ทักษะพื้นฐาน 10 ประการที่คุณต้องการในการจัดการไฟล์ PDF

ผู้อ่านเช่นคุณช่วยสนับสนุน MUO เมื่อคุณทำการซื้อโดยใช้ลิงก์บนเว็บไซต์ของเรา เราอาจได้รับค่าคอมมิชชั่นจากพันธมิตร อ่านเพิ่มเติม.

PDF จัดอยู่ในประเภทไฟล์เอกสารที่ใช้กันแพร่หลายมากที่สุด ตั้งแต่เรซูเม่และแบบฟอร์มทางการไปจนถึง eBook ที่กล่าวว่า คุณจำเป็นต้องมีทักษะพื้นฐานในการจัดการไฟล์ PDF เราจะพูดถึงประเด็นสำคัญบางส่วนกับคุณด้านล่าง

สร้างวิดีโอประจำวัน เลื่อนเพื่อดำเนินการต่อกับเนื้อหา

1. แก้ไขข้อความใน PDF

สิ่งหนึ่งที่น่าผิดหวังที่สุดเมื่อใช้ PDF คือเมื่อคุณต้องการแก้ไขหรืออัปเดต สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อมีคนแปลงไฟล์ Excel, Word หรือ PowerPoint เป็น PDF ก่อนที่จะส่งให้คุณ

ตามค่าเริ่มต้น คุณจะแก้ไข PDF ไม่ได้ เว้นแต่คุณจะมีไฟล์ต้นฉบับในรูปแบบที่แก้ไขได้และแก้ไขที่นั่นก่อนที่จะแปลงเป็น PDF อีกครั้ง สิ่งต่าง ๆ จะยุ่งยากหากคุณไม่มีไฟล์ต้นฉบับ

โชคดีที่มีวิธีแก้ไขบางอย่างเพื่อเอาชนะข้อจำกัดที่น่าหงุดหงิดนี้ เนื่องจาก Adobe สร้าง PDF จึงมีเครื่องมือในการแก้ไข อย่างไรก็ตาม คุณต้องใช้ Adobe Acrobat เวอร์ชันเต็มเพื่อแก้ไข PDF หากคุณมี คุณสามารถแก้ไข PDF ได้โดยทำดังต่อไปนี้:

ปล่อย กายกรรม และเปิดไฟล์.
คลิก แก้ไข PDF เครื่องมือในบานหน้าต่างด้านขวา
ใช้เครื่องมือแก้ไข Acrobat เพื่อเพิ่มและแก้ไขข้อความ รวมถึงเปลี่ยนแบบอักษรของข้อความ
เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก บันทึก .

หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Adobe Acrobat คุณสามารถใช้ โปรแกรมแก้ไข PDF ออนไลน์ฟรีของ Adobe . หากคุณพบว่ามีฟังก์ชันจำกัด คุณสามารถลองใช้ซอฟต์แวร์อื่นๆ เช่น องค์ประกอบ PDF . อีกทางเลือกหนึ่งคือการแปลง PDF เป็นรูปแบบที่สามารถแก้ไขได้ เช่น เอกสาร Word หลังจากทำการแก้ไขที่จำเป็นแล้ว ให้แปลงกลับเป็น PDF

2. บันทึกหน้าเฉพาะ

ไฟล์ PDF ส่วนใหญ่มีหลายหน้า หากคุณต้องการเพียงไม่กี่หน้าจากไฟล์ คุณสามารถแตกไฟล์และบันทึกเป็น PDF ใหม่ได้ หากคุณใช้ Mac คุณสามารถทำได้ เพิ่ม ลบ หรือแยกหน้าจากไฟล์ PDF โดยใช้การแสดงตัวอย่าง . เพื่อทำสิ่งนี้:

เปิด PDF ด้วยการแสดงตัวอย่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแถบด้านข้างอยู่ ทำสิ่งนี้โดยไปที่ ดู > ขีด แสดงแถบด้านข้างเสมอ .
เลือกหน้าที่คุณต้องการแยก คลิก Control แล้วเลือก ส่งออกเป็น ในเมนูตามบริบท
ใส่ชื่อไฟล์และตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึก คลิก บันทึก .

หากคุณเป็นผู้ใช้ Windows:

เปิดไฟล์. เลือก ไฟล์ > พิมพ์ .
เลือกหน้าที่คุณต้องการบันทึกโดยป้อนหน้า หากหน้าไม่ต่อเนื่องกัน ให้คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (เช่น 2, 5, 7 ).
คลิก ไฟล์ PDF > เลือก บันทึกเป็น PDF จากเมนูแบบเลื่อนลง
เลือก บันทึก .

3. แปลงไฟล์ PDF

คุณสามารถแปลงไฟล์ PDF เป็นรูปแบบต่างๆ เช่น TXT, HTML, DOCX และประเภทไฟล์รูปภาพ เช่น PNG และ JPG มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้บนเดสก์ท็อปของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้การแสดงตัวอย่างบน Mac เพื่อแปลง PDF ของคุณเป็นไฟล์ภาพประเภทต่างๆ ได้:

เปิดไฟล์ PDF ในการแสดงตัวอย่าง
เลือก ไฟล์ > ส่งออก . เลือกรูปแบบที่คุณต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลงด้านข้าง รูปแบบ . คุณสามารถกด ตัวเลือก เพื่อดูตัวเลือกรูปแบบไฟล์เพิ่มเติม

บันทึก PDF เป็นไฟล์ประเภทอื่นในการแสดงตัวอย่าง

เนื่องจาก Windows ไม่มีคู่แสดงตัวอย่าง วิธีแก้ปัญหาคือใช้ ตัวแปลง PDF ฟรีของ Adobe หรือแอพของบุคคลที่สาม นอกจากนี้คุณยังสามารถ ใช้ Google Drive เพื่อแปลงไฟล์ PDF เป็น Word .

4. บันทึกหน้าเว็บเป็นไฟล์ PDF

การบันทึกหน้าเว็บเป็นไฟล์ PDF นั้นมีประโยชน์เมื่อคุณคาดว่าจะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แต่ยังต้องการเข้าถึงหน้าเว็บบางหน้า โชคดีที่เบราว์เซอร์ส่วนใหญ่ให้คุณบันทึกหน้าเว็บเป็นไฟล์ PDF

หากคุณใช้ Google Chrome ให้กด Ctrl + P บน Windows หรือ คำสั่ง + P บนแมค ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือก บันทึกเป็น PDF เป็น ปลายทาง และกด บันทึก .

ในขณะเดียวกันก็มี หลายวิธีในการบันทึกหน้าเว็บเป็นไฟล์ PDF ใน Safari ขึ้นอยู่กับความชอบของคุณ วิธีที่ง่ายที่สุดในการบันทึกหน้าเว็บเป็น PDF ใน Safari คือใช้วิธีต่อไปนี้:

เปิดหน้าเว็บที่คุณต้องการบันทึกใน Safari
คลิก ไฟล์ เมนู.
เลือก ส่งออกเป็น PDF...
ในกล่องโต้ตอบ ให้ป้อนชื่อสำหรับไฟล์ PDF และเลือกตำแหน่งที่จะบันทึก
คลิก บันทึก ปุ่ม.

คุณยังสามารถบันทึกไว้ใน มุมมองผู้อ่าน เพื่อขจัดความยุ่งเหยิงของเว็บที่ไม่จำเป็นหรือบันทึกในลักษณะที่ปรากฏบนเบราว์เซอร์

แอพที่สอนวาดรูป

5. สร้างผลงาน PDF

เนื่องจากไฟล์ PDF รองรับประเภทไฟล์ที่หลากหลาย คุณจึงสามารถสร้างพอร์ตโฟลิโอ PDF เพื่อรวมไฟล์ประเภทต่างๆ ให้เป็นหน่วย PDF เดียวที่รวมเข้าด้วยกัน พอร์ตโฟลิโอ PDF ช่วยให้ไฟล์สามารถรักษาข้อมูลเฉพาะตัวของตนได้ แต่จะรวบรวมไว้ในไฟล์ PDF ไฟล์เดียว

ในพอร์ตโฟลิโอ PDF คุณสามารถเปิด จัดรูปแบบ และแก้ไขไฟล์คอมโพเนนต์แต่ละไฟล์โดยไม่ขึ้นกับไฟล์อื่นๆ ในพอร์ตโฟลิโอ เมื่อคุณแก้ไขไฟล์ที่ไม่ใช่ PDF ไฟล์นั้น เช่น สเปรดชีต จะเปิดขึ้นในแอปพลิเคชันดั้งเดิมจากภายในพอร์ตโฟลิโอ PDF ของคุณ จากนั้นจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำไว้ในพอร์ตโฟลิโอของคุณ

ข้อแม้คือคุณสามารถทำได้ใน Adobe Acrobat เท่านั้น เครื่องมือที่คล้ายกันอื่น ๆ ได้แก่ โปรแกรมแก้ไข Nitro PDF และ องค์ประกอบ PDF . หากคุณมี Adobe Acrobat บนเดสก์ท็อป วิธีสร้างพอร์ตโฟลิโอ PDF มีดังนี้

เปิด กายกรรม > ไฟล์ > สร้าง .
เลือก ไฟล์ PDF .
ลากไฟล์ลงในกล่องโต้ตอบหรือคลิก เพิ่มไฟล์ และเลือกจากตัวเลือกที่มีอยู่
คลิก สร้าง .
จัดเรียงใหม่และลบไฟล์โดยย้ายภาพขนาดย่อของไฟล์ในบานหน้าต่างด้านซ้าย

6. รวมไฟล์ PDF

หากคุณไม่มีปัญหาในการแปลงไฟล์ทั้งหมดเป็น PDF คุณสามารถใช้ Adobe Acrobat ได้ รวมไฟล์ เครื่องมือ. สิ่งนี้จะแปลงไฟล์ประเภทอื่นทั้งหมดเป็น PDF และรวมเข้าด้วยกัน มีวิธีแก้ไขหากคุณไม่มี Adobe Acrobat คุณสามารถรวมรูปภาพและไฟล์ PDF บน Mac ของคุณให้เป็น PDF ไฟล์เดียวได้

ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกรายการ ดับเบิลคลิกเพื่อดูเมนูบริบท แล้วเลือก การดำเนินการด่วน > สร้าง PDF . อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ใช้ไม่ได้หากคุณเพิ่มเอกสาร Word และสเปรดชีต หากคุณวางแผนที่จะเพิ่มประเภทไฟล์เหล่านี้ ก่อนอื่นคุณต้องแปลงเป็น PDF ก่อนที่จะรวมเข้าด้วยกัน

คุณยังสามารถใช้ เครื่องมือผสาน PDF ฟรีของ Adobe .

7. หมุนและครอบตัดหน้า PDF

บางครั้ง มุมมองเฉพาะ (แนวตั้งหรือแนวนอน) เหมาะสมกับข้อความในเอกสาร PDF มากกว่า วิธีง่ายๆ ในการเปลี่ยนมุมมองของข้อความคือการหมุนหน้าหรือทั้งเอกสาร โชคดีที่โปรแกรมอ่าน PDF ส่วนใหญ่มีคุณสมบัตินี้ เพียงเปิดเอกสารกับผู้อ่านของคุณและมองหา หมุน ตัวเลือก.

หากคุณใช้ Adobe Acrobat คุณสามารถกด Shift + Ctrl + บวก (+) เพื่อหมุนตามเข็มนาฬิกาและ Shift + Ctrl + ลบ (-) เพื่อหมุนทวนเข็มนาฬิกา หรือคุณสามารถลอง เครื่องมือหมุน PDF ฟรีของ Adobe .

บน Mac คุณสามารถใช้การแสดงตัวอย่างเพื่อหมุนหน้าจากไฟล์ PDF ของคุณได้ เปิดไฟล์ PDF ในการแสดงตัวอย่าง เลือกหน้าใดหน้าหนึ่งหรือทั้งหมดจากแถบด้านข้าง จากนั้นคลิก เครื่องมือหมุน ในแถบเครื่องมือ

8. แก้ไขข้อมูลที่เป็นความลับ

ข้อผิดพลาดอย่างหนึ่งที่หลายคนทำเมื่อพยายามปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในส่วนต่างๆ ของเอกสาร (เช่น หมายเลขใบอนุญาตและรายละเอียดการติดต่อ) คือการใช้เครื่องมือมาร์กอัปและวาดสี่เหลี่ยมผืนผ้าสีดำที่มีสีทึบทับ

วิธีที่ดีที่สุดในการปกปิดข้อมูลนี้คือใช้เครื่องมือแก้ไขซึ่งมีอยู่ในซอฟต์แวร์ PDF ส่วนใหญ่ แทนที่จะปกปิดข้อความหรือรูปภาพ พวกเขาแทนที่พื้นที่ที่เลือกทีละพิกเซลโดยใช้การเติมปฏิกิริยา

9. รหัสผ่านป้องกัน PDF

PDF ทำให้การแชร์ง่ายขึ้นมาก แต่คุณก็เสี่ยงที่ไฟล์เหล่านั้นอาจตกไปอยู่ในมือคนผิด การป้องกันด้วยรหัสผ่าน PDF ของคุณจะเข้ารหัสเนื้อหาในเอกสารของคุณและต้องการให้ผู้รับป้อนรหัสผ่านก่อนที่จะเข้าถึง

เช่นเดียวกับคุณสมบัติส่วนใหญ่ที่กล่าวถึงข้างต้น โปรแกรมอ่าน PDF ส่วนใหญ่ให้คุณเพิ่มรหัสผ่านในเอกสารของคุณได้ หากคุณไม่มีโปรแกรมอ่าน PDF คุณสามารถใช้ เครื่องมือป้องกันรหัสผ่าน PDF ฟรีของ Adobe หรือ สร้าง PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านใน Word .

10. เพิ่มลายน้ำ

การเพิ่มลายน้ำใน PDF เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาของคุณ นอกจากนี้ยังแจ้งให้ผู้คนทราบว่าเอกสารนั้นเป็นต้นฉบับหรือสำเนา การเพิ่มสิ่งเหล่านี้ยังสามารถทำหน้าที่เป็น 'ตราประทับ' และเพิ่มการจดจำแบรนด์

โปรแกรมอ่าน PDF ส่วนใหญ่ต้องการให้คุณจ่ายเงินบางส่วนสำหรับฟังก์ชันนี้ โชคดีที่มี วิธีฟรีในการใส่ลายน้ำให้กับ PDF ของคุณทางออนไลน์ .

เชี่ยวชาญ PDF ของคุณ

ด้วยเครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสม ตั้งแต่การแก้ไขไปจนถึงการรักษาความปลอดภัย คุณสามารถนำทางและเพิ่มประสิทธิภาพเอกสาร PDF ของคุณได้อย่างง่ายดาย การใช้ทักษะเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของคุณเมื่อต้องจัดการเอกสารดิจิทัล