วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook

การเก็บถาวรอีเมลเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ หากคุณต้องการทำสิ่งนี้ใน Outlook แสดงว่าคุณโชคดี ทั้ง Outlook สำหรับเว็บ และ Outlook สำหรับเดสก์ท็อปช่วยให้คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดาย

ในคู่มือนี้ เราจะกล่าวถึงวิธีที่ดีที่สุดในการเก็บถาวรอีเมลของคุณใน Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

ไฟล์เก็บถาวรใน Outlook คืออะไร?

ในบริบทของ Outlook และอีเมล ที่เก็บถาวรคืออีเมลทั้งหมดที่คุณเลือกให้แยกจากกล่องจดหมายหลักของคุณ

บน Outlook สำหรับเว็บ การเก็บถาวรอีเมลหมายถึงการย้ายอีเมลจากโฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้าหลักไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร

ใน Outlook สำหรับเดสก์ท็อป การเก็บถาวรอีเมลโดยพื้นฐานแล้วหมายถึงการย้ายอีเมลของคุณจากไฟล์ Outlook PST หลักไปยังไฟล์ PST ใหม่ คุณสามารถย้ายไปรอบๆ ไฟล์ PST นี้ และเข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดภายในไฟล์ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

วิธีเพิ่มสติกเกอร์ในโทรเลข

หากคุณเพิ่งเริ่มใช้งาน Outlook เปรียบเทียบ Outlook สำหรับเว็บกับเดสก์ท็อป และดูว่าอันไหนที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

คุณสามารถใช้ Outlook Archive สำหรับบัญชีอีเมลทั้งหมดของคุณได้หรือไม่?

มีสองกรณีที่คุณไม่สามารถใช้คุณลักษณะเก็บถาวรใน Outlook

ขั้นแรก ถ้าคุณมีบัญชีอีเมล Exchange Server และองค์กรของคุณใช้ Microsoft Exchange Server Online Archive คุณจะไม่สามารถใช้คุณลักษณะการเก็บถาวรของ Outlook ได้

ประการที่สอง ถ้าผู้ดูแลระบบเครือข่ายของคุณปิดใช้งานคุณลักษณะการเก็บถาวร คุณจะไม่สามารถเก็บถาวรอีเมลของคุณได้เช่นกัน

ในทั้งสองกรณีนี้ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบเครือข่ายขององค์กรของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ

วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook สำหรับเว็บ

การเก็บถาวรอีเมลบน Outlook สำหรับเว็บ ทำได้ง่ายกว่าการทำในแอปเดสก์ท็อป เพียงคลิกตัวเลือกสองสามรายการ อีเมลที่คุณเลือกจะถูกเก็บถาวร

นี่คือวิธีการ:

ตรงไปที่ Outlook.com และเข้าสู่ระบบบัญชีอีเมลของคุณ
คลิกโฟลเดอร์ทางด้านซ้ายของที่ตั้งอีเมลของคุณ
เลือกอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรจากบานหน้าต่างด้านขวา
คลิกตัวเลือกที่ระบุว่า คลังเก็บเอกสารสำคัญ ในแถบเมนูด้านบน
หากคุณเก็บถาวรอีเมลผิดพลาด ให้คลิก เลิกทำ ที่ด้านล่างเพื่อย้อนกลับการกระทำของคุณ

คุณสามารถดูอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดได้โดยคลิก คลังเก็บเอกสารสำคัญ ทางซ้าย.

หากคุณต้องการย้ายอีเมลที่เก็บถาวรกลับไปยังโฟลเดอร์หลัก ให้ค้นหาอีเมลนั้นใน คลังเก็บเอกสารสำคัญ โฟลเดอร์, คลิกที่อีเมล, click ย้ายไปที่ ที่ด้านบน แล้วเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการย้ายอีเมล

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีเก็บถาวรอีเมลเก่าทั้งหมดใน Gmail และเข้าถึง Inbox Zero

วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook โดยอัตโนมัติ

ใน Outlook สำหรับเดสก์ท็อป คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงวิธีใช้ฟีเจอร์เก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook สำหรับเดสก์ท็อป

การเก็บถาวรอัตโนมัติคือชื่อของฟีเจอร์ที่ช่วยเก็บถาวรอีเมลของคุณในแอป Outlook โดยอัตโนมัติ คุณลักษณะนี้จะส่งอีเมลจากโฟลเดอร์หลักของคุณไปยังที่เก็บถาวรหลังจากผ่านระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าไปแล้ว

คุณสามารถกำหนดค่าตัวเลือกต่างๆ ในคุณลักษณะนี้ และขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการดำเนินการดังกล่าว:

ฉันสามารถหาลูกสุนัขขายได้ที่ไหน

เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
คลิก ไฟล์ ที่ด้านบน จากนั้นเลือก ตัวเลือก จากแถบด้านข้างซ้าย
คลิก ขั้นสูง ตัวเลือกทางด้านซ้าย
หา เก็บถาวรอัตโนมัติ บนบานหน้าต่างด้านขวาและคลิก การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ ปุ่ม.
ติ๊ก เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ ตัวเลือกที่ด้านบนและระบุว่าเมื่อใดที่คุณลักษณะนี้ควรทำงานใน Outlook ของคุณ
ใน การตั้งค่าโฟลเดอร์เริ่มต้นสำหรับการเก็บถาวร ให้เลือกว่าเมื่อใดควรเก็บถาวรรายการ โดยทั่วไป คุณกำลังระบุอายุของเนื้อหา Outlook ของคุณ
คลิก เรียกดู และเลือกโฟลเดอร์ปลายทางสำหรับไฟล์เก็บถาวรของคุณ คุณต้องทำเช่นนี้หากคุณไม่ชอบไดเรกทอรี Outlook PST เริ่มต้น
สุดท้ายตี ตกลง ที่ด้านล่างเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

หากคุณต้องการหยุด Outlook ไม่ให้เก็บอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถปิดใช้งานคุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติได้

เพื่อทำสิ่งนี้:

เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
คลิก ไฟล์ ที่ด้านบนและเลือก ตัวเลือก ทางซ้าย.
คลิก ขั้นสูง ตัวเลือกทางด้านซ้าย
คลิก การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ บนบานหน้าต่างด้านขวา
ยกเลิกการเลือก เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ ตัวเลือกที่ด้านบน
คลิก ตกลง ที่ด้านล่าง

วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook ด้วยตนเอง

หากต้องการควบคุมที่เก็บอีเมลได้มากขึ้น คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลใน Outlook ได้ด้วยตนเอง วิธีนี้ช่วยให้คุณส่งอีเมลหลักไปยังที่เก็บถาวรได้ตามต้องการ

หากต้องการใช้วิธีนี้:

เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
คลิก ไฟล์ ที่มุมบนซ้าย
เลือก ข้อมูล แท็บทางด้านซ้าย
คลิกไอคอนลูกศรลงสำหรับ เครื่องมือ และเลือก ล้างของเก่า .
กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณกำหนดค่าการเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเอง
ที่ด้านบน คุณมีสองตัวเลือกเพื่อให้คุณตัดสินใจว่าจะรวมอะไรไว้ในไฟล์เก็บถาวรของคุณ เลือกหนึ่งที่คุณต้องการใช้
เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเพิ่มลงในไฟล์เก็บถาวรของคุณ
เลือกอายุของรายการโดยใช้ตัวเลือกปฏิทิน
คลิก เรียกดู แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์เก็บถาวรของ Outlook
ตี ตกลง ที่ด้านล่างเพื่อเริ่มสร้างไฟล์เก็บถาวรอีเมลใน Outlook

เมื่อสร้างไฟล์เก็บถาวรแล้ว คุณสามารถย้ายไฟล์ PST ที่เป็นผลลัพธ์ได้ทุกที่ที่ต้องการ

วิธีดูอีเมลที่เก็บถาวรใน Outlook

การเข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวรของคุณใน Outlook สำหรับเดสก์ท็อปนั้นง่ายพอๆ กับใน Outlook สำหรับเว็บ คุณเพียงแค่ต้องโหลดไฟล์เก็บถาวรลงใน Outlook และคุณจะเห็นอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดของคุณ

ต่อไปนี้คือวิธีการนำเข้าไฟล์เก็บถาวรอีเมล PST ลงใน Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ:

ปล่อย Outlook .
คลิก ไฟล์ เมนูด้านบน.
เลือก เปิดและส่งออก ในแถบด้านข้างด้านซ้าย
ในบานหน้าต่างด้านขวา คลิก เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook ขณะที่คุณกำลังนำเข้าไฟล์ข้อมูล PST ลงในโปรแกรม
ไปที่โฟลเดอร์ที่มีไฟล์เก็บถาวรของคุณ คลิกไฟล์ แล้วกด เปิด ที่ด้านล่าง
ไฟล์ของคุณควรโหลดในโปรแกรม จากนั้นคุณจะสามารถดูอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดได้

คุณสามารถ รวมไฟล์ Outlook PST ของคุณ หากคุณมีหลายไฟล์

Decluttering Outlook โดยการเก็บถาวรอีเมล

หากคุณรู้สึกว่าถูกครอบงำเพียงแค่ดูจำนวนอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ ก็ถึงเวลากำจัดอีเมลเหล่านั้นบางส่วนด้วยการเก็บถาวร ใช้วิธีการด้านบนเพื่อย้ายอีเมลที่มีความสำคัญน้อยกว่าไปยังที่เก็บถาวร เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการกับอีเมลที่ต้องการการดูแลได้ทันที

เรื่องของอีเมลคือการจัดการอีเมลนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แม้แต่สำหรับมือโปร อย่างไรก็ตาม มีเคล็ดลับและกลเม็ดบางประการที่คุณสามารถเรียนรู้วิธีจัดการอีเมลได้อย่างล้นหลาม

แบ่งปัน แบ่งปัน ทวีต อีเมล วิธีพิชิตกล่องจดหมายของคุณ: 60+ เคล็ดลับสำหรับประสิทธิภาพและความปลอดภัยของอีเมล

อย่าถูกครอบงำโดยกล่องจดหมายของคุณ! นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อพิชิตอีเมลของคุณทุกครั้ง

อ่านต่อไป หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ผลผลิต
เคล็ดลับอีเมล
Microsoft Outlook
เคล็ดลับ Microsoft Office
แอพอีเมล

เกี่ยวกับผู้เขียน Mahesh Makvana(307 บทความที่ตีพิมพ์)

Mahesh เป็นนักเขียนด้านเทคนิคที่ MakeUseOf เขาเขียนคู่มือแนะนำวิธีใช้เทคโนโลยีมาประมาณ 8 ปีแล้วและครอบคลุมหัวข้อต่างๆ มากมาย เขาชอบที่จะสอนผู้คนว่าพวกเขาจะใช้อุปกรณ์ของตนให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร

เพิ่มเติมจาก Mahesh Makvana

สมัครรับจดหมายข่าวของเรา

เข้าร่วมจดหมายข่าวของเราสำหรับเคล็ดลับทางเทคนิค บทวิจารณ์ eBook ฟรี และดีลพิเศษ!

คลิกที่นี่เพื่อสมัครสมาชิก