ .

คลิกข้อความนี้เพื่อตั้งค่าวิธีการจัดเรียงแบบอื่น เช่น แก้ไขล่าสุด หรือ เปิดล่าสุดโดยฉัน . ใช้ลูกศรเพื่อเปลี่ยนระหว่างการเรียงลำดับจากน้อยไปมากและจากมากไปหาน้อยเช่นกัน

แม้ว่าจะเรียบง่าย แต่ก็เป็นวิธีที่สะดวกในการทำความเข้าใจโฟลเดอร์ที่มีไฟล์นับร้อยได้อย่างรวดเร็ว

3. เลือกไฟล์ได้เร็วขึ้น

เช่นเดียวกับโปรแกรมสำรวจไฟล์อื่นๆ Google ไดรฟ์ให้คุณใช้ กะ และ Ctrl ร่วมกับการคลิก รวมถึงการคลิกแล้วลาก เพื่อเลือกหลายไฟล์

ถือ Ctrl และคลิกหลายไฟล์เพื่อเลือกทั้งหมด หากต้องการเลือกไฟล์ที่อยู่ในแถว ให้คลิกไฟล์แรก จากนั้นคลิกไฟล์สุดท้ายในขณะที่กดค้างไว้ กะ . การคลิกและลากเป็นทางเลือกที่ง่ายหากคุณต้องการ

โปรดทราบว่าคุณสามารถเปลี่ยนมุมมองไฟล์ได้โดยใช้ปุ่มที่ด้านบนขวา ซึ่งปรากฏเหนือตัวเลือกการจัดเรียงและถัดจาก ข้อมูล ไอคอน. ใช้เพื่อเปลี่ยนระหว่างมุมมองรายการและมุมมองกริด ซึ่งช่วยให้เลือกกลุ่มไฟล์ได้ง่ายขึ้น

4. ใช้เครื่องมือค้นหาขั้นสูง

การค้นหาไฟล์โดยใช้แถบค้นหาที่ด้านบนของหน้าจอเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาสิ่งที่คุณทำหาย การใช้เครื่องมือขั้นสูงที่อยู่ห่างออกไปเพียงไม่กี่คลิกทำให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เมื่อคุณคลิกที่แถบค้นหา คุณสามารถเลือกประเภทไฟล์ได้ เช่น PDFs หรือ สเปรดชีต เพื่อแสดงเฉพาะไฟล์ประเภทนั้น

คุณจะสังเกตเห็นว่าเมื่อคุณคลิกรายการใดรายการหนึ่ง ประเภท:การนำเสนอ หรือสิ่งที่คล้ายกันจะปรากฏในแถบค้นหา หากต้องการเจาะจงมากขึ้น ให้ลองป้อนข้อความค้นหาข้างประเภทนั้น วิธีนี้ทำให้ง่ายต่อการจำกัดการค้นหาของคุณให้แคบลงหากคุณรู้ว่าต้องการเนื้อหาประเภทใด

นอกจากนี้ คุณสามารถคลิก เครื่องมือค้นหาเพิ่มเติม ที่ด้านล่างของเมนูการเลือกประเภทไฟล์ (หรือลูกศรเล็กๆ ทางด้านขวาของช่องค้นหา) เพื่อดูตัวเลือกการค้นหาขั้นสูง ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้คุณเจาะลึกตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น วันที่แก้ไข เจ้าของ และบุคคลที่แชร์ข้อมูลด้วย

หากคุณเก็บไฟล์ไว้มากมายในไดรฟ์และจำไม่ได้ว่าส่วนใหญ่เก็บไว้ที่ไหน การค้นหาจะกลายเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ

5. ใช้สีและดาวเพื่อสร้างหมวดหมู่

แม้ว่าคุณสามารถสร้างลำดับชั้นลึกของโฟลเดอร์ได้ แต่บางครั้งการใช้ระบบที่มองเห็นได้ง่ายกว่าในบางครั้ง โดยคลิกขวาที่โฟลเดอร์ คุณสามารถเลือก เปลี่ยนสี และทำให้ระบุตัวตนได้ง่ายขึ้นในพริบตา

แทนที่จะเป็นสีเทาแบบมาตรฐาน (และน่าเบื่อ) สำหรับทุกสิ่ง โฟลเดอร์สีสดใสจะมองเห็นได้ง่ายกว่ามากท่ามกลางโฟลเดอร์อื่นๆ ในไดรฟ์ของคุณ ลองใช้สีเฉพาะกับโฟลเดอร์ที่สำคัญที่สุดของคุณ หรือใช้ชุดสีสำหรับเนื้อหาประเภทเดียวกัน

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถติดดาวรายการโดยเลือก ติดดาว ในเมนูคลิกขวา หากต้องการดูทุกไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณติดดาวไว้ ให้คลิก ติดดาว ในเมนูด้านซ้าย จองดาวไว้สำหรับข้อมูลที่สำคัญที่สุดของคุณ แล้วคุณจะรู้ว่าต้องค้นหาที่ไหน

6. ดูตัวอย่างเอกสารเพื่อสแกนได้อย่างรวดเร็ว

ต้องการเตือนความจำสั้นๆ ว่ามีอะไรอยู่ในไฟล์ เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่ามีไฟล์ที่ถูกต้อง นี่คือจุดที่ปุ่มแสดงตัวอย่างมีประโยชน์ เลือกไฟล์ จากนั้นคลิกปุ่ม ดวงตา ไอคอนที่ด้านบนขวาในแถบเครื่องมือที่ปรากฏขึ้น การดำเนินการนี้จะสร้างการแสดงตัวอย่างอย่างรวดเร็วเพื่อให้คุณสามารถดูไฟล์ได้โดยไม่ต้องเปิดไฟล์จนสุด

สิ่งที่ดีที่สุดที่จะทำกับราสเบอร์รี่ pi

อาจใช้เวลาในการโหลดไม่กี่วินาที แต่ยังเร็วกว่าการเปิดไฟล์ทั้งหมด หากคุณสามารถแก้ไขไฟล์ที่คุณได้แสดงตัวอย่าง (เช่น เอกสารหรือสเปรดชีตของ Google Docs) คุณจะเห็น เปิดด้วย [แอพ] ลิงค์ที่ด้านบน

7. ตรวจสอบการแก้ไขและแก้ไขประวัติจากไดรฟ์ของฉัน

สำหรับไฟล์ที่คุณเป็นเจ้าของในไดรฟ์ คุณสามารถตรวจสอบเวอร์ชันที่ผ่านมาและดูว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงไฟล์ คลิกขวาที่บางสิ่งแล้วเลือก จัดการเวอร์ชัน เพื่อตรวจสอบ (และดาวน์โหลด) เวอร์ชันเก่าของไฟล์นั้น รวมถึงการอัปโหลดไฟล์ใหม่

ในขณะเดียวกัน ให้คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก ดูรายละเอียด เพื่อเปิดแผงด้านขวาพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ เปลี่ยนไปที่ กิจกรรม เพื่อดูสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อเร็วๆ นี้ เช่น บุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลงหรือแชร์เอกสาร

8. ลองใช้แอพเพื่อช่วยคุณจัดระเบียบเพิ่มเติม

หากการควบคุมในตัวไม่เพียงพอ คุณยังสามารถเชื่อมต่อแอปของบุคคลที่สามกับ Google ไดรฟ์เพื่อการทำงานเพิ่มเติม หากต้องการเรียกดูสิ่งเหล่านี้ ให้คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก เปิดด้วย > เชื่อมต่อแอพเพิ่มเติม .

ซึ่งจะเป็นการเปิดตลาดซื้อขายซึ่งคุณสามารถเรียกดูส่วนเสริมที่ทำงานร่วมกับ Google ไดรฟ์ได้ ดูผ่านพวกเขาและดูว่าคุณจะพบสิ่งที่น่าสนใจเหล่านี้หรือไม่ ในการเริ่มต้นใช้งาน โปรดดูรายการ เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับ Google ไดรฟ์ .

9. เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ในการขับเคลื่อนองค์กร

เรามีชุดเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่สามารถช่วยคุณจัดระเบียบเนื้อหาในไดรฟ์ของคุณ:

ลองใช้อีโมจิในชื่อโฟลเดอร์ของคุณ . บน Windows ให้กด ชนะ + ระยะเวลา เพื่อป้อนอีโมจิซึ่งทำงานในชื่อโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์ จับคู่กับสีของโฟลเดอร์ สิ่งเหล่านี้สามารถช่วยผู้ที่มีภาพชัดเจน
ใช้แฮชแท็กเป็นแท็กชั่วคราว . Google ไดรฟ์ไม่มีคุณลักษณะการติดแท็กที่เหมาะสม คุณจึงสร้างแท็กของคุณเองได้โดยใช้แฮชแท็ก แม้ว่าจะไม่ได้รับการสนับสนุนอย่างเป็นทางการ แต่เพิ่ม #สำคัญ หรือ #การเงิน ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง ช่วยให้คุณเห็นทุกอย่างในที่เดียวด้วยการค้นหาอย่างรวดเร็ว
ใช้หลักการตั้งชื่ออย่างชาญฉลาด . หากคุณต้องการให้ไฟล์ปรากฏในลำดับที่แน่นอนเสมอ ให้ใช้ 001 หรือคล้ายกันขึ้นต้นชื่อเพื่อการจัดระเบียบที่ง่าย นอกจากนี้ อย่าลืมใส่ชื่อไฟล์ให้สั้นพอที่จะทำให้จัดการได้ แต่อย่าลืมใส่คำหลักที่จะทำให้ค้นหาได้ง่ายในการค้นหาที่อยู่บนท้องถนน

องค์กร Google ไดรฟ์ที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ

ตอนนี้คุณรู้วิธีที่ดีที่สุดในการควบคุมทุกอย่างใน Google Drive ของคุณแล้ว การรักษาให้ไฟล์ของคุณเข้าถึงได้ง่ายเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีไฟล์หลายร้อยไฟล์กระจัดกระจายอยู่ในหลายสิบโฟลเดอร์

หากต้องการใช้ Google ไดรฟ์อย่างเชี่ยวชาญ คุณควรทราบวิธีแก้ไขปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ด้วย

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 10 ปัญหาทั่วไปของ Google Drive (และวิธีแก้ปัญหา)

ประสบปัญหากับ Google ไดรฟ์? ลองใช้เคล็ดลับ การแก้ไข และวิธีแก้ปัญหาเหล่านี้เพื่อแก้ไขปัญหา Google ไดรฟ์

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ผลผลิต
การจัดการไฟล์
ซอฟต์แวร์องค์กร
Google ไดรฟ์

เกี่ยวกับผู้เขียน Ben Stegner(เผยแพร่บทความ 1735 บทความ)

เบ็นเป็นรองบรรณาธิการและผู้จัดการการเริ่มต้นใช้งานที่ MakeUseOf เขาลาออกจากงานไอทีเพื่อเขียนงานเต็มเวลาในปี 2559 และไม่เคยหันหลังกลับ เขาสอนเนื้อหาเกี่ยวกับบทเรียนด้านเทคนิค คำแนะนำเกี่ยวกับวิดีโอเกม และอื่นๆ ในฐานะนักเขียนมืออาชีพมากว่าเจ็ดปี

เพิ่มเติมจาก Ben Stegner

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก