วิธีสร้างไทม์ไลน์การจัดการโครงการแรกของคุณใน 7 ขั้นตอนง่ายๆ

คุณกำลังคิดว่าคุณจะดำเนินโครงการอย่างไร? คุณจะเริ่มต้นอย่างไร? คุณจะตรงตามกำหนดเวลาหรือไม่ ความคิดที่กระตุ้นความกังวลเหล่านี้กำลังข้ามจิตใจของคุณ แม้จะมีความถูกต้อง แต่ก็ไม่ควรทำให้คุณช้าลง

ด้วยการใช้เครื่องมือที่เหมาะสม คุณสามารถทำให้โครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์ได้ การใช้ไทม์ไลน์การจัดการโครงการสามารถช่วยให้คุณชนะโครงการได้ เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณจัดทำแผนที่โครงการของคุณและมั่นใจได้ว่าคุณมีกลยุทธ์ที่ชัดเจนในการแก้ไขปัญหา คุณสามารถสร้างไทม์ไลน์การจัดการโครงการได้โดยทำตามคำแนะนำนี้

1. ร่างบทสรุปโครงการ

เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในโครงการของคุณมีความเข้าใจตรงกัน ให้เริ่มต้นด้วยการร่างสรุปโครงการ สรุปโครงการเป็นการสรุปโดยย่อของโครงการ คิดว่าเป็นเวอร์ชันย่อของแผนโครงการของคุณ ควรตอบคำถาม:

วัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร?
เป้าหมายของโครงการคืออะไร?
เหตุการณ์สำคัญคืออะไร?
ใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จสิ้นโครงการ?
งบประมาณเท่าไหร่?

พูดสั้นๆ เพื่อไม่ให้ท่วมท้นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการด้วยรายละเอียดที่ไม่จำเป็น มันจะเป็นเอกสารที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณและสมาชิกโครงการอ้างถึงบ่อยครั้งในขณะที่โครงการดำเนินไป

2. สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน

หลังจากสร้างบทสรุปโครงการแล้ว คุณต้องสร้างแผนปฏิบัติการเพื่อให้โครงการดำเนินไป แผนปฏิบัติการนี้เรียกว่าโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) แทนที่จะเขียนแต่ละการดำเนินการเพื่อดำเนินโครงการให้เสร็จ WBS มุ่งเน้นไปที่ผลงานและเหตุการณ์สำคัญ กฎในการสร้าง WBS คือ:

การตั้งค่า windows 10 ที่ดีที่สุดสำหรับการเล่นเกม

กฎ 100%: งานทั้งหมดที่อยู่ใน WBS ต้องมีความจำเป็น 100% เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ ไม่ควรมีงานที่ไม่เกี่ยวข้องหรือซ้ำซ้อนในนั้น งานย่อยจะต้องเป็นงานย่อย 100% เพื่อทำงานพาเรนต์ให้เสร็จสมบูรณ์
เฉพาะร่วมกัน: อย่าบัญชีสำหรับงานใด ๆ สองครั้ง คุณจะละเมิดกฎ 100% และมีการคำนวณผิดพลาดเมื่อคำนวณทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้น
ผลลัพธ์ ไม่ใช่การกระทำ: จุดเน้นหลักของคุณควรอยู่ที่ผลงาน ไม่ใช่การกระทำ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างบ้าน หนึ่งสิ่งที่ส่งมอบคือการทำรากฐาน ขั้นตอนในการนำเสนอนี้คือการเลือกไซต์งาน การขุด การติดตั้ง และการปิดผนึกฐานราก ดังนั้นอย่าหลงทางในการกระทำเหล่านี้ แต่ให้มุ่งไปที่ผลลัพธ์ซึ่งมีรากฐาน
กฎ 8/80: กฎนี้ระบุว่างานควรใช้เวลาไม่น้อยกว่า 8 ชั่วโมงจึงจะเสร็จสมบูรณ์ และไม่ควรใช้เวลานานกว่า 80 ชั่วโมง เมื่อใช้กฎนี้ หากงานใช้เวลามากกว่า 80 ชั่วโมงจึงจะเสร็จสมบูรณ์ ให้แยกย่อยออกเป็นชุดงานย่อย
กำหนด: คุณควรมอบหมายงานให้กับบุคคลหรือทีมที่เฉพาะเจาะจง หาก WBS ของคุณละเอียดถี่ถ้วน ไม่ควรมีงานทับซ้อนกันระหว่างบุคคลหรือทีม

3. สร้างกรอบเวลา

เมื่อคุณสร้างโครงสร้างการแบ่งงานแล้ว ให้จัดสรรเวลาสำหรับการทำงานแต่ละงานให้เสร็จ สำหรับงาน คุณจะไม่ทำด้วยตัวเอง ปรึกษาโดยตรงกับบุคคลที่จะทำมัน ถามพวกเขาว่าพวกเขาต้องทำอะไรและต้องใช้เวลาเท่าไร

อย่ามองโลกในแง่ดีเกินไปเมื่อทำเช่นนี้ สร้างสมดุลระหว่างการให้เวลาเพียงพอในการทำงานกับอยู่ภายในกรอบเวลาโดยรวมของโครงการ อนุญาตให้มีห้องเลื้อยเช่นกันสำหรับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด

4. กำหนดการในการพึ่งพา

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะเสร็จสิ้นแต่ละงาน แต่สิ่งที่เกี่ยวกับงานที่ต้องพึ่งพาซึ่งกันและกัน? มักจะมีลำดับงานหลายอย่างที่ขึ้นอยู่กับแต่ละฝ่าย

มักจะมีสี่ประเภทขึ้นอยู่กับโครงการของการจัดการโครงการ เหล่านี้คือ:

เสร็จสิ้นเพื่อเริ่มต้น : งานแรกต้องทำให้เสร็จก่อน งานที่สองจึงจะเริ่มได้
จบไปจนจบ : งานที่สองต้องไม่เสร็จก่อนที่งานแรกจะเสร็จ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเดินสายไฟฟ้าสำหรับบ้าน คุณไม่สามารถวางสายไฟจนกว่าจะมีการตรวจสอบ
เริ่มต้นเพื่อเริ่มต้น : งานที่ต่อเนื่องกันไม่สามารถเริ่มได้ก่อนที่งานแรกจะเริ่ม ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถปรับระดับพื้นคอนกรีตได้จนกว่าคุณจะเทคอนกรีต
เริ่มจนจบ : งานแรกต้องเริ่มต้นก่อนที่งานที่สองจะเสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังอัปเกรดเป็นซอฟต์แวร์ใหม่ คุณจะเริ่มติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่ก่อนที่จะเลิกใช้ซอฟต์แวร์เก่า

ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุลักษณะของการพึ่งพาที่คุณมีอยู่ จากนั้นจึงดำเนินการกับสิ่งเหล่านี้ ในบางสถานการณ์ การพึ่งพาอาศัยกันเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนกว่า ดังนั้นจงสร้างผังงาน , เลนว่ายน้ำ หรือรหัสสีเพื่อช่วยให้คุณเห็นภาพและระบุได้

5. สร้างเส้นเวลาพื้นฐาน

ถึงเวลาแสดงภาพไทม์ไลน์โครงการของคุณแล้ว มีเครื่องมือการจัดการโครงการหลายอย่างที่คุณสามารถใช้สร้างไทม์ไลน์ของโครงการได้ NS go-to สำหรับโครงการส่วนใหญ่คือแผนภูมิแกนต์ .

แผนภูมิแกนต์ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมคร่าวๆ ของโครงการ วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของงาน เหตุการณ์สำคัญ การขึ้นต่อกัน และผู้ที่ได้รับมอบหมายงานแต่ละงาน แผนภูมิของแกนต์เป็นแบบโต้ตอบและสามารถอัปเดตและแก้ไขได้แบบเรียลไทม์ เครื่องมือไทม์ไลน์อื่นๆ ที่คุณสามารถใช้สร้างและจัดการไทม์ไลน์ของคุณได้คือไทม์ไลน์ในอดีตและไทม์ไลน์ของแผนภูมิแนวตั้ง

6. ส่งออกไป

แบ่งปันไทม์ไลน์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการทั้งหมด จะทำให้พวกเขาตื่นเต้นเมื่อได้เห็นแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนสำหรับโครงการนี้ พวกเขายังต้องการชั่งน้ำหนักและให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงบางสิ่งในโครงการ เปิดรับคำติชม

7. เปลี่ยนตามความจำเป็น

โครงการคือสิ่งมีชีวิตและจะเปลี่ยนแปลงและพัฒนาไปเรื่อย ๆ ไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่ไม่ดี มันหมายความว่าคุณต้องปรับตัวเมื่อสิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไป

ข้อดีคือเมื่อคุณมีไทม์ไลน์แล้ว คุณจะมีอำนาจมากขึ้นในการรวมการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แจ้งการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของโครงการ

การสร้างไทม์ไลน์การบริหารโครงการของคุณ

การสร้างไทม์ไลน์การจัดการโครงการแรกของคุณอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัว อย่างไรก็ตาม ด้วยขั้นตอนข้างต้น คุณสามารถสร้างไทม์ไลน์ที่พิถีพิถันและส่งมอบโครงการของคุณได้สำเร็จ ดังนั้น อย่าลืมปฏิบัติตามแนวทางข้างต้นและมีไทม์ไลน์ที่เป็นตัวเอก

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 9 ข้อผิดพลาดทั่วไปในการบริหารโครงการ (และจะทำอย่างไรแทน)

ต้องการทำโครงการขนาดใหญ่ให้เสร็จโดยไม่มีการจัดการที่ผิดพลาดหรือเกินงบประมาณหรือไม่? นี่คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ผลผลิต
การบริหารโครงการ
เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
การจัดการเวลา

เกี่ยวกับผู้เขียน ฮิลดา มุนจูรี(ตีพิมพ์บทความ 22 บทความ)

ฮิลดาเป็นนักเขียนเทคโนโลยีอิสระ และชอบที่จะติดตามเทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่ๆ เธอชอบที่จะหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อประหยัดเวลาและทำให้การทำงานง่ายขึ้น ในเวลาว่าง คุณจะพบว่าเธอดูแลสวนผัก

วิธีดูสายเคเบิลบน roku

เพิ่มเติมจาก Hilda Munjuri

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก