วิธีบล็อกเวลาบน Google ปฏิทินสำหรับวันทำงานที่มีประสิทธิผล

วิธีบล็อกเวลาบน Google ปฏิทินสำหรับวันทำงานที่มีประสิทธิผล

บางครั้งคุณพบว่ามันยากไหมที่จะจัดการเวลาของคุณ? คุณมองนาฬิกาหลังจากวันทำงานที่วุ่นวาย และสงสัยว่าชั่วโมงเหล่านั้นไปไหนหมด? หากคุณมีปัญหากับการบริหารเวลา คุณไม่ได้อยู่คนเดียว ถึงเวลามองหาวิธีแก้ปัญหาเมื่อเพื่อนร่วมงาน ลูกๆ และคนอื่นๆ ที่สำคัญเริ่มคาดหวังอะไรมากมายจากคุณทุกวัน





โชคดีที่ปฏิทินส่วนตัวของคุณสามารถช่วยเรื่องนี้ได้ ด้านล่างนี้ เราจะดูวิธีใช้ Google ปฏิทินสำหรับการบล็อกเวลา



การปิดกั้นเวลาคืออะไร?

การปิดกั้นเวลาคือการแบ่งช่วงเวลาที่กำหนดไว้สำหรับเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว ด้วยแนวทางปฏิบัตินี้ คุณสามารถกำหนดเวลาวันของคุณให้มีศักยภาพสูงสุดได้ การปิดกั้นเวลายังช่วยเพิ่มสมาธิส่วนตัว ปรับปรุงสภาพจิตใจของคุณ และลดความเครียด





สิ่งเหล่านี้เป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ประสบความสำเร็จ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณพิจารณาถึงความจริงที่ว่าเราอยู่ในวัฒนธรรมที่ขับเคลื่อนด้วยความเร่งด่วน บางครั้ง ดูเหมือนว่าผลลัพธ์ที่รวดเร็วจะเป็นที่ต้องการมากกว่าผลลัพธ์คุณภาพสูง มันเป็นความกดดันที่เราทุกคนรู้สึก

หากคุณรู้สึกว่าถูกบังคับให้ดำดิ่งสู่งานทันทีหลังจากมาถึงที่ทำงาน ให้คิดใหม่อีกครั้ง การใช้วิธีการนี้จะทำให้คุณรู้สึกสับสน และส่งผลให้ไม่สามารถมีสมาธิในระยะยาวได้ โชคดีที่เวลาบล็อก Google ปฏิทินของคุณสามารถช่วยได้



ต่อไปนี้เป็นวิธีบล็อกเวลาใน Google ปฏิทิน

ขั้นตอนที่ 1: เวลาที่จะทำให้วันของคุณง่ายขึ้น (30 นาที)

หากต้องการจัดสรรเวลาสำหรับการเริ่มต้นวันทำงานอย่างค่อยเป็นค่อยไป:



  • ปิดกั้น 30 นาทีเมื่อเริ่มต้นวันของคุณใน Google ปฏิทิน คุณสามารถกำหนดให้ช่วงเวลานี้เป็นกิจกรรมแบบครั้งเดียวหรือซ้ำก็ได้
  • ใช้ชื่อที่สื่อความหมายสำหรับกิจกรรมนี้ คุณจะได้ไม่สับสน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดป้ายกำกับการเริ่มต้นวันใหม่เป็น ' ทบทวนตารางประจำวัน . '
  • เมื่อเวลานี้ถูกปิดกั้นแล้ว ให้แน่ใจว่าคุณใช้มันเพื่อผ่อนคลายตัวเอง จัดการกับงานที่เข้มข้นน้อยที่สุดก่อน แล้วจึงค่อย ๆ คืบหน้าไปสู่งานที่มีความต้องการมากขึ้น

วิธีบล็อกเวลาใน Google ปฏิทินเพื่อสร้างกิจกรรมตอนเช้า:

  1. คลิกที่ส่วนปฏิทินที่ต้องการ แล้วพิมพ์ an ชื่องาน .
  2. ต่อไปให้คลิกที่ ตัวเลือกเพิ่มเติม ปุ่ม. แม้ว่าตัวเลือก 'บันทึก' อาจดูเหมือนถูกต้องในตอนแรก แต่ตัวเลือกแรกจะช่วยให้คุณปรับแต่งกำหนดการได้
  3. เมื่อคุณคลิกที่ ตัวเลือกเพิ่มเติม คุณควรเห็นหน้าจอใหม่ที่มีลักษณะดังนี้:

ทำเครื่องหมายว่าตัวเองไม่ว่างและคุณจะไม่ถูกรบกวน ขั้นสุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการปฏิทินของคุณสามารถดูได้สำหรับผู้ที่ต้องการดู

เพื่อให้สามารถดูได้:



  1. คลิกที่ การมองเห็นเริ่มต้น เมนูแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของสถานะ 'ไม่ว่าง'
  2. ซึ่งจะทำให้คุณสามารถตั้งค่าเหตุการณ์เป็น สาธารณะ หรือ ส่วนตัว .
  3. ป้อนรายละเอียดอื่น ๆ ที่จำเป็น
  4. คลิก บันทึก .

นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มกิจกรรมลงในปฏิทินของคุณได้โดยตรงจาก Gmail

หากต้องการเรียนรู้วิธีบล็อกเวลาในปฏิทินของคุณบน Gmail:

  1. คลิกที่ไอคอน Google ปฏิทินที่ด้านขวาของหน้าจอ Gmail นี้จะขยายมัน
  2. เลือกวัน คลิกส่วนเวลาที่คุณต้องการกำหนดเวลากิจกรรม และป้อนรายละเอียด

เทคโนโลยีในตัวนี้จะตรวจจับเมื่อคุณอ่านอีเมลที่มีภาระผูกพันเฉพาะเวลา นอกจากนี้ยังขีดเส้นใต้คำที่คุณสามารถคลิกเพื่อดูว่ามีกิจกรรมที่ขัดแย้งกันในปฏิทินของคุณหรือไม่

ในแง่พื้นฐาน การให้เวลาตัวเองค่อยๆ บรรลุประสิทธิภาพสูงสุดควรป้องกันไม่ให้คุณรู้สึกหนักใจ เคล็ดลับนี้ใช้ได้ผลดีโดยเฉพาะหากคุณมัก 'ถูกล็อค' ด้วยความไม่แน่ใจหรือวิตกกังวลกับกำหนดการของวัน

ดาวน์โหลดภาพยนตร์จาก amazon ไปยังพีซี

ขั้นตอนที่ 2: เวลาตอบสนองต่อการประชุมและการสื่อสาร (15 ถึง 30 นาที)

อีกวิธีที่ดีในการใช้การบล็อกใน Google ปฏิทินคือทำให้แน่ใจว่าคุณมีบัฟเฟอร์ก่อนและหลังการประชุม

ตัวอย่างเช่น:

  • สมมติว่าคุณมีกำหนดการประชุมในวันพรุ่งนี้ เพื่อหารือเกี่ยวกับความคิดริเริ่มของโซเชียลมีเดีย
  • เมื่อกำหนดเวลาการประชุมนี้ ให้วางแผน 'พื้นที่ว่าง' ก่อนและหลังการประชุม 15 ถึง 30 นาที
  • เวลาก่อนการประชุมจะใช้เพื่อเตรียมการสำหรับการอภิปราย
  • เวลาต่อมาจะถูกนำมาใช้เพื่อตอบสนองต่อสิ่งที่ได้พูดคุยกันระหว่างการประชุมนั้นเอง

การบล็อกการหมดเวลาล่วงหน้าไม่เพียงแต่ทำให้คุณพร้อมที่จะรับฟังรายการการดำเนินการเท่านั้น แต่ยังช่วยป้องกันไม่ให้งานอื่นๆ เข้ามาขวางทางคุณอีกด้วย หากคุณเป็นผู้จัดการประชุม ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการสำหรับการจัดการประชุมทีม

นอกจากนี้ เมื่อตอบสนองต่อสิ่งที่พูดคุยกัน คุณต้องคิดให้ออกว่าต้องดำเนินการอย่างไร คุณต้องการจัดงาน เปลี่ยนแปลงกระบวนการ หรือติดตามใครหรือไม่?

ดีกว่าที่จะเอางานเหล่านี้ออกไปจากความคิดของคุณในขณะที่ยังใหม่อยู่

วิธีบล็อกเวลาใน Google ปฏิทินสำหรับบัฟเฟอร์การประชุม:

  1. ใช้การตั้งค่าความพร้อมใช้งานและการมองเห็นที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ จากนั้นเพื่อนร่วมงานจะไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณไม่สามารถให้ความช่วยเหลือได้ทันที หรือคุณไม่ว่างในช่วงเวลานี้ในขณะที่คุณพูดคุยกับผู้อื่น
  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า เขตเวลา ลิงก์ที่ด้านบนของหน้าแก้ไขสำหรับการตั้งค่ากิจกรรมนั้นถูกต้อง
  3. หากคุณสื่อสารกับผู้คนทั่วโลก การบอกพวกเขาว่าคุณดำเนินการในเขตเวลาใดจะทำให้พวกเขาเข้าใจโครงสร้างวันของคุณได้แม่นยำยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: เวลา 'งานลึก' ไม่พร้อมใช้งาน (สองชั่วโมง)

เมื่อถึงกำหนดส่งและความกดดันเพิ่มขึ้น บางครั้งคุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องก้มหน้าและจดจ่อกับงานเดียว นั่นหมายถึงการตั้งค่าพื้นที่สำนักงานที่ปราศจากสิ่งรบกวน จากนั้นทำให้แน่ใจว่าไม่มีใครเข้าไป

คุณสามารถลองทำบางสิ่งเพื่อตั้งค่าโซน 'ปราศจากสิ่งรบกวนสมาธิ' นี้:

  • ตัวบ่งชี้ทางกายภาพสามารถสื่อถึงการขาดความพร้อม ตัวอย่างเช่น ป้าย 'ห้ามรบกวน' ที่ไม้แขวนประตูของคุณ (ถ้าคุณมีสำนักงานแยกต่างหาก) ก็สามารถใช้ได้
  • การติดตั้งไวท์บอร์ดข้างทางเข้าของคุณที่บอกว่าคุณจะว่างครั้งต่อไปเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง

ในแง่ของ Google ปฏิทิน คุณสามารถแสดงว่าคุณไม่ว่างในช่วงที่มีการทำงานอย่างหนัก หากคุณบล็อกเวลาของคุณใน Google ปฏิทินและกำหนดรหัสสีความพร้อมของคุณด้วยเฉดสีที่รู้จัก เช่น สีแดง จะไม่มีใครสามารถรบกวนคุณได้ตราบเท่าที่การตั้งค่าสาธารณะสำหรับโซน 'ห้ามรบกวน' ของคุณปรากฏให้เห็น

อยากรู้วิธีตั้งค่าช่วงทำงานเชิงลึก เชิญทางนี้ วิธีเปลี่ยนสีเหตุการณ์เริ่มต้นใน Google ปฏิทิน .

นอกจากนี้ ให้พิจารณาเพิ่มรายละเอียดในแต่ละบล็อกที่ 'ไม่พร้อมใช้งาน' เพื่ออธิบายว่าทำไมสำนักงานของคุณ (และ headspace) จึงไม่ถูกจำกัด เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนกับเพื่อนร่วมงานของคุณ มิฉะนั้น อาจมีความเสี่ยงที่ผู้คนอาจคิดว่าคุณไม่ต้องการบริษัทเพราะคุณกำลังให้รางวัลตัวเองด้วยการรับประทานอาหารกลางวันที่ยาวเกินไป

สิ่งที่ต้องระวังเมื่อปิดกั้นเวลาสำหรับ 'การทำงานหนัก':

  • NS ทำซ้ำ ช่องทำเครื่องหมายใน Google ปฏิทินที่แสดงด้านล่างคือการตั้งค่าที่คุณสามารถเปิดได้ มันใช้งานได้ดีสำหรับการฝึกฝนเป็นนิสัย และหากตารางเวลาของคุณสอดคล้องกัน การทำเช่นนี้อาจช่วยให้คุณคาดไม่ถึง
  • คุณสามารถปรับแต่งการตั้งค่าซ้ำเหล่านี้ให้เข้ากับวันและเวลาที่เจาะจงของสัปดาห์ได้เช่นกัน

คุณกำลังประสบปัญหากับการปิดกั้นเวลาในด้านนี้หรือกับกระบวนการเพิ่มรายการในปฏิทินของคุณหรือไม่? นี่มัน วิธีซิงค์ Google ปฏิทินของคุณกับรายการสิ่งที่ต้องทำ .

ขั้นตอนที่ 4: เวลาที่จะ 'โทร' หรือเกิดขึ้นเอง (หนึ่งชั่วโมง)

คุณอาจรู้สึกพร้อมสำหรับการวางแผน แต่เหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันอาจยังสร้างความท้าทาย โชคดีที่คุณวางใจให้ Google ปฏิทินสร้างเวลากันกระแทกได้โดยใช้วิธีการบล็อกเวลา

ตัวอย่างเช่น:

  • บางทีคุณอาจได้รับอีเมลในตอนเช้าจากบุคคลที่ตั้งความคาดหวังไว้สูงในตัวคุณเสมอ
  • หากคุณสงสัยว่าบุคคลนั้นจะทิ้งความรับผิดชอบอื่นไว้บนจานของคุณเต็มแล้ว ปิดกั้นเวลาในการตอบสนองตามนั้น
  • สมมติว่างานต่างๆ เช่น การประชุมของบริษัท การโทรศัพท์ที่สำคัญ และการรวมกลุ่มของทีมจะใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้

เมื่อใช้วิธีนี้ Google ปฏิทินจะช่วยให้คุณมีสมาธิจดจ่อมากที่สุด เวลาที่คุณจัดสรรไว้จะช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในการจัดการกับสถานการณ์ที่ไม่ได้วางแผนไว้อย่างมีกลยุทธ์ หากไม่มีระยะที่เพียงพอ คุณอาจรู้สึกว่าปัญหาซับซ้อนเกินกว่าจะแก้ไขได้

วิธีบล็อกเวลาปิดสำหรับเวลา 'On-Call':

  1. จัดสรรช่วงเวลาระหว่างวันที่คุณสามารถตอบสนองต่อคำของานโดยใช้วิธีการก่อนหน้านี้ที่กล่าวถึง
  2. ใช้การตั้งค่าการแจ้งเตือนของ Google ปฏิทินบน แก้ไขกิจกรรม หน้า เพื่อช่วยให้คุณยึดติดกับแผนของคุณ
  3. หากต้องการค้นหาการตั้งค่าการแจ้งเตือนเหล่านี้ ให้ดูที่ แก้ไขกิจกรรม หน้าหนังสือ.
  4. ภายใต้ รายละเอียดกิจกรรม คุณควรเห็นตัวเลือกสำหรับประเภทการแจ้งเตือนที่สามารถรับได้ และความใกล้เคียงกับเหตุการณ์จริงที่คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเหล่านั้นได้

คุณสามารถดูตัวอย่างตัวเลือกการแจ้งเตือนเหล่านี้ได้ที่ด้านล่าง:

คุณยังสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าการแจ้งเตือนเริ่มต้นได้ เพื่อทำสิ่งนี้:

  1. ไปที่หน้าหลักของ Google ปฏิทิน
  2. ภายใต้ ปฏิทินของฉัน ให้ขยายเมนูปฏิทินโดยคลิกปุ่มดรอปดาวน์ที่มีหัวลูกศร
  3. คลิกที่ สามจุด ข้างปฏิทินที่คุณต้องการแก้ไข
  4. ต่อไป คลิก การตั้งค่าและการแบ่งปัน .

ที่นั่น คุณควรจะเปลี่ยนการแจ้งเตือนเริ่มต้นที่มีอยู่สำหรับปฏิทินนั้นได้

จดจำ : ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คำตอบที่ดีที่สุดของคุณคือไม่ต้องทำอะไรทันที

หากวันทำงานของคุณรู้สึกไม่สบายใจ มีโอกาสสูงที่มันจะทำให้อารมณ์รุนแรงขึ้น คุณอาจคิดไม่ชัดเจน เป็นการเหมาะสมอย่างยิ่งที่จะระงับการดำเนินการใดๆ จนกว่าคุณจะประเมินสถานการณ์ได้

ขั้นตอนที่ 5: จุดสิ้นสุดของวันทำงาน (20 ถึง 30 นาที)

ผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มผลผลิตเชื่อว่าการปิดวันทำงานสามารถกำหนดวิธีที่คุณจะเริ่มต้นวันถัดไปได้ ถ้ามันวุ่นวายเกินไป คุณจะหมดไฟ

โชคดีที่ด้วย Google ปฏิทิน คุณสามารถจองช่วงเวลา 20 นาทีเพื่อทำกิจกรรมต่างๆ ได้

หากคุณกลับไปที่การตั้งค่าการแจ้งเตือนของกิจกรรม คุณจะสังเกตเห็นว่าการแจ้งเตือนสามารถเกิดขึ้นได้เมื่อไรจะมีความยืดหยุ่นอย่างมาก คุณสามารถขอให้ Google ส่งการแจ้งเตือนเหล่านั้นถึงคุณล่วงหน้าได้ถึงสี่สัปดาห์ (ถ้าต้องการ)

เพื่อจุดประสงค์ของเรา การได้รับการแจ้งเตือนหนึ่งชั่วโมงก่อนวันทำงานของคุณจะสิ้นสุดลง จะเป็นการเตือนคุณถึงช่วงเวลาสรุปนี้ คุณยังสามารถใช้ ทำซ้ำ คุณลักษณะเมื่อตั้งค่ากิจกรรมเพื่อบล็อกการสิ้นสุดของวันโดยอัตโนมัติ

วิธีบล็อกเวลาใน Google ปฏิทินเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการสิ้นสุดของวัน:

  • เริ่มต้นการพักผ่อนด้วยการไตร่ตรอง อะไรผ่านไปด้วยดี? สิ่งใดมีช่องว่างสำหรับการปรับปรุง?
  • ถ้าทุกอย่างไปไม่ได้ดีก็อย่าปฏิบัติต่อตัวเองอย่างรุนแรงเกินไป การตัดสินใจว่าจะแก้ไขอย่างไรจะเป็นเรื่องสำคัญอันดับแรกของคุณในเช้าวันรุ่งขึ้น
  • สุดท้าย ปิดท้ายวันทำงานของคุณโดยระบุวิธีที่ดีที่สุดในการใช้เซสชันถัดไป เลือกงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาเพียงพอในการดำเนินการให้เสร็จ

โดยพื้นฐานแล้ว 20 นาทีสุดท้ายของกะของคุณเป็นโอกาสที่ดีในการเตรียมตัวสำหรับวันข้างหน้า พิจารณาด้วย จดหรือบันทึกสิ่งที่ต้องทำแบบดิจิทัล เพื่อวันรุ่งขึ้นในขณะที่ยังสดชื่นอยู่ในใจ

คุณใช้เทคนิคการบล็อกเวลาอื่นใด

การเรียนรู้วิธีบล็อกเวลาบน Google ปฏิทินสามารถช่วยชีวิตได้! การบล็อกเวลา Google ปฏิทินของคุณอาจมีประโยชน์ในแง่ของการทำให้กำหนดการของคุณเป็นจริงและมีประสิทธิผล

การทำเช่นนี้จะทำให้คุณรู้สึกสดชื่นและชาร์จได้เต็มโดยไม่ต้องเสียเวลาตัดสินใจ หากคุณยังคงพบว่าคุณกำลังประสบปัญหาในการจัดตารางงานทั้งหมด คุณควรดาวน์โหลดแอปพลิเคชันติดตามเวลาเพื่อช่วยให้คุณเห็นว่าคุณใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานบางอย่างตามความเป็นจริง

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 7 ทางเลือกแอปติดตามเวลา Toggl ที่ดีที่สุด

กำลังมองหาวิธีติดตามเวลาของพนักงานอยู่ใช่ไหม? อ่านต่อไปเพื่อค้นหาแอพไทม์ชีทที่ดีที่สุดที่ดีกว่า Toggl

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
  • ผลผลิต
  • Google ปฏิทิน
  • การจัดการเวลา
  • การจัดการงาน
  • เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิต
เกี่ยวกับผู้เขียน ไชแอนน์ เอเดลเมเยอร์(136 บทความที่ตีพิมพ์)

Shianne สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีด้านการออกแบบและมีพื้นฐานด้านพอดคาสต์ ตอนนี้เธอทำงานเป็น Senior Writer และ 2D Illustrator เธอครอบคลุมเทคโนโลยีสร้างสรรค์ ความบันเทิง และประสิทธิภาพการทำงานสำหรับ MakeUseOf

เพิ่มเติมจาก Shianne Edelmayer

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก