วิธีทำให้งานซ้ำ ๆ อัตโนมัติใน Google ชีตด้วยมาโคร

บันทึกงาน บันทึกงานนั้น และเรียกใช้งานได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

ในที่สุดมาโครก็พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ Google ชีต มาโครช่วยให้คุณทำงานซ้ำๆ ในเอกสารและสเปรดชีตได้โดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องเรียนรู้วิธีเขียนโค้ด

---

---

พวกเขาเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหลักใน Microsoft Office มาเป็นเวลานาน ผู้ใช้ Excel สามารถ ใช้มาโครเพื่อประหยัดเวลา และตอนนี้คุณก็นำข้อดีที่ช่วยประหยัดเวลามาใช้กับ Google ชีตได้แล้ว

แม้ว่า Google ชีตจะอนุญาตให้ผู้ใช้เขียนฟังก์ชัน Apps Script ของตนเองมาเป็นเวลานาน แต่มาโครก็เปิดฟังก์ชันประเภทนี้ให้กับผู้ใช้ Google ชีตทุกคน ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ในการเขียนโค้ด

มาโครมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณพบว่าตัวเองต้องจัดการกับแผ่นงานหลายแผ่นซ้ำแล้วซ้ำเล่าด้วยข้อมูลหรือข้อมูลที่คล้ายคลึงกัน ตัวอย่างเช่น ตัวติดตามรายเดือนประเภทใดก็ตามที่มีฟังก์ชันที่ซับซ้อนเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลจะได้รับประโยชน์จากมาโคร

วิธีสร้างมาโครใหม่ใน Google ชีต

มาโครของ Google ชีตสร้างได้ง่ายมาก

1. คลิก เครื่องมือ > มาโคร > บันทึกมาโคร .
2. ดำเนินการตามขั้นตอนที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ
3. เลือก การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ ถ้าคุณต้องการให้แมโครทำงานในเซลล์เดียวกับที่คุณบันทึก เลือก การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ ถ้าคุณต้องการให้แมโครทำงานในเซลล์ที่คุณเลือกและเซลล์ใกล้เคียง
4. คลิก บันทึก .
5. ป้อนชื่อของมาโครและแป้นพิมพ์ลัดเสริม

เห็นได้ชัดว่า ขั้นตอนที่สองในรายการด้านบนอาจเกี่ยวข้องกับขั้นตอนอื่นๆ อีกมาก แต่จะเพิ่มเติมในภายหลัง

---

---

วิธีแก้ไขมาโครใน Google ชีต

หากคุณต้องการแก้ไขมาโครของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. ไปที่ เครื่องมือ > มาโคร > จัดการมาโคร .
2. ในรายการมาโครที่เปิดขึ้น ให้คลิกปุ่มเมนู (สามจุด) ถัดจากมาโครที่คุณต้องการแก้ไข
3. คลิก แก้ไขสคริปต์ .

ในการแก้ไขมาโคร คุณจะต้องแก้ไขโค้ดจริงๆ ดังนั้น หากคุณไม่สบายใจกับสิ่งนี้ การบันทึกมาโครใหม่อาจง่ายกว่า

---

---

วิธีเรียกใช้มาโครใน Google ชีต

หากต้องการเรียกใช้มาโคร ให้เปิดแผ่นงานที่คุณต้องการใช้แล้วคลิก เครื่องมือ > Macros และเลือกมาโครจากรายการ หรือถ้าคุณกำหนดแป้นพิมพ์ลัดให้กับมาโครของคุณ คุณสามารถใช้สิ่งนั้นแทนได้

ด้านล่างนี้ คุณจะพบตัวอย่างง่ายๆ สองสามวิธีในการใช้มาโครใน Google ชีต

ตัวอย่างที่ 1: จัดรูปแบบสเปรดชีตของคุณด้วยมาโคร

การจัดรูปแบบซ้ำๆ ที่คุณต้องใช้กับ Google ชีตหลายๆ แผ่น สามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยมาโคร

google history ลบกิจกรรมของฉันทั้งหมด

การจัดรูปแบบพื้นฐาน

หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นที่มีข้อมูลคล้ายกัน คุณสามารถบันทึกมาโครสำหรับสิ่งใดสิ่งหนึ่งหรือทั้งหมดต่อไปนี้: การจัดรูปแบบตัวหนา/ตัวเอียง/ขีดเส้นใต้ ขนาดฟอนต์ การจัดแนวข้อความ การตัดข้อความ สีเติมพื้นหลัง และอื่นๆ

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ด้วย Google ชีต คุณยังสามารถรับเมตาที่สวยงามได้ด้วยการเพิ่มชั้นการทำงานอัตโนมัติเพิ่มเติมนอกเหนือจากการทำงานอัตโนมัติขั้นพื้นฐานด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อจัดรูปแบบเซลล์โดยใช้วิธีการเดียวกันกับที่แสดงด้านบน ความแตกต่างคือ คุณสามารถสร้างกฎที่จัดรูปแบบข้อความตามเกณฑ์เฉพาะได้:

• ถ้าเซลล์มีหรือไม่มีคำสำคัญที่เฉพาะเจาะจง
• ถ้าเซลล์มีจำนวนเท่ากับ มากกว่า หรือน้อยกว่าจำนวนที่ระบุ
• ถ้าเซลล์มีวันที่/วันที่หลัง/วันที่ก่อนข้อกำหนดของคุณ

สมมติว่าคุณกำลังใช้ Google ชีตเพื่อติดตามงานและกำหนดวันครบกำหนดให้กับงานของคุณ คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นทุกอย่างที่ครบกำหนดในวันนี้:

1. หลังจากคลิกบันทึก ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
2. ไปที่ รูปแบบ > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข .
3. ในแถบด้านข้างที่เปิดขึ้น ให้คลิก เพิ่มกฎใหม่ .
4. ภายใต้ จัดรูปแบบเซลล์ if เลือก วันที่คือ .
5. ในเมนูแบบเลื่อนลงที่สองที่เปิดขึ้น ให้เลือก วันนี้ สำหรับงานที่ครบกำหนดในวันนี้

หากคุณต้องการเน้นสิ่งที่เลยกำหนดชำระ ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 ถึง 3 แล้วทำดังต่อไปนี้:

1. ภายใต้ จัดรูปแบบเซลล์ ถ้าเลือก วันที่มาก่อน .
2. ในเมนูแบบเลื่อนลงที่สองที่เปิดขึ้น ให้เลือก วันนี้ .

ตัวอย่างที่ 2: สร้างรายงานและแผนภูมิ

คุณสามารถสร้างรายงานใน Google ชีตได้หลายวิธี ซึ่งรวมถึงตาราง Pivot กราฟ และแผนภูมิ

Pivot Table ใน Google ชีต

ตาราง Pivot มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการคำนวณผลรวมของรายการต่างๆ ในสเปรดชีตของคุณ คุณสามารถใช้ Pivot Table เพื่อทำความเข้าใจข้อมูลจำนวนมากและสรุปเป็นรายงานสรุปย่อได้ เนื่องจากใช้ข้อมูลในสเปรดชีต คุณจึงสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แผนภูมิ และกราฟเพื่อแสดงข้อมูลเป็นภาพได้เช่นกัน

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Google ชีตสำหรับพฤติกรรมการใช้จ่าย คุณสามารถใช้แผนภูมิ Pivot เพื่อคำนวณยอดรวมได้ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการกับจำนวนเงินที่คุณใช้จ่ายที่ Starbucks

1. หลังจากคลิก บันทึก , ไปที่ ข้อมูล > Pivot Table .
2. NS ตัวแก้ไขตาราง Pivot จะเปิดขึ้นในแผงด้านข้างซึ่งคุณสามารถเพิ่มรายการที่คุณต้องการให้ปรากฏในตารางของคุณ
3. ภายใต้ แถว คลิก เพิ่ม และเลือกคอลัมน์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการเปรียบเทียบ เช่น ประเภทค่าใช้จ่ายหรือสถานที่ตั้ง
4. ภายใต้ ค่านิยม , คลิก เพิ่ม และเลือกคอลัมน์ที่มีจำนวนเงินที่คุณใช้จ่ายต่อหมวดหมู่

นี่เป็นตัวอย่างง่ายๆ ของวิธีการใช้ตารางเดือย มีการใช้งานที่ซับซ้อนกว่านี้มาก ซึ่งมาโครจะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมากใน Google ชีต

กราฟและแผนภูมิวงกลมใน Google ชีต

แทนที่จะเลื่อนดูแถวต่อแถวของข้อมูล คุณยังสามารถสรุปข้อมูลทั้งหมดนั้นด้วยสายตาได้

อีกครั้ง หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นที่มีข้อมูลคล้ายกัน คุณสามารถสร้างแผนภูมิเดียวกันในแผ่นงานต่างๆ ได้หลายแผ่น

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังติดตามยอดขายรายเดือนของคุณ คุณสามารถสร้างแผนภูมิวงกลมที่แบ่งยอดขายตามผลิตภัณฑ์

• เลือกคอลัมน์/แถวที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแสดงเป็นภาพ
• หลังจากคลิกปุ่มบันทึกแล้ว ให้ไปที่ แทรก > แผนภูมิ .
• ในแผงที่เปิดขึ้น ให้เลือกประเภทแผนภูมิ (แผนภูมิเส้น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิวงกลม เป็นต้น)

เรียกใช้แมโครนั้นบนชีตอื่นที่มีข้อมูลคล้ายกันสำหรับการแสดงภาพอย่างรวดเร็ว Google ชีตจะให้คำแนะนำสำหรับแผนภูมิที่เหมาะสมที่สุดตามข้อมูล

ตัวอย่างที่ 3: เรียกใช้ฟังก์ชันที่ซับซ้อนด้วย Macros

นี่อาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์และทรงพลังที่สุดวิธีหนึ่งที่คุณสามารถใช้มาโครใน Google ชีตได้ แต่ถึงแม้ฟังก์ชันที่ซับซ้อนอาจซับซ้อน แต่ก็ทำให้ง่ายด้วยมาโคร

มีฟังก์ชันที่มีอยู่มากมาย เช่น สูตร COUNTIF หรือ ฟังก์ชั่นการค้นหา . คุณยังสามารถก้าวไปอีกขั้นและ สร้างฟังก์ชัน Google ชีตของคุณเอง .

เมื่อคุณทราบฟังก์ชันแล้ว ให้บันทึกมาโครที่ทำงานตามขั้นตอนต่างๆ

ตัวอย่างที่ 4: ทำให้ข้อมูลของคุณดูง่ายขึ้น

หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่บันทึกไว้ในสเปรดชีตของ Google การตรึงแถวแรกและคอลัมน์แรกจะช่วยได้

ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณดูสเปรดชีตที่เต็มไปด้วยตัวเลขหรือข้อมูล การรักษาแถวหรือคอลัมน์แรกให้อยู่ในมุมมองเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณต้องการบริบทสำหรับสิ่งที่คุณกำลังมองหา

1. หลังจากคลิกปุ่มบันทึกแล้ว ให้ไปที่ ดู > ตรึง > หนึ่งแถว และ ดู > ตรึง > หนึ่งคอลัมน์ .
2. คลิก บันทึก .
3. ป้อนชื่อมาโครแล้วคลิก บันทึก อีกครั้ง.

เริ่มมาโครและหยุดการทำงานซ้ำๆ

เนื่องจากลักษณะการทำงานร่วมกันของ Google ชีต คุณจึงสามารถเรียกใช้มาโครในขณะที่คนอื่นป้อนข้อมูลของตนต่อไป และไม่ต้องดาวน์โหลดแผ่นงานและเปิดในโปรแกรมอื่นเพื่อเรียกใช้มาโคร

หากการทำงานร่วมกันและพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ไม่ใช่สิ่งสำคัญสำหรับคุณ คุณสามารถเลือกได้เสมอ Microsoft Excel เพื่อบันทึกมาโคร .NS

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล 5 เคล็ดลับในการเพิ่มพลังให้เครื่อง VirtualBox Linux ของคุณ

เบื่อกับประสิทธิภาพที่ย่ำแย่ของเวอร์ชวลแมชชีนหรือไม่? นี่คือสิ่งที่คุณควรทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ VirtualBox ของคุณ

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• อินเทอร์เน็ต
• ผลผลิต
• Google ไดรฟ์
• Google ชีต
• เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิต
• มาโคร

เกี่ยวกับผู้เขียน แนนซี่ เมสซี(ตีพิมพ์บทความ 888)

แนนซี่เป็นนักเขียนและบรรณาธิการที่อาศัยอยู่ในวอชิงตัน ดี.ซี. ก่อนหน้านี้เธอเคยเป็นบรรณาธิการของ The Next Web ในตะวันออกกลาง และปัจจุบันทำงานให้กับ Think Tank ด้านการสื่อสารและโซเชียลมีเดียใน DC

เพิ่มเติมจาก Nancy Messieh

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก